Riktlinjer för tjänsteresor och hotellbokningar inklusive resebilaga

Transkript

1 Riktlinjer för tjänsteresor och hotellbokningar inklusive resebilaga Fastställda av kommunstyrelsen Reviderade och fastställda av kommunstyrelsen Allmänt Riktlinjerna gäller såväl anställda som förtroendevalda i Norrköpings kommun. De syftar till att styra resor i tjänsten och att påverka de anställdas och förtroendevaldas resor till och från arbetet. Det innebär i praktiken att resorna ska organiseras och väljas så att miljöpåverkan, kostnader, effektivitet och säkerhet tillsammans sätts i centrum. Till denna riktlinje har vägledning tagits fram om hur detta genomförs i praktiken: Resebilaga: När du planerar för att resa När det gäller säkerhet finns ett särskilt dokument Riktlinje för trafiksäkerhet Dnr 1033/2006. Tjänsteresa anses påbörjad respektive avslutad då den anställde lämnar respektive anländer till bostad eller arbetsplats. Beslut om tjänsteresa Beslut/godkännande av tjänsteresa sker inom ramen för de delegationer som gäller för respektive kontor/enhet. Vid behov dokumenteras ett särskilt beslut innan resan påbörjas, exempelvis vid studieresor, gruppresor eller resor, kurser/konferenser som medför höga kostnader. Vid gruppresor skall det alltid klart framgå vilka som reser. Dessa särskilt dokumenterade beslut bifogas alltid reseräkningen. För utrikes tjänsteresa gäller samma rutiner som vid inrikes, dock skall alltid beslut om resan vara dokumenterad innan resan påbörjas. Beslutet bifogas alltid reseräkningen. Resväg och färdsätt Resväg, färdsätt och övernattning bestäms med tanke på miljö, effektivitet, säkerhet och lägsta totalkostnad. Detta innebär i regel billigaste reguljära färdsätt och kortaste resväg. I särskilda fall kan dyrare alternativ (t ex bil eller flyg) vara befogade t ex genom en avsevärd tidsbesparing eller besparing på uppehållskostnaden. Vid resa med egen bil utgår ersättning enligt gällande bestämmelser. Parkeringskostnader ersätts mot kvitto. Felparkeringsböter ersätts inte, ej heller andra böter eller kostnader för skador.

2 Normalt gäller följande resklasser: Tåg: 2:a klass. Flyg:Ekonomiklass. Båt: Enkelhytt normalstandard. I första hand skall allmänna kommunikationsmedel användas för resa till och från järnvägsstation, flygterminal etc. Taxiresa är enbart aktuell om det exempelvis är motiverat ur tids- och/eller kostnadssynpunkt eller av andra skäl. Färdbiljetter bokas hos de resebyråer eller motsvarande som kommunen har avtal med. Vid betalning av faktura avseende resor skall det av fakturan eller bifogad handling klart framgå vilka som deltar i resan. Om annat färdsätt än det tänkta/erbjudna väljs av resenären, t ex egen bil, utgår ersättning motsvarande det billigaste färdsättet med hänsyn till lägsta totalkostnad. Hotellbokningar Hotellrum bokas i möjligaste mån enbart hos sådana hotell som ej erbjuder sina gäster pornografiska TV-kanaler. Bokning sker som regel genom resebyrå som kommunen har avtal med. I första hand ska hotell som har ett dokumenterat miljöengagemang väljas. Vid val av hotell ska kostnad och standard alltid beaktas. Mellanklasshotell ska normalt väljas. Hotell utan pornografiska TV-kanaler ska dock alltid prioriteras även om rumskostnaden är högre än i hotell med sådana kanaler. Dessa riktlinjer ska tillämpas även vid hotellbokningar som på kommunens bekostnad görs för kommunala gästers räkning. Reseförskott I samband med tjänsteresa kan reseförskott erhållas motsvarande beräknade kostnader. Eventuella reseförskott redovisas på reseräkningen. Reseförsäkring Kommunen har tjänstereseförsäkring med bl a ersättning för skada som drabbar den anställde och resgodsskydd. Försäkringen gäller inte för egendom förvarad nattetid i parkerad bil eller annat fordon. Stöldbegärlig egendom ersätts inte om denna lämnats obevakad i bil eller annat fordon. Vid gruppresa där fler än tio försäkrade färdas i gemensamt transportmedel (kumulationsrisk) skall detta meddelas till kommunens försäkringshandläggare minst två veckor i förväg. Reseräkning Reseräkning skall upprättas snarast efter avslutad tjänsteresa. På underlaget till reseräkning skall bl a tydligt framgå syfte/ändamål med resan.

3 I de fall särskilt beslut om resan dokumenterats innan resan påbörjades, bifogas alltid den handlingen till underlaget. Även eventuella andra handlingar som ligger till grund för resan bifogas underlaget till reseräkning. Samtliga måltider som erhålls skall redovisas, detta gäller även representationsmåltider oavsett om kommunen eller någon annan står för kostnaden. Dessa måltider markeras med R i måltidsrutan. Förekommande traktamenten, resetillägg, bilersättning, etc utgår enligt gällande regler. Vidare gäller att beskattning av eventuella förmåner i samband med resan sker i enlighet med gällande skatteregler. Traktamente vid resa utgår inte till den resande vid längre uppehälle än vad syftet/ändamålet med resan fordrar. Detta avser både inrikes- och utrikesresa. Kvitton skall bifogas reseräkningen vad gäller krav på ersättning för utlägg i samband med resan. Färdbiljetter bifogas alltid till reseräkningen, även när kommunen betalat resan i förväg. Reseräkning får inte attesteras av den resande själv. Utbetalning av reseräkning sker alltid via lönesystemet. Tolkningsfrågor Vid tolkningsfrågor angående resor, traktamenten mm kontaktas personalkontoret.

4 Resebilaga till Riktlinjer för tjänsteresor och hotellbokningar När du planerar för att resa Alla anställda och förtroendevalda i Norrköpings kommun har ett ansvar för att planera sina resor efter riktlinjen för tjänsteresor och hotellbokningar samt riktlinjen för trafiksäkerhet * på ett sådant sätt att följande uppnås: Miljömedvetenhet: Resorna ska planeras och genomföras på ett sätt så att påverkan av den yttre miljön belastas så lite som möjligt. Kostnader: Hänsyn ska tas till transportval, logi, traktamente, arbetstid och restid. Effektivitet: Valet att resa och därmed färdmedlet ska vara en sammanvägning av miljöhänsyn, kostnader, tidsåtgång och säkerhet. Säkerhet: Resorna ska ske så trafiksäkert som möjligt. Hänsyn ska tas både till resenären och till medtrafikanter. Är resan nödvändig 1. I första hand bör man ställa sig frågan om det är en nödvändig resa. Finns andra alternativ som är mer resurseffektiva? 2. I de fall bedömning görs att en fysisk resa är nödvändig ska övervägning ske om själva resmålet kan bytas till en destination som inte kräver bil eller som ligger närmare. 3. I sista hand om resan ska utföras ska de råd som specificeras nedan följas. Färdmedelsval vid långa resor Med långa resor menas här resor som sker till destination som ligger utanför verksamhetsorten. Tåg Långväga resor som sker till annan ort bör i första hand göras med tåg och anslutningsresor med kollektivtrafik. Poolbil Kommunens bilpool 1 används i andra hand om till exempel resmålets destination saknar tågförbindelse. * Se Riktlinje för trafiksäkerhet Dnr KS-1033/2006

5 Taxi Om taxiresa är nödvändig ska den företrädesvis ske med förnybara drivmedel, vilket efterfrågas vid beställning. Hyrbil Vid behov av hyrbil ska fordon med förnybara drivmedel efterfrågas vid bokning. Fråga då samtidigt efter en karta med tankstationer som tillhandahåller förnybara drivmedel på orten. Flyg Flygresor ska endast i undantagsfall nyttjas och då planeras väl för att minska negativ miljöpåverkan. Flyg från en lokal flygplats bör väljas om det inte innebär en större negativ miljöpåverkan än val av flyg från annan flygplats. Hänsyn ska också tas till kostnad för arbetstid och restid. Konferenser, möten och utbildningar När du bokar möten, konferenser och utbildningar planera då platsen med omsorg för varje deltagares resa. Alla ska kunna ta sig till platsen på ett miljövänligt sätt. Video- och telefonkonferenser bör beaktas och nyttjas i större omfattning. Konferensanläggningar som används bör ha ett dokumenterat miljöengagemang. Färdmedelsval vid korta resor Med korta resor menas här de resor som sker till destination inom verksamhetsorten. I första hand ska gång, cykel eller kollektivtrafik väljas. I andra hand väljs kommunens bilpool. Varje enhet eller kontor bör se över möjligheterna att erbjuda tjänstecyklar och värdekort till kollektivtrafiken som kan användas vid tjänsteresor. (Rutiner kontrolleras) Resor med bil Att använda bilpoolen I de fall bilen är nödvändig för en resa ska kommunens bilpool användas av de enheter eller kontor som omfattas av den. Bilpoolen kommer successivt byggas ut till i princip alla delar av kommunens verksamhet. Då resa med bil inte kan undvikas ska möjlighet att använda bilpoolen alltid prövas. Fordon som inte ingår i bilpoolen För de enheter eller kontor som inte omfattas av bilpoolen gäller att de fordon som används i 1 Införande av bilpool i Norrköpings kommun Dnr KS-731/2007

6 tjänsten ska uppfylla den nationella miljöbilsdefinitionen samt riktlinjen Drivmedelskrav på kommunala transporter *. Privatbil Användning av privat bil i tjänst ska undvikas. På sikt ska behoven täckas av den kommunala bilpoolen. Vid undantagsfall kan behörig chef godkänna att privat bil får användas. Om den privata bilen behöver användas rekommenderas den att vara av årsmodell 2001 eller nyare och så energisnål som möjligt. Den bör också vara utrustad med dubbfria och välfyllda däck samt uppfylla de krav som står beskrivet i riktlinjen för trafiksäkerhet. Bilavtal Eftersom bilpool finns och kommer att utökas ska därför bilavtalen på sikt fasas ut. Inga nya kommer heller att tecknas. Förmånsbil och tjänstebil Samtliga fordon som köps, hyrs eller leasas av kommunen regleras av riktlinje Drivmedelskrav på kommunala transporter *. Tankning Fordon som drivs med flera drivmedel ska i tjänsten användas och tankas med förnybara drivmedel. Lufttryck i däck Säkerställ att däcken innehåller rekommenderat tryck som står angivet i instruktionsboken. Med rätt lufttryck minskar utsläpp, ger lägre drivmedelskostnad och minskar slitage av däcken. Sparsam körning Hur du kör ett fordon har stor påverkan på bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Med ett sparsamt körsätt kan du spara på både klimat och pengar utan att förlora tid. Medarbetare som kör mycket i tjänsten ska via sin enhet eller kontor erbjudas utbildning i sparsam körning, t.ex. Eco-Driving. Genom kommunens fordonssamordnare kommer utbildning i sparsam körning och halkkörning att erbjudas med jämna mellanrum. Varje enhet eller kontor bekostar själva utbildningen. Fordonssamordnaren kommer också att tillse att de anställda ökar möjligheten att upprätthålla sina kunskaper och använda dem praktiskt. * Riktlinje Drivmedelskrav för kommunala transporter Dnr KS-658/2007 * Riktlinje Drivmedelskrav för kommunala transporter Dnr KS-658/2007

7 Funktionsnedsättning Anställda eller förtroendevalda med funktionsnedsättning som inte kan använda gång, cykel eller kollektivtrafik utan är i behov av specialfordon, undantas från den här resebilagan. Resor till och från arbetet Kommunen som arbetsgivare förespråkar att alla anställda och förtroendevalda i första hand väljer andra alternativ än privat bil för resor till och från arbetet eller förtroendeuppdraget. Eftersom kommunen kommer att erbjuda poolbilar, tjänstecyklar och tillgång till värdekort på kollektivtrafiken kommer ingen anställd eller förtroendevald på sikt att behöva använda sin privata bil för tjänsteresor. Därigenom kommer bilpoolen att gynnas och bli attraktiv. Kommunen som arbetsgivare förespråkar också på så sätt att anställda och förtroendevalda ska använda mer klimatvänliga färdmedel till och från arbetet. Uppföljning och utvärdering Den här resebilagan ska ses som ett levande dokument som kan komma att förändras, till exempel av ny kunskap, nya klimatmål eller förslag på förbättringar från användare. Den ska också följas upp och utvärderas. Enhets- eller kontorschef ansvarar för att lämna uppgifter. Tillämpning, uppföljning och utvärdering ansvaras och hanteras av kommunstyrelsens kontor.