~ TRANAs KOMMUN Sida 41 (46) -"'" KOMMUNSTRYRaSENS AU

Transkript

1 m I ~'~:~ '.r, SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum ~ TRANAs KOMMUN Sida 41 (46) -"'" KOMMUNSTRYRaSENS AU 32 Dnr 13/16, 329/08 Resor i tjänsten - antagande av riktlinjer och upphörande av policy Tranås kommuns ledningsmodell anlogs i fullmäktige Riktlinjer för styrdokument antogs och innehåller riktlinjer för vad, hur, vem och revideringsinlervall för de styrdokument som ska finnas i kommunens ledningssystem. Som ett led i detta har även mallar tagits fram för berörda styrdokument, för att få en enhetlighet i kommunens dokument. Mallarna hjälper oss även att följa den beslutade grafiska profilen. En inventering och sortering av de styrdokument som ledningsmodellen och riktlinjer för styrdokument berör har under en tid pågått. Detta arbete består i hög grad av att urskilja vilka definierade dokumenttyper våra befintliga dokument och delar av dokument bör inordnas som. En följd av detta är att många av kommunens dokument som tidigare hetat t.ex. policy i och med revideringen kommer att övergå till en annan dokumenttyp, ofta riktlinjer och/eller rutiner. Del är nu aktuellt att besluta om de dokument som reviderats enligt ledningsmodell och framtagna dokumentmallar, Den befintliga resepolicyn har gjorts om enligt ledningsmodellen till riktlinjer och viss revidering av innehållet har skett. Policyn är beslutad i kommunfullmäktige. Då den nu övergår till dokumenttypen riktlinjer som ska antas av kommunstyrelsen, föreslås fullmäktige besluta att resepolicyn upphör att gälla till förmån för kommunstyrelsens antagande av riktlinjerna. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta föreliggande riktlinjer för resor i tjänsten och att dessa är gällande från och med att beslut fattas att resepolicyn upphör att gälla. att föreslå kommunfullmäktige besluta att resepolicyn (antagen september , dnr ) upphör att gälla. Expedieras till Kommunstyrelsen f) I Uldragsoostyr1<ande

2 o TRANAS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Datum Tjänsteskrivelse Resor i tjänsten - antagande av riktlinjer och upphörande av policy Tranås kommuns ledningsmodell antogs i fullmäktige Riktlinjer för styrdokument antogs och innehåller riktlinjer för vad, hur, vem och revideringsintervall för de styrdokument som ska finnas i kommunens ledningssystem. Som ett led i detta har även mallar tagits fram för berörda styrdokument, för att få en enhetlighet i kommunens dokument. Mallarna hjälper oss även att följa den beslutade grafiska profilen. En inventering och sortering av de styrdokument som ledningsmodellen och riktlinjer för styrdokument berör har under en tid pågått. Detta arbete består i hög grad av att urskilja vilka definierade dokumenttyper våra befintliga dokument och delar av dokument bör inordnas som. En följd av detta är att många av kommunens dokument som tidigare hetat t.ex. policy i och med revideringen kommer att övergå till en annan dokumenttyp, ofta riktlinjer och/eller rutiner. Det är nu aktuellt att besluta om de dokument som reviderats enligt ledningsmodell och framtagna dokumentmallar. Den befintliga resepolicyn har gjorts om enligt ledningsmodellen till riktlinjer och viss revidering av innehållet har skett. Policyn är beslutad i kommunfullmäktige. Då den nu övergår till dokumenttypen riktlinjer som ska antas av kommunstyrelsen, föreslås fullmäktige besluta att resepolicyn upphör att gälla till förmån för kommunstyrelsens antagande av riktlinjerna. Kommunstyrelsen föreslås besluta att anta föreliggande riktlinjer för resor i tjänsten och att dessa är gällande från och med att beslut fattas att resepolicyn upphör att gälla. att föreslå kommunfullmäktige besluta att resepolicyn (antagen september , dnr 329/08) upphör att gälla. För kommunledningsförvaltningen Sanna Fredriksson, Beslut expedieras till Diariet Sanna Fredriksson Maria Ejhed Kansli- och personalavdelningen tfn ANSVAR TYDLIGHET RESPEKT KREAT VITET Tranas fax

3 Sida 1 (2) o TRANAS KOMrvlUN [Document: :Title] Förvaltning: Dokumenttyp: BeslutaI av: [Metadata: :Förvaltning] [Document: :DocumentType) [Rore: :Godkännare] Utfärdat av: Dokument-ID: Beslutsdatum: [Role: :Författare] [Document::Number] [Document::PublishDate] Ansvarig: Version: Revideras: [Metadata::Nämnd] [Document::Version] [Document::AlarmDate] Resor i tjänsten Tranås kommun ska sträva efter att alla medarbetare förstår vikten av ett säkert, miljöanpassat och kostnadseffektivt resande och hur var och en genom sitt handlande kan bidra till en säkrare och mer miljöanpassad trafik. Syfte Syftet med riktlinjerna är att klargöra vad som gäller vid resor i tjänsten. Riktlinjerna syftar även till att ge förutsättningar för att person- och godstransporter som sker i kommunens verksamheter ska ske till: minsta möjliga miljöpåverkan bästa möjliga ekonomi effektivt utnyttjande av arbetstid hög trafiksäkerhet förbättrad arbetsmiljö Ansvar och befogenheter Riktlinjerna gäller för alla anställda och avser alla resor på uppdrag av Tranås kommun. Ett aktivt engagemang från ledningens sida är nödvändigt i bland annat kommunikation med medarbetarna och uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna. Utförande Tranås kommun eftersträvar att resor och logi i tjänsten ska vara miljöanpassade, kostnadseffektiva och ha hög trafiksäkerhet. Vid beräkning av kostnaderna ska hänsyn tas till alla delar, t.ex. logi, traktamenten, arbetstid och restid. Innan en resa planeras skall möjligheterna till alternativa mötesformer, t.ex. web-möten och telefonmöten, övenägas. Tjänsteresa ska godkännas av attestberättigad chef innan resan beställs och påbörjas. Styrelseordförande beslutar och godkänner alla resor för kommunchef. Planering av tjänsteresa God framförhållning och samordning ska styrande vid planering av tjänsteresa. Detta ger möjlighet att utnyttja speciallösningar till lägre priser. I tjänsten intjänad leverantörsbonus får endast utnyttjas i samband med resa i tjänsten för Tranås kommun.

4 Sida 2 (2) o TRANAS KOMMUN Dokumenttite/: Version: Dokument-ID: [Document::Title] [Document: :Version] [Document::Number] Tåg och buss Bil Tåg och buss skall väljas i första hand för längre resor. För resa med tåg gäller generellt att 2:a klass ska nyttjas. Vid resa med nattåg får resa företas i singelkupe. Kostnad för tågresa ersätts alltid av arbetsgivaren, även om kostnaden är högre än motsvarande resa med bil. (Kommunen arbetar aktivt med att bibehålla och utöka antalet X2000 stopp i Tranås. Det är således mycket angeläget att tjänsteresorna om möjligt anpassas så att resa kan göras med X2000 tåg som stannar i Tranås.) Samåkning ska ske i största möjliga utsträckning. Mobllsamtal vid bilkörning bör undvikas. Medarbetare som kör mycket i tjänsten ska ha utbildning i "sparsam körning". Vid transport i tjänsten skall i första hand kommunens egna fordon användas. Med kommunens fordon menas även för kommunens räkning inhyrda fordon från externa leverantörer. Vid tjänsteresa med bil nyttjas (om inte annat överenskommes med överordnad chef): Privat bil i tjänsten Cykel i första hand avdelningens/förvaltningens egna bilar. i andra hand hyrbilar från gällande bilpooler och avtalspart, vid hyra av bil styr antalet resenärer val av bilstorlek och mellanklass är normalstandard. i tredje hand privat bil. Tranås kommun har ett uttalat ansvar för de personer som använder sin egen bil i tjänsten. Detta innebär att motsvarande miljö- och säkerhetskrav som ställs på av kommunen ägda fordon även bör omfatta personalens egna fordon som används i tjänsten. Böter vid trafikförseelser och felparkeringsavgifter och dyl. ersätts ej av kommunen. Vid bruk av privat bil ersätts ej eventuella skador på eget eller andra fordon m.m. av kommunen. Cykling bör prioriteras för korta resor i tjänsten, under 3 km. Arbetsgivaren skall tillhandahålla tjänstecyklar och cykelhjälm. Flyg Flygresor ska i största möjliga utsträckning ske med billigaste möjliga alternativ. Inrikesflyg får endast nyttjas om resan överstiger 50 mil och om en sammanlagd tidsvinst på minst fyra timmar kan göras i jämförelse med annat färdsätt. Logi/hotell Övernattning sker på hotell av normalstandard. Där hotell med likartad standard finns som val ska hotell med uttalad miljöpolicy prioriteras.

5 o TRANAS KOMMUN rr~1 '-,'- ~jlfl/lun KL -: 11("'" -len t\ J01().-rO-oO ~)'l, 4Il-/1 d - J Kommunstyrelsen Revidering av resepolicy I arbetet med energieffektivisering i kommunens egna verksamheter har det blivit aktuellt att göra ett förslag till revidering av resepolicyn. Förslaget har arbetats fram av projektanställd för energieffektivisering i Tranås kommun i samarbete med miljö.. och hälsoskyddsavdelningen och i samråd med kommunledningsförvaltningen. Policyn har vidare varit ute för synpunkter hos förvaltningarna innan koncemledningsgruppen utformat ett slutgiltigt förslag. Avstämning har gjorts mot fordonspolicyn och mot åtgärdsförslagen i energieffektiviseringsstrategin. Förslaget från Miljö- och hälsoskyddsavdelningen är att resepolicyn skall ligga till grund för en revideringsprocess samt att översyn och eventuell revidering skall göras vart femte år med kommunledningsförvaltningen som ansvarig. I syfte att lättare skapa vägledning i bedömning av färdmedel beskrivs nedan några typresor. 1/ Tranås - Stockholm tir (ca 570 km) Endagarskurs 8:30-16:00, en person. Rekommenderat färdsätt tag Bil: Miljökostnaden för denna resa är 83,83 SEK Energianvändningen tör denna resa blir 228 kwh. Kostnaden för resa ca 444 SEK + bränslekostnad 600 SEK Arbetsmiljö + Kort "frånvaro"... ansträngande o risk Trafiksäkerhet: mindre bra, ansträngande att genomföra på en dag. Buss + övernattning: Miljökostnaden för denna resa är 38,70 SEK Energianvändningen för denna resa blir 114 kwh. Kostnaden för resa + övernattning är ca SEK (mars 2012) Arbetsmiljö: + ingen stress, - längre "frånvaro" mlängre restid än tåg. Trafiksäkerhet: bättre än bil Tåg: Miljökostnaden för denna resa är 0,0022 SEK Energianvändningen för denna resa blir 57 kwh. Kostnaden för resa är ca 1300 SEK (mars 2012) Arbetsmiljö: + Inte stressigt, kan arbeta på tåget, ingen extra "frånvaro", - lång dag. TraFiksäkerhet: Säkert. Flyg: Miljökostnaden för denna resa är 150,03 SEK Energianvändningen för denna resa blir 285 kwh Kostnaden för resa: Inte relevant Arbetsmiljö:lnte relevant Trafiksäkerhet: Säkert

6 o TRANAS KOMMUN 21 Tranås - Stockholm Ur (ca 570 km) Endagarskurs 8:30-16:00, 4 person Rekommenderat färdsätt: tåg, altemativt bil om man kan turas om att köra. Bil: Miljökostnaden för denna resa är 20,96 SEKJpers (totalt 83,83 SEK) Energianvändningen för denna resa blir 57 kwh/pers (totalt 228 kwh). Kostnaden för resa ca 261 SEKJpers (444 + bränslekostnad 600 SEK) Arbetsmiljö: + Kort "frånvaro", - ansträngande o risk Trafiksäkerhet: mindre bra, ansträngande att genomföra på en dag. Buss + övernattning: Miljökostnaden för denna resa är 38,70 SEK (totalt 154,80 SEK) Energianvändningen för denna resa blir 114 kwh (totalt 456 kwh). Kostnaden för resa + övernattning är ca 2000 SEK (mars 2012, totalt 8000 SEK) Arbetsmiljö: + ingen stress, - längre "frånvaro" m längre restid än tåg, Trafiksäkerhet: bättre än bil Tåg: Miljökostnaden för denna resa är 0,0022 SEK (totalt 0,0088 SEK) Energianvändningen för denna resa blir 57 kwh (totalt 228 kwh). Kostnaden för resa är ca 1300 SEK (mars 2012, totalt ca 5200 SEK) Arbetsmiljö + Inte stressigt, kan arbeta på tåget, ingen extra "frånvaro", - lång dag. Trafiksäkerhet: Säkert, Flyg: Miljökostnaden för denna resa är 150,03 SEK (totalt 600,12 SEK) Energianvändningen för denna resa blir 285 kwh (totalt 1140 kwh) Kostnaden för resa: inte relevant Arbetsmiljö: inte relevant Trafiksäkerhet: Säkert 31 Tranås - Jönköping Ur 150 km (bil, buss) 160 km (tåg) Över dagen, en person Rekommenderat färdsätt. ttjg Bil: Miljökostnaden för denna resa är 22,08 SEK Energianvändningen för denna resa blir 60 kwh. Kostnaden för resa ca 349 bilhyra + bränslekostnad 160 SEK Arbetsmiljö: + Dörr till dörr. - risk att vara på vägen Trafiksäkerhet viss risk Buss: Miljökostnaden för denna resa är 10,26 SEK Energianvändningen för denna resa blir 30 kwh. Kostnaden för resa ca 170 SEK (mars 2012) Arbetsmiljö: + ingen stress, - avstånd från stationen. Trafiksäkerhet bättre än bil Tåg: Miljökostnaden för denna resa är 0,00063 SEK Energianvändningen för denna resa blir 16 kwh. Kostnaden för resa är ca 170 SEK (mars 2012) Arbetsmiljö: + Inte stressigt, kan arbeta på tåget, - avstånd från stationen till slutmålet Trafiksäkerhet: Säkert.

7 l.~ TRANÅS KOMMUN 4/ Tranås - Jönköping tir 150 km (bil, buss) 160 km (tåg) Över dagen, 2 personer Rekommenderat färdsätt: tåg Bil: Miljökostnaden för denna resa är 11,04 SEKJpers (totalt 22,08 SEK) Energianvändningen för denna resa blir 30 kwh/pers (totalt 60 kwh). Kostnaden för resa ca 255 SEKJpers (totalt ca 510 SEK) Arbetsmiljö: + Dörr till dörr, - risk att vara på vägen Trafiksäkerhet: viss risk Buss: Miljökostnaden för denna resa är 10,26 SEK (totalt 20,52 SEK) Energianvändningen för denna resa blir 30 kwh (totalt 60 kwh). Kostnaden för resa ca 170 SEKJpers. (mars 2012, totalt 340 SEK) Arbetsmiljö: + ingen stress, - avstånd från stationen. Trafiksäkerhet: bättre än bil Tåg: Miljökostnaden för denna resa är 0,00063 SEK (totalt 0,00126 SEK) Energianvändningen för denna resa blir 16 kwh (totalt 32 kwh). Kostnaden för resa är ca 170 SEKJpers. (mars 2012, totalt 340 SEK) Arbetsmiljö: + Inte stressigt, kan arbeta på tåget, - avstånd från stationen till slutmålet. Trafiksäkerhet: Säkert. Energianvändning för olika färdmedel (kwh/person och km): Tag: knappt 0,1 Buss: ca 0,2 Bil: ca 0,4 Flyg: 0,5 Miljökostnad och energianvändning är hämtat från SJ's miljbkalkyl. Ungefärliga siffror, viktigare att jämföra skillnadema, Kostnader är hämtade från SJ och Swebuss, avtal med Hertz hyrbilar och avtal med hotell i Stockholm. Arbetsmiljö och trafiksäkerhet är egna reflektioner. Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta: - att kommunfullmäktige reviderar Resepolicy, Kf 196 av (Dnr 329/08) enligt bifogat förslag, Resepolicy, riktlinjer för resor

8 TRANAs KOMMUN Resepolicy Riktlinjer för resor Version Reviderad

9 ~~ TRANAs KOMMUN 1 INLEDNING Föreliggande resepolicy ersätter tidigare gällande policy: ~ Resepolicy, Kf 196 av (Dnr 329/08) Kommunledningsförvaltningen ser över policyn minst vart femte år, lägger förslag till revidering samt vid behov utfärdar riktlinjer/instruktioner. 2 SYFTE Syftet med resepolicyn är att ge förutsättningar för att person- och godstransporter som sker i kommunens verksamheter skall ske till: > minsta möjliga miljöpåverkan. }- bästa möjliga ekonomi ):> effektivt utnyttjande av arbetstid ):> hög trafiksäkerhet > förbättrad arbetsmiljö Resepolicyn gäller för anställda och förtroendevalda och avser alla resor på uppdrag av Tranås kommun. Tranås kommun ska sträva efter att alla medarbetare förstår vikten av ett säkert, miljöanpassat och kostnadseffektivt resande och hur var och en genom sitt handlande kan bidra till en säkrare och mer miljöanpassad trafik. Ett aktivt engagemang från ledningens sida är nödvändigt i bland annat kommunikation med medarbetarna och uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna. 3 RESOR 3.1 ALLMÄNT Tranås kommun eftersträvar att resor och logi i tjänsten ska vara miljöanpassade, kostnadseffektiva och hög trafiksäkerhel Vid beräkning av kostnaderna ska hänsyn tas till alla delar, Lex. logi, traktamenten, arbetstid och restid. Innan en resa planeras skall möjlighetema till alternativa mötesfonner, Lex. web-möten och telefonmöten, övervägas. 3.2 GODKÄNNANDE AV TJÄNSTERESA Tjänsteresa ska godkännas av attestberättigad chef innan resan beställs och påbörjas. Styrelseordförande beslutar och godkänner alla resor för kommunchef.

10 o TRANAS KOMMUN 3.3 PLANERING AV VÅRA TJÄNSTERESOR God framförhållning och samordning av bokningen ger möjlighet att utnyttja speciallösningar till lägre priser. I tjänsten intjänad leverantörsbonus får endast utnyttjas i samband med resa i tjänsten för Tranås kommun. Tåg och buss Tåg och buss skall väljas i första hand för längre resor. För resa med tåg gäller generellt att 2:a klass ska nyttjas. Vid resa med nattåg far resa företas i singelkupe. Kostnad för tågresa ersätts alltid av arbetsgivaren, även om kostnaden är högre än motsvarande resa med bil. Kommunen arbetar aktivt med att bibehålla och utöka antalet X2000 stopp i Tranås. Det är således mycket angeläget att tjänsteresorna om möjligt anpassas så att resa kan göras med X2000 tåg som stannar i Tranås. Bil Samåkning ska ske i största möjliga utsträckning. Vid tjänsteresa med bil nyttjas - i första hand avdelningens/förvaltningens egna bilar, - i andra hand hyrbilar från gällande bilpooler och avtalspart, vid hyra av bil styr antalet resenärer val av bilstorlek och mellanklass är normalstandard, i tredje hand privat bil, om inte annat överenskommes med överordnad chef. Böter vid trankförseelser och felparkeringsavgifter o dyl ersätts ej av kommunen. Vid bruk av privat bil ersätts ej eventuella skador på eget eller andra fordon m m av kommunen. Medarbetare som kör mycket i tjänsten ska ha utbildning i "sparsam körning". Mobilsamtal vid bilkörning bör undvikas. Cykel Cykling bör prioriteras för korta resor i ljänsten, under 3 km. Arbetsgivaren skall tillhandahålla tjänstecyklar och cykelhjälm. Flyg Flygresor ska i största möjliga utsträckning ske med billigaste möjliga alternativ. Inrikesfiyg får endast nyttjas om resan överstiger 50 mil och om en sammanlagd tidsvinst på minst fyra timmar kan göras i jämförelse med annat färdsätt. Logi/hotell Övernattning sker på hotell av normalstandard. Där hotell med likartad standard finns som val ska hotell med uttalad miljöpolicy prioriteras. Vid bokning av hotellrum och konferensanläggningar skall man välja alternativ utan tillgång till tv med utbud av pornografisk film. 3.4 EGNA KURS- OCH KONFERENSARRANGEMANG I första hand ska kurserlkonferenser förläggas inom koncernen Tranås kommuns egna lokaler. Kurs- och konferenstider anpassas till allmänna kommunikationer