Sammantradesdatum. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen besluta

Transkript

1 CJ TRANAs SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sammantradesdatum KOMMUN Sida 0(39) KOMMUNSTYRELSEN 223 Dnr 646/15 Förslag till riktlinjer för uppvaktning, ksau 246 Kansli och personalchef Maria Ejhed redogör för ärendet. Personalchef har på uppdrag av kommunchef gjort en översyn av kommunens regler/policys för uppvaktning med mera. Syftet med uppdraget har varit att skapa enhetliga riktlinjer när uppvaktning till medarbetare ska ske, samt underlätta för ansvariga som svarar för uppvaktningen genom tydliga riktlinjer. Syftet med riktlinjerna är att uppmärksamma och hedra medarbetare vid särskilda tillfällen. En anpassning har också skett utifrån kommunens ledningsmodell, och de kriterier som anses utgöra policy och vad som ska anses utgöra riktlinjer. Kriterierna för styrdokument har betydelse vilken beslutsnivå som är behörig att fatta beslut. Kommunstyrelsen har i sin uppgift som personalorgan anses vara beslutande för uppvaktning med mera. Samråd har skett med kommunfullmäktiges ordförande avseende förslaget och i likhet med tidigare, kvarstår kommunfullmäktiges presidium som värd för middagen vid kommunens högtidliga avtackning av medarbetare. Härvid föreslås därför att kommunfullmäktige ges möjlighet att fatta beslut att tidigare regler avseende avtackning av medarbetare upphör att gälla. Kommunstyrelsens arbetsutskott har tidigare fattat beslut om uppvaktning efter 10 års tjänstgöring, dnr 66/02, så kallad förtjänstgåva. De nya riktlinjerna föreslås omfatta all anställd personal. I likhet med tidigare omfattas ej uppdragstagare av riktlinjerna och förtjänstgåvan är densamma. Uppvaktning föreslås ske när medarbetare slutar sin anställning genom uppsägning/pension, när den sammanhängande anställningen varit i tre år eller längre. Utdelning av minnesgåva föreslås ske till all personal som avslutar sin anställning med pension eller icke varaktig sjukersättning och där den sammanhängande anställningstiden uppgår till minst 10 år. Gåvans ekonomiska värde föreslås höjas och knytas till prisbasbelopp, värdet föreslås vara 5 % av prisbasbeloppet. Tidigare regler för minnesgåva föreslås upphöra. Enhetliga riktlinjer för kommunens hedrande av bortgången medarbetare innefattas av bestämmelserna, samt klargörande att kommunen ej uppvaktar vid födelsedagar eller ger julgåva. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen besluta att anta förslag till riktlinjer för uppvaktning och att dessa är gällande från och med att uppvaktning efter 10 års tjänstgöring, dnr 66/02, upphör att gälla från och med att beslut fattas att anta bifogade riktlinjer för uppvaktning med mera att föreslå kommunfullmäktige besluta att tidigare regler beträffande utdelning av minnesgåva upphör att gälla Justerares Sign Utdragsbestyrkande /./\ c:;l

2 fti TRANÅS SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantradesdatum KOMMUN Sida 11 (39) KOMMUNSTYRELSEN 223 Dnr 646/15 På kommunstyrelsens sammanträde redogör personalutvecklare Christina Gustafsson för ärendet. Erik Nygårds (FP) vill skicka med att texten inte är särskilt enkel och ser gärna att man har tydligare beslutsunderlag. Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag. Expedieras till Kansli-och personalavdelningen Diariet Juslerares sign // Uldragsbestyrkande - -~r I

3 ' GJ ~""y SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sammanträdesdatum. '- TRANAs KOMMUN Sida 16 (36)." KOMMUNSTRYRELSENS AU 246 Dnr 646/15 Förslag till riktlinjer för uppvaktning Kansli- och personalchef Maria Ejhed redogör för ärendet. Personalchef har på uppdrag av kommunchef gjort en översyn av kommunens regler/policys lör uppvaktning med mera, Syftet med uppdraget har varit att skapa enhetliga riktlinjer när uppvaktning till medarbetare ska ske, samt underlätta för ansvariga som svarar för uppvaktningen genom tydliga riktlinjer. Syftet med riktlinjerna är att uppmärksamma och hedra medarbetare vid särskilda tillfällen. En anpassning har också skett utifrån kommunens ledningsmodell, och de kriterier som anses utgöra policy och vad som ska anses utgöra riktlinjer. Kriterierna för styrdokument har betydelse vilken beslutsnivå som är behörig att fatta beslut Kommunstyrelsen har i sin uppgift som personalorgan anses vara beslutande för uppvaktning med mera. Samråd har skett med kommunfullmäktiges ordförande avseende förslaget och i likhet med tidigare, kvarstår kommunfullmäktiges presidium som värd för middagen vid kommunens högtidliga avtackning av medarbetare. Härvid föreslås därför att kommunfullmäktige ges möjlighet att fatta beslut att tidigare regler avseende avtackning av medarbetare upphör att gälla. Kommunstyrelsens arbetsutskott har tidigare fattat beslut om uppvaktning efter 10 års tjänstgöring, dnr 66/02, så kallad förtjänstgåva. De nya riktlinjerna föreslås omfatta all anställd personal. I likhet med tidigare omfattas ej uppdragstagare av riktlinjerna och förtjänstgåvan är densamma. Uppvaktning föreslås ske när medarbetare slutar sin anställning genom uppsägning/pension, när den sammanhängande anställningen varit i tre år eller längre. Utdelning av minnesgåva föreslås ske till all personal som avslutar sin anställning med pension eller icke varaktig sjukersättning och där den sammanhängande anställningstiden uppgår till minst 10 år. Gåvans ekonomiska värde föreslås höjas och knytas till prisbasbelopp, värdet föreslås vara 5 % av prisbasbeloppet. Tidigare regler för minnesgåva föreslås upphöra. Enhetliga riktlinjer för kommunens hedrande av bortgången medarbetare innefattas av bestämmelserna, samt klargörande att kommunen ej uppvaktar vid födelsedagar eller ger julgåva. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta förslag till riktlinjer för uppvaktning och att dessa är gällande från och med att uppvaktning efter 10 års tjänstgöring, dm 66/02, upphör att gälla från och med att beslut fattas att anta bifogade riktlinjer för uppvaktning med mera att föreslå kommunfullmäktige besluta att tidigare regler beträffande utdelning av minnesgåva upphör att gälla Expedieras IiiI Kommunstyrelsen

4 'mft I A" : Tranås Kommun ~~... Lr li' Kansli- och personalavdelningen Maria Ejhed personalchef MM TJÄNSTEUTLÅTANDE An o <. O ~ : t:, l ::::&;;..,l.f-.b _( , Kommunstyrelsens arbetsutskott Förslag till riktlinjer tör uppvaktning m m Personalchef har på uppdrag av kommunchef gjort en översyn av kommunens regler/policys för uppvaktning m m. Syftet med uppdraget har varit att skapa enhetliga riktlinjer när uppvaktning till medarbetare ska ske, samt underlätta för ansvariga som svarar för uppvaktningen genom tydliga riktlinjer Syftet med riktlinjerna är att uppmärksamma och hedra medarbetare vid särskilda tillfällen. Övervägande En anpassning har också skett utifrån kommunens ledningsmodell, och de kriterier som anses utgöra policy och vad som ska anses utgöra riktlinjer. Kriterierna för styrdokument har betydelse vilken beslutsnivå som är behörig att fatta beslut. Kommunstyrelsen har i sin uppgift som personalorgan anses vara beslutande för uppvaktning m m. Samråd har skett med kommunfullmäktiges ordförande avseende förslaget och i likhet med tidigare, kvarstår kommunfullmäktiges presidium som värd för middagen vid kommunens högtidliga avtackning av medarbetare. Härvid föreslås därför att kommunfullmäktige ges möjlighet att fatta beslut att tidigare regler avseende avtackning av medarbetare upphör att gälla. Kommunstyrelsens arbetsutskott har tidigare fattat beslut om uppvaktning efter 10 års tjänstgöring, dnr 66/02, s k förtjänstgåva. De nya riktlinjerna föreslås omfatta all anställd personal. I likhet med tidigare omfattas ej uppdragstagare av riktlinjerna och förtjänstgåvan är densamma. Uppvaktning föreslås ske när medarbetare slutar sin anställning genom uppsägning/pension, när den sammanhängande anställningen varit i tre år eller längre. Utdelning av minnesgåva föreslås ske till all personal som avslutar sin anställning med pension eller icke varaktig sjukersättning och där den sammanhängande anställningstiden uppgår till minst 10 år. Gåvans ekonomiska värde föreslås höjas och knytas till prisbasbelopp, värdet föreslås vara 5 % av prisbasbeloppet. Tidigare regler för minnesgåva föreslås upphöra. Enhetliga riktlinjer för kommunens hedrande av bortgången medarbetare innefattas av bestämmelserna, samt klargörande att kommunen ej uppvaktar vid födelsedagar eller ger julgåva. Personalchef förslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta: att förslå kommunstyrelsen att anta bifogade riktlinjer och att dessa är gällande från och med att uppvaktning efter 10 års tjänstgöring, dnr 66/02, upphöra att gälla från och med att beslut fattas att anta bifogade riktlinjer för uppvaktning m m att föreslå kommunstyrelsen till kommunfullmäktige föreslå besluta att tidigare regler beträffande utdelning av minnesgåva upphör att gälla I tjänsten Maria Ejhed personalchef

5 Sida 1 (3) o TRANAS KOrvlMUN Dokumenttitel: [Document: :Title] Förvaltning: Dokumenttyp: Beslutat av. [Metadata: :Förvaltning] [Document::DocumentType] [Role::Godkännare] Utfärdat av: Dokument-ID: Beslutsdatum [Role: :Författare] [Document: :Number) [Document: :PublishDate] Ansvarig. Version: Revideras: [Metadata :: Nämnd] [Document::Version] [Document: :AlarmDate] Riktlinjer för uppvaktning, avtackning och begravning m m Syfte Kommunen vill uppvakta och hedra med sin närvaro sina medarbetare vid vid särskilda tillfällen, varvid riktlinjerna ska skapa en enhetlig och väl planlagd hantering och därvid en enhetlig personalpolitik inom området. Ansvar och befogenheter Riktlinjer för kommunala uppvaktningar till anställda gäller från och med All uppvaktning sker i kommunstyrelsens namn utifrån att kommunstyrelsen utgör kommunens personalorgan. Om medarbetare undanber sig uppvaktning ska detta respekteras. Samma person kan inte tilldelas förtjänstgåva eller minnesgåva mer än en gång. Inom angivet uppvaktningsområde m m anges vem/vilka som är ansvariga och vilka befogenheter dessa har Utförande Nedan beskrivs respektive uppvaktning m m. Förtjänstgåva Förtjänstgåva utges till medarbetare med 10 års sammanhängande anställningstid i Tranås kommun. Uppvaktning sker genom att utdela ett tranåshalssmycke alternativt tranåsnål. Respektive förvaltningschef har till uppgift att verkställa uppvaktningen. Uppvaktningen kan med fördel ges vid någon förvaltningsgemensam aktivitet alternativt gemensam lunch. Ekonomiavdelningen svarar för att årligen ta fram förteckning över anställda som ska erhålla förtjänstgåva. Beställning av förtjänstgåva sker till data- service avdelningen. Kostnaden för förtjänstgåva belastar kommunstyrelsen. Eventuella övriga kostnader belastar respektive förvaltning. Medarbetare som avslutar sin anställning genom uppsägning/pension Medarbetare som avslutar sin anställning i kommunen avtackas med blommor av närmaste chef, när den sammanhängande anställningen varit i tre år eller längre. Uppvaktningen är lägre än 1 % av gällande prisbasbelopp och uppvaktningen sker i samband med att anställningen avslutas. Minnesgåva till medarbetare som avslutar sin anställning med pension Minnesgåva ges till medarbetare som avslutar sin anställning med pension eller icke varaktig sjukersättning och där den sammanhängande anställningstiden uppgår till minst 10 år.

6 Sida 2 (3) o TRANAS KOMMUN Ookumenttite/: [Document: :Title] Version.: [Document::Version] Medarbetaren erhåller en rekvisition på valfri butik för inköp av gåva. Gåvan uppgår till ett värde av 5 % av aktuellt prisbasbelopp inkl moms. Beloppet avrundas till närmaste hundratal kronor. Gåvan ska inhandlas vid ett inköpstillfälle och i samma butik. Gåvan består av ett föremål som medarbetaren själv väljer ut. Väljs resecheck tas den ut via kommunens upphandlande resebyrå via rekvisition. Gåvan får inte avse livsmedel, alkohol, tobak, presentkort eller kontanter. Inköp av gåva ska göras inom 3 månader efter att rekvisitionen tagits emot. Om en dyrare gåva köps ska belopp överstigande, den summa som uppges i rekvisitionen, betalas av medarbetaren direkt till butiken. Minnesgåva utdelas inte postumt. Ekonomiavdelningen tar årligen fram förteckning över medarbetare som avgått med pension eller icke varaktig sjukersättning och uppnått gällande anställningstid. Data- service avdelningen svarar för det praktiska arrangemanget. Rekvisitioner utges i samband med att kommunfullmäktiges presidium inbjuder till årlig uppvaktning. Utdelning av minnesgåva Kommunen inbjuder medarbetare som erhåller minnesgåva till en gemensam middag, där kommunfullmäktiges presidium står som värd. Data- service avdelningen är behjälplig med det praktiska arrangemanget. Medarbetare som erhåller minnesgåva inlämnar sin gåva inslagen från butiken till data- service avdelningen. I samband med middagen överlämnas gåvan av kommunfullmäktiges och/eller kommunstyrelsens ordförande. Finansiering av minnesgåva och avtackning till medarbetare belastar kommunstyrelsen. Begravning Kommunen hedrar bortgången medarbetare med ett blomsterarrangemang vid jordfästningen motsvarande ett värde av högst 2,5 %av prisbasbeloppet inklusive moms eller minnesgåva enligt den avlidnes eller anhöriges önskemål. Minnesgåva kan ges till minnesfond, via inbetalning till organisationer med s k "90 konto" eller till föreningar som beviljas föreningsstöd av kommunen. Närmsta chef svarar för uppvaktningen och närvarar vid begravningen1 Ledighet, utan lön, bör ges till de medarbetare som vill delta i begravningen. Riktlinjer för flaggning finns och närmsta chef svarar för att samhällsskydd och beredskapsavdelning får information. Har medarbetaren flera olika uppdrag i kommunen svarar den chef/ordförande för deltagande där medarbetaren har längst anställningstid alternativt den ordföranden om förtroendeuppdraget är längre. Den bortgångna medarbetaren kan ej erhålla mer än ett blomsterarrangemang eller en minnesgåva från kommunen. Födelsedagar och julgåva Kommunen uppvaktar ej vid födelsedagar eller ger julgåva. Personalarrangemang En gång per år får varje förvaltning ha ett personalarrangemang. Syftet är att ge medarbetare tillfälle att umgås under lättsammare former och främja samarbete. Riktlinjer för representation ska följas. 1 Närvaron kan ersättas av kondoleansbrev till dödsboet när begravning ej sker i Tranås KommUll.

7 Sida 3 (3) o TRANAS KOMMUN Dokumenttitet. [Document::Title) Version: [Document::Version] Kostnader Om ej annat anges belastar kostnader respektive verksamhet. Rutin och beräkning Personalorganet ansvarar för att en enhetlig tidsberäkning görs för att kunna erhålla förtjänstgåva eller minnesgåva. Anställningstid hos annan arbetsgivare ska vara kvalificerande för gåva i det fall kommunen sedermera genom avtal övertagit och fortfarande innehar arbetsgivareansvaret för denna verksamhet. Arbetstagare som slutat före övertagandet tilldelas inte gåva. Ekonomiavdelningen sammanställer en lista över de som är berättigade att erhålla respektive uppvaktning. Kansli- och personalavdelningen har i uppgift att i övrigt stödja förvaltningarna med information, råd och anvisningar i frågor som rör de olika gåvorna.