Resande i tjänsten. Sammanfattning. Bakgrund. Förutsättningar. Arbetsresor och tjänsteresor inom SÄS. Innehållsförteckning

Transkript

1 (5) Sammanfattning Riktlinjen reglerar arbets- och tjänsteresor för samtliga medarbetare som har sin anställning inom SÄS geografiska förvaltningsområde. Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Bakgrund... 1 Förutsättningar... 1 Arbetsresor och tjänsteresor inom SÄS... 1 Genomförande... 2 Schemalagd tjänstgöring på annan ort... 2 Möten och konferenser... 3 Val av färdmedel... 3 Bokning av resa... 4 Beordring... 4 Dokumentinformation... 5 Referensförteckning... 5 Bakgrund Inom SÄS finns ett antal kliniker och enheter som har sin verksamhet förlagd såväl i Borås som Skene eller på andra orter inom Södra Älvsborgs. Detta innebär att medarbetare som har sin huvudplacering vid en ort även ska tjänstgöra på andra orter. Behov finns av en enhetlig riktlinje inom SÄS som grundar sig på gällande lagar och avtal. Förutsättningar Arbetsresor och tjänsteresor inom SÄS Enligt Inkomstskattelagen är resor till och från arbetet en privat levnadskostnad. Resor ska ske utanför arbetstiden. Om medarbetaren har använt bil för resor till och från arbetet, arbetsresor, får medarbetaren göra avdrag i deklarationen, enligt aktuella skatteregler.

2 (5) Enligt definition i AB [1] (allmänna bestämmelser) är den normala verksamhetsorten en radie om 50 km utifrån medarbetarens ordinarie arbetsplats. Detta innebär att lagen/avtalen inte ger någon självklar rätt till milersättning vid resor inom detta område [2]. Lagstiftningen ger däremot en möjlighet för arbetsgivaren att bekosta resor till och från arbetet med då betraktas ersättningen som lön. Används hyrbil för resor till och från arbetet är det utifrån skattelagstiftningen en skattepliktig förmån. Genomförande Schemalagd tjänstgöring på annan ort Med arbetsresor menas resor mellan bostaden och arbetsplatsen. Resor till och från arbetet; sker utanför arbetstid ingen ersättning för färdtid eller traktamente ingen kilometerersättning (egen bil) eller hyrbil eftersom det är en privat levnadskostnad. Med tjänsteresor menas en resa som en medarbetare beordras att göra i tjänsten och på grund av sitt arbete. I de fall medarbetaren har sin huvudsakliga tjänstgöring exempelvis vid SÄS Borås och det i schema framgår att vissa heldagar eller perioder innebär tjänstgöring vid SÄS Skene eller annan enhet inom SÄS förvaltningsområde är det en arbetsresa, en resa mellan bostaden och arbetsplatsen och ger ingen ersättning. Exempel: A arbetar tre dagar i veckan vid SÄS Borås och två dagar i veckan vid SÄS Skene. Resor till och från arbetet är arbetsresor och medför ingen ersättning. Resorna sker på fritid. Vid schemalagd tjänstgöring på två orter under en och samma arbetsdag, gäller en arbetsresa och en tjänsteresa under förutsättning att del av tid fullföljs på huvudarbetsplatsen. För tjänsteresan med egen bil utgår ersättning. Exempel: A arbetar vid SÄS Borås och vid vissa tillfällen del av dag vid SÄS Skene. Huvudarbetsplatsen är SÄS Borås. A arbetar kl vid SÄS Skene. A har lunch mellan och arbetar kl vid SÄS Borås. Resan på morgonen till SÄS Skene är en arbetsresa. Resan sker på fritid och ersätts ej.

3 (5) Resan från SÄS Skene är en tjänsteresa som sker under arbetstid och ersätts av arbetsgivaren. Resan från SÄS Borås till bostaden är en arbetsresa som sker på fritid och ersätts ej. Möten och konferenser När det gäller resor till möten så har en riktlinje tagits fram inom Västra Götalandsregionen Riktlinje för resande i tjänsten samt Resfria möten del av SÄS [3] som bland annat innebär att i första hand ta ställning till om möten kan ske i form av s.k. resfria möten. När resor ändå måste göras under dagen på grund av möten, konferenser m.m sker de på arbetstid om de inte ligger i direkt anslutning till ordinarie arbetstids början eller slut. Reseersättning utbetalas alltid mellan tjänstestället och förrättningsstället och omvänt under förutsättning att inte arbetsgivaren tillhandahåller hyrbil. Ersättning för färdtid utbetalas endast om tjänsteresan är utanför 5- milsgränsen från tjänstestället och resan sker före eller efter ordinarie arbetstid. Val av färdmedel Vid planering av möten ska det alltid övervägas om möten kan ske med hjälp av teknik som beskrivs i ovan nämnda riktlinje Resfira möten del av SÄS Riktlinje för resande i tjänsten. Den som arrangerar möte ska också väga in vilka möjligheter som finns till av använda kollektiva färdmedel. Allt för att minimera transporter som medför utsläpp av fossil koldioxid. Direktiv för val av färdmedel: För resor överstigande 50 km enkel väg ska tåg eller buss nyttjas i första hand. För resor till och med 50 km enkel väg ska kollektivtrafik, tjänstebil eller cykel användas. För utrikesresor där tåg eller buss inte utgör ett realistiskt alternativ kan flyg nyttjas; generellt sett gäller att huvudresan måste överstiga 500 km för att flyg ska komma i fråga. Flygresor med mellanlandning eller anslutning till internationella rutter i Stockholm eller Köpenhamn accepteras. Vid resor till och från Stockholm eller med Stockholm som resans slutmål får flyg endast användas i undantagsfall.

4 (5) För bilresor gäller följande. De tjänstebilar som finns för sjukhusets medarbetare ska användas. Privat bil får endast användas när andra alternativ inte är rimliga. Samåkning ska ske i största möjliga utsträckning. Bokning av resa Bokning av resa ska alltid ske genom SÄS bokningsbyrå. Resor ska planeras i så pass god tid att möjligheter till bonus och förmåner från reseleverantörer utfaller. Reseersättning utbetalas alltid om inte arbetsgivaren tillhandahåller hyrbil. Beordras medarbetaren i förväg gäller motsvarande som om tjänstgöringen är schemalagd, resorna ska alltså alltid ske utanför ordinarie arbetstid och kan aldrig räknas in i flextiden. Beordring När medarbetare påbörjat sin tjänstgöring på ordinarie tjänsteställe och samma dag beordras tjänstgöra på annat ställe än tjänstestället sker resorna till och från det nya tjänstestället under arbetstid. Reseersättning utbetalas alltid om inte arbetsgivaren tillhandahåller hyrbil. Beordras medarbetaren i förväg gäller motsvarande som om tjänstgöringen är schemalagd, resorna ska alltså alltid ske utanför ordinarie arbetstid och kan aldrig räknas in i flextiden.

5 (5) Dokumentinformation Sakkunniga Charlotta Cellbrot, HR-strateg, HR stab, SÄS Remissinstanser HR ledning Fastställt av Heidi Ström, personalchef Nyckelord Resor, arbetsresa, tjänsteresa, tjänsteställe Referensförteckning 1. Lokalt kollektivavtal gällande reseersättningar, traktamenten och resetilläggg, tecknat av Västra Götalandsregionen och gäller från och med (LOK TRAKT 04/ LOK BIA 10) 2. Allmänna bestämmelser (AB) 3. Resepolicy med praktiska tillämpningar Västra Götalandsregionen Resfira möten del av SÄS Riktlinje för resande i tjänsten