Reglemente för internkontroll avseende kvalitet KS-2014/1106

Transkript

1 Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Anna Landerholm Datum KS-2014/1106 Verksamhetscontroller Kommunstyrelsen Reglemente för internkontroll avseende kvalitet KS-2014/1106 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta Reglemente för internkontroll avseende kvalitet. Bakgrund Kommunens nämnder är enligt lag skyldiga att ha en tillräcklig intern kontroll av sina verksamheter antog Kommunfullmäktige Reglemente för internkontroll gällande kvalitet för Knivsta kommun och dess bolag. Nämnderna har sedan dess utgått utifrån detta reglemente i sitt arbete med internkontroll avseende kvalitet. För att ytterligare utveckla och förbättra arbetet med internkontroll har nu ett förslag på en något reviderad version av reglementet tagits fram. Sammanfattning Dokumentet Reglemente för internkontroll avseende kvalitet utgör kommunstyrelsens direktiv för hur nämnder och styrelser i Knivsta kommun ska arbeta med internkontroll avseende kvalitet. De revideringar av dokumentet som föreslås syftar framförallt till att dokumentet ska vara tydligare och mer lättförståeligt. Bland annat görs tydligare definitioner av begreppen internkontroll respektive egenkontroll. I det reviderade förslaget finns också ett tydligare krav på att internkontrollplanen ska utgå från en dokumenterad behovs- och riskanalys. Ekonomisk konsekvensanalys Föreslaget beslut bedöms inte leda några ekonomiska konsekvenser utöver befintlig budgetram. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Lena Fransson kommunchef

2 Sida 2 av 2 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej x Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Föreslaget beslut bedöms i sig själv inte ha någon påverkan på barn. Däremot skulle de granskningar, uppföljningar och utvärderingar som beslutas genom internkontrollen i sin tur kunna innebära konsekvenser för barn. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.

3 Antagen av kommunfullmäktige Reviderad KS-2014/1106 Reglemente för internkontroll avseende kvalitet Inledning Detta dokument utgör kommunstyrelsens direktiv för hur nämnder och styrelser i Knivsta kommun ska arbeta med internkontroll avseende kvalitet. Syftet med reglementet är att nämnder och styrelser med rimlig grad av säkerhet ska försäkra sig om att verksamheten bedrivs enligt uppsatta mål och föreskrifter samt med rätt kvalitet 1. Definition och avgränsning av begreppet internkontroll Begreppet internkontroll används ofta i en bred betydelse och omfattar aktiviteter som en organisation utför för att se till att den egna verksamheten bedrivs så att målen nås och fel och ineffektivitet undviks 2. I Knivsta kommun har vi valt att för tydlighets skull reservera begreppet internkontroll för granskningar, uppföljningar och utvärderingar som beslutas av nämnd eller styrelse. Uppföljningar och utvärderingar av rutiner och arbetssätt som sker på verksamhetsnivå kallas egenkontroll. Åtgärder för att förebygga fel och öka effektiviteten ingår i verksamhetens kvalitetsutvecklingsarbete. Detta beskrivs närmare i förvaltningens Styr- och kvalitetssystem. 3 Ansvarsfördelning Kommunstyrelsen har ansvar för internkontrollen på ett kommunövergripande plan. Det innebär att kommunstyrelsen ansvarar för att ett koncernövergripande system för internkontroll upprättas och att detta utvärderas och utvecklas. Kommunstyrelsen, nämnderna och styrelserna för bolagen har ansvar för internkontroll inom sina verksamhetsområden utifrån kommunstyrelsens direktiv. Kommunstyrelsen, nämnderna och styrelserna för bolagen ska ha tillräcklig kontroll över verksamheten och dess resultat samt vid behov besluta om åtgärder för förbättring. I Knivsta kommun och dess bolag görs detta med hjälp av internkontrollplaner avseende kvalitet. Kommunstyrelsen och nämnderna är också ytterst ansvariga för att det bedrivs tillräcklig egenkontroll inom respektive verksamhetsområde. 1 Kommunallagen 6 kap. 7 Nämnderna ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet har lämnats över till någon annan. 2 Se COSO-modellen, bland annat beskriven i boken Intern kontroll från Komrev (Haglund m fl 2005) 3 Så här arbetar vi i Knivsta kommun, beslutat av förvaltningens ledningsgrupp.

4 Riktlinjer för arbete med internkontrollplaner Varje nämnd och styrelse ska årligen anta en internkontrollplan avseende kvalitet som talar om vad som ska granskas, följas upp eller utvärderas under året. Planen bör antas i samband med verksamhetsplan/internbudget. Granskningar, uppföljningar och utvärderingar i internkontrollplanen ska syfta till att säkerställa ändamålsenlighet, kostnadseffektivitet, tillförlitlig rapportering och information, säkerhet, efterlevnad av lagar, regler och beslut eller att upptäcka allvarliga brister. Internkontrollplanen ska utgå ifrån en analys av vilka verksamheter inom nämndens/styrelsens ansvarsområde som har störst behov av genomlysning och kontroll. Större verksamhetsförändringar, budgetavvikelser, bristande måluppfyllnad, inkomna klagomål, överlämnande av kommunal angelägenhet eller när det förekommer verksamheter med liten insyn och tysta/svaga målgrupper signalerar att en granskning, uppföljning eller utvärdering kan vara angelägen. Analysen ska vara kopplad till en dokumenterad riskbedömning. Risker är osäkerhetsfaktorernas inverkan på organisationens mål och bedömningen ska grunda sig på identifiering av risker och uppskattning av konsekvenserna. Internkontrollplanen ska innehålla information om: dokumenterad behovs- och riskanalys vad som ska följas upp formen på uppföljningen planerad tidpunkt för redovisning av uppföljningen till nämnd vem som är ansvarig för att utföra beslutad granskning, uppföljning eller utvärdering Samtliga verksamheter bör använda sig av de mallar för internkontrollplan och riskanalys som har tagits fram inom förvaltningen. Nämndens/styrelsens uppföljning av internkontrollplanen Respektive nämnd/styrelse gör en uppföljning av sitt arbete utifrån internkontrollplanen en gång per år. Nämnden/styrelsen ansvarar för att utifrån resultatet av internkontrollplanens granskningar, uppföljningar och utvärderingar vidta åtgärder för att korrigera eventuella fel och brister. Rapportering till kommunstyrelsen Nämnden/styrelsen ansvarar för att informera kommunstyrelsen om antagen internkontrollplan samt uppföljningen av denna. Nämnden/styrelsen ansvarar för att akuta fel och brister som framkommer genom internkontrollen direkt rapporteras till kommunstyrelsen tillsammans med planerade eller vidtagna åtgärder. En gemensam sammanställning av nämndernas och styrelsernas arbete med beslutade internkontrollplaner ska årligen lämnas för beslut i kommunstyrelsen samt som information i kommunfullmäktige.

5 Kommunstyrelsens utvärdering och rapportering Med utgångspunkt från de årliga uppföljningarna av nämndernas/styrelsernas arbete med internkontroll ska kommunstyrelsen minst en gång varje mandatperiod utvärdera kommunens samlade system för internkontroll avseende kvalitet och rapportera till kommunfullmäktige. Utvärderingen ska vid behov innehålla förslag på åtgärder för förbättring av kommungemensamma rutiner.