Lekmannarevisio n i Sundsvall Elnät AB & ServaNet AB

Transkript

1 Revisionsrapport Johan Lidström Lekmannarevisio n i Sundsvall Elnät AB & ServaNet AB Sundsvalls Kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Granskningsresultat Bolagen har ett fungerande målarbete Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning... 6 Sundsvalls Kommun

3 1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Sundsvalls kommun har utfört lekmannarevisionsgranskning av Sundsvall Elnät AB och ServaNet AB. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk valt att granska samtliga kommunala företag där lekmannarevisorer utsetts. Syftet med granskningen är att kontrollera om styrelse och VD med rimlig grad av säkerhet säkerställt att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig samt att lagar och regler efterlevs. Syftet med granskningen är att bedöma om bolagen har ett fungerande målarbete, om framförda noteringar utifrån 2012 års granskning åtgärdats och om anpassning skett till förändringar i kommunallagen Vår sammanfattande bedömning är att Sundsvall Elnät AB och ServaNet AB säkerställt att rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig, att lagar och regler efterlevs men endast till viss del säkerställt att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv. Bedömningen baseras på följande granskningsiakttagelser: I årsredovisning 2012 och i tertialrapporter per april och augusti 2013 för Sundsvall Elnät ab och ServaNet AB går det inte att utläsa någon gjord bedömning av måluppfyllelse då inga särskilda processmål eller indikatorer finns uppsatta för bolagen. För 2014 har det därmot tagits fram fyra mål per bolag. För 2013 har båda bolagen genomfört en riskanalys framkom att det fanns åtta områden inom intern kontroll och fraud där verksamheten skulle kunna utvecklas. Kommunfullmäktige antog ny bolagsordning för Sundsvall Elnät AB under våren Ny bolagsordning för ServaNet AB har Kommunfullmäktige ännu inte antagit då det samtidigt ska beslutas om att tas in nya delägare i form av Ragunda, Berg och Strömsund. Bolagsordningarna för båda bolagen uppfyller lagstiftarens krav på bolagsordning för ett kommunalägt bolag. Årsredovisningarna som rapporterades till kommunstyrelsen för båda bolagen innehåller information om den verksamhet som bedrevs under Kommunstyrelsen kan med denna information ta ställning till om Sundsvall Elnät AB och ServaNet AB:s verksamheter har varit förenliga med de ändamål som kommunfullmäktige fastställt och de kommunala befogenheterna. För framtiden rekommenderar vi att Sundsvall Elnät AB och ServaNet AB: Sundsvalls Kommun 1 av 6

4 Att till det kommande året ta fram mätetal/indikatorer till bolagens mål för att kunna mäta måluppfyllelse på ett tydligt och tillförlitligt sätt och att följa upp måluppfyllelsen löpande under året. Sundsvalls Kommun 2 av 6

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Sundsvalls kommun bedriver omfattande och varierande verksamheter genom sina ägda bolag. Kommunen har antagit en ny Mål- och resursplan för I denna läggs målsättningar fast för bolagen. Vidare lämnas specifika ägardirektiv till bolagen. Kommunens reglemente för intern kontroll gäller för de kommunala bolagen. Under 2012 granskades bolagens arbete beträffande detta och vi kunde notera flera förbättringsområden beträffande risk- och väsentlighetsanalyser, internkontrollplaner, rapportering mm. Kommunallagen har förändrats från och med 2013 vilket inneburit förändrade krav på de kommunala bolagen. Det ska i bolagsordningarna anges att fullmäktige bereds att ta ställning i principiella frågor och vidare ska det kommunala ändamålet anges i bolagsordningarna, tidigare kunde detta endast läggas fast via ägardirektiv. Förändringarna i kommunallagen innebär även att kommunstyrelsens ansvar beträffande uppsikten över bolagen tydliggörs. Kommunstyrelsen ska i årliga beslut pröva om bolagen verksamhet har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utfört sin verksamhet inom ramen för den kommunala befogenheten. Kommunstyrelsen ska vidta åtgärder om så krävs med anledning av prövningen (KL 6 kap 1a och 1b) Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande frågor: Har bolagen ett fungerande målarbete utifrån mål- och resursplan samt ägardirektiv? Har framförda noteringar utifrån 2012 års granskning av internkontrollarbetet åtgärdats? Har anpassning skett av bolagens styrdokument utifrån ägarpolicy, bolagsordningar och ägardirektiv till förändringar i kommunallagen? Har rapporteringsrutiner mm inom bolagskoncenen anpassats till de nya styrdokumenten och kommunstyrelsens utökade ansvar beträffande årlig prövning av bolagens verksamhet? 2.3. Revisionskriterier Bolagen har ett fungerande målarbete vilket följer kommunens övergripande mål. Detta omfattar mätetal/indikatorer som kopplar till antagna mål, värdering och analys, aktiva åtgärder utifrån rapportering samt rapportering i delårsbokslut och årsbokslut. Bolagen har gjort förbättringar inom de områden där revisionen hade synpunkter under 2012 års granskning. Bolagsordningar och andra relevanta dokument följer kommunallagens bestämmelser. Sundsvalls Kommun 3 av 6

6 Rapportering från bolag har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning av bolagens verksamhet Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta samtliga av kommunens majoritetsägda bolag. Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 4 av 6

7 3. Granskningsresultat 3.1. Bolagen har ett fungerande målarbete Vid genomgång av årsredovisning 2012 samt tertialrapporter per april och augusti samt protokoll för 2013 går det inte att utläsa någon gjord bedömning av måluppfyllelse då inga särskilda processmål eller indikatorer finns uppsatta för bolagen. Däremot görs en uppföljning av bolagens ägardirektiv. Målseminarium för båda blagen genomfördes med samlitga medarbetare för att ta fram konkreta aktiviteter för Måldiskussionen baserades på de mål som tagits fram styrelse- och ledningsseminarierna i början av hösten. För 2014 har Sundsvall Elnät AB tagit fram fyra mål: - Vinsten skall minst uppgå till 25 mnkr - Genomsnittlig avbrottstid ska vara mindre än 20 minuter - Bolaget ska ha utvecklat mätmetod för NKI - Två nya produkter ska vara färdiga att levereras ServaNet AB har tagit fram följande mål för 2014: - ServaNet ska vara det geografiskt största stadsnätet i Sverige - Omsättningen ska öka med 10 mnkr med bibehållen lönsamhet - Medarbetarna i bolaget ska ge en personlig återkoppling till kund inom ett arbetsdygn - Ett verktyg för mätning av leveranskvalitet ska införas 3.2. Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning Vid föregående års granskning av bolagets interna kontroll framkom att bolagen inte använde sig av reglementet samt kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen fullt ut. Bl.a. att bolagen inte tagit fram en egen internkontrollplan med väsentlighet- och riskanalys. För 2013 har Elnät gjort detta och bedömt ett 70-tal risker i verksamheten. Internkontrollplan har gjorts för både 2012 och 2013 men den utvärderades inte för I delårsrapport per den sista augusti redovisades kort om arbetet med den interna kontrollen och det som framkom var att det planerades att genomföras en riskanalys under hösten för båda bolagen. Denna genomfördes och det framkom att det fanns åtta områden inom intern kontroll och fraud där verksamheten skulle kunna utvecklas. Beslut om aktiviteter inom dessa områden inför 2014 ska beslutas om på styrelsemöten under senhösten Sundsvalls Kommun 5 av 6

8 3.3. Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser. Enligt kommunallagens 3 kap 17 finns krav på att det fastställda kommunala ändamålet med bolagets verksamhet ska anges i bolagsordningen, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten i fråga samt att fullmäktige ska ha möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas hemställde Sundsvall Elnät AB hos Kommunfullmäktige att göra förändringar i bolagsordningen då den nya lagen trädde i kraft den första januari i år. Den 29:e april antog Kommunfullmäktige denna bolagsordning. Bolagsordningarna för båda bolagen uppfyller lagstiftarens krav på bolagsordning för ett kommunalägt bolag. Kommunfullmäktige har ännu inte antagit ny bolagsordning för ServaNet AB som dock bolaget tog fram Detta då fullmäktige vid samma tillfälle ska besluta om att ta in nya delägare i form av Ragunda, Berg och Strömsund. Förmodligen tas den nya bolagsordningen, inklusive ändringar för att vidga ägarkretsen, i januari Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning Bestämmelser om kommunstyrelsens uppsikt fanns redan tidigare i kommunallagen. Lagtexten gav dock ingen närmare vägledning om i vilka former uppsikten skulle ske och kommunstyrelserna har därför själva fattat beslut om detta. De nya bestämmelserna i kommunallagen innebär att kommunstyrelsen i årliga beslut ska bedöma om verksamheten som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår dels varit förenlig med ändamål fullmäktige fastställt, dels varit förenlig med de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Årsredovisningarna som rapporterades till kommunstyrelsen för båda bolagen innehåller information om den verksamhet som bedrevs under Kommunstyrelsen kan med denna information ta ställning till om Sundsvall Elnät AB och ServaNet AB:s verksamheter har varit förenliga med de ändamål som kommunfullmäktige fastställt och de kommunala befogenheterna Sundsvalls Kommun 6 av 6