Lekmannarevision Norra Kajen Exploatering AB

Transkript

1 Revisionsrapport Johan Lidström Lekmannarevision Norra Kajen Exploatering AB Sundsvalls Kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Granskningsresultat Bolagen har ett fungerande målarbete Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning... 5 Sundsvalls Kommun

3 1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Sundsvalls kommun har utfört lekmannarevisionsgranskning i Norra Kajen Exploatering AB. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk valt att granska samtliga kommunala företag där lekmannarevisorer utsetts. Syftet med granskningen är att kontrollera om styrelse och VD med rimlig grad av säkerhet säkerställt att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig samt att lagar och regler efterlevs. Syftet med granskningen är att bedöma om bolagen har ett fungerande målarbete, om framförda noteringar utifrån 2012 års granskning åtgärdats och om anpassning skett till förändringar i kommunallagen Vår sammanfattande bedömning är att Norra Kajen Exploatering AB säkerställt att rapportering av verksamhet och ekonomi samt efterlevnad av lagar är tillräcklig men att bolaget kan utvecklas gällande verksamhetens ändamålsenlighet och kostnadseffektivitet och tillse att regler efterlevs. Bedömningen baseras på följande granskningsiakttagelser: Bolaget har tagit fram sex mål under hösten med dessa har inte följts upp vid bokslutet. För första gången har bolaget tagit fram en internkontrollplan men den saknar koppling till de fastslagna målen för den interna kontrollen och även genomförd riskbedömning. Bolagsordning för Norra Kajen antogs vid bolagsstämman men reviderades senast av Kommunfullmäktige Bolagsordningen följer kommunallagens bestämmelser. Norra Kajen Exploatering ABs årsredovisning för 2013 innehåller en kortare redogörelse för händelser under året och kommunstyrelsen bör med denna information kunna ta ställning till att företagets ändamål varit riktigt och i enlighet med de kommunala befogenheterna. För framtiden rekommenderar vi att Norra Kajen Exploatering AB: Följ upp bolagets mål vid bokslut och tertialrapporter. Tillser att internkontrollplanen följer kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar. Sundsvalls Kommun 1 av 5

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Sundsvalls kommun bedriver omfattande och varierande verksamheter genom sina ägda bolag. Kommunen har antagit en ny Mål- och resursplan för I denna läggs målsättningar fast för bolagen. Vidare lämnas specifika ägardirektiv till bolagen. Kommunens reglemente för intern kontroll gäller för de kommunala bolagen. Under 2012 granskades bolagens arbete beträffande detta och vi kunde notera flera förbättringsområden beträffande risk- och väsentlighetsanalyser, internkontrollplaner, rapportering mm. Kommunallagen har förändrats från och med 2013 vilket inneburit förändrade krav på de kommunala bolagen. Det ska i bolagsordningarna anges att fullmäktige bereds att ta ställning i principiella frågor och vidare ska det kommunala ändamålet anges i bolagsordningarna, tidigare kunde detta endast läggas fast via ägardirektiv. Förändringarna i kommunallagen innebär även att kommunstyrelsens ansvar beträffande uppsikten över bolagen tydliggörs. Kommunstyrelsen ska i årliga beslut pröva om bolagen verksamhet har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utfört sin verksamhet inom ramen för den kommunala befogenheten. Kommunstyrelsen ska vidta åtgärder om så krävs med anledning av prövningen (KL 6 kap 1a och 1b) Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande frågor: Har bolagen ett fungerande målarbete utifrån mål- och resursplan samt ägardirektiv? Har framförda noteringar utifrån 2012 års granskning av internkontrollarbetet åtgärdats? Har anpassning skett av bolagens styrdokument utifrån ägarpolicy, bolagsordningar och ägardirektiv till förändringar i kommunallagen? Har rapporteringsrutiner mm inom bolagskoncenen anpassats till de nya styrdokumenten och kommunstyrelsens utökade ansvar beträffande årlig prövning av bolagens verksamhet? 2.3. Revisionskriterier Bolagen har ett fungerande målarbete vilket följer kommunens övergripande mål. Detta omfattar mätetal/indikatorer som kopplar till antagna mål, värdering och analys, aktiva åtgärder utifrån rapportering samt rapportering i delårsbokslut och årsbokslut. Bolagen har gjort förbättringar inom de områden där revisionen hade synpunkter under 2012 års granskning. Bolagsordningar och andra relevanta dokument följer kommunallagens bestämmelser. Sundsvalls Kommun 2 av 5

5 Rapportering från bolag har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning av bolagens verksamhet Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta samtliga av kommunens majoritetsägda bolag. Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 3 av 5

6 3. Granskningsresultat 3.1. Bolagen har ett fungerande målarbete Norra Kajen Exploatering AB har inga framtagna mål utifrån kommunens Mål- och resursplan och i kommunens ägardirektiv finns inga bolagsspecifika mål. Däremot godkände bolagets styrelse sex mål utifrån visionen Vi skall skapa den attraktivaste sjönära stadsdelen i Norrland. Två av dessa mål är finansiella medan de andra är verksamhetsmål. Dock har dessa mål inte följts upp i bolagets årsredovisning Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning Föregående år gjordes ingen specifik granskning av Norra Kajen mer än intervju med VD angående bolagets arbete enligt internkontrollreglementet. Då hade bolaget inte tagit fram internkontrollplan för varken 2012 eller 2013 och det har då inte skett någon avrapportering av dessa till styrelsen. Inför 2014 har internkontrollplan tagits fram och godkänts av styrelsen Denna internkontrollplan innehåller följande fyra kontrollområden: Utvärdering av styrelsens och verkställande direktörens arbete Granskning av avtal Hantering av skatter- och avgifter Granskning av leverantörsfakturor Internkontrollplanen saknar en tydlig koppling till de fastslagna målen för den interna kontrollen (mål, rapportering eller regeltillämpning) och saknar även genomförd riskbedömning Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser. Enligt kommunallagens 3 kap 17 finns krav på att det fastställda kommunala ändamålet med bolagets verksamhet ska anges i bolagsordningen, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten i fråga samt att fullmäktige ska ha möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas. Bolagsordning för Norra Kajen antogs vid bolagsstämman men reviderades senast av Kommunfullmäktige då kommunen förvärvade samtliga aktier i bolaget. Gällande bolagsordning innehåller verksamhetsföremål, verksamhetsändamål och fullmäktiges ställningstagande och följer därmed kommunallagens bestämmelser. Sundsvalls Kommun 4 av 5

7 3.4. Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning Bestämmelser om kommunstyrelsens uppsikt fanns redan tidigare i kommunallagen. Lagtexten gav dock ingen närmare vägledning om i vilka former uppsikten skulle ske och kommunstyrelserna har därför själva fattat beslut om detta. De nya bestämmelserna i kommunallagen innebär att kommunstyrelsen i årliga beslut ska bedöma om verksamheten som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår dels varit förenlig med ändamål fullmäktige fastställt, dels varit förenlig med de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Norra Kajen Exploatering ABs årsredovisning för 2013 innehåller en kortare redogörelse för händelser under året där det viktigaste är att kommunen blev ensam ägare till bolaget i mars Bolagets inriktning är att hyra ut och förvalta det fastighetsbestånd som bolaget äger och att exploatera norra kajen-området till ett bostadsområde. Under året har bolaget haft hyresintäkter om drygt 10 mnkr. Årsredovisningen saknar en redovisning av måluppfyllelse. Kommunstyrelsen bör med denna information kunna ta ställning till att företagets ändamål varit riktigt och i enlighet med de kommunala befogenheterna. Sundsvalls Kommun 5 av 5