Tjörns kommun. Granskning av styrdokument för de kommunala. kommunala aktiebolagen

Transkript

1 Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2014 Tjörns kommun Granskning av styrdokument för de kommunala bolagen samt kommunstyrelsens uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Ansvarig nämnd/styrelse Avgränsningar Revisionskriterier Metod Ändring av kommunallagen (SFS 2012:390) Det kommunala ändamålet De kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten Fullmäktiges möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Följer bolagsordningarna kommunallagen? Ändringar som gjorts efter lagändringen Framgår det kommunala ändamålet? Framgår de kommunala principerna som utgör ram för verksamheten? Framgår fullmäktiges möjligheter att ta ställning innan viktigare beslut fattas? Bedömning Hur fullföljer kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt över bolagen? Bedömning Samlad bedömning Slutsatser Identifierade förbättringsområden/rekommendationer...15 Bilaga 1: Dokumentförteckning

3 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tjörns kommun granskat styrdokument avseende de kommunala bolagen samt kommunstyrelsens uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen. Syftet med granskningen har varit att kontrollera om bolagsordningarna för de kommunala bolagen följer gällande lagkrav och att bedöma om kommunstyrelsen fullföljer sin uppsiktsplikt över bolagen. De huvudsakliga resultat som framkommit i granskningen är att kommunstyrelsen säkerställt att bolagsordningarna följer gällande lagkrav. Däremot visar granskningen att de nya bolagsordningarna inte bereddes av kommunstyrelse eller fastställdes av fullmäktige och vid bolagsstämmorna förrän över ett år efter att lagändringen börjat gälla. Vidare visar granskningen att kommunstyrelsen i allt väsentligt fullföljer sin uppsiktsplikt över bolagen. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer: Kommunstyrelsen bör fullgöra sitt beredningsansvar och tillse att det finns tillfredsställande rutiner för beredningsprocessen som säkerställer att beslut bereds i tid. För att stärka uppsikten över de kommunala bolagen bör kommunstyrelsen uppdatera sitt reglemente efter den nya lagen i enlighet med vad Sveriges Kommuner och Landsting rekommenderar. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund När en kommun lämnar över vården av kommunal verksamhet till ett privaträttsligt organ så måste verksamheten bedrivas inom ramen för den kommunala kompetensen. Den 1 januari 2013 kompletterades kommunallagen med nya bestämmelser (SFS 2012:390). Syftet är att säkerställa att bolagen tillämpar de kommunala befogenheterna och bedriver sina verksamheter inom ramen för den kommunala kompetensen. I samband med lagändringen stärktes kommunstyrelsens uppsiktsplikt över bolagen. Lagändringen innebär att följande ska anges i bolagsordningar för kommunala företag: Det kommunala ändamålet De kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten Fullmäktiges möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas Den utökade uppsiktplikten innebär att kommunstyrelsen i årliga beslut ska pröva den verksamhet som bedrivits i kommunala aktiebolag. Beslutet ska pröva om verksamheten under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och om den utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Styrelsen ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att kraven är uppfyllda i aktiebolagen. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Att de kommunala aktiebolagen har lagenliga bolagsordningar och att kommunstyrelsen säkerställer sin uppsiktsplikt över bolagen är av väsentlig betydelse. Detta för att säkerställa att styrelsens styrning och uppföljning över den kommunala verksamheten inte brister. Det är även av stor vikt för att säkerställa att den kommunala verksamheten följer de bestämmelser som finns i kommunallagen. Om styrelsen brister i sin styrning, ledning, uppföljning och kontroll eller bedriver icke lagenlig verksamhet kan det vara grund för revisorerna att aktualisera frågan om att rikta anmärkning och/eller avstyrka ansvarsfrihet för styrelsen. Mot bakgrund av detta har de förtroendevalda revisorerna bedömt att det är väsentligt att under 2014 genomföra en granskning av om bolagsordningarna för de kommunala bolagen i Tjörns kommun uppfyller gällande krav samt hur kommunstyrelsen fullföljer sin uppsiktplikt över de kommunala aktiebolagen Syfte och revisionsfrågor Syftet är dels att granska om bolagsordningarna för de kommunala bolagen följer gällande lagkrav och dels att granska om kommunstyrelsen fullföljer sin uppsiktsplikt över bolagen. Följande revisionsfrågor har formulerats utifrån syftet och ska sammantaget besvaras i granskningen: Följer de kommunala aktiebolagens bolagsordningar kommunallagen avseende de nya reglerna SFS 2012:390? Framgår det kommunala ändamålet? Framgår de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten? 3

5 Framgår fullmäktiges möjligheter att ta ställning innan viktigare beslut fattas? Hur fullföljer kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen?* Har styrelsen säkerställt att bolagen har tillämpat det kommunala ändamålet och bedrivit sina verksamheter inom ramen för de kommunala befogenheterna år 2012?* Ansvarig nämnd/styrelse Kommunstyrelsen är den nämnd som enligt kommunallagen har uppsiktsplikt över om de kommunala aktiebolagen bedriver sina verksamheter inom ramen för den kommunala kompetensen. Kommunstyrelsen är också ansvarig för att bereda ärenden till fullmäktige Avgränsningar I Tjörns kommun finns en bolagskoncern som består av förvaltningsbolaget Tjörns Kommunala Förvaltnings AB och fyra dotterbolag: Tjörns Bostads AB Tjörns Miljö AB Tjörns Måltids AB Tjörns Hamnar AB Denna granskning är avgränsad till moderbolaget och de fyra dotterbolagen. Granskningen undersöker inte gemensamt ägda bolag såsom Soltak AB och Renova AB. Granskningen är avgränsad till att undersöka att styrelsen vidtagit nödvändiga åtgärder avseende de kommunala aktiebolagens bolagsordningar samt att kommunstyrelsen uppfyller sin uppsiktplikt avseende att säkerställa att bolagen tillämpar det kommunala ändamålet och bedrivit sina verksamheter inom ramen för de kommunala befogenheterna. Granskningen syftar inte till att bedöma kommunstyrelsens bolagsstyrning i övrigt. Granskningen syftar inte heller till att granska huruvida bolagen faktiskt tillämpat de kommunala befogenheterna och bedriver sina verksamheter inom ramen för den kommunala kompetensen utan fokuserar på att styrelsen prövat detta på ett ändamålsenligt sätt Revisionskriterier Enligt Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer (SKYREV) avser revisionskriterier de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning utgörs av: Kommunallagen 3 kap. 17 vilken reglerar kommunala aktiebolag som bedriver kommunala angelägenheter (se avsnitt ) Kommanallagen 5 kap. 28 vilken reglerar att kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att det ska finnas ett beslutsförslag i varje ärende (kommunstyrelsens beredningsplikt) Kommunalagen 6 kap. 1 vilken reglerar styrelsens prövning om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om styrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap. 17 och 18 är * 1 Dessa revisionsfrågor kommer att besvaras tillsammans (se avsnitt 5). 4

6 uppfyllda i fråga om sådana aktiebolag som avses i dessa bestämmelser (se avsnitt 3.4) Metod Granskningen har i huvudsak genomförts som en dokumentstudie och omfattat bolagsordningar, ägardirektiv samt kommunstyrelsens protokoll. De dokument som granskats framgår av dokumentförteckningen i bilaga 1. 5

7 3. Ändring av kommunallagen (SFS 2012:390) I detta avsnitt utvecklas vad ändringen i kommunallagen innebär. I korthet medför lagändringen att följande ska anges i bolagsordningarna för kommunala aktiebolag: det kommunala ändamålet, de kommunala principer som utgör ram för verksamheten samt fullmäktiges möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas. Därutöver ska kommunstyrelsen i årliga beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i kommunala aktiebolag under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och om den utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Reglerna som trädde ikraft den 1 januari 2013 har inte några särskilda övergångsregler. Av Sveriges kommuner och landstings cirkulär (cirkulär 12:50, diarienummer 12/5722) framgår att regeringens proposition anger att fullmäktige senast 1 januari 2013 ska ha tillsett att kraven enligt 3 kap KL är uppfyllda. Regeringen har bedömt att detta är en skälig omställningstid. Bolagsordningarna måste därför ha ändrats innan 2013 om de inte uppfyller de nya reglerna. Nedan följer fördjupning av lagtextens innebörd Det kommunala ändamålet Kommunallagen 3 Kap 17 Om en kommun eller ett landsting med stöd av 16 lämnar över vården av en kommunal angelägenhet till ett aktiebolag där kommunen eller landstinget direkt eller indirekt innehar samtliga aktier, ska fullmäktige se till att det fastställda kommunala ändamålet anges i bolagsordningen. Det kommunala ändamålet avser vad verksamheten syftar till att åstadkomma. När en kommun lämnar över den kommunala verksamheten till ett aktiebolag kräver kommunallagen att verksamheten har anknytning till kommunens område eller dess medlemmar (2 kap. 1 KL). Enligt Lag (2009:47) om vissa kommunala befogenheter gäller ej kravet på anknytning till kommunens område eller dess medlemmar som avses i 2 kap. 1 KL vid tillämpning av följande bestämmelser i denna lag: Medfinansiering av vissa projekt (2 kap. 3 ) Bistånd till utländska studerande (2 kap. 4 ) Kompensation till enskilda inom socialtjänsten (2 kap. 10 ) Sjuktransporter (3 kap. 2 ) Kollektivtrafik (3 kap. 3 ) Samhällsorientering (3 kap. 7 ) Turism (4 kap. 1 ) Tjänsteexport och internationellt bistånd (5 kap.) 6

8 3.2. De kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten Kommunallagen 3 Kap 17 Om en kommun eller ett landsting med stöd av 16 lämnar över vården av en kommunal angelägenhet till ett aktiebolag där kommunen eller landstinget direkt eller indirekt innehar samtliga aktier, ska fullmäktige se till att de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen. Den kommunala kompetensen är detsamma som vad en kommun har befogenhet att göra. Befogenheten styrs av vilka kommunalrättsliga principer som gäller för verksamheten. Kommunala principer tillämpliga för kommunala bolag utgörs bland annat av följande: Lokaliseringsprincipen (2 kap. 1 KL) Likställighetsprincipen (2 kap. 2 KL) Förbud mot retroaktiva beslut (2 kap. 3 KL) Förbudet mot spekulativ verksamhet (2 kap. 7 KL) Förbud mot stöd till enskild (2 kap. 8 KL) Självkostnadsprincipen (8 kap. 3 c KL) Vilka kommunala principer som enligt lag skall anges i bolagsordningen avgörs av huruvida de är aktuella för den specifika verksamheten i bolaget. Det kan vara såväl de kompetensbegränsande principerna, t.ex. förbudet mot spekulativ verksamhet och lokaliseringsprincipen som de principer som begränsar hur kompetensenlig verksamhet får bedrivas, t.ex. självkostnadsprincipen och likställighetsprincipen. Om självkostnadsprincipen inte gäller för en viss verksamhet, exempelvis handel med el, ska principen inte skrivas in i bolagsordningen. Det blir således en bedömningsfråga för kommunerna att avgöra vilka principer som ska framgå i bolagsordningarna Fullmäktiges möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas Kommunallagen 3 Kap 17 Om en kommun eller ett landsting med stöd av 16 lämnar över vården av en kommunal angelägenhet till ett aktiebolag där kommunen eller landstinget direkt eller indirekt innehar samtliga aktier, ska fullmäktige se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Detta innebär att fullmäktige i bolagsordningarna för aktiebolagen ska säkras möjlighet att ta ställning i viktiga eller principiella beslut. 7

9 3.4. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunallagen 6 Kap 1 a b Styrelsen ska i årliga beslut för varje sådant aktiebolag som avses i 3 kap. 17 och 18 pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om styrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Styrelsen ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap. 17 och 18 är uppfyllda i fråga om sådana aktiebolag som avses i dessa bestämmelser. Enligt SKL:s cirkulär (cirkulär 12:50, diarienummer 12/5722) ska prövningen ta sikte på verksamhetens förenlighet med såväl kompetensbegränsande principer, som principer som begränsar på vilket sätt kompetensenlig verksamhet får bedrivas. Uppsiktsplikten kommer då, förutom att redovisas, att leda fram till beslut som kan överklagas enligt 10 kap. KL. Därmed stärks även möjligheterna till rättslig prövning av kompetensenligheten av de kommunala företagens verksamhet. Regeringen anför att det i normalfallet får anses lämpligt att styrelsens beslut överlämnas till fullmäktige. SKL skriver att en lämplig tidpunkt för detta skulle kunna vara samtidigt som styrelsen överlämnar årsredovisningen 15 april året efter det år redovisningen avser. Inga detaljerade regler om återrapportering till fullmäktige har fattats, det är istället styrelsens uppgift att avgöra. Regeringen framhåller dock i propositionen att det är av stor vikt att styrelsen fattar årligen återkommande beslut där en bedömning görs av de kommunala bolagens kompetensenlighet. SKL skriver i cirkuläret att kommunerna bör göra en översyn av kommunstyrelsens reglemente och anpassa reglementet efter de nya reglerna. Styrelsen bör första året skaffa sig ett grepp om bolagens verksamhet och dokumentera detta på lämpligt sätt i ett beslut. Därefter kan antas att styrelsen kan fokusera på eventuella förändringar. För att inhämta underlag för sina årliga beslut föreslår SKL ett antal metoder som kommunstyrelsen kan tillämpa för att uppfylla sin uppsiktsplikt; Genom ägardirektivet se till att bolagsstyrelsen regelmässigt rapporterar hur verksamheten bedrivits till kommunstyrelsen Genom ägardirektivet tillse att bolagsstyrelsen i årsredovisningen uttalar sig om verksamhetens förenlighet med bolagsordningen m.m. Genom bolagsordningen skriva in att kommunstyrelsen har inspektionsrätt i bolaget, vilket ger styrelsen möjlighet att på plats granska bolagets verksamhet. Genom bolagsstämmans anvisningar ge lekmannarevisorerna särskilt uppdrag att göra de kontroller som krävs för att kommunstyrelsen ska utöva sin uppsiktplikt. 8

10 4. Följer bolagsordningarna kommunallagen? I detta avsnitt besvaras revisionsfrågan om de kommunala aktiebolagens bolagsordningar följer kommunallagen avseende de nya reglerna SFS 2012:390. Avsnittet inleds med en redogörelse för vilka åtgärder kommunstyrelsen i Tjörns kommun har vidtagit efter lagändringen Ändringar som gjorts efter lagändringen I november 2013 behandlade kommunstyrelsen ett förslag på ändringar i bolagsordningarna och ägardirektiv för de kommunala aktiebolagen. Kommunstyrelsen valde att återremittera förslagen till reviderade bolagsordningar och ägardirektiv för kommunens bolag. Anledningen var bland annat att bolagsordningarna innehöll andra uttryck än vad som framgår av kommunallagen (inspektionsrätt istället för tillsynsplikt). Kommunstyrelsen fattade beslut om nya bolagsordningar och ägardirektiv för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB, Tjörns Måltids AB, Tjörns Bostads AB, Tjörns Hamnar AB och Tjörns Miljö AB samt föreslog för fullmäktige att anta dessa. Kommunfullmäktige antog de nya bolagsordningarna och ägardirektiven Fullmäktige beslutade att de reviderade bolagsordningarna och ägardirektiven ska gälla från det att bolagsstämmorna antagit desamma. Kommunens ombud vid bolagsstämmorna uppmanades att anta de reviderade bolagsordningarna och ägardirektiven att gälla senast från och med den Bolagstämmorna fastställde de nya bolagsordningarna och ägardirektiven Framgår det kommunala ändamålet? Vår genomgång av de bolagsordningar som fastställdes visar att det kommunala ändamålet framgår för samtliga fem bolag. Tjörns Kommunala Förvaltnings AB Av bolagsordningen framgår att ändamålet är att bolaget som moderbolag i en av Tjörns kommun helägd koncern, ska samordna, utveckla och aktivt driva lönsamma bolag vars tjänster och/eller avkastning skapar långsiktigt värde för Tjörns medborgare och näringsliv. Bolaget får inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med denna bolagsordning, gällande ägardirektiv eller den kommunala kompetensen. Tjörns Bostads AB Av bolagsordningen framgår att ändamålet med bolagets verksamhet är att enligt affärsmässiga principer och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip, främja kommunens behov av bostadsförsörjning, kompletterande kommersiella lokaler och annan därmed förenlig service såsom tillhandahållande av lokalvårdstjänster samt lokaler för den kommunala verksamheten genom att äga och/eller förvalta dessa fastigheter. Tjörns Miljö AB Av bolagsordningen framgår att ändamålet med bolagets verksamhet är att med iakttagande av de grundläggande kommunalrättsliga principerna utföra tjänster samt fullgöra det ansvar som till den del detta ej innefattar myndighetsutövning åvilar Tjörns kommun enligt VAlagen, miljöbalken och annan lagstiftning inom verksamhetsområdena VA, renhållning och gata park, natur. 9

11 Tjörns Måltids AB Av bolagsordningen framgår att ändamålet med verksamheten är att med iakttagande av de grundläggande kommunalrättsliga principerna utföra/bedriva måltidsverksamhet enligt gällande lagstiftning för tillhandahållande av måltider i offentlig verksamhet. Tjörns Hamnar AB Av bolagsordningen framgår att syftet med bolagets verksamhet är att på sunda företagsekonomiska grunder tillhandahålla allmännyttiga anläggningar samt el- värme och andra med rörelsen anknytande tekniska nyttigheter på konkurrenskraftiga villkor till god kvalité och med hög leveranssäkerhet samt utveckla hamnverksamheten i kommunen Motstridhet Av genomläsning av bolagsordningarna kan vi konstatera att det finns fall där bolagets ändamål och föremål riskerar att vara motstridiga. Exempelvis framgår att Tjörns Kommunala Förvaltnings AB har till ändamål att driva lönsamma bolag vars tjänster/eller avkastning skapar långsiktigt värde för Tjörns medborgare och näringsliv. Samtidigt ska bolaget tillämpa principen om förbud mot huvudsakligt vinstsyfte. Vidare framgår att Tjörns Hamnar AB har till föremål att bedriva distribution av el samtidigt som bolaget enligt ändamålet ska tillämpa lokaliseringsprincipen, vilket innebär att kommunen inte får rikta sig till andra än sina egna medlemmar med sin verksamhet. Det är mindre vanligt när det gäller energidistribution Framgår de kommunala principerna som utgör ram för verksamheten? Av samtliga bolagsordningar framgår att respektive bolag inte får bedriva verksamhet som inte är förenligt med bolagsordningen, ägardirektivet och den kommunala kompetensen. I figuren nedan redogörs för vilka kommunala principer som bolagsordningarna anger att respektive bolag ska följa: Lokaliseringsprincipen Tjörns Kommunala Förvaltnings AB Tjörns Bostad AB Tjörns Miljö AB Tjörns Måltids AB Tjörns Hamnar AB Likställighetsprincipen Förbud mot stöd till enskild Självkostnadsprincipen Förbud mot huvudsakligt vinstsyfte Figur 1. De kommunala principerna i bolagsordningarna Av tidigare gällande bolagsordningar framgick ej vilka kommunala principer som var gällande för samtliga av Tjörns bolag. Exempelvis saknades uppgifter om detta avseende Tjörns Kommunala Förvaltnings AB ( KF 119) och Tjörns Hamnar AB ( KF 20). 10

12 4.4. Framgår fullmäktiges möjligheter att ta ställning innan viktigare beslut fattas? Av samtliga bolagsordningar framgår följande text avseende fullmäktiges rätt till ställningstagande: Bolaget ska innan beslut meddelas bereda kommunfullmäktige i Tjörns kommun möjlighet att ta ställning till frågor i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen Bedömning Vi bedömer att det kommunala ändamålet samt de kommunala principerna som utgör ram för verksamheten framgår av de bolagsordningar som började gälla Samtliga bolagsordningar anger att fullmäktige har rätt att ta ställning innan viktigare beslut fattas. Vi bedömer att kommunstyrelsen har säkerställt att bolagsordningarna följer gällande lagkrav. Vi bedömer dock att kommunstyrelsen brustit i sitt beredningsansvar eftersom fullmäktiges beslut om ändring av bolagsordningarna fattades efter det att lagändringarna trätt i kraft. Enligt regeringens proposition skulle fullmäktige senast ha tillsett att kraven enligt 3 kap 17 KL var uppfyllda. Eftersom det saknades uppgifter om vilka kommunala principer som utgör ram för verksamheten avseende Tjörns Kommunala Förvaltnings AB och Tjörns Hamnar AB bedömer vi att tidigare gällande bolagsordningar ej kan anses följa kommunallagen efter de nya bestämmelserna I 5 kap 28 KL regleras kommunstyrelsens ansvar i beredningsprocessen. Kommunstyrelsen som har beredningsansvar för fullmäktige lade fram ett förslag till förändringar i bolagsordningarna med anledning av den nya lagen först

13 5. Hur fullföljer kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt över bolagen? I detta avsnitt besvaras både revisionsfrågan om hur kommunstyrelsen fullföljer sin uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen och om styrelsen har säkerställt att bolagen har tilllämpat det kommunala ändamålet och bedrivit sina verksamheter inom ramen för de kommunala befogenheterna år Av bolagsordningarna för de fem bolagen som ingår i granskningen framgår att kommunstyrelsen enligt 6 kap 1 A KL kommer att fatta årliga beslut om huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Vi kan konstatera att kommunstyrelsens reglemente inte har ändrats till följd av de nya lagändringarna. Däremot framgår redan av kommunstyrelsens reglemente att styrelsen har uppsikt över den kommunala verksamhet som bedrivs i företagsform. Det framgår även att styrelsen ska tillse att uppföljning sker regelbundet till kommunfullmäktige från samtliga nämnder och bolag i koncernen om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. I ägardirektiven för de fem bolagen framgår att respektive bolag ska redovisa resultatet till kommunstyrelsen i enlighet med de särskilda ekonomiska återrapporteringarna som fastställs av kommunen. Styrelsen och VD ska minst en gång per år delta vid mötet med kommunen och redovisa bolagets verksamhet och resultat. I ett tjänsteutlåtande från kommunkansliets stab skriver kommunchef och kommunjurist att med anledning av att det är första gången som kommunstyrelsen har att förhålla sig till den nya lagstiftningen samt med beaktande av att reviderade bolagsordningar och ägardirektiv förväntas träda i kraft först under 2014, så föreslås kommunstyrelsen att fatta beslut avseende verksamhetsåret 2012 utifrån i huvudsak följande underlag: Protokoll från styrelsemöten och bolagsstämmor 2012 samt protokoll från årstämmor i maj Protokollen har löpande tillställts kommunstyrelsen Information i samband med bokslutsdialogen i februari 2013 Revisionsberättelse 2012 (KF 78) Årsredovisning 2012 (KF 79) Därutöver kan kommunstyrelsen inför detta beslut inhämta de uppgifter som behövs för styrelsens bedömning. Vidare framgår att kommunkansliet föreslår kommunstyrelsen att besluta att verksamheterna i de fem kommunala bolagen under 2012 varit förenliga med de fastställda kommunala ändamålen och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Kommunstyrelsen valde enligt sammanträdesprokoll (Dnr 2013/ ) att besluta att verksamheterna i Tjörns Kommunala Förvaltnings AB, Tjörns Måltids AB, Tjörns Bostads AB, Tjörns Hamnar AB och Tjörns Miljö AB under 2012 har varit förenliga med de fastställda kommunala ändamålen och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 12

14 5.1. Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen i allt väsentligt har fullföljt en tillräcklig uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen avseende Granskningen har visat att kommunstyrelsens tjänstemän har berett och lämnat förslag om utifrån vilka underlag som kommunstyrelsen ska fatta beslut. Styrelsen fattade beslut avseende år Därutöver anger bolagens ägardirektiv riktlinjer för ekonomisk återrapportering till kommunen och ägardialog. Vi bedömer att detta utgör goda förutsättningar för att kommunstyrelsen ska kunna fullfölja uppsiktsplikten över bolagen. Vi bedömer att kommunstyrelsens reglemente i allt väsentligt anger styrelsens uppsiktsplikt. Vi anser dock att styrelsen skulle stärka fullföljandet av uppsiktplikten ytterligare genom att anpassa kommunstyrelsens reglemente efter de nya reglerna. Detta kan exempelvis göras genom att förtydliga i reglementet att styrelsen ska ta årliga beslut för kommunens aktiebolag. Styrelsen ska pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 13

15 6. Samlad bedömning I detta kapitel ges en samlad värdering och bedömning av granskningens resultat. Svar på revisionsfrågorna Följer de kommunala aktiebolagens bolagsordningar kommunallagen avseende de nya reglerna SFS 2012:390? Framgår det kommunala ändamålet? Framgår de kommunala principerna som utgör ram för verksamheten? Framgår fullmäktiges möjligheter att ta ställning innan viktigare beslut fatttas? Hur fullföljer kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen? Har styrelsen säkerställt att bolagen har tillämpat de kommunala principerna och bedrivit sina verksamheter inom ramen för den kommunala kompetensen år 2012? Ja, vi bedömer att bolagsordningarna för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB:s samt dess fyra dotterbolag i all väsentlighet följer de nya reglerna i SFS 2012:390. Vi noterar dock att bolagsordningarna bereddes av kommunstyrelsen och fastställdes av kommunfullmäktige och vid bolagstämmorna över ett år efter att de nya reglerna började gälla. Vi bedömer att kommunstyrelsens inte fullföljt sitt beredningsansvar. Ja, det kommunala ändamålet framgår av samtliga bolagsordningar. Ja, de kommunala principerna som utgör ram för verksamheten framgår av samtliga bolagsordningar. Ja, fullmäktiges möjligheter att ta ställning innan viktigare beslut fattas framgår av samtliga bolagsordningar. Kommunkanslitet har berett frågan åt kommunstyrelsen. Förvaltningen har då föreslagit styrelsen att fatta beslut om bolagen utifrån protokoll från styrelsemöten och bolagsstämmor 2012, protokoll från årstämmor i maj 2013, information i samband med bokslutsdialogen i februari 2013, revisionsberättelse 2012 (KF 78) samt årsredovisning 2012 (KF 79). Kommunstyrelsen beslutade i enlighet med kommunkansliets förslag. Vi bedömer att kommunstyrelsen i allt väsentligt har fullföljt en tillräcklig uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen avseende

16 6.1. Slutsatser Syftet med granskningen har varit att kontrollera om bolagsordningarna för de kommunala bolagen följer gällande lagkrav och att granska om styrelsen fullföljer sin uppsiktsplikt över bolagen. Utifrån granskningens revisionsfrågor och grunderna för ansvarsprövning bedömer vi att kommunstyrelsen i huvudsak har säkerställt att bolagsordningarna följer gällande lagkrav, även om revideringarna av bolagsordningarna skedde efter att den nya lagen trätt i kraft. Vidare bedömer vi att kommunstyrelsen i all väsentlighet fullföljer sin uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen. Vi bedömer att kommunstyrelsen bör säkerställa att det finns tydliga rutiner och riktlinjer för att bereda beslut utifrån ny lagstiftning i tid. Därutöver anser vi att uppsikten över de kommunala bolagen kan stärkas genom att kommunstyrelsens reglemente anpassas efter den nya lagen. Under granskningen har vi identifierat ett antal förbättringsområden. Nedan följer våra rekommendationer till kommunstyrelsen: 6.2. Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer: Kommunstyrelsen bör fullgöra sitt beredningsansvar och tillse att det finns tillfredsställande rutiner för beredningsprocessen som säkerställer att beslut bereds i tid. För att stärka uppsikten över de kommunala bolagen bör kommunstyrelsen uppdatera sitt reglemente efter den nya lagen i enlighet med vad Sveriges Kommuner och Landsting rekommenderar. Göteborg den 1 september 2014 Kristoffer Filipsson Verksamhetsrevisor Cecilia Svensson Certifierad kommunal yrkesrevisor 15

17 Bilaga 1: Dokumentförteckning Bolagsordning för Tjörns Bostads AB, reviderat senast: kommunfullmäktige (KF 4), bolagstämma , TBAB 15 (Även tagit del av tidigare version KF 119) Bolagsordning för Tjörns Hamnar AB, reviderat senast: kommunfullmäktige (KF 4), bolagstämma , TBAB 15 (Även tagit del av tidigare version KF 20) Bolagsordning för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB, reviderat senast: kommunfullmäktige (KF 4), bolagstämma , TBAB 15 (Även tagit del av tidigare version KF 119) Bolagsordning för Tjörns Miljö AB, reviderat senast: kommunfullmäktige (KF 4), bolagstämma , TBAB 15 (Även tagit del av tidigare version KF 119) Bolagsordningar för Tjörns Måltids AB, reviderat senast: kommunfullmäktige (KF 4), bolagstämma , TBAB 15 (Även tagit del av tidigare version KF 119) Kommunstyrelsens protokoll (fram t.o.m. april 2014) Sveriges Kommuner och Landsting. Cirkulär 12:50, diarienummer 12/ &op1=&type=&db=CIRK&from=1&toc_length=20&currdoc=1 Tjänsteutlåtande , kommunkansliet, staben Ägardirektiv för Tjörns Bostads AB, reviderat senast: kommunfullmäktige (KF 4), bolagstämma (TBAB 15) Ägardirektiv för Tjörns Hamnar AB, reviderat senast: kommunfullmäktige (KF 4), bolagstämma (TBAB 15) Ägardirektiv för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB, reviderat senast: kommunfullmäktige (KF 4), bolagstämma (TBAB 15) Ägardirektiv för Tjörns Miljö AB, reviderat senast: kommunfullmäktige (KF 4), bolagstämma (TBAB 15) Ägardirektiv för Tjörns Måltids AB, reviderat senast: kommunfullmäktige (KF 4), bolagstämma (TBAB 15) 16