Ansvarsutövande Överförmyndarnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Johan Lidström Ansvarsutövande Överförmyndarnämnden Mitt Sundsvalls Kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollområden Metod och avgränsning Granskningsresultat Risk- och väsentlighetsanalys Jämförelser med andra kommuner Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten Reglemente Uppföljning och återrapportering... 3 Sundsvalls Kommun

3 1. Sammanfattning Nedan sammanfattas vad som framkommit vid granskningen av kontrollområdena Risk- och väsentlighetsanalys Internkontrollplan har upprättats under året och förvaltningen har avrapporterat arbetet med internkontrollplanen till nämnden vid båda delårsrapporterna samt vid slutredovisningen i december. Vid avrapporteringen i september framkom att alla fyra internkontrollpunkter genomförts helt eller delvis. Jämförelser med andra kommuner Överförmyndarnämnden Mitt har under 2013 inte gjort några jämförelser med andra kommuner i syfte att utveckla verksamheten. Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten Nämnden deltar i den övergripande processen Vård och omsorg och har brutit ner den i tre olika mål med totalt fyra indikatorer. I delårsrapporten per den sista augusti görs bedömningen att ett av de tre målen kommer att uppnås på helåret Reglemente Vid granskningen av nämndens ansvarsutövande för 2012 framkom att reglementet från 2009 inte uppfyllde kommunallagen. Reglementet reviderades med denna anledning och har under året fastställts av fullmäktige i varje samverkande kommun Uppföljning och återrapportering Nämndens uppföljning och återrapportering av måluppfyllelse i delårs-/årsrapport 2012 skedde inte i enlighet med Sundsvalls kommuns styrmodell. Under 2013 har Sundvalls kommun i dokumentet Anvisningar för bokslut, årsredovisning och intern kontroll 2013 beslutat att måluppfyllelse ska följa skalan; Målet är uppnått, Målet är delvis uppnått, Målet är inte uppnått och Bedömning ej gjord. Överförmyndarnämnden Mitt har under 2013 följt denna styrmodell. Vår sammanfattande bedömning är att Överförmyndarnämnden Mitt vidtar tillräckliga åtgärder för att följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag men att styrningen kunde utvecklas. Sundsvalls Kommun 1 av 4

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelse, facknämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande fråga: Vidtar överförmyndarnämnden mitt tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag? 2.3. Revisionskriterier Bedömningsgrunder utgörs av dokument som styrker nämndens kontrollerande aktiviteter inom områdena ledning, styrning, uppföljning och kontroll. Exempel på dokument är nämndernas planer, regler och rapporter samt protokollförda beslut Kontrollområden Nämndsgemensamma: Nämnderna gör en riskbedömning (risk och väsentlighetsanalys) enligt tillämpningsanvisningarna till Reglemente för intern kontroll. Nämnderna arbetar på ett strukturerat sätt med jämförelser med andra kommuner i syfte att utveckla verksamheten. Nämnden har angivit mål/indikatorer för att mäta produktiviteten i syfte att förbättra kostnadseffektiviteten. Specifika för överförmyndarnämnden mitt: Sker uppföljning och återrapportering i delårs-/årsrapport i enlighet med Sundsvalls kommuns styrmodell? Har nämndens reglemente reviderats? 2.5. Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta överförmyndarnämnden mitt och avgränsas i tid till främst år Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys av sammanträdesprotokoll, styrdokument, bokslut, delårsrapport mm. och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 2 av 4

5 3. Granskningsresultat 3.1. Risk- och väsentlighetsanalys fastställdes internkontrollplan för överförmyndarnämnden. Den innehåller punkterna: Kontroll av återsökta belopp från Migrationsverket, Rutinbeskrivning upprättas avseende återsökningen från Migrationsverket, Gransking av arvodesbesluten och Kontroll av arvodena till förvaltarenheten. Förvaltningen har avrapporterat arbetet med internkontrollplanen till nämnden vid båda delårsrapporterna ( och ) samt vid slutredovisningen Vid avrapporteringen i september framkom att alla fyra internkontrollpunkter genomförts helt eller delvis Jämförelser med andra kommuner Överförmyndarnämnden Mitt har under 2013 inte gjort några jämförelser med andra kommuner i syfte att utveckla verksamheten Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten Nämnden deltar i den övergripande processen Vård och omsorg och har brutit ner den i tre olika mål med totalt fyra indikatorer som innefattar handläggningstid, antal ställföreträdare och att antalet årsredovisningar som inlämnas i tid ökar samt att dessa granskas inom viss tidsram. I delårsrapporten per den sista augusti görs måluppföljning för denna process och per indikator. Bedömningen som gjordes var att ett av de tre målen kommer att uppnås på helåret Reglemente Vid granskningen av nämndens ansvarsutövande för 2012 framkom att reglementet från 2009 inte uppfyllde kommunallagens krav på granskning av gemensam nämnd och rekommenderade att reglementet borde revideras. Reglementet reviderades med denna anledning och har fastställts av fullmäktige i varje samverkande kommun (Sundsvall , av Timrå , av Nordanstig ) Uppföljning och återrapportering Granskningen av 2012 års ansvarsutövande utmynnade även i slutsatsen att nämndens uppföljning och återrapportering i delårs-/årsrapport inte skedde i Sundsvalls Kommun 3 av 4

6 enlighet med Sundsvalls kommuns styrmodell. Enligt anvisning ska t ex redovisning av förväntad måluppfyllelse per mål ske genom trafikljussignal: grön, gul, röd. Under 2013 har Sundvalls kommun i dokumentet Anvisningar för bokslut, årsredovisning och intern kontroll 2013 beslutat att måluppfyllelse ska följa skalan; Målet är uppnått, Målet är delvis uppnått, Målet är inte uppnått och Bedömning ej gjord. Överförmyndarnämnden Mitt har under 2013 följt denna styrmodell. Sundsvalls Kommun 4 av 4