Ansvarsutövande: nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration

Transkript

1 Revisionsrapport Johan Lidström Ansvarsutövande: nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration Sundsvalls Kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollområden Metod och avgränsning Granskningsresultat Risk- och väsentlighetsanalys/ Internkontrollplan Jämförelser med andra kommuner Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten Uppdrag från kommunfullmäktige Mätbara indikatorer... 4 Sundsvalls Kommun

3 1. Sammanfattning Nedan sammanfattas vad som framkommit vid granskningen av kontrollområdena Risk- och väsentlighetsanalys Den första mars i år beslutade nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration, NAVI om de delar som skulle ingå i risk- och väsentlighetsanalysen. Delarna var följande: - Vuxenutbildning måluppfyllelse - Ekonomisk raportering och prognoser - Effektivt verksamhetsstöd Dessa tre områden togs från en s.k. bruttolista med sex områden där risker att målen inte nås, rapportering sköts eller reglerna följs fanns uppställda. Internkontrollplanen antogs en månad senare än vad tillämpningsanvisningarna föreskriver. Utöver detta följs inte kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar helt vad gäller internkontrollplanens innehåll. Jämförelser med andra kommuner Förvaltningen deltar bland annat i regionala och nationella nätverk, gör studiebesök i andra kommuner och deltar i seminarier och konferenser utöver annan omvärldsbevakning. Nämnden delges information om detta vid nämndssammanträden. Nämnden skulle på ett mer strukturerat sätt kunna jämföra sig med liknande kommuner inom verksamheten. Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten I förvaltningens verksamhetsplan 2013 finns nio ekonomiska indikatorer inom nämndens områden. Dessa siffror jämförs med liknande kommuner, större kommuner och samtliga kommuner i Sverige. Verksamhetsplanen har antagits av nämnden. Uppdrag från komunfullmäktige Uppdrag som inkommit från kommunfullmäktige har under året genomförts och avrapporterats. Mätbara indikatorer I Verksamhetsplanen finns framtagna indikatorer för det övergripande processmålet Näringsliv och arbete. Totalt är det elva delmål med totalt 31 indikatorer där det finns utfall för år 2011 och med önskad nivå för Vår sammanfattande bedömning är att nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration vidtar tillräckliga åtgärder för att styra och rapportera tilldelat uppdrag men att nämnden skulle kunna utveckla sitt arbete med att följa upp och kontrollera verksamheten. Sundsvalls Kommun 1 av 4

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelse, facknämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande fråga: Vidtar nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag? 2.3. Revisionskriterier Bedömningsgrunder utgörs av dokument som styrker nämndens kontrollerande aktiviteter inom områdena ledning, styrning, uppföljning och kontroll. Exempel på dokument är nämndernas planer, regler och rapporter samt protokollförda beslut Kontrollområden Nämndsgemensamma: Nämnderna gör en riskbedömning (risk och väsentlighetsanalys) enligt tillämpningsanvisningarna till Reglemente för intern kontroll. Nämnderna arbetar på ett strukturerat sätt med jämförelser med andra kommuner i syfte att utveckla verksamheten. Nämnden har angivit mål/indikatorer för att mäta produktiviteten i syfte att förbättra kostnadseffektiviteten. Specifika för nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration: Har uppdrag från kommunfullmäktige genomförs och återrapporteras i tid? Har nämnden mätbara indikatorer för att kunna mäta måluppfyllelse? 2.5. Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration och avgränsas i tid till främst år Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys av sammanträdesprotokoll, styrdokument, bokslut, delårsrapport mm. och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 2 av 4

5 3. Granskningsresultat 3.1. Risk- och väsentlighetsanalys Den första mars i år beslutade nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration, NAVI om de delar som skulle ingå i risk- och väsentlighetsanalysen. Delarna var följande: - Vuxenutbildning måluppfyllelse - Ekonomisk rapportering och prognoser - Effektivt verksamhetsstöd Dessa tre områden togs från en s.k. bruttolista med sex områden där risker att målen inte nås, rapportering sköts eller reglerna följs fanns uppställda. Detta var ett återremitterat ärende från nämndens arbetsutskott till förvaltningen som gjordes vid sammanträdet Enligt Kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll ska internkontrollplan för innevarande år antas senast under januari månad och den ska minst innehålla: - Vilka rutiner/system/kontrollmiljöer som ska följas upp - Kontrollmoment vad kontrollaktiviteten syftar till att säkerställa - Kontrollansvarig, vem (funktion) som ansvarar för att utföra uppföljningen - Kontrollmetod, stickprov, komplett, enkäter osv. - Till vem (funktion) uppföljningen ska rapporteras - När rapportering ska ske - Genomförd riskbedömning - Rutinens återkoppling till målen med internkontroll, dvs. mål, rapportering eller regeltillämpning Internkontrollplanen antogs en månad senare än vad tillämpningsanvisningarna föreskriver. Utöver detta följs inte kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar helt vad gäller internkontrollplanens innehåll Jämförelser med andra kommuner Förvaltningen deltar bland annat i regionala och nationella nätverk, gör studiebesök i andra kommuner och deltar i seminarier och konferenser utöver annan omvärldsbevakning. Nämnden delges information om detta vid nämndssammanträden och deltar själva vid konferenser/seminarier och bjuder även in föreläsare och gäster och får erfarenhetsutbyte på detta sätt. Nämnden skulle på ett mer strukturerat sätt kunna jämföra sig med liknande kommuner inom verksamheten. Detta skulle kunna göras i verksamhetsplanen genom att komplettera med siffror från jämförelsebara kommuner för att därigenom finna förbättringsområden för att utveckla verksamheten. Sundsvalls Kommun 3 av 4

6 3.3. Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten I förvaltningens verksamhetsplan 2013 finns nio ekonomiska indikatorer inom områden som exempelvis kostnaden per invånare för komvux, svenska för invandrare, arbetsmarknadsåtgärder och flyktingmottagande. Dessa siffror jämförs med liknande kommuner, större kommuner och samtliga kommuner i Sverige. Jämförelser görs även mellan åren för att se förändring. Verksamhetsplanen antogs av nämnden Uppdrag från kommunfullmäktige I november 2012 gav kommunfullmäktige NAVI i uppdrag att ansvara för samordning och uppföljning av nämndernas minoritetspolitiska arbete enligt minoritetslagen. Den första mars 2013 beslutade nämnden att fullfölja uppdraget genom att sända ansökan till regeringen. I övrigt har inga andra uppdrag inkommit från kommunfullmäktige vid sidan av de MRP uppdrag som avrapporterats under året Mätbara indikatorer I den tidigare nämnda verksamhetsplanen finns framtagna indikatorer för det övergripande processmålet Näringsliv och arbete. Totalt är det elva delmål med totalt 31 indikatorer där det i de flesta fall finns utfall för år 2011 och där den önskade nivån för 2013 är att resultaten ska ha förbättrats Anders Haglund Projektledare Sundsvalls Kommun 4 av 4