Granskning av drifts- och servicenämnden. Karlstads kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av driftsoch servicenämnden Remmi Gimborn Nina Törling Karlstads kommun Mars 2017

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Följs verksamheten och beslutade mål upp av nämnden? Iakttagelser Bedömning Får driftsoch servicenämnden tillräcklig information om utvecklingen av verksamhet och ekonomi under pågående verksamhetsår? Iakttagelser Bedömning Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden? Iakttagelser Bedömning... 8 Mars av 9

3 Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karlstads kommun genomfört en årlig granskning av driftsoch servicenämnden. Granskningen utgör ett underlag för fullmäktiges ansvarsprövning. Drifts- och servicenämnden är en gemensam nämnd där alla kommuner i Värmland och Landstinget i Värmland ingår. Syftet med granskningen har varit att bedöma om verksamheten är ändamålsenlig och effektiv. Nedan följer vårt svar på revisionsfrågan: Vår samlade bedömning utifrån granskningen är att driftsoch servicenämndens verksamhet i stort är ändamålsenlig. Vår bedömning är att verksamheten är effektiv utifrån de förutsättningar som gäller och att verksamheten är inriktad på att nå nämndens övergripande mål. Kontrollmål Följs verksamheten och beslutade mål upp av nämnden? Bedömning Kontrollmålet är uppfyllt. Har åtgärder vidtagits utifrån rekommendationerna i föregående år? Får driftsoch servicenämnden tillräcklig information om utvecklingen av verksamhet och ekonomi under pågående verksamhetsår? Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Uppföljningen av aktivitetsmålen har förbättrats i verksamhetsberättelsen men framgår inte i nämndens protokoll. Det finns även förbättringsmöjligheter avseende aktivitetsmålen. Kontrollmålet är uppfyllt. Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden? Kontrollmålet är inte uppfyllt. Representanter från två kommuner har inte deltagit vid något av nämndens fem sammanträden under Utifrån våra erfarenheter i granskningen lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar att nämndens aktivitetsmål formuleras så att de är mätbara samt att en utvärdering av nämndens övergripande målsättningar genomförs. Vi rekommenderar att nämnden säkerställer en löpande uppföljning av målsättningarna, företrädesvis i samband med nuvarande budgetuppföljning. Nämnden bör söka andra lösningar för att säkerställa att samtliga medlemmar i driftsoch servicenämnden representeras vid sammanträdena. Mars av 9

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Sedan 2010 ingår samtliga kommuner i Värmland i den gemensamma driftsoch servicenämnden. Sedan 2016 ingår även Landstinget i Värmland. Karlstads kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden. Syftet med nämnden är att skapa nya möjligheter för samverkan. Samverkan ska leda till att de ekonomiska resurserna används mer effektivt. Hittills är det främst inom IT-området som samverkan skett. En viktig del i den årliga granskningen är att bedöma om styrelsen och nämndernas ansvarsutövande är tillfredsställande. Med ansvarsutövande avses nämndernas åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamhet och ekonomi. Ett väl fungerande ansvarsutövande förutsätter att det finns rutiner som stödjer nämnden i dess arbete. De förtroendevalda revisorerna har i sin riskanalys bedömt att det är av vikt att granska nämnden eftersom det är en gemensam nämnd för samtliga kommuner i Värmland Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om driftsoch servicenämndens verksamhet är ändamålsenlig och effektiv. Revisionsfrågan som granskningen ska besvara lyder: Bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom driftsoch servicenämndens ansvarsområde? 1.3. Revisionskriterier Följande kriterier utgör grunden för våra bedömningar: Kommunallagen, nämndens mål, verksamhetsberättelse, uppföljningar, reglemente, protokoll, ekonomisk uppföljning och samverkansavtal 1.4. Kontrollmål För att besvara revisionsfrågan kommer följande kontrollmål besvaras: Följs verksamheten och beslutade mål upp av nämnden? Har åtgärder vidtagits utifrån rekommendationen föregående år? Får driftsoch servicenämnden tillräcklig information om utvecklingen av verksamhet och ekonomi under pågående verksamhetsår? Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden 1.5. Avgränsning Granskningen avgränsas till nämndens verksamhet under Mars av 9

5 1.6. Metod Granskningen har genomförts genom en genomgång av protokoll och handlingar till nämndens sammanträde. Rapporten har faktakontrollerats i verksamheten och kvalitetssäkras internt enligt vår modell för att säkerställa god kvalitet. Mars av 9

6 2. Iakttagelser och bedömningar I avsnittet presenteras de iakttagelser som gjorts under granskningen kopplat till respektive kontrollområde. Kontrollområdena är grunden för våra bedömningar och för att besvara revisionsfrågan Följs verksamheten och beslutade mål upp av nämnden samt har åtgärder vidtagits utifrån föregående års rekomendation? Iakttagelser Av nämndens verksamhetsplan framgår att samtliga parter som ingår i nämnden har enskilt ansvar för att bidra till måluppfyllelse för den gemensamma driftsoch servicenämnden men att It-chefsgruppen har ett löpande uppföljningsansvar. Utifrån gällande samverkansavtal ansvarar Karlstads kommun för att förbereda samt administrera återrapportering och beslut i nämnden. Av verksamhetsplanen framgår att driftsoch servicenämnden har fyra övergripande mål för 2016, vilka är de mål nämnden har haft sedan den inrättades: Lägre kostnad för drift som kan ske gemensamt Effektivare utnyttjande av resurser genom samverkan bidra till en bättre och snabbare utveckling genom samverkan Genomföra gemensamma upphandlingar som resulterar i lägre kostnader även om om inte drift sker gemensamt I verksamhetsberättelsen för 2016 görs en uppföljning av de övergripande målen via aktivitetsmålen. Här redogörs för varje aktivitetsmål var och en för sig. Vid några av aktivitetsmålen framgår det om de har blivit uppfyllda. I föregående års granskningsrapport lämnade vi följande rekommendationer: Nämnden bör i framtiden säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med beslutade övergripande- och aktivitetsmål genom en tydligare uppföljning av nämndens verksamhetsplan. I driftsoch servicenämndens verksamhetsplan framgår vilka nämndens övergripande mål och aktivitetsmål är. Dessa har, som vi konstaterat ovan, sedan följts upp i verksamhetsberättelsen för Nämndens mål i verksamhetsplan har inte följts upp löpande under året. Till nämndens övergripande mål har ett antal aktivitetsmål antagits. Uppföljningen av de övergripande målen görs genom en avstämning mot aktivitetsmålen. Mars av 9

7 De uppsatta målen för driftsoch servicenämnden, såväl de övergripande- som aktivitetsmålen, är inte i alla hänseende tydliga och mätbara. Exempelvis på ett sådant övergripande mål är Bidra till en bättre och snabbare utveckling genom samverkan, följt av aktivitetsmålet Omvärldsbevakning inom olika områden samt inom organisationer med påverkan och inflytande på arbetet inom ramen för driftsoch servicenämnden Aktivitetsmålet i sig är inte uttömmande, vilket gör att målet inte heller är mätbart. Är målet otydligt och icke mätbart blir det svårt, i detta fall för nämnden, att vid uppföljningstillfället avgöra huruvida målet är uppfyllt eller inte. Det framgår inte, utav protokoll eller delårsbokslut, att nämnden under 2016, löpande, följt upp övergripande mål och aktivitetsmål. Uppsatta mål bör löpande stämmas av och följas upp, dels för att nämnden ska ha insikt och vetskap om sin egen pågående verksamhet och dels för att i rätt tid kunna sätta in eventuella behövliga åtgärder för att tillse måluppfyllelse i slutet av året. Vid sakgranskning framkom emellertid Av 2016 års verksamhetsberättelse framgår, som vi även har konstaterat ovan, att målen har följts upp. Av nämnden uppsatta mål framgår det dock inte, vare sig i verksamhetsplanen eller verksamhetsberättelsen på vilket sätt målen ska följas upp, önskat utfall och vad för åtgärder som behöver vidtas för att eventuellt uppfylla målen till nästkommande år Bedömning Kontrollmål: Följs verksamheten och beslutade mål upp av nämnden? Kontrollmålet är uppfyllt. Vi kan konstatera att nämnden följer upp samtliga övergripande mål och aktivitetsmål i verksamhetsberättelsen för Detta är en förbättring i förhållande till föregående års verksamhetsberättelse. Vi noterar att det framgår av verksamhetsberättelsen att nämndens omsättning har fördubblats jämfört med föregående år. Ökningen härrör från en ökad omsättning på nätverksprodukter, tjänster samt datorer. Vi noterar att gemensamma upphandlingar genomförts. Vi bedömer att verksamheten är effektiv. Kontrollmål: Har åtgärder vidtagits utifrån rekommendationerna föregående år? Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi konstaterar att nämnden har vidtagit åtgärder från föregående års rekommendationer. Uppföljningen av aktivitetsmålen har blivit tydligare. Vi noterar emellertid att det finns förbättringsmöjligheter avseende uppföljningen av aktivitetsmålen. För att kunna följa upp och säkerställa huruvida verksamheten bedrivs i enlighet med beslutande mål bör målen vara tydliga och mätbara för att möjliggöra en adekvat bedömning. Vi noterar att uppföljningen av aktivitetsmålen sker löpande under året men att detta inte framgår på ett tydligt sätt i nämndens protokoll. En ändamålsenlig uppföljning av verksamhetsplanen är nödvändig för att säkerställa att nämndens mål nås. Mars av 9

8 Drift- och servicenämnden bör till nästkommande år verka för att framtagna aktivitetsmål är tydliga och mätbara. Uppföljning av målen bör ske kontinuerligt och på ett sätt som gör det möjligt för nämnden att avgöra måluppfyllelse. Uppföljningen av målen bör framgå av nämndens protokoll. Det bör även göras en bedömning om nämndens övergripande mål har nåtts Får driftsoch servicenämnden tillräcklig information om utvecklingen av verksamhet och ekonomi under pågående verksamhetsår? Iakttagelser Vid årets första sammanträde, som ägde rum , godkändes bokslutkommentarer och ekonomiskt resultat för verksamhetsår 2015 samtidigt som nämnden antog verksamhetsplanen för Nämnden godkände förslaget att kommundirektören i Karlstads kommun tillsammans med Landstinget i Värmlands biträdande direktör ser över samarbetsformer med anledning av landstingets inträde i nämnden från och med år I april godkändes budget för 2016 och informationspunkter så som upphandling av e- tjänsteplattform, bibliotekssystem, digitalisering och sambruk behandlades. Vid årets tredje sammanträde den 3 juni 2016, godkändes delårsbokslut. Tertialbokslutet visade inte på någon avvikelse kontra budget. Resultatet på helåret förväntades runt noll. Samordnare för driftsoch servicenämnden informerade bland annat om leveransöversikt, tidredovisning och dataskyddsförordningen. Delårsbokslutet 2016 för driftsoch servicenämnden godkändes vid det fjärde sammanträdet Ingen avvikelse väntades på resultatet vid årets slut jämfört med budget. På sammanträdet behandlades också informationspunkter som leveransöversikt, inriktningsbeslut för ärendehanteringssystem och e-tjänsteplattfrom, Årets sista sammanträde hölls den 2 december Vid sammanträdet redovisades de beslut som ordförande och tjänstemän tagit på delegation av nämnden. Karlstads kommun ska upphandla nytt ärendesystem till De andra deltagarna i driftsoch servicenämnden bjöds därför, under mötet, in att delta i detta upphandlingsprojekt. Andra projekt så som implementering av dataskyddsförordningen och strategi för digitaliseringsarbete inom koncernen Karlstads kommun behandlades också under mötet. För 2016 redovisar nämnden ett noll-resultat. Nämndens totala omsättning uppgick till nästan 13,2 mkr, vilket är en ökning med 98 procent sedan föregående år. Anledning till detta är att, utöver nätverksprodukter och tjänster så har även intresset för tjänsten datorer ökat kraftigt då planerade upphandlingar inte har fallit på plats. Eftersom nämnden inte har genererat någon resultatavvikelse under 2016 är det rullande ackumulerande överskottet fortsatt 63 tkr Bedömning Kontrollmålet är uppfyllt. Vi konstaterar att nämnden löpande har fått information om verksamhet och ekonomi under året. Mars av 9

9 2.3. Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden? Iakttagelser Drift- och servicenämnden fastställer vid varje års början nämndens sammanträdesdatum. Nämnden har sammanträtt vid dessa datum. Vid nämndens sammanträden 2016 har ledamöter från sju av medlemskommunerna deltagit vid samtliga fem sammanträden. Sunne kommun, Torsby kommun och Arvika kommun samt Landstinget i Värmland har varit representerade vid fyra sammanträden. Storfors kommun och Kils kommun har varit representerade vid två sammanträden. Hagfors kommun och Hammarö kommun har varit representerade vid ett sammanträde och Årjängs kommun och Forshaga kommun har inte varit representerade vid något av de fem sammanträdena. Föregående år, 2015, var tio kommuner representerade vid alla fyra sammanträden och övriga kommuner, med undantag för Årjängs kommun, vid en majoritet av nämndens sammanträden. I 2015 års granskning av drift- och servicenämnden framkommer att nämnden diskuterat åtgärder för att förbättra deltagandet vid dess sammanträden. Detta är något som även diskuterats under Det framkom vid sakgranskning att möjligheten att genomföra sammanträden på distans har undersökts men att de tekniska möjligheterna inte funnits Bedömning Vi konstaterar att deltagandet vid nämndens sammanträden har sjunkit under 2016 från föregående år, nämnden hade fem sammanträden under året. Två kommuner, Årjängs kommun och Forshaga kommun, har inte varit representerade under något sammanträde. Hagfors och Hammarö kommuner var representerade vid ett sammanträde och Storfors samt Kils kommuner vid två sammanträden. Kontrollmålet huruvida representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden är därmed inte uppfyllt. Vi noterar att det vidtagits åtgärder för att förbättra deltagandet vid nämndens sammanträden samt att möjligheten att införa digitala möten undersökts. Utifrån kontakt med SKL har vi blivit uppmärksammade på revisorerna i de kommuner som inte deltagit vid en majoritet av nämndens sammanträden bör uppmärksamma kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att de inte är representerade på avsett sätt i nämnden. Fortgår detta är nästa steg att rikta en anmärkning mot enskilda ledamöter och därefter att avstyrka ansvarsfrihet. I de kommuner som inte blivit representerade vid nämndens sammanträden och som tidigare uppmärksammat fullmäktige om att de inte blivit representerade är rådet att revisorerna bör rikta en anmärkning mot ledamöterna. Fortgår detta är nästa steg att avstyrka ansvarsfrihet för ledamöterna. Mars av 9

10 Maria Jäger Remmi Gimborn Uppdragsledare Projektledare Mars av 9