Lekmannarevision Sundsvall Energi AB Reko Sundsvall AB Korsta Oljelager AB

Transkript

1 Revisionsrapport Johan Lidström Lekmannarevision Sundsvall Energi AB Reko Sundsvall AB Korsta Oljelager AB Sundsvalls Kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Granskningsresultat Bolagen har ett fungerande målarbete Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning... 6 Januari 2014 Sundsvalls Kommun

3 1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Sundsvalls kommun har utfört lekmannarevisionsgranskning i Sundsvall Energi AB, Reko Sundsvall AB & Korsta Oljelager AB. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk valt att granska samtliga kommunala företag där lekmannarevisorer utsetts. Syftet med granskningen är att kontrollera om styrelse och VD med rimlig grad av säkerhet säkerställt att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig samt att lagar och regler efterlevs. Syftet med granskningen är att bedöma om bolagen har ett fungerande målarbete, om framförda noteringar utifrån 2012 års granskning åtgärdats och om anpassning skett till förändringar i kommunallagen Vår sammanfattande bedömning är att Sundsvall Energi AB, Reko Sundsvall AB & Korsta Oljelager AB säkerställt att rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig, att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv men att lagar och regler inte efterlevs till fullo. Bedömningen baseras på följande granskningsiakttagelser: Sundsvall Energi AB har 4 processmål och även mål som härstammar utifrån bolagets ägardirektiv vilket är två finansiella och sju verksamhetsmål. Samtliga av dessa 13 mål har avrapporterats vid tertialrapporter per den sista april och den sista augusti. Det finns framtagna indikatorer för dessa mål. Reko Sundsvall AB har ett MRP-mål samt två finansiella mål enligt ägardirektiv. Korsta Oljelager AB saknar mål. Vid 2012 års granskning av bolagens arbete med den interna kontrollen framkom att inte något av bolagen Sundsvall Energi AB, Reko Sundsvall AB eller Korsta Oljelager AB hade upprättat internkontrollplan för Interkontrollplan för Sundsvall Energi AB antogs av styrelsen och innehåller de delar som ska ingå enligt kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar och innehåller 12 olika kontrollområden varav ett tillhör Korsta Oljelager. Reko Sundsvalls internkontrollplan uppfyller också tillämpningsanvisningarna i hur den ska vara utformad och är också uppdelad med olika kontrollmiljöer för Mål, Rapportering och Regler. För Sundsvall Energi AB och Reko Sundsvall AB gäller fortfarande bolagsordningarna från Dessa uppfyller inte kommunallagens bestämmelser om befogenhetsbegränsningar. Bolagsordning för Korsta Oljelager är daterad och bör revideras snarast. Sundsvalls Kommun 1 av 6

4 Årsredovisningarna för Sundsvall Energi AB, Reko Sundsvall AB & Korsta Oljelager AB 2012 innehåller information om exempelvis ekonomiskt utfall, måluppföljning och bolagens verksamhet som bedrivits under året vilket gör att de följer kommunallagens bestämmelser om kommunstyrelsens ansvar kring uppsikt. För framtiden rekommenderar vi att: Korsta Oljelager tar fram mål med tillhörande indikatorer för detta/dessa. Nya bolagsordningar som överensstämmer med kommunallagen snarast tas fram och levereras till Kommunfullmäktige för beslut. Sundsvalls Kommun 2 av 6

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Sundsvalls kommun bedriver omfattande och varierande verksamheter genom sina ägda bolag. Kommunen har antagit en ny Mål- och resursplan för I denna läggs målsättningar fast för bolagen. Vidare lämnas specifika ägardirektiv till bolagen. Kommunens reglemente för intern kontroll gäller för de kommunala bolagen. Under 2012 granskades bolagens arbete beträffande detta och vi kunde notera flera förbättringsområden beträffande risk- och väsentlighetsanalyser, internkontrollplaner, rapportering mm. Kommunallagen har förändrats från och med 2013 vilket inneburit förändrade krav på de kommunala bolagen. Det ska i bolagsordningarna anges att fullmäktige bereds att ta ställning i principiella frågor och vidare ska det kommunala ändamålet anges i bolagsordningarna, tidigare kunde detta endast läggas fast via ägardirektiv. Förändringarna i kommunallagen innebär även att kommunstyrelsens ansvar beträffande uppsikten över bolagen tydliggörs. Kommunstyrelsen ska i årliga beslut pröva om bolagen verksamhet har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utfört sin verksamhet inom ramen för den kommunala befogenheten. Kommunstyrelsen ska vidta åtgärder om så krävs med anledning av prövningen (KL 6 kap 1a och 1b) Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande frågor: Har bolagen ett fungerande målarbete utifrån mål- och resursplan samt ägardirektiv? Har framförda noteringar utifrån 2012 års granskning av internkontrollarbetet åtgärdats? Har anpassning skett av bolagens styrdokument utifrån ägarpolicy, bolagsordningar och ägardirektiv till förändringar i kommunallagen? Har rapporteringsrutiner mm inom bolagskoncenen anpassats till de nya styrdokumenten och kommunstyrelsens utökade ansvar beträffande årlig prövning av bolagens verksamhet? 2.3. Revisionskriterier Bolagen har ett fungerande målarbete vilket följer kommunens övergripande mål. Detta omfattar mätetal/indikatorer som kopplar till antagna mål, värdering och analys, aktiva åtgärder utifrån rapportering samt rapportering i delårsbokslut och årsbokslut. Bolagen har gjort förbättringar inom de områden där revisionen hade synpunkter under 2012 års granskning. Bolagsordningar och andra relevanta dokument följer kommunallagens bestämmelser. Sundsvalls Kommun 3 av 6

6 Rapportering från bolag har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning av bolagens verksamhet Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta samtliga av kommunens majoritetsägda bolag. Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 4 av 6

7 3. Granskningsresultat 3.1. Bolagen har ett fungerande målarbete Sundsvall Energi AB har 4 processmål som tagits fram ur fullmäktiges MRP 2013 (Klimatneutralt fordonsbränsle, öka andelen miljöbilar, investera och planera för vindkraft så länge det är ekonomiskt försvarbart, Samordna förläggning av fjärrvärmeledningar på Norra kajen). Per den sista augusti prognosticerades att två helt skulle uppnås, ett delvis uppnås och ett inte uppnås. Det finns även mål som härstammar utifrån bolagets ägardirektiv vilket är två finansiella och sju verksamhetsmål. Samtliga av dessa 13 mål har avrapporterats vid tertialrapporter per den sista april och den sista augusti. Det finns framtagna indikatorer för dessa mål. Reko Sundsvall AB har totalt ett MRP-mål om andelen matavfall i soporna ska understiga 10% (2012: 23,5%) samt två finansiella mål enligt ägardirektiv. Dessa har avrapporterats vid tertialrapporteringarna. Korsta Oljelager AB saknar mål Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning Vid 2012 års granskning av bolagens arbete med den interna kontrollen framkom att inte något av bolagen Sundsvall Energi AB, Reko Sundsvall AB eller Korsta Oljelager AB hade upprättat internkontrollplan för Inte heller hade de följt de föreskrifter om hur planen ska vara utformad, när och hur rapportering ska ske både till bolagets styrelse samt till kommunstyrelsen. Interkontrollplan för Sundsvall Energi AB antogs av styrelsen och innehåller de delar som ska ingå enligt kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar (riskbeskrivning, kontrollmiljö/kontrollaktiviteter, kontrollmoment, ansvarig etc.) och innehåller 12 olika kontrollområden varav ett tillhör Korsta Oljelager. Dessa är indelade på Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamhet samt Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Reko Sundsvalls internkontrollplan uppfyller också tillämpningsanvisningarna i hur den ska vara utformad och är också uppdelad med olika kontrollmiljöer för Mål, Rapportering och Regler. Internkontrollrapporterna har avrapporterats till bolagens styrelser i samband med tertialrapporerna. Sundsvalls Kommun 5 av 6

8 3.3. Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser. Enligt kommunallagens 3 kap 17 finns krav på att det fastställda kommunala ändamålet med bolagets verksamhet ska anges i bolagsordningen, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten i fråga samt att fullmäktige ska ha möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas beslutade styrelsen i Sundsvall Energi AB att rekommendera ägaren att besluta om ny bolagsordning enligt framtaget förslag för Sundsvall Energi och Reko Sundsvall. Detta har dock inte kommit fram till kommunfullmäktige och således gäller fortfarande bolagsordningarna från Dessa uppfyller inte kommunallagens bestämmelser om befogenhetsbegränsningar. Gällande bolagsordning för Korsta Oljelager är daterad och bör revideras snarast Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning Bestämmelser om kommunstyrelsens uppsikt fanns redan tidigare i kommunallagen. Lagtexten gav dock ingen närmare vägledning om i vilka former uppsikten skulle ske och kommunstyrelserna har därför själva fattat beslut om detta. De nya bestämmelserna i kommunallagen innebär att kommunstyrelsen i årliga beslut ska bedöma om verksamheten som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår dels varit förenlig med ändamål fullmäktige fastställt, dels varit förenlig med de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Årsredovisningarna för Sundsvall Energi AB, Reko Sundsvall AB & Korsta Oljelager AB 2012 innehåller information om exempelvis ekonomiskt utfall, måluppföljning och bolagens verksamhet som bedrivits under året. Årsredovisningarna som rapporterades till kommunstyrelsen i mars 2013 innehåller såpass mycket information att Kommunstyrelsen kan ta ställning till om bolagens verksamhet har varit förenligt med de ändamål som kommunfullmäktige fastställt och de kommunala befogenheterna. Sundsvalls Kommun 6 av 6