KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Teknik

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Teknik"

Ann-Marie Larsson
för 4 år sedan
Visningar:

1 Nämnden för Teknik PROTOKOLLSUTDRAG Svar till kommunrevisionen - Granskning av VA-försörjning TE/2016: Beslut Nämnden för Teknik tar förvaltningens förslag till svar enligt tjänsteskrivelse daterad som sitt eget och översänder det till kommunrevisionen. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna har i årets risk- och väsentlighetsanalys bedömt att det är väsentligt att granska om nämnden för Teknik vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa VA-försörjningen i kommunen. Under granskningen har revisionen identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Revisionen rekommenderar nämnden för Teknik att: 1. Tydliggöra samt dokumentera roll- och ansvarsfördelningen mellan drift och planering i frågor som rör kommunens VA-försörjning 2. Säkerställa att arbetet med att dokumentera de mest väsentliga processerna fortsätter 4. Årligen genomföra en dokumenterad riskanalys av VA-verksamheten och tillse att dessa risker hanteras, till exempel inom ramen för kommunens interna kontrollarbete 5. Säkerställa ett systematiskt arbetsätt för att analysera underhålls- och investeringsbehov av nuvarande VA-anläggning samt kommande VA-utbyggnad På förvaltningen pågår flera åtgärder som bland annat syftar till att uppfylla de rekommendationer som revisionen anger i granskningen exempelvis dokumentation av processer och ansvar, framtagning av styrdokument, utveckling av intern kontroll samt systematisk och långsiktig planering. Återrapportering av status sker till nämnd en gång per kvartal. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Expedierat/bestyrkt

2 Nämnden för Teknik PROTOKOLLSUTDRAG NTE , 2. Beslutet skickas till Kommunrevisionen, Kommunstyrelsen Expedierat/bestyrkt

TJÄNSTESKRIVELSE 2017-03-02 Diarienummer TE/2016:433 Åtgärder efter granskning av VA-försörjning Förslag till beslut Nämnden för Teknik tar förvaltningens förslag till svar enligt tjänsteskrivelse

3 TJÄNSTESKRIVELSE Diarienummer TE/2016:433 Åtgärder efter granskning av VA-försörjning Förslag till beslut Nämnden för Teknik tar förvaltningens förslag till svar enligt tjänsteskrivelse daterad som sitt eget och översänder det till kommunrevisionen. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna har i årets risk- och väsentlighetsanalys bedömt att det är väsentligt att granska om nämnden för Teknik vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa VA-försörjningen i kommunen. Under granskningen har revisionen identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Revisionen rekommenderar nämnden för Teknik att: 1. Tydliggöra samt dokumentera roll- och ansvarsfördelningen mellan drift och planering i frågor som rör kommunens VA-försörjning 2. Säkerställa att arbetet med att dokumentera de mest väsentliga processerna fortsätter 4. Årligen genomföra en dokumenterad riskanalys av VA-verksamheten och tillse att dessa risker hanteras, till exempel inom ramen för kommunens interna kontrollarbete 5. Säkerställa ett systematiskt arbetsätt för att analysera underhålls- och investeringsbehov av nuvarande VA-anläggning samt kommande VA-utbyggnad På förvaltningen pågår flera åtgärder som bland annat syftar till att uppfylla de rekommendationer som revisionen anger i granskningen exempelvis dokumentation av processer och ansvar, framtagning av styrdokument, utveckling av intern kontroll samt systematisk och långsiktig planering. Återrapportering av status sker till nämnd en gång per kvartal. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, NTE , 2. Teknik Karl Lundgren karl.lundgren@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

4 2 (3) Beslutet skickas till Kommunrevisionen Kommunstyrelsen Beskrivning av ärendet De förtroendevalda revisorerna har i årets risk- och väsentlighetsanalys bedömt att det är väsentligt att granska om nämnden för Teknik vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa VA-försörjningen i kommunen. Granskningen syftar till att bedöma om nämnden för teknik vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa VA-försörjningen i kommunen. Granskningen inriktas på följande revisionsfrågor: Hur har nämnden för teknik säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för kommunens VA-verksamhet? Hur har nämnden för teknik säkerställt en tillfredställande styrning, uppföljning och kontroll av VA-verksamheten? Har nämnden för teknik antagit investerings- och underhållsplaner för att säkerställa drift och underhåll av VA-nätet? Hur arbetar nämnden för teknik med att tillhandahålla stöd, service och råd till kommuninvånare inom ramen för VA-verksamheten? Granskningen visar att förvaltningen för Teknik omorganiserades Drift och planering delades upp i olika verksamheter. Ansvarsfördelningen finns inte dokumenterad men upplevs i stort som tydlig enligt de intervjuade. Det förekommer dock oklarhet i vissa projekt om huruvida huvudansvaret ska ligga hos drift eller planering. Det framgår av granskningen att det kommer att behövas omfattande underhåll och investeringar i kommunens VA-anläggning, bland annat på grund av åldrade ledningsrör och ökat bostadsbyggande i kommunen. Granskningen visar att det saknas flera för VA-verksamheten viktiga styrdokument. Exempelvis saknas DUF-planer (drift, underhåll och förnyelse). Avsaknaden av DUF-planer innebär att planerade investeringar inte utgår från en strukturerad behovsanalys och att det därför blir svårare för nämnden att prioritera mellan olika projekt. Det pågår för närvarande ett arbete inom förvaltningen att upprätta planer som saknas. Av granskningen framkommer vidare att kommuninvånare får stöd, service och råd i form av informationsbroschyrer, information på hemsidan och sms-utskick vid vattenläckor. Nöjdhetsmätningar visar att kommunen har en hög brukarnöjdhet avseende vatten och avlopp. Under granskningen har revisionen identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Revisionen rekommenderar nämnden för Teknik att:

5 3 (3) 1. Tydliggöra samt dokumentera roll- och ansvarsfördelningen mellan drift och planering i frågor som rör kommunens VA-försörjning 2. Säkerställa att arbetet med att dokumentera de mest väsentliga processerna fortsätter 4. Årligen genomföra en dokumenterad riskanalys av VA-verksamheten och tillse att dessa risker hanteras, till exempel inom ramen för kommunens interna kontrollarbete 5. Säkerställa ett systematiskt arbetsätt för att analysera underhålls- och investeringsbehov av nuvarande VA-anläggning samt kommande VA-utbyggnad Åtgärder som planeras på förvaltningen för Teknik: På förvaltningen pågår arbetet med att ta fram en ny dokumenthanteringsplan. Då denna är processbaserad kommer rekommendationerna att dokumentera roll och ansvarsfördelning samt de mest väsentliga processerna att vara genomförd under (Rekommendation 1 och 2) Ett förvaltningsövergripande arbete med att ta fram styrdokument för vatten- och avloppsförsörjning inom hela kommunens geografiska område pågår. Arbetet följer den metod som Hav- och Vattenmyndigheten rekommenderar. De första styrdokumenten VA-översikt och VA-policy kommer att vara färdiga och bedöms bli politiskt beslutade under (Rekommendation 3) I hela kommunen pågår arbete med att utveckla intern kontroll. Förvaltningen för Teknik är först ut som pilot i detta projekt och interkontrollen kommer utvecklas och vara en integrerad del i verksamhetsledningen i slutet av Riskanalys av VA-verksamheten kommer vara en del av denna interna kontroll. (Rekommendation 4) Förvaltningen har under gjort förändringar i både organisation och arbetssätt där ett syfte är att utveckla systematik och planering för både befintlig VA-anläggning och den nyanläggning som sker i samband med utbyggnad i befintliga och nya bostadsområden. Förutom att ta fram långsiktiga underhållsplaner för VA-anläggningens olika delar sker även ett arbete med att ta fram rutiner som samlas i Handbok Teknik. Målsättningen är att förvaltningen skall ha ett tillräckligt regelverk för att uppfylla krav på tydlighet kring både roller, ansvar och långsiktighet. (Rekommendation 1,2 och 5) Enligt beslut vid nämndsmöte skall återrapportering till nämnd ske en gång per kvartal. Karl Lundgren Förvaltningschef

Relevanta dokument

KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Förskola & Grundskola

KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Förskola & Grundskola Nämnden för Förskola & Grundskola PROTOKOLLSUTDRAG 2018-02-22 16 Svar på revisionsrapport på systematiskt arbetsmiljöarbete FG/2018:57 1.1.7 Svar på revisionsrapport vid granskning av det systematiska