Uppföljning av tidigare genomförd. kommunens fastighetsunderhåll

Transkript

1 Revisionsrapport Daniel Brandt Lars Dahlin November 2017 Uppföljning av tidigare genomförd granskning av kommunens fastighetsunderhåll

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionskriterier Revisionsfråga Kontrollmål Avgränsning Metod Organisation Vilka rutiner finns för underhållsplanering Iakttagelser Bedömning Innehåller anläggningsregistret uppgifter om primärkommunens fastighetsinnehav? Iakttagelser Bedömning Finns underhållsplaner upprättade? Iakttagelser Bedömning Finns anvisningar för vad som redovisas som investering respektive underhåll? Iakttagelser Bedömning Revisionell bedömning... 7 November av 7

3 Sammanfattning Revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har gjort en uppföljning av tidigare granskning avseende kommunens fastighetsunderhåll. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunen vidtagit relevanta åtgärder till följd av den granskning som tidigare genomförts? Vi har genomfört granskningen genom studier av styrdokument, underhållsplaner, verksamhetsberättelse samt intervjuer med berörda tjänstemän. Sammanfattningsvis har granskningen visat att ett flertal av de punkter som den tidigare granskningen tog upp kvarstår. Avseende gränsdragningsproblematiken mellan underhåll och investering har ny redovisningsprincip tillsammans med riktlinjer som kommunen tagit fram till viss del hanterat frågan, men beträffande övriga områden som togs upp i rapporten från 2013 är läget i stort sett oförändrat. November av 7

4 1 Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna i har tidigare genomfört en granskning av kommunens fastighetsunderhåll. Av granskningen framgick att det fanns en rad brister i kopplade till processerna kring kommunens fastighetsunderhåll. Kontrollen på fastighetsbeståndet behövde förbättras. Det fanns även behov av att införa rutiner och riktlinjer avseende fastighetsunderhåll samt gränsdragningen mellan investering och underhåll Revisionskriterier Kommunallagen Kommunal redovisningslag Beslut fattade i nämnden avseende fastighetsunderhåll Övriga relevanta styrdokument 1.3. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunen vidtagit relevanta åtgärder till följd av den granskning som tidigare genomförts? 1.4. Kontrollmål Följande kontrollmål ska besvara revisionsfrågan. Vilka rutiner finns för underhållsplanering? Innehåller anläggningsregistret uppgifter om primärkommunens fastighetsinnehav? Finns underhållsplaner upprättade? Finns anvisningar för vad som redovisas som investering respektive underhåll? 1.5. Avgränsning Granskningen avser de fastigheter som förvaltas av tekniska nämnden Metod Granskning av budgetdokument, processbeskrivningar och interna riktlinjer. Intervjuer med berörda tjänstemän. November av 7

5 1.7. Organisation Mariestad, Töreboda och Gullspångs kommuner samverkar i en gemensam teknisk nämnd. är huvudman Vilka rutiner finns för underhållsplanering Iakttagelser I den granskning som genomfördes under 2013 konstaterades att saknade aktuella underhållsplaner för kommunens fastigheter. Vid vår uppföljande granskning har vi noterat att arbetet idag med underhållsplanering inte sker på ett fullt ut systematiskt sätt. Det sker inte några regelbundna fastighets/statusinventeringar där varje enskild fastighets behov dokumenteras. Det finns en upprättad sammanställning där det ackumulerade investerings- och underhållsbehovet tillsammans med åtgärder som föranleds av myndighetskrav beskrivs. Åtgärderna sträcker sig mellan perioden och de åtgärder som vidtagits stryks kontinuerligt från listan. Åtgärderna är kostnadsbedömda och tidsatta till vilket år åtgärderna ska utföras. Åtgärder som berör gällande lagar och myndighetskrav prioriteras. Informationen som ligger till grund för behovslistan hämtas främst på dessa sätt: Behov som respektive förvaltare identifierat i sitt dagliga arbete. Önskemål och behov från verksamhet/hyresgäster Rapporter från driftpersonal och felanmälningar. Vid vår uppföljande granskning har vi inte noterat några processbeskrivningar eller rutiner som finns dokumenterade för hur arbetet med underhållsplanering ska genomföras. Mycket av arbetet är inriktat på att utföra akuta åtgärder och en mindre del av de samlade resurserna rör förebyggande arbete. Enligt våra intervjuer bedrivs ett arbete med att ta fram skriftliga rutiner samt att införa ett mer systematiskt sätt att arbeta med fastighetsverksamheten Bedömning Rutinen för att identifiera underhållsbehov är i stort sett oförändrad sedan granskningen Någon systematisk inventering av underhållsbehov genomförs inte utan bygger till stor utsträckning på felanmälningar och kunskapen hos den personal som ansvarar för den dagliga driften av fastigheterna. En stor del av de synpunkter som revisorerna lämnade i sin granskning 2013 kvarstår. Enligt uppgift pågår ett arbete med att ta fram riktlinjer. Det pågår även en översyn av hela fastighetsverksamheten med syfte att skapa ett mer systematiskt arbetssätt. November av 7

6 1.9. Innehåller anläggningsregistret uppgifter om primärkommunens fastighetsinnehav? Iakttagelser I den granskning som genomfördes under 2013 konstaterades att det i kommunens anläggningsregister inte gick att få fram en sammanställning av vilka fastigheter som kommunen är lagfaren ägare till. Vid våra intervjuer framkommer att kommunens fastigheter finns registrerade i anläggningsregistret. Anläggningsregistret används även av kommunens säkerhetssamordnare, varje fastighet är försäkrad och anläggningsregistret uppdateras 2 ggr per år. Det finns dock inte något systemstöd för att föra dessa uppgifter utan det sker i ett Exceldokument Bedömning Uppgifter om kommunens fastighetsinnehav finns, däremot sker detta inte i något särskilt system som hanterar anläggningar utan i Excel. Vi rekommenderar kommunen att införa ett systemstöd för att säkerställa god kontroll över de uppgifter som ska finnas i ett anläggningsregister Finns underhållsplaner upprättade? Iakttagelser I den granskning som genomfördes under 2013 konstaterades att saknade aktuella underhållsplaner för kommunens fastigheter. Den dokumentation som fanns bestod av behovssammanställningar som baserats på en inventering av kommunens fastigheter. I behovssammanställningen beskrevs underhållsåtgärder samt den bedömda kostnaden. Det saknades dock uppgifter om när och med vilket intervall åtgärderna skulle utföras. Vid vår uppföljande granskning har vi noterat att det idag fortfarande saknas aktuella underhållsplaner i den meningen att varje enskild fastighets underhållsbehov och tekniska status finns beskriven. Det som finns dokumenterat är en behovssammanställning med identifierade åtgärder, prisbedömning, status samt en tidsbedömning över vilket år åtgärden ska genomföras. Vid våra intervjuer påtalas att kommunen arbetar med att ta fram en mer heltäckande underhållsplan. En brist som noterats är att kommunen inte har ett verksamhetssystem eller fastighetssystem som kan användas för att samla information om varje fastighet. Enligt våra intervjuer är införandet av ett sådant system planerat, vilket skulle underlätta arbetet med underhållsplaner Bedömning Enligt Reglemente Tekniska nämnden som antogs av Kommunfullmäktige i Mariestad den , Töreboda samt Gullspång den , ansvarar nämnden för att upprätta underhållsplaner och tillse satt dessa följs. Det finns en underhållsplan, eller åtgärdslista, som upprättas för perioden , däremot saknas fortfarande långsiktiga underhållsplaner som utgår från fastighetens be- November av 7

7 räknade livslängd. En stor del av de synpunkter som revisorerna lämnade i sin granskning 2013 kvarstår därmed Finns anvisningar för vad som redovisas som investering respektive underhåll? Iakttagelser I den granskning som genomfördes under 2013 konstaterades att det saknades anvisningar för vad som ska redovisas som investering respektive underhåll. Detta fick konsekvenserna att åtgärder som allmänt kan betraktas som underhåll i vissa fall hanterats som en investering. Vid vår uppföljande granskning har vi noterat att det inte finns några formellt upprättade dokument som klargörs skillnaden mellan en underhållsåtgärd och en investering. Sedan granskningen som genomfördes 2013 har redovisningsprinciperna avseende materiella anläggningstillgångar förändrats med införandet av komponentavskrivning som anges i RKR Kommunen har tagit fram interna riktlinjer för komponentavskrivningar där det definieras vilka typer av komponenter samt vilken nyttjandeperiod som används i kommunens redovisning. Någon definition av vad som är en underhållskostnad finns inte tydligt angivet. Kommunen följer den text som framkommer i RKR 11.4, där står: Utgifter för reparation och underhåll av en materiell anläggningstillgång som syftar till att vidmakthålla tillgångens egenskaper ska redovisas som en kostnad den period de uppkommer. Vid större ombyggnationer kan det ibland uppstå definitionsproblem om vad som är att betrakta som en investering och vad som är en underhållskostnad. Ofta är projekten en blandning av underhåll och investering, det krävs då att en fördelning sker mellan dessa. I Mariestad sker denna uppdelning vid beslut om investeringsmedel Bedömning Sedan granskningen som genomfördes 2013 har redovisningsprinciperna avseende materiella anläggningstillgångar förändrats med införandet av komponentavskrivningar. Förutsättningarna har därmed delvis förändrats. Gränsdragningsproblematiken mellan vilka åtgärder som är att betrakta som underhåll respektive investering finns dock kvar. Kommunen har tagit fram riktlinjer för hur tillgångarna i kommunen ska delas in i komponenter. Däremot saknas uppgift i riktlinjerna för hur kommunen definierar en underhållsåtgärd. November av 7

8 2 Revisionell bedömning Vår samlade bedömning är att tekniska nämndens vidtagna åtgärder inte fullt ut hanterar de områden som tidigare varit upphov till kritik. Den samlade bedömningen utgår från följande brister: I granskningen från 2013 konstaterades att det saknades aktuella underhållsplaner. I denna uppföljning kan vi konstatera att det fortfarande finns utvecklingsmöjligheter beträffande långsiktigt planerat underhåll. Underhåll planeras för den närmaste perioden, men det saknas fortfarande långsiktiga underhållsplaner. Regelbundna besiktningar av fastigheter genomförs inte, utan informationen som ligger till grund för underhållsplaner baseras till stor del på iakttagelser i det dagliga arbetet med fastigheterna samt felanmälningar. Vårt svar på revisionsfrågan konkretiseras vidare i kontrollmålen som berörts i granskningen och som presenteras i rapporten nn Daniel Brandt Lars Dahlin November av 7