DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 40 Se även dokumenthanteringsplan för administrativa avdelningen och övriga avdelningar Brukarrådsprotokoll PapperIT* O Handläggares rum Protokoll Gråzonsmöte / Gemensamma PapperIT* O Personakt samarbetsplaner med biståndsenheten hos IFO / Omsorg om funktionshindrade / Vård och Omsorg 4 år 4 år Samlas på resp. avdelning/enhet i resp. personakt beroende på ärendets art Korrespondens av betydelse, inkommande/utgående. (Ej person/individärende) PapperIT* O / K Diariet Dnr 4 år Överförs via avdelningschef till administrativa avdelningen och läggs årsvis i en samlingsakt Hyresavtal/kontrakt: Enskilda lägenheter Papper O Exp. uell enhet Vid inaktualitet Interna och externa objekt PapperIT* O Diariet Dnr 4 år Samlas på administrativa avdelningen

2 41 Avtal/handlingar om personlig assistans, brukarens PapperIT* O Enhetschef Personakt SoL / LSS Fakturaunderlag till ovanstående Papper O Enhetschef Ekonomi: Se även administrativa avdelningen Se Ekonomi nedan 5 år Samlas i personakter, se nedan ; födda den 5, 15 eller 25 i varje månad. Övriga gallras 5 år efter avslut Dokumentation över Brandsyn, e. d. PapperIT* O Diariet Dnr Nyckeltal PapperIT* K Enhetschef Samarbetsavtal, boendes privata medel Papper O Handläggare Personakt, resp. enhet separat * De boendes privata medel, vilka personalen ansvarar för; såsom kassablad verifikationer, kvitton saldobesked makulerade bankböcker PapperIT* O / K Handläggare resp. enhet * Personakt, separat 4 år Samlas på administrativa avdelningen 4 år Redovisas även i årsredovisningen et hos administrativ chef 10 år Uppdateras successivt, tidigare avtal bevaras enligt rutin Riktlinjer för hantering privata medel socialnämnden 10 år Se: Riktlinjer för hantering privata medel socialnämnden

3 42 Socialtjänstlagen SoL, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS Alla original insorteras i personakter Personakter, personer födda 5, 15 eller 25 i varje månad: LSS-akter, Assistans enligt SFB* (tidigare LASS Lagen om assistansersättning), Lagen om Färdtjänst/Riksfärdtjänst: Ansökan Ärendeblad Utredning Beslut, alla med viktiga handlingar Biståndsärenden Viktig korrespondens ar rörande överklagande PapperIT* O / K Handläggare Pers.nr.ordn. / dossier 1 år efter avslut en samlas hos förvaltningsassistent * SFB = socialförsäkringsbalken Personakter, övriga PapperIT* O / K Handläggare Pers.nr.ordn. / dossier 5 år efter avslut en samlas hos förvaltningsassistent ar som kommit in eller upprättats i samband med en insats som avser boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar (9 8 LSS) PapperIT* O / K Handläggare Pers.nr.ordn / dossier 5 år

4 43 Administration av Assistans enligt SFB / LASS Framsida på räkning Skickas till Försäkringskassan månadsvis på räkning Papper K Handläggare Tidsredovisning, assistansersättning Administration av LSS Månadsrapporter för: Kontaktpersoner 10 år 10 år Vid inaktualitet Sammanfattade uppgifter införs till SoL / LSS-journal i ProCapita Månadsrapporter för: Avlösare Ledsagare Blankett Redovisning av personliga utlägg, med bilagor och kvitton Tidrapport Anställningsbevis, tillfällig anställning Blankett Korttidsvistelse i form av stödfamilj Vid inaktualitet Uppgifter införs till SoL / LSSjournal i ProCapita Skickas till kommunstyrelsens löneavdelning Skickas till kommunstyrelsens löneavdelning Skickas till kommunstyrelsens löneavdelning

5 44 Vårdplanering/Genomförandeplan Meddelande enligt lagen om kommunalt betalningsansvar, blankett B Hanteras numera i IT-systemet för informationsöverföring Underlag för vårdplanering, blankett D1 / D2 Papper O / K Pers.nr.ordn. Klara Papper O / K Pers.nr.ordn. i ITsystem Vårdplan, blankett E / Vårdplanering Papper O / K Pers.nr.ordn. i ITsystem Förbättringsarbete i vårdsamverkan, blankett PapperIT* O Biståndsenhet Syst.ordn Fax 1 3 gallras vid inaktualitet, Fax 4 överförs i SoL-journal, resp. LSS-journal och gallras. Fakturaunderlag till administrativa avdelningen socialnämnden. en finns hos biståndsenhet inom Omsorg om funktionshindrade Gallras då vårdplan är upprättad och omvårdnadsepikris mottagen 5 år en samlas hos biståndshandläggare, ingår i personakt 1 år Individuella planer PapperIT* O / K Personakt Intern avvikelse IT O IT-system Syst.ordn. Se ovan Se ovan Se ovan personakt Se ovan personakt

6 45 Diarieförda handlingar rörande Rapporter, anmälningar, avier som ej tillhör ärendet t.ex. anmälningar rörande enskilda, anmälningar om störningar med mera, så kallade Slasken Papper K Handläggare Kron. ordn. 1 år Bemanningspool Bokning med beställningsblankett PapperIT* O / K Handläggare Vid inaktualitet Pappershandlingar gallras då uppgifter förs över digitalt till löneavdelning Anhöriguppgifter (personal) IT* O Handläggare Vid inaktualitet ar rörande avvikelser / risk- och säkerhetsanalys IT O ProCapita Pers.nr.ordn. 5 år Gallras direkt från systemet ProCapita