RUTIN FÖR ARKIVERING OCH GALLRING AV INAKTUELLA PERSONAKTER INOM VÅRD OCH OMSORG (SOL, FDTJ, LSS,) OCH JOURNALER INOM HSL

Transkript

1 Styrdokument Dokumenttyp: Rutin Beslutat av: Förvaltningschef Fastställelsedatum: Ansvarig: Verksamhetschef Revideras: Vid lagändring Följas upp: RUTIN FÖR ARKIVERING OCH GALLRING AV INAKTUELLA PERSONAKTER INOM VÅRD OCH OMSORG (SOL, FDTJ, LSS,) OCH JOURNALER INOM HSL Under året, när en person blivit inaktuell Sjuksköterskan Person är ej aktuell längre för HSL-insatser (ex. avliden) Sjuksköterskan ansvarar för att pappersjournalen (svarta pärmen) rensas. Rensa bort anteckningar som är att betrakta som arbetsmaterial, recept, interna rapportblad etc. Plocka bort patientbrickor, gem, häftklamrar och liknande Om personen är avliden lägger sjuksköterskan den rensade pappersjournalen i ett kuvert och skriver avlidendatum, namn och personnummer på utsidan. Sjuksköterskan skickar kuvertet till ansvarig för HSL-gallring. Om personen är utskriven av annan orsak, ex. behovet av hemsjukvård har upphört eller flyttat till annan kommun så sparas den rensade journalen i ett kuvert på enheten med namn, personnummer och utskrivningsdatum på utsidan. Om personen inte blivit aktuell igen inom 3år så skickas kuvertet till gallringsansvarig för HSL. Enhetschefen Person är ej aktuell längre för SoL, LSS eller färdtjänstinsatser (ex. avliden) Enhetschefen ansvarar för att sociala akten rensas. Rensa bort anteckningar som är att betrakta som arbetsmaterial etc. Plocka bort gem, häftklamrar och liknande Enhetschefen skickar den rensade akten till omsorgsutredare. Ansvarig för HSL-gallring HSL-gallringsansvarig sorterar in materialet i gröna journalmappar De gröna journalmapparna läggs i lådor Namn, personnummer och avlidendatum skrivs på en lista som läggs överst i lådan. Personer födda 5,15,25 bevaras för framtiden och läggs i särskild låda. Lådorna fylls upp och samlas under året i arkivskåp. Omsorgsutredaren Omsorgsutredaren sorterar in materialet från enhetschefen i den gröna plastmappen Den gröna mappen sorteras in i aktskåp för inaktuella under aktuellt årtal. 1 (5)

2 Steg 1 i vo-systemet och LSS-systemet Boka in en gallringsdag i början av året Boka lämpligen datasalen som har flera bord och flera datorer. Minst 2 st handläggare/systemadministratörer bör hjälpas åt med gallringen. Tag fram handboken Gallring VO Starta upp Gallring VO och Gallring LSS (gör stegen i båda gallringsprogrammen) Personer som inte har några ärenden Välj Gallring av personer som inte har några ärenden Skriv ut lista på personer Gå igenom listan (markera de som ska gallras (G) och de som ska undantas (U)) Kolla personerna i kundbilden, även ej aktuella, gå även in och kolla på debitering och daganteckningar. Undanta personer som inte ska gallras (t.ex. om de har någon form av insats eller är makar till någon som har insats) Följ handboken för att radera personer Personer som har ärenden Urval och listor Välj Kör gallring Gör urval av ärenden o SoL datum fem år tillbaka (t.ex ) o LSS dagens datum fem år tillbaka (t.ex ) o HSL dagens datum 10 år tillbaka Fyll i om vi redan nu vet att någon ska undantas Skriv ut gallringslistor på samtliga som ska gallras Skriv ut gallringslistor för personer födda 5, 15, 25 Skriv ut gallringslistor för övriga personer Genomgång och undantag Gå igenom listor och kollar att det stämmer att personerna ska gallras. Markera med G i listan de som ska gallras och U för de som ska undantas från Gallringen. Om någon inte ska gallras: o Gå tillbaka till Korrigering av urval o Bocka i och undanta personen från gallring 2 (5)

3 Steg 2 Gallring och bevaring av pappersakter SoL, fdtj, LSS Tag fram de akter som varit inaktuella i fem år, från aktskåpet för inaktuella Pappersakter som ska sparas, (födda 5, 15, 25) Ta fram akter för dem som ska sparas för forskningsändamål (födda den 5:e, 15:e eller den 25:e) Skriv ut ärendeblad och daganteckningar om det saknas Gör i ordning akter (lägg de i gröna omslag med vitt papper mellan lagstiftningarna i bruna lådor) Skriv och lägg in en lista på vilka akter som är i lådan med namn och personnummer Märk lådan med inaktuella 5, 15, 25 beslut enligt SoL, fdtj, LSS Lägg lådan i aktskåpet för inaktuella och fyll på under åren. Lämna lådan till Arkivansvarig när den är full, tillsammans med en rosa arkiv-blankett Pappersakter som ska sparas, (LSS) LSS-ärenden som rör boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet får inte gallras. Fram till ska samtliga LSS-ärenden sparas. Skriv ut ärendeblad och daganteckningar om det saknas, lägg in i akterna, lägg tillbaka i aktskåpet för inaktuella LSS-akter Pappersakter som ska gallras Ta fram akter för dem som ska gallras enligt listan som kommer från gallringsmodulen. Töm de gröna plastmapparna och lägg alla papper i en säck/låda Mal eller bränn innehållet Pappersakter som ska undantas från gallringen De akter som av någon anledning kommit fel och inte ska gallras sorteras in i aktskåpet. Steg 3 Gallring och bevaring av HSL-journaler Sätt etikett på lådorna med texten ej aktuella HSL, årtal och lådnummer Tag med förra årets lådor till kommunhuset Lådorna lämnas till arkivansvarig, tillsammans med en arkiv-blankett Se till att de lådor som är 10 år gallras, men att 5,15 och 25 sparas. Steg 4 Radering i databasen Följ handboken för att radera personer Gör först alla stegen i testdatabasen (utan att skriva ut listorna och gå igenom akter). Följ handboken för att radera poster från databasen När det funkat i testdatabasen gör samma sak i den skarpa databasen 3 (5)

4 Vad ska finnas i pappersakten för SoL, fdtj, LSS? Sånt som ska rensas ur akten När ett ärende är avslutat bör akten rensas. Alla uppgifter som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört ärendet sakuppgifter får inte rensas, eftersom det då kan bli svårt att förstå akten eller motiven till beslut. Det är angeläget att rensning görs i de personakter som delvis eller i sin helhet skall bevaras. Aktrensning bör avse i första hand: - Anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse. - Utkast, kladdar och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, promemoria, tjänsteutlåtande, utredning eller liknande färdigställts. - Avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar. - Avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall kunna förstå akten. - Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet. Sånt som gallras efterhand vid inaktualitet Till personakterna förs åtskilliga handlingar som är av endast tillfällig betydelse, och som kan gallras vid inaktualitet. Denna gallring kan göras även i de personakter som delvis eller i sin helhet skall bevaras. Här följer en förteckning med exempel på handlingar och typer av handlingar som kan gallras. Handlingar som bör förvaras i personakt, och som kan gallras vid inaktualitet: - Underlag till ansökan om försörjningsstöd (kopior av kvitton, kostnadsförslag för tandvård, glasögon m.m., kopior av hyresavier, avbetalningskontrakt etc.). - Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär. - Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten). - Kallelser (till rättegång, möte med socialsekreterare m.m.). - Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. - Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.). - Underrättelser från kronofogdemyndighet om avhysning. - Polisrapporter om brott eller misstanke om brott. - Fullmakter. - Räkenskaper för enskilda medel. - Registerkort över betalda avgifter. - Meddelanden om förundersökning. - Förundersökningsprotokoll. - Meddelanden om åtalsunderlåtelse/att åtal skall väckas. - Handlingar rörande rättshjälp. - Domar. Se dock även Handlingar som bör förvaras i personakt, och som skall bevaras i avsnitt Bevarande av rättssäkerhetsskäl m.m. - Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande. - Remisser (till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare). - Registerkontroller. - Friskintyg. 4 (5)

5 Sånt som ska finnas i akten och som inte ska gallras förrän efter 5 år Nedan ges exempel på gallringspliktiga handlingar och handlingstyper som bör förvaras i personakter. Förteckningen är inte heltäckande, men den omfattar de vanligaste handlingarna i akterna. Handlingar som bör förvaras i personakt och som, om inte undantag föreskrivs, skall gallras: - Ansökningar från enskild om bistånd eller service (försörjningsstöd, hemtjänst, handikappomsorg, plats i särskilda boendeformer m.m.), med eventuella bilagor. - Anmälningar som tillhör ärenden eller ger upphov till ärende. - Ärendeblad, journalblad. - Utredningar i enskilt ärende. - Beslut i enskilt ärende. - Arbetskort, behandlingskort, servicekort. - Arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner i enskilt ärende. - Avtal, med t.ex. kontaktpersoner. - Ansvarsförbindelser för kostnader. - Avräkningshandlingar. - Handlingar i underhållsbidragsärenden (avtal, dom, ekonomisk utredning, omprövning m.m.) Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om faderskap får dock bevaras, Se ovan. Fr.o.m. den l februari 1997 handlägger försäkringskassorna underhållsbidragen. - Yttranden i körkortsärenden. - Handlingar rörande underställning till länsrätt (LVM). - Ansökningar om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), med bilagor. - Begäran om handräckning. - Efterlysningar. - Beslut /domar i förvaltningsdomstol. - Ansökningar till institutioner om vård. - Yttranden till åklagare och allmän domstol. - Överenskommelser. - Överklaganden, med bilagor. - Korrespondens av betydelse i ärendet. - Handlingar i namnärenden. 5 (5)