FAGERSTA KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 1 (9) Datum

Transkript

1 FAGERSTA KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 1 (9) (Bo-fakt) Annullering Papper X Bokstavsordning fritidskontoret (Bo-fakt) Bokföringsunderlag Papper X Fakturanr.ordning (Bo-fakt) Debiteringsjournal Papper X Månadsvis Ansökan förskoleplats Papper Bokstavsordning Inkomstuppgift Papper Bokstavsordning 6 mån Köstatistik Dator Placeringsmeddelande Papper Bokstavsordning Schemauppgift Papper Bokstavsordning Skrivelser SB-barn Papper X Bokstavsordning Statistik SCB Papper Årsvis 10 år Diariefört hos registrator Statistik placerade barn Dator

2 FAGERSTA KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2 (9) Uppsägning barnomsorgsplats Papper Bokstavsordning fritidskontoret Ändring av fritidsplats till lovplats Papper Bokstavsordning Analyslista löner Papper X Årsvis Ekonom Budgetuppföljning Papper Månadsvis Ekonom Ansökan halltider Papper Årsvis Arrangemangslista Server Områdesvis Bekräftelse hyra sporthallar Papper X Alfabet.ordn. Bekräftelse matcher och arrangemang Papper X Alfabet.ordn. Bokföringsorder Papper Årsvis. Ver.nr.ordn. Tas ut till vaktmästare vid varje löpande ändring Även digitalt i FRI Även digitalt i FRI 10 år 3 år Även digitalt i ekonomisystem Hallschema: Alfa-, Per Ols-, Risbro- och Fagerstahallen Papper Områdesvis Även digitalt i FRI

3 FAGERSTA KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 3 (9) Internfakturor, utgående Papper X Årsvis. Förvaltn.vis fritidskontoret 10 år 1 år 3 år Även digitalt i ekonomisystem Kundfakturor, underlag och journal Papper X Årsvis. Alfabet.ordn Kort / Nyckelkvittenser Papper Nummerordning 10 år 1 år 3 år Även digitalt i ekonomisystem Även digitalt i FRI Lotteriansökan med Beslut Papper hängmapp X Alfabet.ordn. Lotteriredovisning Papper Hängmapp Alfabet.ordn. 5 år Personalförteckning Papper X Senaste månaden Statsbidragshandling Papper X Löpande Original ekonomikontor Ansökan: Drifts-, Underhålls- och Investeringsbidrag - föreningar Papper Årsvis. Alfabet.ordn 5 år 3 år Ansökan: Grundbidrag Papper Årsvis. Alfabet.ordn Ansökan: Ungdomsledarutbildningsbidrag Papper Årsvis. Alfabet.ordn 5 år 3 år 5 år 3 år

4 FAGERSTA KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 4 (9) Fiske Papper Samlade upppgifter fritidskontoret Fiskekort Numrerade i Block Låst skåp Säljes av kopior Lov- och fritidsaktivitet Papper Samlade uppgifter Verksamhetsberättelse Papper Årsvis. Alfabet.ordn Anställningsbevis Papper X Bokstavsordning Kallelse samverkansråd Papper Årsvis Lönesättning Papper X Årsvis. Afabet.ordn MBL kallelse Papper Årsvis MBL protokoll Papper Årsvis Protokoll arbetsutskott Papper Årsvis Original till personalkontoret 1 år 1 år Direkt Direkt 5 år 5 år Bindes

5 FAGERSTA KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 5 (9) Protokoll - samverkansråd Papper Årsvis fritidskontoret Direkt 5 år Protokoll - utbildnings- o fritidsnämnd Papper Årsvis Sammanträdesarvode, underlag Papper X Årsvis. Alfabet.ordn Reseräkning Papper X Årsvis. Alfabet.ordn 5 år Bindes 1 år Semester / tjänstledighet lednings- och kontorspersonal Papper Årsvis. Alfabet.ordn Tjänstledighet all personal Papper Årsvis. Alfabet.ordn Tjänstgöringsrapport kontorspers Papper Årsvis. Alfabet.ordn Tjänstgöringsrapport ledningspersonal Papper Årsvis. Alfabet.ordn Anställningserbjudande Papper Tidsordning Företrädesrätt Papper Tidsordning

6 FAGERSTA KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 6 (9) Förordnande lednings- och kontorspersonal Papper X Årsvis fritidskontoret Kommunens författningssamling Papper X Årsvis LAS-lista Papper X Tidsordning Lönebidragshandling Papper X Alfabet. ordn. Protokoll ledningskonferens Digitalt Årsvis 2 mån Digitalt, personalkontoret 5 år Rehabiliteringsutredning, samtal Papper X Sekretessbelagd personalakt Papper Personalkont efter avslutande Sjukstatistik Papper X Månadsvis Tillbud elev Papper X Skolvis Tillbud + arbetsskada personal Papper Orig arb skada försäkr.kassa Orig tillbud personalkontoret Diarieförd handling Papper Årsvis e diarieplanb, Registrator 3 år

7 FAGERSTA KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 7 (9) Diarielista Papper Årsvis. ordn. Registrator fritidskontoret 3 år Ansökan original från sökande Papper Årsvis. Ref.nr ordn. 1 år I pärm hos skolass eller i närarkiv, beroende på utrymme Ansökningshandling ledig tjänst Papper Server Årsvis. Ref.nr ordn. 3 år Digitalt. Annons. Tillsatt tjänst. ar i retur till sökande Ansökningshandling: Sammanställning Papper Årsvis. Ref.nr ordn. Avtal Papper Registrator Avtal diverse Papper Registrator 3 år Sammanställning sökande bevaras i pärm Efter upphörd giltighet. I pärm hos skolassistent, orig i arkiv hos registrator Efter avtalstidens utgång. I pärm hos skolassistent, orig i arkiv hos registrator Avtal markupplåtelse Papper 5 år Elevantal per klass och skola Papper Årsvis Klasslista (alla stadier) Papper X Årsvis Leverantörfaktura Kostservice Papper Årsvis. Ver.nr.ordn. 3 år 10 år Direkt 3 år Digitalt i ekonomisystem

8 FAGERSTA KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 8 (9) Leverantörfaktura Utbildning-fritid Papper Årsvis. Ver.nr.ordn. fritidskontoret 10 år Direkt 3 år Digitalt i ekonomisystem Matsedel Papper X Periodvis Digitalt, kopia i pärm Utbildnings- o s arkivförteckning, dokumenthanteringsplan Papper Digitalt hos skolassistent, även hos kommunarkivansvarig Flexlista kontorspersonal Papper Årsvis ieringsrum 60-års jubileum: Avtal och kontrakt Papper Samlade uppgifter Aktivitetsstöd, sammanställning Papper Årsvis Ansökan: Aktivitetsstöd Papper Årsvis. Alfabet.ordn Elljusspår Eskiln Papper Samlade uppgifter Fritidsgård: Utvecklingsarbete Papper X Samlade uppgifter Digitalt, personalkontoret Tillhör jubileumskommittén 1 år 5 år 3 år Original i diariet Handikapplan Papper Samlade uppgifter

9 FAGERSTA KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 9 (9) Landsbergsområdet Papper Samlade uppgifter Lussecupen Papper Samlade uppgifter fritidskontoret Migrationsverket: Regnbågsskolan Papper X Samlade uppgifter Projekt: Barn- och ungdomsverksamverkan Papper X Samlade uppgifter Rosagruppen Papper Samlade uppgifter Sound of young Sweden Papper Samlade uppgifter Tillhör jubileumskommittén Vandrings- och kanotleder Papper Samlade uppgifter Skolhälsovårdsjournal Papper I journalvagn på skolsköterskemottagning