TYRESÖ KOMMUN Barn- och utbildningsnämnden. DOKUMENTPLAN FRÅN 1 JANUARI 2007 (Fastställd av Barn- och utbildningsnämnden 16, )

Transkript

1 TYRESÖ KOMMUN Barn- och utbildningsnämnden 1 DOKUMENTPLAN FRÅN 1 JANUARI 2007 (Fastställd av Barn- och utbildningsnämnden 16, )

2 TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN ALLMÄN FÖRVALTNING Centralt närarkiv Nämndens protokoll original Kronol. Närarkiv 5 år x Nämndens protokoll kopior " Nämndsekr. 2 år 10 år Nämndens kallelse med handlingar " " 5 år Nämndens delgivning " Nämndsekr. 2 år Individutskottets protokoll, original " Närarkiv 5 år x Individutskottets protokoll kopior " Nämndsekr. 10 år Ledningsgrupp, minnesanteckningar " Nämndsekr. 1 år 5 år Korrespondens inkl e-post av mindre Kronol. Handläggare 2 år betydelse, ej diarieförd Korrespondens inkl e-post av I diariet 5 år x betydelse diarieförd Anteckningar från arbetsplatsträffar " Assistent 3 år 5 år x Protokoll från samverkansgrupp " Nämndsekr 1 år 5 år x Samverkans- och MBL-protokoll " Nämndsekr. 1 år 5 år x Gallras Anmärkning Sammanställning av genomförda I diariet 5 år allronder Delegationsbeslut " Nämndsekr 1 år 5 år x Postlistor " Assistent 1 år 5 år x Diariekort och ärendelistor " Assistent 1 år 5 år x Diarium och tillhörande ärenden " närarkiv 1 år 5 år x Avtal, kopior " Assistent 1 år 5 år Sammanfattning av föräldraenkäter " Närarkiv 1 år 5 år Personalhandlingar ansökan, anställningsbevis, förordnande, betyg, längre ledigheter, ev. anmäld arbetsskada Kronol. Personalkontoret Ansökningshandlingar till tjänster Kronol Närarkiv 2 år Årsarbetstidsrapporter Alfab. Assistent 2 år Personalförteckning Kronol. Assistent Vid inak. 2

3 3 TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN ALLMÄN FÖRVALTNING Enheter (kompl. på enhet) närarkiv kompl. på enhet) Gallras Anmärkning Diarie och tillhörande ärenden inkl korrespondens, fax, e-post Kronol. 5 år Inkommande och utgående Korrespondens inkl e-post av mindre Kronol.. 2 år betydelse,. ej diarieförd Webbaserad kommunikation med 5 år elev och föräldrar (innehåller ej känsliga uppgifter) korrespondens av betydelse för verksamheten Webbaserad kommunikation med elev och föräldrar (innehåller ej Vid känsliga uppgifter) bagatellartad eller rutinmässigt återkommande korrespondens Enhetsplan Årsvis 5 år Kvalitetsredovisning Årsvis 5 år Ledningsgrupp, minnesanteckningar Kronol. 2 år Anteckningar från arbetsplatsträffar Kronol. 2 år Protokoll från samverkansgrupp Kronol. 5 år Protokoll från MBL-förhandling Kronol. 5 år Dokumentation från arbetsmiljökontroll/arbete Kronol. 5 år Protokoll från allrond 5 år Delegationsbeslut Alfabet. 5 år Avtal Kronol. 5 år Personalhandlingar ansökan, anställningsbevis, förordnande, betyg, längre ledigheter, ev. anmäld arbetsskada Kronol. Personalkontoret

4 Ansökningshandlingar till tjänster Kronol 2 år Rapporter om övertid kopior Alfabet. 2 år Personalförteckning Kronol. Assistent Vid inak. Årsarbetstidsrapporter Alfab. 2 år Egen kontroll av livsmedelshantering 5 år 4

5 5 TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN EKONOMI Centralt närarkiv Gallras Anmärkning Kodplan Årsvis Ek.avd 2 år 5 år Årsbudget Årsvis Diariet 2 år 5 år I protokoll Budgetunderlag Årsvis Ek avd 2 år 2 år Budgetuppföljning/Delårsbokslut Årsvis Diariet 2 år 5 år Årsredovisning Årsvis Diariet 2 år 5 år I protokoll Verifikationer Årsvis Ek avd 2 år 5 år Inventarieförteckning Årsvis " 2 år 5 år Attestreglemente Årsvis/ Diariet 2 år 5 år Kronol Internkontroll Årsvis Diariet 2 år 5 år Statsbidragsansökningar Årsvis Ek avd 2 år 10 år Rekvisitioner, redovisningar Externa medel, ansökan, beslut, Årsvis " 2 år 10 år redovisning Projekt ansökan, beslut redovisning Årsvis " 2 år 10 år Prislistor Årsvis " 2 år Ersättningar till enskild verksamhet Årsvis " 2 år 10 år Förskolor och skolor Interkommunala ersättningar Årsvis " 1år 10 år Förteckningar över elever som gör skolgång i annan kommun, ange kommunens namn Förteckning över stånd om skolgång i Tyresö från annan kommun Årsvis 1 år 10 år Årsvis " 1 år 10 år

6 6 TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN EKONOMI Enheter (kompl. av enhet) närarkiv (kompl. av enhet) Årsbudget Årsvis 3 år Budgetunderlag Årsvis 3 år Budgetuppföljning/Delårsbokslut Årsvis 3 år Årsredovisning Årsvis 3 år Inventarieförteckning Årsvis 3 år Kassaredovisning kopia Kronol. 2 år Bokföringsorder kopia Kronol. 2 år Internfakturor kopia Kronol 2 år Summa per löneart, mån 13 Kronol 2 år Externa och interna projektmedel, ansökan, beslut, redovisning Årsvis 10 år Gallras Anmärkning

7 TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN FÖRSKOLEVERKSAMHET OCH SKOLBARNSOMSORG Centralt 7 närarkiv Gallras Anmärkning Sammanställning föräldraenkäter Kronol Utredare 5 år Förteckning över förskolor Kronol Assistent 2 år Dispensansökningar Personnr Närarkiv 2 år 5 år Avtal med privata Kronol Utredare 5 år förskoleentreprenörer Kö och beläggningsstatistik Årsvis Plac ass 5 år Utredningar om enskild anordnare Alfabetisk Utredare 2 år 5 år det att anordnaren upphört Förteckningar över fem- och sexåringar Utredare Vid Föräldraenkäter Utredare 3 år Kölistor, Årsvis Plac.ass Vid Ansökningar om förskole- eller skolbarnsomsorgsplats Uppgifter om vårdnadshavares inkomster Uppsägning av förskole eller skolbarnsomsorgsplats Personnr Plac ass 1 år Personnr Plac ass 3 år inkomståret Personnr Plac ass 2 år När ny lista upprättats Ansökan är inaktuell när barnet är placerat, när köplatsen är uppsagd eller när förnyelse av ansökan inte gjorts.

8 8 TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN FÖRSKOLEVERKSAMHET OCH SKOLBARNSOMSORG Centralt närarkiv Placeringsmeddelanden Personnr Plac ass Vid Svar på placeringsmeddelande Personnr Plac ass Vid Vistelsetidsavtal som utgör debiteringsunderlag Personnr Plac ass 2 år Begäran om byte av omsorgsform Personnr Plac ass Tidigast 1 år ny placering eller när placeringen upphört Uppgifter om vårdnadshavares inkomster Personnr Plac ass 3 år inkomståret Gallras Anmärkning När svar kommit in När barnet registrerats vid förskolan Övriga vistelsetidsavtal kan gallras när avtalet upphört att gälla Ansökan om nedsättning av förskoleavgift Beslut om stödinsatser för elever i grundskolan förskolan Kronol. Avdch ek 3 år inkomståret Diariet

9 TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN FÖRSKOLEVERKSAMHET och Enheten SKOLBARNSOMSORG 9 (kompl. på enhet) Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet,.tex. arbetsplan Förteckningar över barn i respektive Förskoleklass, förskola, familjedaghem, fritidshem Individuella utvecklingsplaner samt minnesanteckningar från utvecklingssamtal närarkiv (kompl. på enhet) Gallras Anmärkning Årsvis 5 år Årsvis 5 år Kronol 5 år Föräldraenkäter Kronol 2 år Rapporter om barnens närvaro vid Kronol. 2 år förskola Tidrapporter från dagbarnvårdare Kronol. 2 år Placeringsmeddelanden Alfabet Vid Schema över barns planerade vistelse Alfabet Vid inaktualiet Rapporter om barnens närvaro Alfabet 2 år

10 TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN GRUNDSKOLAN samt SÄRSKOLA Centralt 10 (kompl. på enhet) Ansökningar och resultat till val av skola samt val till musikklass, idrottklass, profilklasser närarkiv (kompl. på enhet) Kronol Utredare 2 år placering Gallras Anmärkning SCB-statistik Kronol Utredare 2 år Föräldraenkäter Utredare 2 år Sammanställning föräldraenkäter Kronol Utredare 5 år Betygskriterier Kronol Beslut om stödinsatser för elev Diariet 5 år

11 11 TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN GRUNDSKOLAN, och SÄRSKOLAN samt modersmålsundervisning Enheten Undervisning kompl. på enhet) närarkiv kompl. på enhet) Gallras Anmärkning Dokumentation om pedagogisk Årsvis 5 år inriktning och verksamhet, lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner som visar tillämpningen av läroplanen Sammanställningar över resultat från Årsvis 5 år nationella prov Nationella prov i svenska Årsvis 5 år 1 ex Resultat av nationella prov i svenska Årsvis 5 år Nationella prov övriga ämnen Årsvis Efter 5 år Handlingar som presenterar de Årsvis 3 år ämnen eleverna kan välja som tillval Diagnostiska prov Årsvis 5 år avslutad skolgång Förteckningar över elevers Årsvis 5 år placeringar under PRAO Protokoll från elevvårdskonferenser Alfabet 5 år avslutad skolgång Protokoll från klassråd, Årsvis 5 år ämneskonferenser, klasskonferenser, studiekonferenser Protokoll från föräldraråd, skolråd Årsvis 5 år

12 Individuella utvecklingsplaner Personnr 5 år avslutad skolgång Psykologiska utredningar, med Psykologens bilagor journalarkiv Pedagogiska utredningar, med Ett år avslutad grundskola bilagor Kurators dokumentation med Kurators bilagaor Journalarkiv Intyg om genomgången utbildning, särskolan Studieomdömen,särskolan Åtgärdsprogram/kartlägning utredningar, tester, externa intyg tex läkarintyg Personnr Elevakt * Åtgärdsprogram/elevakter sparas för elever födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad Åtgärdsprogram, framåtsyftande plan för mål och genomförande Skriftlig information, sammanställd i samband med utvecklingssamtal Personnr Vid * Åtgärdsprogram/elevakter sparas för elever födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad Slutligt schema för varje läsår Årsvis 5 år 12 *övriga gallras fem år avslutad gymnasieskola *övriga gallras fem år avslutad gymnasieskola Senast vid avslutad skolgång (grundskola) Dokumentation av studieresor, skolresor och lägerskolor Årsvis 5 år Dokumentation av vilka Årsvis 5 år ämnen eleverna kan välja som tillval Sammanställning av projekt Årsvis 5 år som genomförts under läsåret Elevregistrering, betygsdokumenttation Skolfotokataloger Årsvis 5 år

13 Betygskriterier Årsvis 5 år Betygskataloger Årsvis, 5 år personnr Resultat av prövning, med anteckning om betyg Årsvis, personnr Gallras när betyg antecknats i betygskatalog Kopior av utfärdade slutbetyg Årsvis, Vid och avgångsbetyg personnr Kopior av utfärdade slutbetyg Årsvis, Vid och avgångsbetyg Intyg om anpassad skolgång personnr Årvis, personnr 13 Har samma betydelse som betygskatalog (Kan ha värde under lång tid) (Kan ha värde under lång tid) 5 år Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg, och åtfölja detta. Statistik lämnad till SCB, Årsvis 5 år betyg Elevregister/klasslistor Årsvis 5 år Ledighetsansökningar från elever Årsvis personnr Vid Underlag för frånvaroregister Årsvis Vid personnr Tidigast vid läsårets slut Tidigast vid läsårets slut

14 TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTPLAN 14 SKOLHÄLSOVÅRD kompl på enhet närarkiv kompl på enhet Skolhälsovårdsjournaler/hälsokort Personnr 5 år avslutat gymnasium, födda 5, 15,25 Datajournaler förvaras på server centralt i kommunen Psykologiska undersökningar/skolpsykologjournaler Personnr 5 år avslutat gymnasium Skolpsykiaters journaler Personnr 5 år avslutat gymnasium Register/förteckningar över journaler som överlämnats till annan huvudman Handlingar som rör skolkurators verksamhet, korrespondens med elever och föräldrar Intyg om att elev besökt skolläkare, läkare, kurator Personnr 5 år avslutat gymnasium Personnr 5 år avslutat gymnasium Personnr Vid Gallras Anmärkning Bevarande av handlingar i urval Bevarande av handlingar i urval Senast vid läsårets slut SHV-journalen sparas på skolan där eleven gick senast till ev. nya skola rekvirerar den. Efter åk 9 rekvireras journalen till aktuellt gymnasiums skolhälsovård. Efter avlutad gymnasieutbildning arkiveras journalerna vid Tyresö gymnasium enligt ovan. De journaler som inte rekvireras åk 9 ligger kvar på respektive grundskola i 8 år, där skickas journaler för elever födda 5,15 och 25 till et.