Dokumenthanteringsplan Inklusive gallringsplan. Utbildningsnämnden. Fastställd av Utbildningsnämnden

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Inklusive gallringsplan Utbildningsnämnden av Utbildningsnämnden

2 Innehållsförteckning Arkivbeskrivning Organisationsplan Styrelse/nämnd för utbildning... 1 Styrning och ledning... 1 Ekonomi... 3 Personaladministration... 4 Förvaltningskontoret... 5 Förskola, skolbarnomsorg... 7 Grundskola... 9 Övergripande planering... 9 Elevregistrering Studieorganisation Undervisningsplanering Elevutveckling och lärande Övrigt Gymnasieskola Övergripande planering Elevregistrering Studieorganisation Undervisningsplanering Elevutveckling och lärande Övrigt Utbildning för vuxna Övergripande planering Elevregistrering Studieorganisation Undervisningsplanering Elevutveckling och lärande Särskola Kulturskolan Studie- och yrkesvägledare Elevhälsa Korrespondens Skolskjutsar... 43

3 ARKIVBESKRIVNING Rubrik Arkivbildare Förklaring Utbildningsförvaltningen Skolhälsovården Huvudarkiv i kommunhuset Delarkiv på följande skolor/förskolor: Arkivbeskrivning Upprättad Organisation Arbetsuppgifter Lessebo Hovmantorp Kosta Skruv Bikupan Hackebackeskolan med Fritidshem Förskolan Stallet Förskolan Violen Förskolan Zebran Lessebo Utbildningscenter Nyängskolan Kvarndammskolan med fritidshem Förskolan Prästkragen Förskolan Myran Förskolan Askungen Förskolan Tuvan Lustigkulla skola med fritidshem Förskolan Edabacken Björkskolan med fritidshem Förskolan Lilltorpet Se bifogad organisationsskiss. I nämndens årsredovisning finns ytterligare information om de olika verksamheternas uppgifter. Utbildningskontoret ansvarar för administration som diariet, nämndens protokoll samt ekonomi- och personalfrågor. Huvudsaklig inriktning: Förskola för barn 1-5 år Grundskola F-9 Gymnasieskola/introduktionsprogram Vuxenutbildning inkl. SFI Kulturskola Särskola Skolhälsovård Uppdragsutbildning Historik Skolstyrelsen för handlingar angående skola och utbildning Socialnämnden för handlingar angående förskolorna Utbildningsnämnden för handlingar angående förskola, skola och skolbarnomsorg Handlingar och sökingångar Nämndsprotokoll Handlingar till ärenden inom nämndens verksamheter Diarieförda handlingar som inte kopplas till ett nämndsärende diarieförs i Winess och dessförinnan kortlådor arkiveras efter diarieplanen arkiveras efter diarieplanen Placeringsbeslut och inkomstuppgifter för debitering av barnomsorgsavgifter Ansökningar till kulturskolan (underlag för räkning) Personalakter Handlingar rörande barn/elever, elevkataloger, klasslistor och betygskatalog Protokoll från EVK och personalkonferenser arkiveras på resp. skola arkiveras hos kulturskolan arkiveras i personalarkivet arkiveras på resp. skola/förskola arkiveras hos resp. skola Lagstiftning Sekretess Gallringsregler Arkivansvar Arkivhandläggare Kommunlagen, Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen (PUL), Sekretesslagen, Skollagen, Grundskoleförordningen, Gymnasieförordningen, Förordningen om kommunal vuxenutbildning, Förordningen om grundsärskolan, Förordningen om gymnasiesärskolan, Förordningen om svenskundervisning för invandrare och Svensk Författningssamling (SFS). Inskränkningar genom sekretess kan förekomma, utlämnas efter prövning enligt sekretesslagen. Se Dokumenthanteringsplan med tillhörande beslut om gallring antagen av Utbildningsnämnden den Utbildningschef Förvaltnings administratör för Utbildningsförvaltningen Administrativa assistenter för respektive skola/förskola Skolsköterska för skolhälsovården

4 Barn- och utbildningsnämnd Barn- och utbildningsförvaltning Fam. Koop. Nallen Administration Elevhälsan Lessebo Kosta Skruv Hovmantorp Förskolechef/ Rektor Rektor Rektor Rektor Förskolechef/ Förskolechef/ Rektor Förskolechef Rektor Rektor Förskolor Hackebackeskolan F-6 + fritidshem Högstadieskola Bikupan Förskola, Lustigkulla skola F-6 + fritidshem Förskola, Björkskolan F-6 + fritidshem Förskolor Särskolan Nyängskolan Vuxenutbildning Kulturskola Kvarndammskolan F-6 + fritidshem Familjecentral Lessebo Lessebo gymnasieskola

5 Sidan 1 av 43 Verksamhet: Gymnasieskola/introduktionsprogram, Vuxenutbildning inkl. SFI, Kulturskola, grundskola, särskola, skolbarnomsorg och förskola i Lessebo, Hovmantorp, Kosta och Skruv STYRELSE/NÄMND FÖR UTBILDNING Styrning och ledning Ansökan och beslut till särskola Diariepärm Ansökan/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg Diariepärm Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet Diariepärm Avtal och handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning. Diariepärm Enkäter (egenupprättade). Egna utformade enkäter med svar bör bevaras (vid omfattande enkäter kan sammanställningar av svar bevaras) Diariepärm

6 Sidan 2 av 43 Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg. Handlingar/beslut rörande avstängningar från förskoleverksamhet Protokollpärm Diariepärm Diariepärm utbildningskontor Gallras efter 5 år utbildningskontor Informationsbroschyrer/skrifter, egna Diariepärm Arbetsrum/närarkiv Kvalitetsredovisningar t.o.m. 2011, gemensamma och för respektive område Organisationsplaner och organisationsscheman. Protokoll, styrelse/nämnd, arbetsutskott, kommittéer mm. Där förtroendevalda ledamöter ingår Statistik till andra myndigheter/organisationer Överklaganden, beslut och handlingar Pärm Diariepärm Protokollpärm Pärm Diariepärm Gallras efter 2 år Gallras efter 5 år eller vid revidering utbildningskontor Gallras efter 5 år

7 Sidan 3 av 43 Ekonomi Ansökningar och beslut från Skolverket eller Myndigheten för yrkeshögskolan Diariepärm Arbetsrum/närarkiv/ Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg Pärm Ekonom Gallras efter 3 år Bokföringsrapporter Pärm utbildningskontor Gallras efter 2 år Ekonomiska rapporter Pärm utbildningskontor Gallras efter 2 år Förteckningar eller register över elever som går i skolan i en annan kommun. Uppgift om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter lång tid. Handlingar rörande bidrag till enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg Handlingar rörande bidrag till fristående skolor mm. Handlingar rörande reducering av avgifter Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Diariepärm Diariepärm Diariepärm Diariepärm Diariepärm utbildningskontor Gallras efter 3 år utbildningskontor Gallras efter 10 år

8 Sidan 4 av 43 Transaktionslistor Yttranden från elevers hemkommuner kring vårdnadshavares/elevs önskemål om utbildningsplats i annan kommun samt beslut att ta emot elev från annan kommun. Pärm/Devis X ekonomisystem Diariepärm utbildningskontor Gallras efter 1 år Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning Pärm Ekonom Gallras efter 2 år PERSONALADMINISTRATION Anställningsbevis Personalakt Personalkontor Bevaras Arbetsskadeanmälan till försäkringskassan Personalakt Personalkontor Bevaras Handlingar rörande skador och/eller tillbud, original Olycksfallspärm Närarkivet/ Kvitton och utlägg Personalpärm Omr. Expeditioner Gallras efter 10 år Läkarintyg (Ej arb. skada, rehabilitering) Personalpärm Omr. Expeditioner/ utbildningskontor Gallras efter 2 år Rehabiliteringsutredningar Personalakt Personalkontor Bevaras Semesterlistor Personalpärm Omr. Expeditioner/ utbildningskontor Gallras efter 2 år

9 Sidan 5 av 43 Sortering/förvaring Förvaringsplats Leverans till Dokumentbenämning Tjänstefördelning bemanningsplaner Alfabetisk, Läsårsvis Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Tystnadsplikt, personal Personalakt Personalkontor Bevaras Utdrag ur polisens belastningsregister Förvaltningskontoret Ansvarsförbindelse, datorer och nätverk Barnomsorgsavgifter Barnomsorgsstatistik Cirkulär, Svenska kommunförbundet Diarieförda ärenden Diarieförda ärenden fr o m 1996 Handlingar avseende föräldrakooperativen Pärm Personalakt Personalkontor Bevaras Pärm utbildningskontor Gallras efter 2 år Pärm utbildningskontor Gallras efter 2 år Pärm, årsvis utbildningskontor Gallras efter 2 år Kortlådor, årsvis, diarieplanbeteckning Centralarkivet Bevaras Adb-diarium (Winess), pärm, årsvis, diarieplanbeteckning, diarienummer Diariepärm Minnesanteckningar från arbetsgrupper inom förvaltningen LGR, CSOU Intranät Komin Gallras efter 5 år

10 Sidan 6 av 43 Rapport om skada/ olycksfall/tillbud för elev Statens skolverks författningssamling Olycksfallspärm Årsvis utbildningskontor Gallras efter 5 år

11 Sidan 7 av 43 FÖRSKOLA, SKOLBARNOMSORG Ansökan Ankomstdatum Omr. Expeditioner Ansökan om dispens från gällande regler Kronologisk, diariepärm Omr. Expeditioner 1 år efter avslutad förskola/fritids 1 år efter avslutad placering Arbetsplaner, lokala Diariepärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Barnschema Avdelning Omr. Expeditioner Vid inaktualitet Dagböcker och planeringskalendrar Avdelning Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Debiteringslistor, barnomsorgsavgifter Pärm utbildningskontor Gallras efter 10 år Dokumentation om pedagogisk verksamhet och inriktning Avdelning Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Förteckningar över barn i resp. förskola, fritids Procapita Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Förteckningar över förskolor m.fl. Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Handlingar och beslut i förtursärenden Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Handlingar och beslut rörande särskilt stöd för barn med särskilda behov, med ev. underlag (t.ex. läkarintyg) Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Handlingar rörande skador och/eller tillbud, original Olycksfallspärm Utbildningskontor Efter 5 år Bevaras Bevaras. Kan ingå i verksamhets/årsberättelser na. Bevaras. Bör ingå bland diarieförda handlingar.

12 Sidan 8 av 43 Registerledarens Inkomstuppgifter personnummer Omr. Expeditioner Gallras 10 år efter avslutad placering Korrespondens med barn/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för barnet eller förskolan Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Köbekräftelse Med ansökan Omr. Expeditioner 1 år efter avslutad förskola/fritids Närvarolistor Pärm Avdelning Gallras efter 1 år Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Placeringsbeslut Pärm Omr. Expeditioner 1 år efter avslutad förskola/fritids Protokoll, minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Uppgifter om vistelsetid Procapita Omr. Expeditioner Gallras efter 3 år Uppsägning av barnomsorgsplats Alfabetisk Omr. Expeditioner Gallras efter 1 år

13 Sidan 9 av 43 GRUNDSKOLA Övergripande planering Arbetsmiljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, lokalt utarbetade Diariepärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Handlingar angående elevens val Ämnesvis, kronologisk Omr. Expeditioner In- och utflyttnings- handlingar, elever Alfabetisk/kronologisk Omr. Expeditioner 5 år efter avslutad grundskola Gallras efter avslutad grundskola Bevaras Informationsmaterial Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor m.fl. Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet

14 Sidan 10 av 43 Organisationsplaner Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan verksamhet, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Protokoll, lokala styrelser, skolråd/föräldraråd/klassråd/ kostråd Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Slutbetyg (kopia) Klass/år Omr. Expeditioner 5 år efter avslutad grundskola Bevaras Statistik till andra myndigheter (t.ex. Skolverket, SCB) Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Statistik, egenupprättad enhetsspecifik Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Utvärderingar Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Årliga utskick Kronologisk Omr. Expeditioner Gallras efter 1 år Elevregistrering Anhörigblanketter Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet

15 Sidan 11 av 43 Ansökan om att få gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Elevhistorik (elevkort). Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc.). Vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas ur uttaget Procapita. Utskrift efter avslutad grundskola Omr. Expeditionen Högstadieskolan Handlingar rörande samtycken enligt PuL, för t.ex. bilder på hemsida. Pärm Omr. Expeditioner 5 år efter avslutad grundskola Bevaras Gallras vid inaktualitet, (tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång) Handlingar rörande val av skola (skolvalsblanketter) Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 1år Klasslistor/gruppförteckningar. Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress Utskrift efter avslutad årskurs Omr. Expeditioner 5 år efter avslutad årskurs Bevaras

16 Sidan 12 av 43 Skolkataloger (telefonkataloger) t.ex. fotokataloger eller motsvarande Kronologisk Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5år Bevaras Studieorganisation Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Pärm Omr. Expeditioner Anmälan/avanmälan om modersmålsundervisning Procapita/Pärm Omr. Expeditioner Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Pärm Omr. Expeditioner Disciplinära åtgärder, handlingar rörande avstängning av elev, varning etc. Diariepärm/elevmapp Utbildningskontor/ Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Förteckningar över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Gallas när eleven slutat grundskolan Gallras vid inaktualitet, när eleven slutat skolan Gallas när eleven slutat grundskolan

17 Sidan 13 av 43 Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Handlingar rörande praktik och praktikplatser Pärm Syv. Gallas vid inaktualitet Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Klassbok för elevers frånvaro och närvaro Skola 24/Klassbok Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Ledighetsansökningar upp till 10 dagar Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid läsårets slut Språkval Pärm Omr. Expeditioner Gallras då eleven slutat skolan Överenskommelser om t.ex. datoranvändning Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Undervisningsplanering Ansökan och beslut m.fl. handlingar rörande särskild undervisning, t.ex. på sjukhus, specialpedagog mm. Diariepärm/elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras

18 Sidan 14 av 43 Ansökan och beslut mfl. Handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång Diariepärm/elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Beställningar av läromedel Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 2 år Lokala arbetsplaner Pärm Omr. Expeditioner Gallra efter 5 år Lärarschema Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 2 år Protokoll från klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa, t.ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser, studiekonferenser Diariepärm Omr. Expedition Gallras efter 5 år Schema, klass Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Elevutveckling och lärande Betygskatalog, betygssammanställningar. Eventuella sifferkoder och förkortningar ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass och ska vara ett pappersdokument. Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras

19 Sidan 15 av 43 Diagnostiska prov, elevlösningar Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Elevhälsokonferenser, protokoll Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Elevmapp/ åtgärdsprogram original. Dokumentation vid kränkande behandling. Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Individuella utvecklingsplaner med omdömen Skola 24/Pärm Omr. Expeditioner/ mentor/klasslärare 5 år efter avslutad grundskola Bevaras Beslut om anpassad studiegång. Diariepärm/elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Intyg om avgång från grundskola (utfärdas om elev avgår utan slutbetyg). Bör förvaras tillsammans med betygskatalog Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Gallras efter revidering. Den sista IUP:n gallras efter 5 år Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år

20 Sidan 16 av 43 Kunskapsprofiler Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar, samtliga delar Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 10 år Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Omprövning av beslut, betyg och handlingar Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Resultat av prövning, med anteckningar om betyg. Har samma betydelse som betygskatalog och bör bevaras med denna Procapita/pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Sammanställningar av resultat från nationella prov Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Skriftliga tester och prov, elevlösningar Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Särskilt stöd, särskild stödundervisning (med ev. underlag, t.ex. läkarintyg), ansökan och beslut om Diariepärm/elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Utvecklingssamtal eller liknande, anteckningar Mentor Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år

21 Sidan 17 av 43 Överklaganden (gäller beslut om placering i särskild undervisningsgrupp) Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Övrigt Uthyrning av skollokaler Kronologisk Omr. Expeditioner Gallras 2 år efter fakturering

22 Sidan 18 av 43 GYMNASIESKOLA Övergripande planering Arbetsplaner, arbetsmiljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, lokalt utarbetade Diariepärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Informationsmaterial, t.ex. handlingar som presenterar kurser och ämnen samt det som elever kan välja som tillval, fria aktiviteter etc. Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Kursutvärderingar Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor m.fl. Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet

23 Sidan 19 av 43 Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial. Återfinns vanligen i handlingarna till protokollen Diarepärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Protokoll, klassråd, kostråd, skolkonferenser, och andra sammankomster om pedagogiska frågor och övergripande elevhälsa, t.ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser eller motsvarande Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Rapporter till CSN kring berörda elever/deltagare Diariepärm Omr. Expeditioner Gallras efter 3 år

24 Sidan 20 av 43 Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Statistik till andra myndigheter (t.ex. SCB, Skolverket) Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Statistik, enhetsspecifik och egenupprättad Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Elevregistrering Byte av skola, ansökan Diariepärm Omr. Expeditioner Gallras efter 2 år Elevhistorik ( elevkort ). Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc.). Vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas ur uttaget Procapita. Utskrift efter avslutad skolgång Omr. Expeditioner 5 år efter avslutad skolgång Bevaras Grupp-, kurslistor Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Handlingar rörande samtycken enligt PuL Pärm Omr. Expeditioner Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång

25 Sidan 21 av 43 Klasslistor. Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress Utskrift efter avslutad skolgång Omr. Expeditioner 5 år efter avslutad skolgång Bevaras Skol- (elev-) kataloger, t.ex. fotokataloger eller motsvarande Kronologiskt Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Studieorganisation Anmälan till prövning Pärm Omr. Expeditioner Anmälan/avanmälan modersmålsundervisning Procapita/pärm Omr. Expeditioner Ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning etc. Procapita Omr. Expeditioner Avtal/överenskommelse om t.ex. datoranvändning Pärm Omr. Expeditioner Befrielse från visst utbildningsinslag/undervisning, handlingar Diariepärm/elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Gallras när prövning är genomförd Gallras då eleven slutat skolan Gallras då eleven slutat skolan Gallras då eleven slutat skolan

26 Sidan 22 av 43 Disciplinära åtgärder, handlingar rörande (avstängning, förvisning av elev, varning etc.) Diarieförd elevmapp Individuella studieplaner Pärm Omr. Expeditioner Individuellt val, inlämnad blankett Pärm/Procapita Omr. Expeditioner Utbildningskontoret/ Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Intyg om avgång och reducerat program Diariepärm/elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Ledighet för elev, ansökan Pärm Omr. Expeditioner Närvaro- och frånvarouppgifter Mentor Omr. Expeditioner Gallras 2 år efter avslutad skolgång Gallras då eleven slutat skolan Gallras då eleven slutat skolan Gallras då eleven slutat skolan Praktik, placering Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5år Rutinkorrespondens Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Språkval Pärm Omr. Expeditioner Gallras då eleven slutat skolan Utvecklingssamtal, anteckningar Mentor Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Överenskommelse om studiegång. Särskild överenskommelse för enskild elev Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras

27 Sidan 23 av 43 Undervisningsplanering Ansökan och beslut m.fl. handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång Diariepärm/elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Ansökan och beslut m.fl. handlingar rörande särskild undervisning, t.ex. på sjukhus, specialpedagog m.m. Diariepärm/elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Kursplaner, lokala Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Protokoll, ämneskonferenser, ämnesrådkonferenser, klasskonferenser Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Schema, klass- (slutgiltigt) Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Schema, lärar-, kurs Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 2 år Elevutveckling och lärande Betygskatalog. Eventuella förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. Ska vara ett pappersdokument Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras

28 Sidan 24 av 43 Diagnostiska prov, elevlösningar Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Elevhälsokonferenser, protokoll Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Kunskapsprofiler Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar, samtliga delar Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 10 år Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Omprövning av betyg, beslut och handlingar Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Resultat av prövning med anteckningar om givet betyg. Har samma betydelse som betygskatalog. Bör förvaras tillsammans med betygskatalog eller individuella betyget Procapita/pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras

29 Sidan 25 av 43 Samlat betygsdokument, kopia. För elever som ej får slutbetyg Klass/år Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Sammanställningar av resultat från nationella prov Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Skriftliga bedömningar/intyg. Om skriftlig bedömning/intyg ges i stället för slutbetyg Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Skriftliga tester och prov, elevlösningar Pärm Omr. Expeditioner Slutbetyg, kopia (avgångsbetyg) Klass/år Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Stödundervisning, ansökan och beslut om Diariepärm/elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Särskilt stöd, särskild undervisning (med ev underlag, t.ex. läkarintyg), ansökan och beslut om Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Åtgärdsprogram Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Gallras vid inaktualitet (då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut)

30 Sidan 26 av 43 Övrigt Uthyrning av skollokaler Kronologisk Omr. Expeditioner Gallras 2 år efter fakturering

31 Sidan 27 av 43 UTBILDNING FÖR VUXNA Övergripande planering Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial, utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. Bör bevaras centralt Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Protokoll från sammanträden och möten, personalkonferenser, samarbetsnämnd, studie- och yrkesorienteringskonferenser kring undervisning eller elevhälsa Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Rapporter till CSN kring berörda elever/deltagare Diariepärm Omr. Expeditioner Gallras efter 3 år Redovisning av statsbidrag Diariepärm Utbildningskontor Gallras efter 10 år Statistik, enhetsspecifik och egenupprättad Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år

32 Sidan 28 av 43 Elevregistrering Anmälningar/ ansökningshandlingar Diariepärm Omr. Expeditioner Antagningslistor Procapita Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Elevhistorik (elevkort/studerandekort). Uppgifter om elevs genomförda kurser och studieavbrott. Vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas vid uttag Procapita. Utskrift efter avslutad skolgång Omr. Expeditioner 5 år efter avslutad skolgång Gallras efter att eleven avslutat sin utbildning Bevaras Grupplistor, kurs- Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Handlingar av rutinkaraktär rörande elever Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Handlingar rörande samtycken enligt PuL Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Klass/studerandelistor Utskrift efter avslutad skolgång Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Skol-(elev-)katalog Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras

33 Sidan 29 av 43 Studieorganisation Anmälningar till prövning Pärm Omr. Expeditioner Ansökningar, kursbyten Pärm Omr. Expeditioner Ansökningar, studieavbrott, ändrat tillval, flyttning etc. Procapita Omr. Expeditioner Avtal/överenskommelse om t.ex. datoranvändning Pärm Omr. Expeditioner Disciplinära åtgärder, handlingar rörande. (T.ex. varning, avstängning/förvisning av elev) Diarieförd elevmapp Utbildningskontor/ Omr. Expeditioner Individuella studieplaner Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Gallras när prövning är genomförd Gallras då eleven slutat skolan Gallras då eleven slutat skolan Gallras då elev slutat skolan Gallras 2 år efter avslutad skolgång Gallras då eleven slutat skolan Ledighetsansökningar Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Meddelande om genomförd prövning Pärm Omr. Expeditioner Närvaro- och frånvarouppgifter Pärm Omr. Expeditioner Gallras när uppgiften är dokumenterad Gallras när eleven slutat skolan

34 Sidan 30 av 43 Prövning, resultat med anteckning om givet betyg. Har samma betydelse som betygskatalog. Bör förvaras tillsammans med betygskatalog eller individuella betyget Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Överenskommelse om studiegång. Särskild överenskommelse för särskild elev Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Undervisningsplanering Arbetsplaner, lokala Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Kursplaner, lokala Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Schema, lärar-, kurs Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 2 år Timplaner, lokala Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Elevutveckling och lärande Betygsdokument, samlat. Utbildningsbevis. Den som vill ha ett samlat betygsdokument får själv bestämma vilka kurser eller delkurser som ska ingå i dokumentet Procapita Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras

35 Sidan 31 av 43 Betygskatalog. Betyg och intyg ska kunna sammanställas för varje enskild deltagare Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Betygskopior av slutbetyg Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Betygskriterier, lokalt utarbetade Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Diagnostiska prov, elevlösningar Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Handlingar rörande lokala, individuella kurser och projektarbeten Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Intyg, kopior. Från genomförda individuella kurser och orienteringskurser Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Kunskapsprofiler Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Nationella slutprov (SfI)/ämnesprov i svenska, elevlösningar, samtliga delar Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 10 år Sammanställningar av resultat från nationella prov Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras

36 Sidan 32 av 43 Skriftliga tester och prov, elevlösningar Pärm Omr. Expeditioner Specialarbeten/projektarbeten. Originalet behålls av författaren. En kopia av arbetet bör bevaras i likhet med bevarandet av uppsatser inom den statliga högskolan Diariepärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Gallras vid inaktualitet (då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut)

37 Sidan 33 av 43 SÄRSKOLA Ansökningar med underlag och beslut om mottagande Utbildningskontor Arkiv/ Arbetsplaner, lokala Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Betygskataloger, betygssammanställningar (förkortningar och sifferkoder förklaras). Tas fram årsvis efter klass Procapita, diarieföras Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Handlingar rörande elevens val Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Handlingar rörande särskild undervisning, t.ex. på sjukhus Diarieärm/elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Individuella utvecklingsplaner med omdömen Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Intyg om genomgången utbildning Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Kursplaner Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras

38 Sidan 34 av 43 Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial, utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. Bör bevaras centralt Diariepärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Pedagogiska utredningar/journaler med bilagor Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Protokoll, elevhälsokonferenser Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Protokoll, klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa t.ex. arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser, skolkonferenser eller motsvarande Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Rutinkorrespondens Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Samlat betygsdokument. I de fall de getts i stället för slutbetyg Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras

39 Sidan 35 av 43 Scheman, individuella Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Slutbetyg, kopia (avgångsbetyg). Gäller främst gymnasiet Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Studieomdömen Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Timplaner Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Åtgärdsprogram Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Överklaganden (beslut om mottagande kan överklagas av vårdnadshavare) Utbildningskontor Arbetsrum/närarkiv Efter 5 år Bevaras

40 Sidan 36 av 43 KULTURSKOLAN Debiteringslistor, kulturskoleavgifter Pärm Omr. expeditioner Gallras efter 10 år Deltagaranmälningar Pärm Omr. Expeditioner Gallras när eleven antagits Elevregister eller motsvarande Procapita Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Inventarieförteckningar Pärm Omr. Expeditioner Bevaras Kataloger eller annat material kring kursutbud Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Kursprogram och informationsmaterial, per läsår Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Närvarolistor Pärm Omr. expeditioner Gallras efter 3 år Organisationsplaner Diariepärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Program eller motsvarande som visar egna konserter eller andra aktiviteter Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Register över uthyrda instrument Procapita Omr. Expeditioner Gallras 1 år efter avslutat hyreskontrakt Underlag för avgiftsdebitering Procapita Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet Uppgifter om lokalbokningar Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet

41 Sidan 37 av 43 Protokoll eller mötesanteckningar från ämneskonferenser, personalkonferenser och andra möten där undervisningens upplägg och innehåll dokumenteras Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 5 år Scheman. Ett exemplar med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras om sådana upprättas Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 2 år

42 Sidan 38 av 43 STUDIE- OCH YRKESVÄGLEDARE Elevregister över samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret t o m Pärm Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Handlingar angående prao Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet förutsatt att anteckning om elevs prao görs på elevkortet Listor över gymnasieintag Pärm Omr. Expeditioner Gallras vid inaktualitet

43 Sidan 39 av 43 ELEVHÄLSA Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Diariepärm Anpassad studiegång, ansökan och beslut om Diariepärm/elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Arbetsblad/minnesanteckningar Arbetsskada (elev), handlingar rörande. T.ex. vid prao BVC-Journal Pärm/dator Olycksfallspärm Alfabetisk ordning Läsårsvis-klassvis Dokumentskåp Skolhälsovårdens arbetsrum Skolhälsovårdens arbetsrum Elevmapp innehållande testresultat, kopior åtgärdsprogram och elevvårdsprotokoll, minnesanteckningar etc. Diariepärm/elevmapp Arkivskåp/skolpsykolog Efter 5 år Föräldramedgivande att översända journal till ny skola vid flyttning Läsårsvis Pärm Skolhälsovårdens arbetsrum Gallras vid inaktualitet Skickas till Landstinget Centrala Arkivet Växjö efter att eleverna slutat år 6. Gallras 5 år efter avslutad grundskola (handl. tillh. barn födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras enligt förordn. 1986:203)

44 Sidan 40 av 43 Föräldramedgivande vaccinationer Alfabetisk ordning Läsårsvis-klassvis Dokumentskåp Handlingar som rör skolkurators verksamhet, t.ex. kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar Arkivskåp Arkiv Olycksfalls-/incidentrapporter Pappersbilagor till datajournalen såsom hälsouppgifter från föräldrar, intyg och remissvar Pappersjournaler av äldre datum Olycksfallspärm Alfabetisk ordning Läsårsvis-klassvis Dokumentskåp Alfabetisk ordning Läsårsvis-klassvis Dokumentskåp Skolhälsovårdens arbetsrum Skolhälsovårdens arbetsrum Skolhälsovårdens arbetsrum Efter avslutad grundskola om ej journalen lånas ut till Gymnasieskolan. Elevhälsokonferenser, protokoll Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras SHV-Journal med hjälp av ADB Alfabetisk ordning Läsårsvis-klassvis Datorn Skolhälsovårdens arbetsrum Backupsystem - säkerhetskopia på kommunens server Gallras efter given vaccination Gallras 5 år efter avslutad skolgång Gallras då den aktuella journalen gallras Gallras 10 år efter sista anteckningen.

45 Sidan 41 av 43 Skolpsykologjournaler med underlag som t.ex. testmaterial Arkivskåp Utbildningskontor/ Skolpsykolog Åtgärdsprogram Diarieförd elevmapp Omr. Expeditioner Efter 5 år Bevaras Övrig utrednings- /kartläggningsdokumentation avseende enskilda elever (t.ex. pedagogiska, sensomotoriska, logopediska utredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa Arkivskåp Utbildningskontor/ Logoped Efter 10 år Bevaras Gallras 5 år efter avslutad skolgång

46 Sidan 42 av 43 KORRESPONDENS E-post, sms, brev etc., av tillfällig eller ringa betydelse Kronologisk Resp. handläggare Gallras vid inaktualitet Rutinkorrespondens, original Kronologisk Resp. handläggare Gallras efter 2 år Övrig E-post, sms, brev etc. Kronologisk Resp. handläggare Gallras efter utdrag på papper och följer därefter tillämplig anvisning i arkiveringsplanen

47 Sidan 43 av 43 SKOLSKJUTSAR Ansökan och beslut om skolskjuts utöver gällande regler Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Diariepärm Diariepärm Diariepärm Buss-/skolkort, handlingar rörande Pärm Omr. Expeditioner Gallras efter 2 år Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman, mm. Diariepärm Pärm utbildningskontor Gallras vid inaktualitet Skolskjutsregister Pärm utbildningskontor Gallras 3 år efter senaste anteckningen Skolskjutsreglementen Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten Diariepärm Pärm utbildningskontor Gallras vid inaktualitet