(2) Dnr Bun 2010/118

Transkript

1 (2) Bilaga 2:1 Dnr Bun 2010/118 ARKIVPAKET FÖR FÖRSKOLA OCH GRUNDSKOLA: 1. ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET - checklista för handlingar som årligen ska levereras till kommunarkivet Listan bygger på dokumenthanteringsplanen för Förskola och s allmänna administrativa verksamhet och omfattar enbart de handlingar som ska levereras varje år till kommunarkivet. För rutiner kring leverans se Leveranser till kommunarkivet i Internportalen. Med leverans efter exempelvis 5 år menas att handlingarna ska levereras 5 år efter det kalenderår som handlingen tillkom. Med andra ord ska en handling som tillkom under 2010 levereras Handlingstyp 1.1 Planera och leda verksamheten Besluta om verksamheten Protokoll/anteckningar från: Ledningsgrupper Arbetsplatsträffar (APT) Samverkansprotokoll, Skyddskommitténs protokoll Förhandlingsprotokoll, MBL-protokoll Strukturera verksamheten Övergripande riktlinjer och rutinbeskrivningar för det egna arbetet inom enheten Uppdragsbeskrivningar, överenskommelser och policies Arbets- och verksamhetsplaner Handlingsplaner och genomförandeplaner Beredskapsplaner och krisplaner Metodhandböcker Dokumenthanteringsplan, med ansvarigkolumnen ifylld Informationsbrev Leverans Informera om verksamheten Broschyrer och informationsblad om den egna verksamheten Enheternas egna hemsidor Enhetens svar på externa enkäter och förfrågningar (av ej rutinmässig karaktär) Ansöka om medel och sluta avtal Interna överenskommelser mellan kommunens enheter Efter avtalstidens utgång Arbeta i projekt

2 Handlingstyp Handlingar från projektarbeten - Övriga handlingar Handlingar från EU-projekt - Övriga handlingar Samarbeta med andra enheter, myndigheter och organisationer Rapporter i samarbete med externa myndigheter och organisationer av lägre dignitet Protokoll/anteckningar från arbetsgrupper där personen från FOG ansvarar för att föra protokoll/anteckningar 2(2) Leverans När projektet avslutats När projektet avslutats Anordna utbildningar och kurser Program/kursinbjudan Deltagarlista Studiematerial Hantera ekonomi och löpande bokföring Hantera frågor rörande enhetens personal 1.2 Följa upp verksamheten och hantera synpunkter Undersöka och kvalitetssäkra verksamheten Enkätundersökningar, (för)skolornas elever, föräldrar och personal - Enkätsammanställning och frågorna Handlingar för egenkontroll Handlingar rörande psykosocial skyddsrond Protokoll och eventuell handlingsplan från fysisk skyddsrond på enheten (SAM) Uppföljningar och utvärderingar av det egna arbetet Följa upp enhetens budget Enhetens budget Budget- och verksamhetsuppföljning Delårsrapport (delårsbokslut) Verksamhetsberättelse (inklusive årsbokslut) Hantera klagomål och synpunkter om verksamheten Hantera inkomna handlingar och korrespondens Diarium/eget register Inkomna handlingar och korrespondens av betydelse

3 (2) Bilaga 2:2 Dnr Bun 2010/118 ARKIVPAKET FÖR FÖRSKOLA OCH GRUNDSKOLA: 2. KONSULT OCH STÖD - checklista för handlingar som årligen ska levereras till kommunarkivet Listan bygger på dokumenthanteringsplanen för FOG: Konsult och stöd och omfattar enbart de handlingar som ska levereras varje år till kommunarkivet. Observera att ett stort antal av Konsult och stöds handlingar skickas till nämndkansliet för diarieföring och arkivering. För rutiner kring leverans se Leveranser till kommunarkivet i Internportalen. Med leverans efter exempelvis 5 år menas att handlingarna ska levereras 5 år efter det kalenderår som handlingen tillkom. Med andra ord ska en handling som tillkom under 2010 levereras Handlingstyp 2.1. STÖDJA OCH UTVECKLA VERKSAMHETEN Administrera övergripande information Protokoll/anteckningar från: Chefsmöten, Skolchefens stabsmöten, Koncernrådet, Samverkansgruppen Pressklipp Genomföra utredningar Undersökningar, uppföljningar och rapporter Hantera statistik Underhålla lokaler Hantera IT Hemsidor 2.2. HANTERA FÖRSKOLA OCH GRUNDSKOLAS GE- MENSAMMA EKONOMI Utarbeta och följa upp Förskola och Grundskolas budget Direktiv angående budget- och uppföljningsarbete Inventarieförteckningar Utreda ekonomiärenden Hantera interkommunal ersättning 2.3 GE STÖD I PERSONALFRÅGOR Rekrytera Leverans

4 Handlingstyp Ge råd om löner Lönekriterier Kompetensprofiler 2(2) Leverans Ge råd i enskilda personalärenden Ge stöd i arbetsmiljöfrågor Handlingar rörande utbildningar hållna av personalkonsult eller arbetsmiljösamordnare Tillsynsrapport Administrera timvikarier Informationsmaterial till nyanställd 2.4 HANTERA KOSTFRÅGOR Upphandla livsmedel Planera skolmat Matsedlar Priser och statistik Ge stöd gällande kost och livsmedelshantering Egenproducerat material och rekommendationer Rutin för egentillsyn Vid större uppdateringar

5 (3) Bilaga 2:3 Dnr Bun 2010/118 ARKIVPAKET FÖR FÖRSKOLA OCH GRUNDSKOLA: 3. JÄRFÄLLA RESURSCENTRUM- checklista för handlingar som årligen ska levereras till kommunarkivet Listan bygger på dokumenthanteringsplanen för FOG: Järfälla resurscentrum och omfattar enbart de handlingar som ska levereras varje år till kommunarkivet. För rutiner kring leverans se Leveranser till kommunarkivet i Internportalen. Med leverans efter exempelvis 5 år menas att handlingarna ska levereras 5 år efter det kalenderår som handlingen tillkom. Med andra ord ska en handling som tillkom under 2010 levereras Handlingstyp 3.1 GE ÖVERGRIPANDE STÖD OCH ADMINISTRERA ELEVER Ta emot beställning från nämnden och följa upp verksamheten Hantera dokumentation kring elever Elevdossiéer Dagboksblad vid sekretess Grupplistor Gruppscheman Ifyllda blanketter gällande arbetet med enskild elev Korrespondens gällande elever - Av betydelse Anteckningar om elever Hantera olycksfall Incidentrapporter Sammanställning av incidentrapporter 3.2 GE STÖD OCH RÅD I ELEVÄRENDEN Ge stöd till personal på (för)skolorna Handlingar rörande utbildningar hållna av JRC Informationsmaterial Leverans

6 2(3) Fånga upp elever med svårigheter genom tester Provhäften för kommungemensam screening, tomt Sammanställning av kommungemensam screening Utreda om insats och/eller specialplacering Ansökan om insats/beställningsblankett från skolan eller socialförvaltningen Uppdragsblanketter och kontrakt Protokoll från elevvårdskonferens Åtgärdsprogram - egna, upprättade av JRC; - inkomna från kommunal skola; - inkomna från enskild skola Anmälan till socialförvaltningen enligt socialtjänstlagen 14 kap, Anmälningsplikt Egna tester, utlåtanden, utredningar och kartläggningar Inkomna tester, utlåtanden, utredningar och kartläggningar Rapport om riktad insats Följa upp elevens placering Uppföljning av åtgärdsprogram Handlingar från utvecklingssamtal Individuell utvecklingsplan (IUP) Skriftliga omdömen/ terminsomdömen 3.3 BEDRIVA SÄRSKILDA UNDERVISNINGSGRUPPER Anta elever till grupperna Planera undervisning Individuella studieplaner Undervisningsmaterial, egenproducerat Undervisa Nationella ämnesprov i svenska Resultatsammanställning (nationella prov) Handlingar rörande lägerskolor

7 3(3) Hantera ledighetsansökan Introducera arbetsliv Förteckning rörande elevers placering under PRAO

8 (1) Bilaga 2:4 Dnr Bun 2010/118 ARKIVPAKET FÖR FÖRSKOLA OCH GRUNDSKOLA: 4. SPRÅK- CENTRUM- checklista för handlingar som årligen ska levereras till kommunarkivet Listan bygger på dokumenthanteringsplanen för FOG: Språkcentrum och omfattar enbart de handlingar som ska levereras varje år till kommunarkivet. För rutiner kring leverans se Leveranser till kommunarkivet i Internportalen. Med leverans efter exempelvis 5 år menas att handlingarna ska levereras 5 år efter det kalenderår som handlingen tillkom. Med andra ord ska en handling som tillkom under 2010 levereras Handlingstyp 4.1 ADMINISTRERA MODERSMÅLSUNDERVISNING Informera om modersmålsundervisning Arbetsplaner Listor över erbjudna språk Listor och statistik från Procapita BoU angående modersmål Förteckning över undervisande lärare Hantera anmälan till modersmålsstöd, modersmålsundervisning och studiehandledning Grupplistor eller förteckning över barn/elever som undervisats i respektive språk Leverans 4.2 BEDRIVA MODERSMÅLSUNDERVISNING Undervisa Undervisningsmaterial, egenproducerat Följa upp elevernas lärande och utveckling Individuell utvecklingsplan (IUP) rörande modersmålsundervisning skolgång

9 (2) Bilaga 2:5 Dnr Bun 2010/118 ARKIVPAKET FÖR FÖRSKOLA OCH GRUNDSKOLA: 5. BARN- OCH ELEVHÄLSA - checklista för handlingar som årligen ska levereras till kommunarkivet Listan bygger på dokumenthanteringsplanen för FOG: Barn- och elevhälsa och omfattar enbart de handlingar som ska levereras varje år till kommunarkivet. För rutiner kring leverans se Leveranser till kommunarkivet i Internportalen. Med leverans efter exempelvis 5 år menas att handlingarna ska levereras 5 år efter det kalenderår som handlingen tillkom. Med andra ord ska en handling som tillkom under 2010 levereras Handlingstyp 5.1 HANTERA DOKUMENTATION OCH GE STÖD Hantera dokumentation kring eleverna Skolhälsovårdsjournal (digital respektive papper) Psykologjournal Kurators anteckningar från samtal med elever och vårdnadshavare Leverans Flytta över journaler till andra skolor Medgivande/rekvisition till att flytta över skolhälsojournal till annan kommunal skola Medgivande/rekvisition till att ge kopia på skolhälsojournal till annan skola Register över flyttade skolhälsojournaler Ge stöd till personal på (för)skolorna Handlingar rörande utbildningar hållna av Barn- och elevhälsa Informationsmaterial Rapportering

10 Handlingstyp 5.2 BEDRIVA SKOLHÄLSOVÅRD Inhämta information angående hälsotillstånd vid skolstart Medgivande angående överföring av BHV-journal till skola BHV-journal Hälsouppgift för förskoleklass Följa upp alla elevers hälsotillstånd och förebygga sjukdom Hälsouppgift årskurs 4 och 8 Vaccinationstillstånd Hantera särskilda önskemål och behov Kostintyg och förskoleklass Läkarintyg för specialkost Audiogram 5.3 GENOMFÖRA SPECIALUTREDNINGAR Genomföra psykologisk utredning Beställning av utredning Psykologutredning/-bedömning Kopior på andra utredningar Remittera till sjukvårdsinrättning Remissvar 2(2) Leverans