Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och utbildning

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och utbildning Fastställd , dnr HN 2015/31 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel

2 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och utbildning... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet... 2 Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling... 2 Gallringsråd... 2 Handlingar som är av tillfällig betydelse... 3 Administration... 5 Remisser och enkäter... 6 Arkiv och diarier... 7 Personaladministration... 7 Budget och ekonomisk uppföljning... 7 Sociala medier... 8 Styrning och ledning... 9 Ekonomi... 9 Förskoleverksamhet Grundskola Övergripande planering Elevregistrering Studieorganisation Undervisningsplanering Elevutveckling och lärande Särskola Intagning Elevhälsa Övriga skolrelaterade verksamheter Skolskjutsar Skolbibliotek Skolkök

3 Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och utbildning Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Arkivansvarig ansvarar för att verksamheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Inom barnomsorg och utbildning är det enhetscheferna som är arkivansvariga. Arkivredogörare utses av enhetscheferna. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2014, kan alltså gallras tidigast i januari Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner. Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig gör bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling Handlingar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling redovisas i egna dokumenthanteringsplaner. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra. 2

4 Handlingar som är av tillfällig betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Gallringsfrist: Vid, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion. B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Gallringsfrist: Vid, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper. 3

5 2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad form, till exempel fax, om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit senare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt. 3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar. 4

6 Administration Handling Förvaring och sortering / Protokoll från humanistiska nämnden Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Använd Arkiv 100 papper Protokoll binds in i böcker löpande Protokollsutdrag tillsammans med ärendet Kopieras på Arkiv 80 papper Diarieförs tillsammans med ärendet Delegeringsbeslut Förvaras tillsammans med ärendet Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden K:\Nämnder på resp. nämnd och årsvis Tjänsteskrivelser till nämnd Organisationsutredningar Arbetsordning, reglementen Kvalitetsdokumentsbeskrivning/ miljöledningssystem, processoch organisationsbeskrivningar MBL-protokoll/ Samverkansprotokoll Protokoll/mötesanteckningar från ledningsgrupp, avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och liknande som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Diarieförda handlingar Undantag: om man diariefört handlingar av tillfällig eller ringa karaktär kan dessa gallras efter särskilt beslut Korrespondens av tillfällig betydelse Avtal, överenskommelser och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär efter 2 år Kopia på avtal som gäller inköp ska till Avtalskalendern 5

7 Handling Förvaring och sortering / Avtal och kontrakt av kortvarig karaktär två år efter upphörd giltighet T.ex. avtal med konsulter, kontrakt och leasingavtal Kopia på avtal som gäller inköp ska till Avtalskalendern Handlingar, slutrapport, protokoll etc. från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad Informationsskrifter och broschyrer som framställs inom den egna verksamheten Pressklipp som har direkt anknytning till verksamheten Beskrivningar av IT-system (ADB-register) Erinringar mot förslag till föreläggande Inventarieförteckningar Arkivkartong efter 10 år Ansökningar om externa medel Remisser och enkäter Handling Förvaring och sortering / Remisser, egna upprättade med sammanställning Remisser, svar på inkommande Enkäter, egenproducerade av långsiktig betydelse Enkäter av tillfällig betydelse vid Även svar på inkommande Inkommande och egenproducerade Enkätsvar, inkomna Om sammanställning finns 6

8 Arkiv och diarier Handling Förvaring och sortering / Arkivredovisningar, arkivbeskrivningar och arkivförteckningar Dokumenthanteringsplan Diarieförs i diabas Diarier och övriga register som ger sökingångar till handlingar Diarieplan Personaladministration Handling Förvaring och sortering / Kompetensutvecklingsplaner Utvecklingsplaner, individuella Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Utvecklingssamtal, övriga anteckningar Personalscheman eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider m.m. Utdrag ur polisens belastningsregister Övriga personalärenden när anställning upphört när anställning upphört när anställning upphört vid efter 1 år Under förutsättning att dokumentation finns som visar att arbetsgivaren tagit del av registerutdraget Se separat dokumenthanteringsplan för personaladministration Budget och ekonomisk uppföljning Handling Förvaring och sortering / Budgetförslag Underlag gallras vid Budget och flerårsplan 7

9 Handling Förvaring och sortering / Internbudget Ekonomisk uppföljning med helårsprognos, t.ex. kvartalsrapport Bokslut och verksamhetsberättelse Övriga ekonomiärenden Se sidan 9 samt separat dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Sociala medier Handling Förvaring och sortering / Olämpliga inlägg på sociala medier Inlägg på sociala medier Utdrag från sociala medier vid vid Inläggen raderas men skrivs ut på papper för att fungera som underlag för en eventuell polisanmälan 8

10 Styrning och ledning Handling Förvaring och sortering / Beslut om upptagningsområden Likabehandlingsplaner, årliga planer för att förebygga och förhindra diskriminering och kränkningar samt utredningar och uppgifter om vidtagna åtgärder Avtal och handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning. Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg. Kvalitetsredovisning, årligen upprättad. Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. Gäller samtliga skolformer Överklaganden, beslut och handlingar Statistik till andra myndigheter vid Beställda återkommande från SCB, skolverket m fl Ekonomi Handling Förvaring och sortering / Bidragsansökningar till Skolverket Beslut från Skolverket gällande bidragsansökningar Yttranden från elevers hemkommuner kring vårdnadshavares/elevs önskemål om utbildningsplats i annan kommun samt beslut att ta emot elev från annan kommun. Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner 9

11 Handling Förvaring och sortering / Förteckningar eller register över elever som går i skolan i en annan kommun. Uppgift om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter mycket lång tid Överenskommelser om interkommunal ersättning Förteckningar över fördelning av premier och stipendier Redovisningshandlingar, villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Årsredovisning rörande utbetalning av fondmedel om uppgifterna inte finns bevarade i den kommungemensamma redovisningen Uppgifter om bidragskriterier Handlingar rörande bidrag till enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg Handlingar rörande bidrag till fristående skolor m.m. Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolskjuts m.m. Verifikationer, övrig räkenskapsinformation Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning Handlingar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier Handlingar rörande nedsättning av avgifter efter 3 år efter 10 år efter 10 år efter 2 år efter 3 år efter 3 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljas 10

12 Handling Förvaring och sortering / Inkomstuppgifter Rapporter till CSN kring behöriga elever/deltagare Redovisningshandlingar rörande undervisning Rekvisitioner från bidragsansökningar efter 3 år efter 3 år vid efter 10 år Underlag för avgifter inom förskola och skolbarnomsorg Behöriga elever: studietid, frånvaro, resultat Underlag för kontroll till löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kursmoment 11

13 Förskoleverksamhet Handling Förvaring och sortering / Ansökan och beslut om reducerad avgift. Ansökan/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg. Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg, etc. Förteckningar över förskolor m.fl. Handlingar och beslut i förtursärenden etc. Kan ingå i verksamhets- /årsberättelserna Köstatistik, beläggningsstatistik. Kan ingå i verksamhets- /årsberättelserna Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom förskolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv Protokoll, verksamhetsmöten med bilagor eller motsvarande Dagböcker och planeringskalendrar Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Handlingar och beslut rörande avstängningar från förskoleverksamhet. Bör bevaras i de fall de har förts löpande och i sådan form att de dokumenterar verksamheten Handlingar och beslut rörande barn med särskilda behov. Handlingar rörande skador och/eller tillbud Individuell elevvårdsakt Se även avsnittet Elevhälsa Individuell elevvårdsakt Se även avsnittet Elevhälsa 12

14 Handling Förvaring och sortering / Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Arbetsplaner, lokala Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Verksamhetsberättelser, årsberättelser från de olika omsorgsformerna Ansökningar om plats eller ändring av plats inom förskola/pedagogisk omsorg Placeringsmeddelanden Svar på placeringsmeddelanden Kölistor Närvarolistor Uppgifter om vistelsetid Uppsägning av plats inom förskola/pedagogisk omsorg vid vid vid vid efter 3 år efter 3 år efter 2 år Utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. De ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön, och bör bevaras centralt När svar inkommit När barnet registrerats Köstatistik bör bevaras Planerad vistelse 13

15 Grundskola Övergripande planering Handling Förvaring och sortering / Protokoll, elevrådsmöten Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv Protokoll, lokala styrelser, skolråd/föräldrarråd/klassråd Protokoll, skolkonferenser Organisationsplaner Arbetsplan, arbetsmiljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, lokalt utarbetade Skolplaner Statistik, egen upprättad enhetsspecifik Förteckning över fördelning av premier och stipendier Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. De ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön, och bör bevaras centralt Läromedel, egenproducerat. I den mån kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras 14

16 Handling Förvaring och sortering / Kvalitetsredovisningar Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts (skollagen SFS 2010:800) Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor m fl Statistik till andra myndigheter (t.ex. SCB, Skolverket) Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse vid vid vid Statistiken sammanställs ur verksamhetssystemet, varför varje enskild rapport kan återupprepas Elevregistrering Handling Förvaring och sortering / Elevhistorik ( elevkort ). Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc.) vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas ur uttaget Klasslistor/gruppförteckningar. Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Skol- (elev-) kataloger, t.ex. fotokataloger eller motsvarande Sorteras på år och personnummerordning Sorteras på läsår Sorteras på läsår Handlingar rörande val av skola Anhörighetsblanketter efter 1 år vid Skolvalsblanketter 15

17 Handling Förvaring och sortering / Ansökan om att få gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs Underlag för registrering Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett Handlingar rörande samtycken enligt PuL vid vid vid vid Meddelanden om skol- eller klassbyten, in- och avflyttning, frånvaro m.m. Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som person bär skydd runt personuppgift För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång Studieorganisation Handling Förvaring och sortering / Ansökan och beslut till särskola Förteckningar över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Disciplinära åtgärder, handlingar rörande (avstängning/förvisning av elev, varning etc) Anmälan/avanmälan om modersmålsundervisning Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål vid vid vid När eleven slutat skolan 16

18 Handling Förvaring och sortering / Handlingar rörande praktik och praktikplatser Ledighet för elev, ansökan Närvaro- och frånvarouppgifter Rutinkorrespondens Språkval Överenskommelser om t.ex. datoranvändning vid vid vid vid vid vid T.ex. arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen. Under förutsättning att uppgifter om genomförd praktik dokumenteras i elevmatrikel eller motsvarande Då elev slutat skolan Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik m.m. Då eleven slutat skolan Undervisningsplanering Handling Förvaring och sortering / Läsårsdata (kan ingå i skolkatalog) Protokoll från klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa t.ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser, studiekonferenser Lokala kursplaner, arbets- och timplaner Läromedel, egenproducerade. I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras Läromedel, förteckningar 17

19 Handling Förvaring och sortering / Schema, klass- (slutlig för varje läsår och skolenhet) Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Ansökan och beslut m.fl. handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång Ansökan och beslut m.fl. handlingar rörande särskild undervisning, t.ex. på sjukhus, specialpedagog m.m. Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse Beställningar av läromedel Sorteras på läsår vid Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Handlingar rörande konserteller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Lärarschema vid vid efter 3 år T.ex. medgivande från vårdnadshavare kring deltagande Klasschema ska bevaras (se ovan) Elevutveckling och lärande Handling Förvaring och sortering / Elevvårdskonferenser, protokoll Individuell elevvårdsakt Se även avsnittet Elevhälsa Särskilt stöd, särskild undervisning (med ev. underlag t.ex. läkarintyg), ansökan och beslut om Individuell elevvårdsakt Se även avsnittet Elevhälsa Åtgärdsprogram Individuell elevvårdsakt Se även avsnittet Elevhälsa Anpassad studiegång, ansökan och beslut om 18

20 Handling Förvaring och sortering / Betygskatalog, betygssammanställningar. Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Intyg om anpassad studiegång. Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg, och åtföljer detta Resultat av prövning, med anteckning om betyg. Har samma betydelse som betygskatalog och bör förvaras tillsammans med denna Individuella utvecklingsplaner med omdömen Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Eventuella förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. Ska vara ett pappersdokument enligt SKOLFS 2007:27 Nationella prov i svenska och svenska som andra språk, elevlösningar, samtliga delar Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska Överklaganden (gäller beslut om placering i särskild undervisningsgrupp) Omprövning av betyg, beslut och handlingar Sorteras på läsår CD-skivor med provet, eller andra medier (tidigare kassettband), kan gallras när verksamheten inte behöver de längre Intyg om avgång från grundskola (utfärdas om elev avgår utan slutbetyg). Utvecklingssamtal eller motsvarande, anteckningar från vid Bör förvaras tillsammans med betygskatalog Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m. dokumenteras i t.ex. åtgärdsprogram 19

21 Handling Förvaring och sortering / Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Sorteras på läsår efter 5 år 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska bevaras, se ovan. CD-skivor med provet, eller andra medier (tidigare kassettband), kan gallras när verksamheten inte behöver de längre. Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska efter 5 år Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras, se ovan Kunskapsprofiler vid Gäller samtliga ämnen Diagnostiska prov, elevlösningar vid Skriftliga tester och prov, elevlösningar vid Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut 20

22 Särskola Handling Förvaring och sortering / Ansökningar med underlag och beslut om mottagande Överklaganden Arbetsplaner Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Handlingar rörande elevens val Kursplaner Timplaner Handlingar rörande särskild undervisning, t.ex. på sjukhus Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Pedagogiska utredningar/journaler med bilagor Protokoll, beslutskonferenser Protokoll, elevvårdskonferenser och klassråd, och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa t.ex. arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser, skolkonferenser eller motsvarande Utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. De ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön, och bör bevaras centralt 21

23 Handling Förvaring och sortering / Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv Protokoll, lokala styrelser, skolråd/föräldraråd/klassråd Individuella utvecklingsplaner med omdömen Scheman, individuella Studieomdömen Åtgärdsprogram Se även avsnittet Elevhälsa Intyg om genomgången utbildning Betygskataloger, betygssammanställningar Samlat betygsdokument. I de fall det getts i stället för slutbetyg Slutbetyg, kopia (avgångsbetyg). Gäller främst gymnasiet Individuella studieplaner Rutinkorrespondens då eleven slutat skolan vid Förkortningar och sifferkoder förklaras, tas fram årsvis efter klass. Gymnasiesärskola. Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik, m.m. 22

24 Intagning Handling Förvaring och sortering / Protokoll med beslut om intagning Överklagande, handlingar rörande (görs till skolväsendets överklagandenämnd) Informationsmaterial Intagningsstatistik, uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen. T.ex. antal intagna per utbildning och behörighet, kvoter etc. Ansökningshandlingar för ej intagna elever Ansökningshandlingar för intagna elever Bekräftelser, på intagning till gymnasieskolan Intagningslistor Korrespondens Register och listor som används för sortering och kontroll Tidplan med instruktioner Yttrande/beslut över skolgång i annan kommun efter 1 år vid vid vid vid vid efter 1 år vid Efter avslutad reservintagning När eleven slutat sin skolgång kan handlingarna gallras på intagningsenheten Efter avslutad reservintagning Rutinmässig korrespondens av ringa betydelse rörande intagning, ansökningar etc Efter avslutad skolgång. Underlag/kontroll för interkommunal ersättning 23

25 Elevhälsa Handling Förvaring och sortering / Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Elevvårdsakt Åtgärdsprogram Elevvårdsakt Protokoll, elevvårdskonferenser Elevvårdsakt Olycksfalls-/incidentrapporter Elevvårdsakt Arbetsskada (elev), handlingar rörande. T.ex. vid PRAO Barnhälsovårdsjournaler (tillhör normalt landstingen) Skolhälsovårdsjournaler. I skolhälsovårdsjournalen ingår bl.a. remisser, kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd. Register/förteckningar över journaler/journaluppgifter som har överlämnats till annan huvudman Handlingar som rör skolkurators verksamhet, t.ex. kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar Skolpsykologjournaler med underlag som t.ex. testmaterial Övrig utrednings- /kartläggningsdokumentation avseende enskilda elever (t.ex. pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa) Elevvårdsakt 24

26 Övriga skolrelaterade verksamheter Skolskjutsar Handling Förvaring och sortering / Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall Skolskjutsplaner/regler Skolskjutsreglementen Kostnadsredovisningar avseende skolskjutsning Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Ansökan och beslut om skolskjuts Avtal med utförare För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. Buss-/skolkort, handlingar rörande Skolskjutsregister Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten efter 2 år efter 2 år vid efter 2 år 3 år efter senaste anteckning en vid Ingår vanligen i kommunens gemensamma ekonomisystem Kan återfinnas bland handlingar till protokollen Om ansökan inte gäller vid växelvis boende eller om ärendet överklagats, se ovan Efter att avtalet upphört. Kopia på avtal ska till Avtalskalendern Med uppgift om till kommunen inkomna bidrag, vad kommunen betalat ut och eventuellt vad som är återbetalningspliktigt Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett T.ex. med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. kan gallras under förutsättning att statistik bevaras Med undantag av räkenskapsinformation 25

27 Skolbibliotek Handling Förvaring och sortering / Beståndsregister Biblioteksdatabas Kan tas ut med en viss periodicitet, t.ex. vart tredje år. Elektroniskt uttag är att föredra om omfattningen är stor Handlingar rörande samverkan, projekt m.m. Informationsbroschyrer, egenupprättade Inköp/prenumerationer. Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter etc. Statistik; låntagare, antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok etc. Biblioteksdatabas Uppgift om lån per elev Register över låntagare Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort vid vid efter 2 år Vid återlämnande Efter upphörd giltighet Skolkök Handling Förvaring och sortering / Protokoll från kostråd/matråd eller motsvarande Prover, friskintyg, egenkontroll Distributionslistor Förvaras på skolorna/förskolorna efter 1 år Vid 26