A B C D E F G H I J Bevara eller hanteringen process

Transkript

1 2 HR HR Administrera anställning Administrera anställning eller ange om den Hantera lärarbehörighet och karriärtjänster Hantera lärarbehörighet och karriärtjänster Uppgifter om lärarbehörighet Lärarlegitimatio n Intyg från rektor om pedagogisk skicklighet inför ansökan om att bli lektor Koll Koll Personalakt Se anmärkn Kopia på lärarlegitimation skickas till HR för bevarande i personalakt Arbetsställe Se anmärkn Kopia s 1 år efter avslutad anställning 3 HR Administrera anställning Hantera lärarbehörighet och karriärtjänster Ansökan/anmäl an till skolinspektione n - ansökan/anmäl an - svar/ev. föreläggande - beslut varning/återkall ande av legitimation skrivelser till/från central förvaltning Lex Se anmärkn Se anmärkn Ansökan hanteras av den enskilde läraren. Kopia av lärarlegitimation bevaras i personalakt, eventuellt andra kopior i ärendet s vid inaktualitet. 4

2 5 6 Övergripande planering Övergripande planering Övergripande planering eller ange om den Utveckla verksamheten Betygsätta Hantera antagning och placering Protokoll Elevråd Betygskriterier, lokalt utarbetade Utbytesstipendi atshandlingar - korrespondens - kopior av studieintyg Lex Lex Rutin för Lex ska skapas Lex Lex G: Arbetsställe Vid inaktualitet Pärm hos SYV 5 år 7 8 Övergripande planering Planera, genomföra och utvärdera undervisning Kursutvärdering ar Arbetsställe Vid inaktualitet Skolportalen, Onedrive, Pärm hos läraren

3 Övergripande planering eller ange om den Kommunicera Information i och Skolportalen till omvärldsbevaka elever och personal Skolportalen Se anmärkn Av informationen i systemet bevaras det som ska bevaras i andra processer. Systemet kan betraktas som en kommunikationska nal och behöver ej bevaras. 9 Övergripande planering Samarbeta och samverka med externa aktörer Sponsor/Reklam avtal Lex Pärm hos admin. 5 år efter utgånget avtal 10

4 Elevregistrering Hantera antagning och placering eller ange om den Klasslistor Procapita Procapita, Skolportalen Bör innehålla 5 år uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Skrivs tillsvidare ut för arkivering vid varje förändring. 11 Elevregistrering Hantera handlingar rörande klass Fotokataloger Hos admin. 1 ex skickas till et 5 år 12

5 Elevregistrering Hantera handlingar rörande klass eller ange om den Handlingar rörande samtycken enligt PUL Pärm hos mentor Vid inaktualitet För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och s tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång Elevregistrering Hantera antagning och placering Grupplistor / Kurslistor Procapita, Skolportalen Vid inaktualitet

6 Elevregistrering Planera, genomföra och utvärdera undervisning eller ange om den Handlingar som rör aktiviteter, utflykter, friluftsdagar, resor mm - tillstånd/överen skommelse med vårdnadshavare - planeringsdoku mentation Arbetsställe Vid inaktualitet 15

7 Elevregistrering Hantera antagning och placering eller ange om den Överenskommel ser mellan skola och elev / vårdnadshavare, tex: - Trivsel för allas ansvar - datoranvändnin g - fotografering - avtal elevskåpavtal/ö verenskommels e om datoranvändnin g FreeLib, Pärm hos institutionstekniker Efter avslutad skolgång 16

8 Studie organisation eller ange om den Hantera antagning och placering Byte av program, ansökan (t ex från nationellt program till specialutformat program) Blankett för individuellt val/språkval In- och utskrivningsblan kett Elevakt Vid inaktualitet 17 Studie organisation Ledighetsansök ningar från elever Skolportalen, Pärm hos mentor, Pärm hos skoladm. Vid inaktualitet Original lämnas till elev/vårdnadshavar e. Kopia s när eleven slutat skolan Studie organisation Hantera frånvaro och CSN Frånvaro / Närvaro för elever, förteckningar och register Skolportalen, Onedrive, Inlåst hos kurator Vid inaktualitet Gallras tidigast efter läsårets slut.

9 Undervisningsplanering Undervisningsplanering Undervisningsplanering Undervisningsplanering Undervisningsplanering eller ange om den Utveckla verksamheten Fördela resurser och fastställa ramar för utbildningen Fördela resurser och fastställa ramar för utbildningen Planera, genomföra och utvärdera undervisning Planera, genomföra och utvärdera undervisning Minnesanteckni ngar från exempelvis ämneslag och programarbetsl aget Skolans kalendarium G:, Insidan Skrivs tillsvidare ut för arkivering G:, Insidan, Skolportalen Läsårsdata H:, Hemsida Lokala kursplaner Handlingar rörande undervisningspr ojekt av särskild och/eller lokal betydelse Vid inaktualitet Skrivs tillsvidare ut för arkivering Lex G: Skrivs tillsvidare ut för arkivering Lex Skolportalen, Onedrive, Outlook, Pärm hos läraren Se anmärkn endast om man dokumenterat som ett övergripande skolprojekt, inte det som kommer till i daglig skolverksamhet 5 år 5 år 5 år 24

10 Undervisningsplanering eller ange om den Planera, genomföra och utvärdera undervisning Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor. Skolportalen, Onedrive, Outlook, Pärm hos läraren Här åsyftas 5 år material som tyrckts upp och delats ut. Ex.någon fotobok som gjorts för att dokumentera resan eller ett häfte som delats ut till de deltagande Undervisningsplanering Undervisningsplanering handahålla läromedel och undervisningsm aterial Fördela resurser och fastställa ramar för utbildningen Läromedelsförte ckningar Klasschema Novaschem Personalschema, salsschema Lex Digitalt - Freelib Novaschem, G: Vid inaktualitet Skrivs tillsvidare ut för arkivering 5 år

11 Undervisningsplanering eller ange om den Planera, genomföra och utvärdera undervisning Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Arbetsställe Vid inaktualitet T.ex medgivande från vårdnadshavare kring deltagande. Skolportalen, Onedrive, Outlook, Pärm hos läraren 28

12 29 eller ange om den Hantera rättsärenden/ anmälningar Elevakt bevarande: Individuella studieplaner Handling om ändringar i studieorganisati onen (ex. anteckning om studieavbrott, överenskommel se om studiegång) Diciplinära åtgärder (handlingar rörande avstängning, varning mm) Intyg om avgång och reducerat program Beslut om utökat program Åtgärdsprogram Särskola/träning sskola: - skriftlig information till vårdnadshavare om elevs kunskapsutveckl ing, avstämning h t ä d i Elevakt Rapporteras till utbildningsenheten Efter avslutad skolgång

13 eller ange om den Utreda och åtgärda elevs behov Anmälan till rektor (när en elev riar att inte uppnå målen) Minnesanteckni ngar gällande enskild elev från - möten/konfere nser med EHT - uppföljning/utv ärdering av åtgärdsprogram - andra möten med elev och/eller vårdnadshavare under pågående utredning och åtgärd - ESMprotokoll - EVKprotokoll - Utredningar - Läkarintyg Elevakt Övriga handlingar från utvecklingssamtal s vid inaktualitet. Efter avslutad skolgång 30

14 eller ange om den Utreda och åtgärda elevs behov Kränkande behandling och diskriminering - inkommen anmälan om kränkning/diskri minering - rapport/utredni ng - dokumenterade åtgärder och uppföljning Elevakt Efter avslutad skolgång Besluta om och erbjuda specialundervis ning/anpassad studiegång Rektors beslut i elevärenden Elevakt Efter avslutad skolgång

15 eller ange om den Utreda och åtgärda elevs behov Specialpedagog ens handlingar - dokumentation i samband med stöd i undervisning till enskild elev PMO Se anm. s i elevakten vid arkivering Efter avslutad skolgång Hantera frånvaro och CSN Fortlöpande pröva och bedöma elev Intyg om att elev besökt rektor, skolläkare, läkare, kurator mfl Elevers svar på nationella ämnes- och kursprov i Svenska och Svenska som andra språk Hos mentor Vid inaktualitet Gallras senast vid läsårets slut. Närarkiv hos admin. De prov som begärs in för statistiskt underlag ansvarar Skolverket för arkiviering av. Övriga provsvar lämnas till et efter 1 år. 1 år 35

16 eller ange om den Fortlöpande pröva och bedöma elev Elevers svar på nationella ämnes- och kursprov, övriga ämnen Närarkiv hos admin. Enligt anvisning på proven. Handlingarna förvaras på skolan tills gallring. OBS: proven och svaren är sekretessbelagda, se anvisningar från provkonstruktören. Överex makuleras omedelbart. 36 Fortlöpande pröva och bedöma elev Sammanställnin gar över resultat i nationella prov i svenska G:, Procapita Se anmärkn Uppgifter rapporteras till utbildningsenheten som ansvarar för bevarande. Ev. underlag till sammanställningar na kan s vid inaktualitet. 37

17 eller ange om den Fortlöpande pröva och bedöma elev Sammanställnin gar över resultat i nationella prov i övriga ämnen (ej svenska) G:, Procapita Enligt anvisning på proven. 38 Fortlöpande pröva och bedöma elev Elevers svar på riksprov i fysik och kemi Närarkiv hos admin. Enligt anvisning på proven. Proven köps in från "provbank". 39 Fortlöpande pröva och bedöma elev Elevers svar på övriga skriftliga prov samt uppsatser / redovisningar mm Arbetsställe Vid inaktualitet Återlämnas till eleven när sammanställning gjorts och provet inte längre behövs som underlag för betyg/omdöme om eleven. Skolportalen, Outlook, Pärm hos läraren Hantera bedömningar och sätta betyg Terminsbetyg/u Procapita Procapita Vid inaktualitet tdrag ur betygskatalogen

18 eller ange om den Betygsätta Prövningsansök ningar, med ev. bilagor Arbetsställe Vid inaktualitet Ansökan till prövning görs på fastställd blankett. Gallras när prövningarna är slutförda för året och resultaten är införda i betygskatalog / prövningsliggare. Digitalt - ProofX, G: Betygsätta Betygsätta Omprövning av felaktigt satt betyg, beslut och handlingar. Resultat av prövning av kursen med anteckning om givet betyg. Lex Lex sammans med betygskatalogern a Pärm hos admin. Har samma betydelse som betygskatalog. Bör förvaras tillsammans med betygskatalog eller det individuella betyget. 5 år 44

19 eller ange om den Betygsätta Kopia av Slutbetyg/Exam ensbevis/gymn asieintyg (eller dokument som ersätter detta ex. en skriftlig bedömning/inty g) Samlade betygsdokumen t/utdrag ur betygskatalogen (för elev som ej får betyg) Arkivskåp hos admin G: Betygsoriginal lämnas till eleven. 5 år Betygsätta Betygskatalog Närarkiv hos admin. Betygsätta Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Eventuella förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Procapita Procapita sammans med betygskatalogern a el betygen. 5 år

20 48 49 eller ange om den Betygskatalog - datafil för inrapportering av gymnasiebetyg Betygsätta IG/F-dokument Pärm hos admin. Vid inaktualitet Datafil sammanställd för överföring av slutbetyg till nationell betygsdatabas kan s vid inaktualitet, normalt när bekräftelse erhållits från UHR. 2 år efter avslutad skolgång

21 Elevhälsan Ge skolhälsovård eller ange om den Skolhälsovårds journaler / hälsokort PMO PMO, SHV journal Omfattas av OSL Efter avslutad 25 kap. 1 skolgång Handlingar i elevvårdsärenden som utgår från bestämmelser i Skollagen ska ej arkiveras i journalen. Lämnas tillsammans med barnhälsovårdsjour nalen till et när eleven avslutat sin skolgång i Upplands Väsby kommun. Rekvisitioner rörande journaler Lämnas årligen till et. Journalerna ska vara kompletta. 50

22 Elevhälsan Förebygga och hantera skador eller ange om den Olycksfalls- /incidentrappor ter Lex Lex Se anmärkn Inrapportering görs av skolan för statistik och uppföljning. Försäkringsbolag handlägger eventuell skada. 51 Elevhälsan Förebygga och hantera skador Skadeärende försäkringsbolag : Arbetsskada elev, - anmälan till Arbetsmiljöverk et - utredning och beslut - läkarutlåtande Skadeanmälan kollektiv olycksfallsförsäk ring (elev) Se anmärkn Se anmärkn Se anmärkn Hanteras av försäkringsbolag, ingen arkivering inom kommunen. 52

23 53 Elevhälsan handahålla samtalskontakt och andra stöd Elevhälsan Utreda och åtgärda elevs behov eller ange om den Kurators handlingar gällande enskilda elever (ex. elevkort och korrespondens med vårdnadshavare, mötesantecknin gar etc.) Skolpsykologjou rnaler med underlag (eller journaler från utomstående psykologer som skolan beställt) Elevakt Vid inaktualitet Vid avslutad skolgång PMO, SHV-journal Efter avslutad skolgång 54

24 Elevhälsan Utreda och åtgärda elevs behov eller ange om den Socialtjänstanm älningar - Anmälningar till annan myndighet då barn riar att fara illa. PMO PMO, SHV-journal Anmälningar till annan myndighet då barn riar att fara illa. Pärm hos rektor (kopia) Efter avslutad skolgång 55 Övrig skolrelaterad verksamhet: Bibliotek handahålla läromedel Låntagaruppgift er Freelib Freelib Vid inaktualitet Sekretess enligt OSL 40 kap 3 Gallra när ärende avslutats 56 Övrig skolrelaterad verksamhet: Skolmåltid Laga och servera mat Matsedlar (även de med specialkost) Inspektionsrapp orter och andra beslut om livsmedelshante ringen Se anmärkn Se anmärkn Hanteras av upphandlad leverantör och arkiveras därför ej på skolorna Övrig skolrelaterad verksamhet: Skolmåltid Laga och servera mat Dokumentation om elevs specialkost Hos admin. Vid inaktualitet

25 59 60 Utbildningsenhete n Övrig skolrelaterad verksamhet: Studievägledning Övrig skolrelaterad verksamhet: Studievägledning Planera elevers studietid eller ange om den Studie- och yrkesvägleda Studie- och yrkesvägleda Hantera antagning och placering Individuella studieplaner Underlag för vägledningssam tal Blankett för praktik Minnesanteckni ngar Meddelande till vårdnadshavare om avslag inkl. information om rätten att begära skriftligt avslagsbeslut Pärm hos SYV, Procapita Pärm hos SYV Efter avslutad skolgång Papper Vid inaktualitet Original lämnas till elev. Kopia ev. hos arbetsgivaren. Efter avslutad skolgång 61

26 Utbildningsenhete n Ge stöd till elever under studietiden eller ange om den Hantera särskilda inriktningar och ekonomiska stöd Ansökan om bidrag till verksamheten - ansökan - beslut - uppföljningsdok umentation Lex Lex Utbildningsenhete n Utbildningsenhete n Utbildningsenhete n Övergripande förutsättningar Övergripande förutsättningar Övergripande förutsättningar Fördela resurser och fastställa ramar för utbildningen Fördela resurser och fastställa ramar för utbildningen Hantera utskrivning Beslut: -fällig stängning av skola - Att ställa in undervisning Beslut kring utbildning, kurser och program: tex nedläggning av program. Byte av skola, ansökan Lex Lex Skolportalen Kopia hos skolorna Lex Lex Kopia hos skolorna Pärm hos SYV 1 år Kopia hos skolorna

27 Utbildningsenhete n Övergripande planering eller ange om den Samarbeta och samverka med externa aktörer Avtal om samarbeten mm Protokoll och minnesanteckni ngar från möten i olika nätverk med externa aktörer ex. socialtjänst, BRÅ, polismyndighete n, föreningsliv, arbetsliv mm. Lex Lex Hanteras på utbildningsenheten, kopia hos enskild skola 66