Reviderad Informationshanteringsplan - Lärcentrum Ärende 8 BN 2017/308

Transkript

1 Reviderad Informationshanteringsplan - Lärcentrum Ärende 8 BN 2017/308 Sida 10 av 121

2 Tjänsteskrivelse 1(1) Dnr: BN 2017/308 Informationshanteringsplan - Lärcentrum Förslag till beslut s beslut Ny informationshanteringsplan för Lärcentrum med i kraftträdande godkänns. Ärendebeskrivning Lärcentrum har arbetat fram en ny informationshanteringplan för att inkludera hantering av all information och alla dokument som rör ensamkommande barn/ungdomar samt ekonomsikt bistånd. Informationshanteringplanen ska gälla från och med Beslutsunderlag Informationshanteringsplan Bildning - Lärcentrum v2.0 Bildning Jonny Norrby Verksamhetschef Fritid och Kultur Marcus Eriksson Verksamhetschef Lärcentrum Beslutet ska skickas till För kännedom För verkställighet Marcus Eriksson Marcus Eriksson Marcus.Eriksson@kavlinge.se kommunen@kavlinge.se Sida 11 av 121

3 Informationshanteringsplan 1(11) Informationshanteringsplan Bildning Kävlinge Lärcentrum, version 2.0 Verksamheter: Arbete och Integration, Komvux, Introduktionsprogram, Särskild undervisning för vuxna, Externt gymnasium, Studieförbundsbidrag Arkivbildare: Antagen: BN x/2017 Informationshanteringsplanens syfte är att ge en översikt över vilka handlingar, som hanteras inom Bildnings olika verksamheter, vilka riktlinjer som gäller avseende diarieföring, gallring/bevarande samt PuL och sekretess. Dessutom anges var handlingarna återfinns. Uppgifter om förvaring är inte riktlinjer utan enbart en beskrivning av nuvarande förvaringsplats. Handlingar vars hantering är likartad oavsett förvaltningsdel t.ex. nämndshandlingar och projektdokument, bild- och informationsmaterial - är samlade i den kommunövergripande informationshanteringsplanen. Planen kommer att revideras vid behov. Kontakta administrativ chef på Bildningskansliet i händelse av uppdateringsbehov. Innehåll Allmänt/för flera verksamheter...2 Arbete och Integration...6 Komvux OBS se även sektion 1 Allmänt...9 Introduktionsprogram OBS se även sektion 1 Allmänt...10 Särskild undervisning för vuxna...10 Externt gymnasium...11 Studieförbundsbidrag...11 Sida 12 av 121

4 2 (11) Allmänt/för flera verksamheter Elevregistrering Handling Diarieföres Gallring Till centralarkiv Ansökningar Nej Efter avslutad Nuvarande förvaring Anmärkning Ansökan Komvux finns som blankett på hemsidan. Ansökan om resebidrag Nej Vid inaktualitet Papper hos Kontakt Kävlinge Finns som blankett på hemsidan. Omfattas av PuL och sekretess. Svarsbesked från elever (om undervisningsplats) Nej Terminsvis Mail eller papper på Lärcentrum Elevkatalog eller klasslistor Nej Bevaras Kommunens server (U:/) samt papper på Lärcentrum Hämtas från Extens. Papperskopior tas ut för spårbarhet i krissituationer. Elevakt, elevhistorik Nej Bevaras Extens Innehåller personnummer samt uppgifter om studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och. Omfattas av PuL och bör sekretessprövas. Studieorganisation Handling Diarieföres Gallring Till centralarkiv Nuvarande förvaring Anmärkning Handlingar rörande disciplinära åtgärder (avstängning av elev) Diarieförs vid beslut Bevaras Läsårsvis Kommunens server (U:/) Omfattas av PuL och sekretess. Överenskommelse om studiegång Nej Bevaras Efter 5 år Kommunens server (U:/) Sida 13 av 121

5 3 (11) Handling Diarieföres Gallring Till centralarkiv Nuvarande förvaring Anmärkning Blankett för ansökan om ledighet för elev Ansökan om/upprättande av individuell studieplan Nej Vid inaktualitet Papper på enheten Nej Vid inaktualitet Kommunens server (U:/) Finns som blankett på hemsidan. Intyg om anpassad studiegång (skriftlig bedömning, individuell studieplan) Nej Bevaras Efter 4 år eller i Extens För elev som inte uppnått godkänt mål (ofullständigt slutbetyg), ska intyg utfärdas. Skriftlig bedömning följer med elevens betygsdokument och biläggs betygskatalog. Jämställt med betygsdokument. Undervisningsplanering Handling Diarieföres Gallring Till centralarkiv Nuvarande förvaring Anmärkning Läsårstider Nej Vid inaktualitet Kommunens server (U:/) och publika webbsidan Visas på den publika webbsidan. Lokala kursplaner, arbets- och timplaner Nej Bevaras Efter 5 år Kommunens server (U:/) Sida 14 av 121

6 4 (11) Elevutveckling och lärande Handling Diarieföres Gallring Till centralarkiv Nuvarande förvaring Anmärkning Betygsdokument (studieintyg) Nej Bevaras Efter 5 år Från genomförda individuella kurser och orienteringskurser. Handlingar rörande lokala, individuella kurser och projektarbeten Nej Vid inaktualitet Kommunens server (U:/) Specialarbeten/projektarbeten Nej Bevaras Efter 5 år Kommunens server (U:/) En kopia till centralarkiv, originalet behålles av författaren. Kunskapsprofiler Nej Vid inaktualitet InfoMentor Gäller samtliga ämnen. Uppföljande studie- och yrkesorientering Handling Diarieföres Gallring Till centralarkiv Nuvarande förvaring Anmärkning Akter över ungdomar i den uppföljande verksamheten Nej Bevaras Efter 4 år Innehåller avtal/överenskommelser, intyg/betyg och handlingsplaner. Protokoll från elevvårdskonferens Nej Bevaras Efter avslutad eller på kommunens server (U:/, sekretessmapp) Följer eleven så länge eleven finns i skola med Kävlinge kommun som huvudman. Omfattas av PuL och bör sekretessprövas. Protokoll från andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa Nej Bevaras Efter avslutad eller på kommunens server (U:/, sekretessmapp) Till exempel arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser, skolkonferenser eller motsvarande. Omfattas av PuL och bör sekretessprövas. Sida 15 av 121

7 5 (11) Övrigt Avtal för utlåning av elevskåp Nej Vid inaktualitet Dessa förvaras i låst utrymme på respektive enhet. Lärarscheman Nej Vid inaktualitet Excel på kommunens server (U:/) Läromedel, egenproducerade Nej Bevaras (1 exemplar) Läsårsvis Kommunens server (U:/) I den mån kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen ska ett (1) exemplar av varje bevaras i centralarkivet. Betygskatalog Nej Bevaras Efter 5 år Kommunens server (U:/) samt papper på Lärcentrum Hämtas från Extens och Hypergene, tas fram årsvis efter klass. Från 2014 sparas alla betyg individuellt i pdf för att lättare hanteras. Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Nej Bevaras Kommunens server (U:/) samt papper på Lärcentrum Viktigt med kodnyckel! Mycket viktigt att eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras. Beställning av betygskopia Nej Vid inaktualitet Digitalt (mail) Mail från e-tjänst (Artvise) via webbsidan. Avser grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning. Omfattas av PuL. Ärende som avser synpunkt på den interna miljön inom Lärcentrum Nej Efter 10 år Blankett finns på INKA Sida 16 av 121

8 6 (11) Arbete och Integration Personhandlingar från migrationsverket Nej Efter 25 år Efter ärendeavslut Omfattas av PuL och sekretess. Hyreskontrakt hyresvärd Ja Efter 10 år Efter ärendeavslut Andrahandskontrakt boende Ja Efter 10 år Efter ärendeavslut Avtal, migrationsverket Ja Efter 10 år 1 år efter avtalsslut Lokal överenskommelse Ja Efter 10 år 1 år efter avtalsslut Överenskommelse om praktikplats för deltagare i arbetsmarknadsprogram Närvaro-/frånvarorapporter, för deltagare genom IFO Beslut från Arbetsförmedlingen om deltagare som ska ingå i arbetsmarknadsprogram Underlag om samverkansersättning (rekvisitioner) från Arbetsförmedlingen Nej Vid inaktualitet Nej Vid inaktualitet Accorda Nej Efter 5 år Nej Efter 10 år Efter 2 år Sida 17 av 121

9 7 (11) Meddelande från Arbetsförmedlingen om utbetalning av samverkansersättning Intyg utställt av läkare eller annan inom sjukvården avseende hälsostatus för deltagare i arbetsmarknadsprogram Inskrivnings- och kartläggningsmaterial samt handlingsplaner för deltagare i arbetsmarknadsprogram Nej Efter 10 år Efter 2 år Nej Vid inaktualitet Omfattas av PuL och bör sekretessprövas. Nej Vid inaktualitet Journaler, akter mm Socialakter Nej 5 år efter senaste anteckning Se anmärkning Lex Sarah Ja 10 år Se anmärkning Närarkiv, Inlåsta i närarkiv alt i Procapita Digitalt i Platina Akter för födda den 5:e, 15:e och 25:e bevaras för forskning (överförs till centralarkiv vid gallring) Placeringar bevaras (överförs till centralarkiv vid gallring) Anmäls till Bn, finns i sekretessbelagda nämndshandlingar. Sekretess PUL Ej verkställda beslut enligt SoL Nej 5 år - Procapita Rapport till IVO. Sekretess. Avidentifierad rapport bevaras i nämndshandlingar IVO s beslut Ja Bevaras i protokoll - Närarkiv Meddelas i BN s protokoll Anmälningar från polis, allmänhet mfl Nej 1 år + innevarande - Närarkiv Sekretess PUL Sida 18 av 121

10 8 (11) Information från hyresvärdar om avhysning Information om stängning av el och vatten Nej 2 år - Närarkiv Sekretess PUL Nej 2 år - Närarkiv Sekretess PUL Faderskapsbekräftelser Nej Bevaras 2 år Närarkiv Sekretess PUL Meddelande om vårdnad av barn Nej Vid inaktualitet - Närarkiv Sekretess PUL Förfrågningar ang vårdnad av barn Nej 1 år - Närarkiv Sekretess PUL Avtal om vårdnad/boende/umgänge Nej Vid 18 år Närarkiv Sekretess PUL Statistik (SCB/Inregia) Ja 10 år - Närarkiv Ansökningar, utbet av statsbidrag till flyktingar Nej 10 år - Närarkiv Sekretess PUL Utbet Procapita Nej 10 år 2år Närarkiv Sekretess PUL Avsläpp och attestlistor, Procapita Nej 10 år 2 år Närarkiv Sekretess PUL Kontoutdrag från bank och post Nej 10 år 2 år Närarkiv Sekretess PUL Kvittenser av rekvisitioner Nej 10 år 2 år Närarkiv Sekretess PUL Hyreskontrakt Nej 2 år - Närarkiv 2 år efter kontraktets upphörande Sekretess PUL Dödsboanmälningar Nej 5 år Närarkiv Sekretess PUL Sida 19 av 121

11 9 (11) Komvux OBS se även sektion 1 Allmänt Resultat av betygsprövning (beslut och handlingar) Nej Bevaras Efter 4 år Kommunens server (U:/) Resultatet innehåller anteckning om betyg. Har samma betydelse som betygskatalog och bör förvaras tillsammans med denna. Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk (frågorna) Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar, samtliga delar Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska och svenska som andraspråk Nationella prov i samtliga ämnen, utom svenska och svenska som andraspråk (frågorna) Nej Bevaras Efter 3 år Ett exemplar av provhäfte från varje prov bevaras. Nationella prov omfattas av sekretess under den tid de återanvänds av Skolverket. Nej Bevaras Efter 3 år För Lärcentrum gäller nationella slutprov SFI/ämnesprov i svenska, elevlösningar, samtliga delar. Nej Bevaras Efter 5 år Nej Bevaras Efter 3 år Ett exemplar av provhäfte från varje prov bevaras. Nationella prov omfattas av sekretess under den tid de återanvänds av Skolverket. Nationella prov i samtliga ämnen, utom svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar Nej Efter 5 år eller enligt provsekretessen Efter 3 år Sammanställningar över resultat i nationella prov i samtliga ämnen, utom svenska och svenska som andraspråk Nej Bevaras Efter 5 år Sida 20 av 121

12 10 (11) Diagnostiska prov, elevlösningar Nej Efter avslutad Skriftliga tester och prov, elevlösningar Nej Efter avslutad Introduktionsprogram OBS se även sektion 1 Allmänt Åtgärdsprogram Nej Bevaras Efter avslutad Praktikhandlingar Nej Bevaras Efter avslutad Omfattas av PuL och sekretess. Särskild undervisning för vuxna Ansökningar med underlag och beslut om mottagande Diarieförs vid avslag Bevaras Efter 4 år Kommunens server (U:/) Omfattas av PuL och sekretess. Överklaganden Diarieförs vid avslag Bevaras Efter 4 år Kommunens server (U:/) Omfattas av PuL och sekretess. Pedagogiska utredningar/journaler med bilagor Nej Bevaras Efter 4 år Kommunens server (U:/) Omfattas av PuL och sekretess. Sida 21 av 121

13 11 (11) Externt gymnasium Föräldra- och elevinformation Nej Efter 3 år eller digitalt (server U:/, mail) Arbetsmaterial. Ansökan om inackorderingsbidrag Diarieförs vid avslag Efter avslutad Finns som blankett på hemsidan. Avbrottsanmälan från gymnasium Nej Efter avslutad Uppföljningsblankett Nej Efter fyllda 20 år Kommunalt aktivitetsansvar år. Beslutsunderlag överenskommelse om praktikplats KAA Nej Efter fyllda 20 år Kommunalt aktivitetsansvar år. Studieförbundsbidrag Studieförbundens ansökningshandlingar Sammanställning över bidrag till studieförbund (per år) Studieförbundens års- och verksamhetsberättelser Nej Efter 10 år Efter 5 år Nej Bevaras Efter 5 år Digitalt (server U:/) Nej Bevaras Efter 5 år Sida 22 av 121