Datum för beslut Stockholm den 14 december 2018 På Kulturnämndens vägnar

Transkript

1 Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2018:27 Sida 1 (8) Nämnd Arbetsmarknadsnämnden ets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 5 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) att följande handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp enligt bilaga. ets gallringsfrister är teknikneutrala och systemoberoende, såvida inget annat anges. et gäller retroaktivt och avser både Arbetsmarknadsförvaltningens centrala förvaltning och skolenheter inom vuxenbildningen (inklusive SFI, svenska för invandrare). Gallringsbeslut SSA 2010:15 och SSA 2014:02 upphör att gälla i och med detta beslut. Datum för beslut Stockholm den 14 december 2018 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (8) Bilaga en/handlingstyperna redovisas utifrån processerna i klassificeringsstrukturen. 1.3 Utveckla verksamheten Dokumentation från förbättringsarbeten 2 år efter slutfört förbättringsarbete Rekrytera Referensanteckningar 2 år efter beslut om tillsättning av tjänst Hantera bidrag och medel Återsökning av statsbidrag, handlingar i ansökan Utdrag ur socialtjänstakt (överklagandehandlingar, ansökningsblankett och beslut bevaras) Läkarintyg (överklagandehandlingar, ansökningsblankett och beslut bevaras) Fakturaunderlag (överklagandehandlingar, ansökningsblankett och beslut bevaras)

3 Sida 3 (8) Bosättningsunderlag Avvikelselistor Lista (f.n. i Excel) över ansökningar kopplade till asylsökande ensamkommande flyktingbarn (överklagandehandlingar, ansökningsblankett och beslut bevaras) 2.7 Hantera säkerhetsfrågor Checklista och tidplan för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Skyddsrond, handlingsplan samt statusrapport Tillstånd för kameraövervakning Behörighetsblanketter, IT-system 2 år efter framtaget material 2 år efter genomförd skyddsrond tillståndet har upphört att gälla 10 år efter att behörigheten upphört att gälla 2.8 Hantera och förvalta information Fullmakter för öppnande av personadresserad post Vid avslutad anställning Utföra studie- och yrkesvägledning Ansökan om utbildningskontrakt 2 år efter meddelande om beslut/avbrott

4 Sida 4 (8) Underlag för ansökan om studiestartsstöd -blankett från arbetsförmedlingen och arbetsmarknadsförvaltningen -betygshandlingar 2 år efter meddelande om beslut/avbrott Register över personer med studiestartsstöd Utbildningskontrakt 2 år efter beviljande av studiestartsstöd 5 år efter avslutade studier/praktik Tillhandahålla stöd och insatser för arbetssökande Underlag för upprättande av plan (initial kartläggning) När en plan är upprättad eller senast när aspiranten avslutas hos förvaltningen Samordna arbetsträning Cv:n de inkommit till förvaltningen Hantera det kommunala aktivitetsansvaret för unga Register över alla ungdomar som omfattas av det kommunala aktivitetsansvaret. Senast vid utgången av det kalenderår när den registrerade fyller 21 år (statistik bevaras) Rapporter/redovisning från arbetsgivare 2 år efter sista rapportering/redovisning Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten Närvarorapporter Samtycken som inhämtas från ungdomen 2 år efter sista anteckning 2 år efter sista anteckning När ungdomen fyllt 20 år

5 Sida 5 (8) Samordna stadens feriejobb Ansökningshandlingar till feriejobb Efter att ungdomen fyllt tjugo år (anställningsavtal bevaras hos resp. förvaltning/bolag) Inrapporterade arbetstillfällen 1 år efter tillfället för inrapportering förutsatt att statistik tagits omhand 4.1 Planera och genomföra utbildning Undervisningsplanering Lärarschema 3 år efter schemats upphörande Kursschema Läromedel, ej egenproducerat 3 år efter schemats upphörande När de inte längre används i verksamheten (egenproducerade läromedel bevaras) Hantera vägledning, antagning och placering Ansökan med bilagor i egen kommun Komvux 3 år efter att eleven har avslutat sina studier Registrering/ anmälan till SFI 3 år efter att eleven avslutat sina studier Sammanställning över elever som återregistrerats vid kurs, SFI Lista (f.n. i Excel) över sökanden till SFX med kommentarer över sökanden till SFX-kurser 1 år efter att uppgifterna förts in i system (f.n. BER, Barn- och elevregistret) 2 år efter upprättande (statistik bevaras)

6 Sida 6 (8) Nivåtester och kartläggningar, Komvux och SFI Utredning, returer, SFI 3 år efter att kurs är avslutad/meddelande om studieavbrott 2 år efter beslut om återstart/ avslag Interkommunal ersättning (IK) Komvux och SFI Ansökan med bilagor samt 10 år efter avtalstidens utgång avtal/beslut/yttrande om interkommunal ersättningbeviljande Ansökan med bilagor och beslut om interkommunal ersättningavslag 3 år efter beslut Mottagandebevis 3 år efter beslut

7 Sida 7 (8) Administrera elevs studiegång Individuell studieplan, SFI/särvux/Komvux 3 år efter avslutade studier/meddelande om studieavbrott (fördjupade individuella studieplaner eller överenskommelse om särskild studiegång bevaras i elevakt) Elevgrupplistor, kursgrupplistor Närvarouppgifter 1 år efter slutförd kurs/ elevgrupp 3 år efter registrering i verksamhetssystem (f.n. BER, Barn- och elevregistret) 4.3 Hantera bedömningar och betyg Betygsprotokoll SFI 2 år efter registrering i verksamhetssystem (informationen bevaras via betygskataloger och slutprov) Elevsvar i nationella prov, förutom i ämnet svenska Sammanställningar av resultat från nationella prov, förutom i ämnet svenska Elevsvar på övriga prov/tester/uppgifter exempelvis diagnostiska prov 5 år efter provtillfället 5 år efter provtillfället När betygen är satta och tiden för omprövning av betyg har löpt ut 4.7 Erbjuda elevhälsa och pedagogiskt stöd till elever Dokumentation från elevstödjande insatser - anteckningar för uppföljningssyften 2 år efter avslutad kontakt (anteckningar som tillför sakuppgift bevaras i elevakt)

8 Sida 8 (8) 4.8 Tillhandahålla läromedel och litteratur Förbindelse lånekort 2 år efter upphörd giltighet Uppgift om lån, per person Vid återlämnande Administrera elever Närvarouppgifter Anmälan till kurs Kursschema 3 år efter att eleven slutfört/gjort avbrott i kursen 3 år efter att eleven slutfört/gjort avbrott i kursen 3 år efter schemats upphörande