Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Transkript

1 Stockholms Stadsarkiv DNR /14 Sida 1 (7) Arkivmyndighetens beslut 2014:08 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Nämnd Idrottsnämnden Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Idrottsförvaltningen. Datum för beslut Stockholm den 6 maj 2014 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (7) Bilaga Nr Beteckning Kommentar 01 Styra, planera och följa upp Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Hanteringen av tjänsteutlåtande är kommunikationen mellan nämnd och förvaltning eller mellan styrelse och bolag/stiftelse. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnden Planera och följa upp verksamheten Utföra internt ledningsarbete Hantera revision och granskning Process som följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Inklusive uppföljningar såsom undersökningar eller kvalitetsredovisningsrapporter. Det styrande arbetet inom förvaltningen, exempelvis ledningsgruppens eller arbetsmiljökommitténs arbete. Även fackliga förhandlingar. I processen ingår att ta fram policyer och riktlinjer för verksamheten. I processen ingår årlig granskning av verksamheten. Även internkontroll Utveckla verksamheten I processen hanteras såväl externa och interna förslag och synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, till exempel rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem eller nya arbetsformer Besvara remisser Remisshantering från instanser inom såväl som utanför staden Hantera verksamhetsspecifika lagkrav Innefattar handlingar i samband med efterlevandet av bl.a. miljöbalken och förordningen om verksamhetsutövares egenkontroll.

3 Sida 3 (7) 02 Ge verksamhetsstöd Administrera anställning och löner Rekrytera Processen avser arbete med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst Hantera anställning Avser handläggning av frågor knutna till en pågående anställning. Från lönegrundande samtal till exempel betyg och intyg. Här ingår även att hantera uppsägningar och entledigande Beräkna och betala ut löner och arvoden Här ingår att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Även hantering av avtalspension Hantera personalfrågor Kompetensutveckla Omfattar kompetensutvecklingsplanering och utvecklingssamtal samt anordnande eller deltagande i personalutbildningar Hantera personalsociala frågor Avser omplacering och andra personalsociala ärenden. (Handlingar rörande entledigande hanteras under ) Hantera fysisk och psykisk arbetsmiljö Omfattar arbetsmiljöarbete såsom skyddsronder, hantering av arbetsskadeanmälningar samt friskvård och rehabilitering Administrera ekonomi Hantera intäkter Avser handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Hantera kostnader Omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor Hantera löpande ekonomiredovisning Hantera skatteredovisning Omfattar att sköta kontoplan och att löpande stämma av och redovisa ekonomin. Handlingar som ingår i bokslut hanteras under Frågor rörande deklarationer och jämkning av moms etc.

4 Sida 4 (7) Teckna och förvalta avtal, genomföra upphandling och inköp Köpa in och beställa Omfattar direktupphandling och avrop från ramavtal till idrottsförvaltningens egen verksamhet Upphandla i konkurrens Omfattar hantering av anbud, samt försörjnings- respektive verksamhetsupphandling Teckna, förvalta och följa upp avtal Avser handlingar som har att göra med tecknande, förvaltning, uppföljning och avstämning av pågående avtal samt registrering i avtalshanteringssystem Administrera gemensamma funktioner Hantera och förvalta stadsgemensam IT och telefoni Hantera och redovisa allmänna handlingar Hantera lokaler och säkerhet I processen ingår hanteringen av stadsgemensam telefoni och IT-drift, exempelvis instruktioner, behörighetsbeställningar och systemdokumentation. Avser hanteringen av registratur och arkiv, arkivredovisning samt utredningar rörande hanteringen av allmänna handlingar. Här ingår även att hantera begäran om utlämnande av allmän handling. Processen innefattar exempelvis byggprojekt samt säkerhetsfrågor kopplat till fastigheten som inte är en del av kärnverksamheten Kommunicera och omvärldsbevaka Marknadsföring, kommunikation och omvärldsbevakning. Inom sistnämnda område skapas inte alltid handlingar. Delar av processen handlar i huvudsak om envägskommunikation genom webb, trycksaker, nyhetsbrev mm Hantera verksamhetsspecifika ITsystem Förvalta maskiner och fordon I processen ingår hanteringen av Idrottsförvaltningens verksamhetsspecifika IT-drift, exempelvis instruktioner, behörighetsbeställningar och systemdokumentation. Avser att hantera försäkring, genomföra rutinservice, reparationer o dyl.

5 Sida 5 (7) Hantera synpunkter, klagomål och felanmälningar rörande kärnverksamheten Hantera frågor, synpunkter och klagomål Omfattar Idrottsförvaltningens handläggning av inkomna frågor, synpunkter och klagomål rörande kärnverksamheten Hantera felanmälningar Felanmälningar avseende belysning, skyltar etc. 03 Skapa möjligheter till idrott och motion Planera och samordna möjligheter till idrott och motion Omfattar framtagande av idrottspolitiska styrdokument, att göra långsiktig investeringsplanering för stadens idrotts-, frilufts- och motionsanläggningar samt att ta fram underlag för beställningar av nybyggnation och renoveringar samt att i samarbete med de stadens tekniska förvaltningarna skapa ytor för idrott och motion i exploateringsområden Studera stockholmarnas fritids- och idrottsvanor Bereda och utveckla möjligheter till fritid för personer med särskilda behov 04 Hantera stöd och bidrag Hantera stöd och bidrag till föreningar Handlägga lokala lotteritillstånd Hantera bidrag och stöd till evenemang Omfattar att i samarbete med universitet och högskolor genomföra forskning och studier av barns- och ungdomars fritidsvanor och stockholmarnas idrotts- och motionsvanor. Omfattar dels att samordna stadens arbete med att skapa bra fritidsmöjligheter för barn och ungdom med funktionsnedsättning och dels att ansvara för att fritidsmöjligheterna för personer med utvecklingsstörning som bor i gruppbostad utvecklas. Omfattar att hantera stöd och bidrag för föreningsverksamhet. Omfattar att bedriva myndighetsutövning vid handläggning av lokala lotteritillstånd. Omfattar att hantera bidrag och stöd för evenemang samt utvärdera utfall av dessa. Planering och genomförande av eventuell driftsinsats vid evenemang ingår även.

6 Sida 6 (7) 05 Hantera drift och nyttjande av anläggning Hantera drift av idrottsanläggning Omfattar att hantera drift av anläggning Hantera lokalbokning Omfattar att fördela tider och boka in på idrottsanläggning för föreningar Hantera aktivitetsbokning I processen ingår att via e-tjänst boka och betala för lokala aktiviteter som simskola, kurser och gruppträning samt att på anläggning hantera dokument avseende personal och kursdeltagare för de erbjudna aktiviteterna. 06 Hantera fritidsbåtsverksamheten Hantera allmänna hamnar Omfattar köhantering, förmedling och bokning av allmänna båtplatser Hantera båtklubbsverksamhet Omfattar att hantera upplåtelse och avtal för båtklubbsverksamhet. 07 Bedriva fiskevård Utföra fisketillsyn Omfattar att ansvara för frågor rörande fiskevård i stadens vatten. 08 Hantera nybyggnation och ombyggnation av anläggningar och ytor Initiera och utreda anläggningsinvestering Initiera och utreda anläggningsinvestering för motion/idrott Avser programskedet, dvs. det inledande arbetet där projektet formas, utreds och bereds inför beslut om genomförande. (De efterföljande processerna, projektering och genomförande av investering i anläggning/yta, ägs av Fastighetskontoret Initiera och utreda anläggningsinvestering för båtsport och friluftsliv Avser det inledande arbetet där projektet formas, utreds inför beslut om genomförande Projektera anläggningsinvestering Projektera motion/idrott Projektera båtsport och friluftsliv OBS! Processen ägs av Fastighetskontoret, Idrottsförvaltningen deltar. I processen ingår att hantera projektering av nybyggnation/ ombyggnation av anläggning/yta.

7 Sida 7 (7) Genomföra investering Genomföra investering i motion/idrott Genomföra investering i båtsport och friluftsliv 09 Underhålla anläggning/yta Hantera underhåll av motion och idrott Hantera underhåll av båtsport och friluftsliv. OBS! Processen ägs av Fastighetskontoret, Idrottsförvaltningen deltar. I processens ingår att genomföra investering (nybyggnation/ ombyggnation). Avser hela processen från initiering, utredning, projektering till genomförande. Avser hela processen från initiering, utredning, projektering till genomförande.