Datum för beslut Stockholm den 14 maj 2019 På Kulturnämndens vägnar

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Petter Sävström Arkivmyndighetens beslut 2019:14 DNR /2019 Sida 1 (13) Nämnd/Bolag/Stiftelse Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Beslutets omfattning Enligt 6 kap. 5 Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) ska Stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av myndigheten. Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Bostadsförmedlingen i Stockholm AB. Klassificeringsstrukturen ersätter tidigare beslutad klassificeringsstruktur, beslut SSA 2012:22. Datum för beslut Stockholm den 14 maj 2019 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (13) Bilaga Klassificeringsstruktur för Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Verksamhetsområde 1 Styra, planera och följa upp verksamheten Nivå 2 Nivå 3 Kommentar 1.1 Styra och leda verksamheten Utföra politisk styrning Samarbeta med utskott och råd Utföra internt ledningsarbete Den politiska beslutsprocessen. Styrelsehandlingar, protokoll, ägardirektiv, bolagsordning. Utskott och råd kopplade till den politiska styrningen, t ex avseende tillgänglighetsfrågor. Förtursutskottetprotokoll Det ledande arbetet inom Bostadsförmedlingen, exempelvis ledningsgruppens arbete. Processen omfattar även övergripande strategiska frågor inom personalområdet och hantering av den årliga löneöversynen. I processen ingår att arbeta fram policyer och riktlinjer för Bostadsförmedlingen, inklusive fördelning av arbete och ansvar. Styrdokument, löneöversyn, ledningsgruppensprotokoll

3 Sida 3 (13) 1.2 Planera och följa upp verksamheten 1.3 Utveckla verksamheten Samverka med personal och fackliga organisationer Planera verksamheten Följa upp verksamheten Utföra internkontroll Facklig samverkan och förhandlingar. Protokoll från skyddskommitté, APT, MBL Treårsplan, budget, verksamhetsplan. Bokslut, årsredovisning, medarbetarundersökningar, kvalitetsredovisnings rapporter Väsentlighets- och riskanalys samt internkontroll I processen hanteras såväl externa och interna förslag och synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla Bostadsförmedlingens verksamhet, till exempel rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem eller nya arbetsformer. Övergripande kvalitetsarbeten och organisations-frågor. Omvärldsbevakning. Processen omfattar även samverkan med intressenter av olika slag, t ex andra bolag, myndigheter, organisationer, näringsliv etc. Dokumentation från kvalitets- och förbättringsarbete, utvärderingar, egna

4 Sida 4 (13) enkäter, utvecklingsprojekt och marknadsundersökningar. 1.4 Hantera extern revision och granskning Granskning som utförs av extern part både inom och utanför staden, exempelvis revisorer och olika tillsynsmyndigheter, med tillhörande uppföljning. 1.5 Hantera extern dialog 1.6 Hantera remisser Hantera synpunkter och klagomål Hantera medborgarförslag Revisionsrapport, inspektionsrapport, åtgärdsrapport. Ej aktuell Hanteras i process Hantera Kundärenden samt allmänna frågor och synpunkter Ej aktuell Remisshantering mellan instanser inom och utanför staden. Både egna och andras. Inkomna remisser med tillhörande svar/yttrande. Även utgående remisser med tillhörande inkomna svar och sammanställning av svar.

5 Sida 5 (13) Verksamhetsområde 2 Ge verksamhetsstöd Nivå 2 Nivå 3 Kommentar 2.1 Hantera personal Rekrytera Processen avser arbete med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Rekryteringsärenden (t ex kravprofil, annons, lista över sökande, urvalslista, meddelande om vem som fått tjänst, ansökningshandlingar) Hantera anställning Frågor knutna till individ och dess pågående anställning. Omfattar anställningsförhållanden, individuell kompetensutveckling och medarbetarsamtal samt uppsägning och entledigande. Handlingar rörande anställningsförhållanden, t ex arbetsbeskrivningar, instruktioner individuella kompetensutvecklingspla ner, handlingsplaner, olika typer av beslut, handlingar från lönegrundande samtal eller rörande lönebidrag, betyg och intyg, uppsägning och entledigande.

6 Sida 6 (13) Beräkna och betala ut löner och arvoden Administration av löner och arvoden och annan ersättning. Även tjänstepension och avtalsförsäkringar. Löneunderlag, lönelistor, närvarounderlag, ansökan och beslut om pension Hantera personalsociala frågor Hantera rehabilitering och arbetsskada Personalvårdande åtgärder såsom psykologisk, social rådgivning och övrig kurativ verksamhet som ges i syfte att främja hälsa, arbetstrivsel och effektivitet. Även diskrimineringsärenden, omplacering och disciplinära ärenden. Frågor rörande arbetsskador, arbetsanpassning och rehabilitering. Arbetsskadeanmälan, läkarutlåtande, utredningar, beslut Hantera arbetsmiljö och gemensamma personalfrågor Exempelvis friskvård, arbetsmiljöarbete, skyddsronder, personalutbildningar och andra gemensamma insatser för kompetensutveckling och en god arbetsmiljö. 2.2 Hantera ekonomi Hantera intäkter Pengar in. Kundfakturor och kundreskontra.

7 Sida 7 (13) 2.3 Köpa in och upphandla Hantera kostnader Hantera löpande ekonomiredovisning Hantera skatteredovisning Köpa in och beställa Hantera försörjningsupphandling Pengar ut. Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra. Huvudbok, kontoplaner. Handlingar som ingår i bokslut hanteras i process Följa upp verksamheten. Momsrapporter, deklarationer. Omfattar inköp eller beställningar av varor och tjänster genom direktupphandling eller avrop mot ramavtal, inklusive förnyad konkurrensutsättning. Offerter, beställningar, avrop mot ramavtal/kontrakt. Upphandling i konkurrens av vara eller tjänst rörande den egna verksamhetens stödjande funktioner. Upphandlingsärenden (t ex förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut) Hantera verksamhetsupphandling Upphandling i konkurrens av kärnverksamhet samt av verksamhetskritiska varor eller tjänster. Upphandlingsärenden (t

8 Sida 8 (13) ex förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut) Förvalta avtal Avtalshantering och - bevakning. Affärsmässiga frågor efter det att avtal har slutits. 2.4 Informera och kommunicera Informera och marknadsföra Kommunicera Avtal med tillhörande handlingar. Processen handlar i huvudsak om envägskommunikation. Internt och externt informationsmaterial t ex webbplatser, marknadsföringsmaterial, nyhetsbrev, pressmeddelanden Kommunikation med extern part som inte rör kärnverksamhet. Kommunikation via sociala medier. Kommunikation via Facebook, Instagram, Twitter m.m. Korrespondens, inkomna enkäter, skrivelser osv Dokumentera Dokumentation av den egna verksamheten. Fotografier, presentationer, dokumenterad historik.

9 Sida 9 (13) 2.5 Hantera digitala stöd och funktioner I processen ingår hantering och administrering av telefoni och IT-drift. Förvaltning och utveckling av digitala nätverk, plattformar, applikationer och e- tjänster kopplade till den egna verksamheten. IT-säkerhet och behörigheter hanteras i process 2.7 Hantera säkerhetsfrågor. Instruktioner rörande ITdrift och support, systemoch användardokumentation. 2.6 Hantera lokaler och utrustning Processen innefattar exempelvis kontorsservice, hantering av inventarier och transportmedel, drift och underhåll och lokalförsörjning som inte är en del av kärnverksamheten. Handlingar rörande drift och underhåll. 2.7 Hantera säkerhetsfrågor Säkerhetsfrågor rörande skalskydd, brandskydd, larm, bevakning, passerkort, nyckelhantering etc. Hantering av IT-säkerhet, såsom brandväggar, serverhantering, behörigheter etc. Hantering och rapportering av tillbud

10 Sida 10 (13) och incidenter. Brandskyddsdokumentati on, nyckelkvittenser, instruktioner, rutinbeskrivningar, beställningar, rapporter. 2.8 Redovisa och förvalta information Processen omfattar redovisning av Bostadsförmedlingens allmänna handlingar samt styrning av informationshanteringen och arkivbildningen.processen omfattar även frågor rörande informationsförvaltning, oavsett om informationen är analog eller digital.hantering av personuppgifter och dataskydd för den enskilde, informationsklassning, utlämnande av allmän handling. Arkivbeskrivningar, hanteringsanvisningar, bevarandeförteckningar, gallringsärenden, avslagsärenden, rutinbeskrivningar, register över personuppgifter. 2.9 Hantera juridiska frågor Hantering av skadestånd, förlikningsärenden, tvister, försäkringsärenden, laglighetsprövningar och skaderegleringar av olika slag.

11 Sida 11 (13) Domar, överprövningsärenden, ersättningsärenden, försäkrings- /skadeståndsärenden (t ex försäkringsbrev, försäkringshandlingar, kostnadsunderlag till försäkringsbolag, rekvisitioner, skaderapporter, skadevärderingar).

12 Sida 12 (13) Verksamhetsområde 3 Ta emot och förmedla lägenheter Nivå 2 Nivå 3 Kommentar 3.1 Ta emot lägenheter från fastighetsägare Avser Bostadsförmedlingens samarbete med kommunala bostadsbolag och privata fastighetsägare om att ta emot lägenheter som sedan ska förmedlas. 3.2 Förmedla lägenhet till bostadssökande Hantera kundärenden samt allmänna frågor och synpunkter Förmedla lägenheter Anmälan av fastighetsägare, Avtal med fastighetsägare Avser allmänna frågor till Bostadsförmedlingen eller frågor/synpunkter rörande organisationen i stort, såsom klagomål eller beröm. Avser processen att hantera Bostadsförmedlingens köärenden från det att bostadssökanden ställer sig i kö till dess att bostadssökande förmedlas en lägenhet eller avregistreras från kön. Häri ligger samtliga dokument som rör förmedlingsprocessen.anmä lan till bostadskö, visningskallelser och intyg som styrker inkomst Hantera förtursärenden Avser processen att hantera Bostadsförmedlingens förtursärenden från det att bostadssökanden ansöker om förtur till lägenhet till dess att bostadssökande beviljas en förturslägenhet eller får avslag på ansökan, alternativt avregistreras från kön. Beslut, utredningspm,

13 Sida 13 (13) korrespondens mellan sökanden och bostadsförmedlingen, olika former av intyg från den sökande, avslag och bifall från bostadsförmedlingen Hantera ärenden gällande försöks- och träningslägenheter Avser Bostadsförmedlingens samarbete med institutioner om att förmedla lägenheter till institutionen i syfte att fungera som försöks- och träningslägenheter. Visningskallelser, hyresgästförslag, anmälan av institution Hantera evakueringsärenden Avser Bostadsförmedlingens samarbete med kommunala bostadsbolag och privata fastighetsägare i evakueringsärenden. Anmälan av evakueringsärende, evakueringsavtal, Brev till hyresgäst om evakuering 3.3 Administrera bostadskön Avser hantering och administration av bostadskön, som i dagsläget sker i verksamhetssystemet Bostoc. Registrering och avregistrering av bostadssökande, samt administration av kötid