GALLRINGSBESLUT FÖR SVENSKA BOSTÄDER MED DOTTERBOLAG

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR /13 SID 1 (1) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2013:15 GALLRINGSBESLUT FÖR SVENSKA BOSTÄDER MED DOTTERBOLAG Svenska Bostäder Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) att följande handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp i bilagan. Beslutet omfattar Svenska Bostäder med dotterbolaget AB Stadsholmen jämte övriga dotterbolag. Gallringsbeslut 1999:4 och 2004:14 upphävs i när detta beslut träder i kraft. Datum för beslut Stockholm den 24 april 2013 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie Box Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6. Fax stadsarkivet@stockholm.se

2 SID 2 (5) Bilaga * Efter kontrakttidens utgång ** Efter garantitidens utgång *** Efter efterföljande hyresgästs avflyttning Process Dokument SSA:s beslut 1.2 Intern styrning och administration Minnesanteckningar från avdelnings- och enhetsmöten 2.1 Svara på externa remisser Hyra ut lokaler Genomföra reparationer och åtgärda fel Hyra ut parkeringsplatser och garage Hyra ut parkeringsplatser och garage Hantera andrahandsuthyrning - Inkommande remiss från staden - Inkommande grannehörande - Svenska s svar Kontrolldokumentation, boendereferenser, inkomstuppgifter Uppgörelse med hyresgäst gällande sociala eller medicinska åtgärder, avsägande av besittningsskydd mm Nyckelkvittenser Avflyttningsbesiktning Anvisningsdokumentation Avtalsunderlag Hyreskontrakt, Tillvalskontrakt, Uppgörelse med hyresgäst gällande ersättning för men i nyttjanderätten Uppsägning av lägenhet Hyreskontrakt, p-plats och garage Ködokumentation - Ansökan - Beslut om att avslå - Tillhörande dokumentation 5 år Gallras när nyckel eller motsvarande återlämnats ** *

3 SID 3 (5) Hantera andrahandsuthyrning Hantera oriktig Andrahandsuthyrning Hantera byten och överlåtelser Hantera byten och överlåtelser störningar och övriga brister i och gott skick störningar och övriga brister i och gott skick störningar och övriga brister i och gott skick 7.6 Hantera felanmälningar och klagomål Fastighetsskötsel Fastighetsskötsel Genomföra reparationer och åtgärda fel Genomföra löpande Ansökan Beslut om att godkänna Tillhörande dokumentation Utredningsdokumentation Uppsägning av hyreskontrakt Hyresnämndsdokumentation Ansökan Beslut om att godkänna Tillhörande dokumentation - Ansökan - Beslut om att avslå - Tillhörande dokumentation Störningsrapporter (som ej blir ärenden) Störningsrapport Anmodan att vidta rättelse Utredningsdokumentation Uppsägning av hyreskontrakt Hyresnämndsdokumentation Beslut om avhysning från hyresnämnd eller hovrätten - Inkommande meddelande - Notering om åtgärd Drift- och skötselinstruktioner - Arbetsorder - Återrapportering Gallras efter att uthyrningsperiod avslutats 1 år efter senaste notering Uppdateras vid förändring och följer fastigheten vid försäljning

4 SID 4 (5) Hantera försäkringsskador Genomföra rondering och Dokumentation av skada, kostnadsunderlag till försäkringsbolag, rekvisitioner, skaderapporter, uträkning av hyresreducering - Myndighetsföreläggande - Åtgärdsrapport/svar till myndighet Genomföra rondering och Genomföra planerat Genomföra planerat Genomföra löpande Genomföra planerade Genomföra hyresgäststyrda Genomföra hyresgäststyrda Besiktningsprotokoll och intyg från Dokumentation om att hyresgäst får utföra eget Beställning från hyresgäst Besiktningsprotokoll Korrespondens av vikt med entreprenör Bygglov och övriga dokument gällande balkonginglasning Projektdokumentation Information till hyresgäster Besiktningsdokumentation Fastighets- och splaner Polisrapporter om skadegörelse Projektdokumentation Information till hyresgäster Medgivande från hyresgäster Besiktningsdokumentation Meddelande om bostadsanpassning med tillhörande handlingar, med återställningsklausul Meddelande om bostadsanpassning med tillhörande handlingar, utan återställningsklausul Det senaste och föregående protokollet sparas. Följer fastigheten vid försäljning * * Uppdateras vid förändring. Bevaras hos Stadsholmen * Gallras när anpassningen är borttagen och kommunen bekostat återställningen Gallras när anpassningen är genomförd

5 SID 5 (5) Hantera nybyggnadsprojekt Hantera nybyggnadsprojekt - Dagrapporter - Byggmötesprotokoll - Avvikelserapporter - Besiktningsutlåtande - Bygglovsritningar - Kalkyler, prognoser och andra arbetshandlingar Relationsritningar: - Detaljritningar - Konstruktionsritningar - Installationsritningar * Gallras när ritningen upphört att gälla eller i övrigt saknar betydelse för bolagets verksamhet. Utökat bevarande för Stadsholmen