BOLAG BESLUTETS OMFATTNING STOCKHOLMS STADSARKIV. Micasa Fastigheter i Stockholm AB. Micasa Fastigheter i Stockholm AB

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN : DNR /07 SID 1 (9) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2007:37 Micasa Fastigheter i Stockholm AB BOLAG Micasa Fastigheter i Stockholm AB BESLUTETS OMFATTNING Arkivmyndigheten beslutar enligt 7 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 1995:5) att följande handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp. Företagarefunktionen Fullmakter Revisionsrapport (internt dokument) Uppdragslista ledningsgruppen Information till hyresgäster rörande öppettider, nya portkoder, telefon- och kontaktuppgifter. efter upphörande Uthyrningsfunktionen Adressändringar Bostadskontrakt Dödsfallsanmälningar Hyreslista Påminnelse från hyresgäst, ej åtgärdade felanmälningar Registerutdrag, uppgifter från god man Skrivelser och förfrågningar angående kösystemet Överenskommelser med hyresgäst, bostäder efter upphörande efter upphörande efter upphörande efter upphörande

2 SID 2 (9) Andrahandsavtal, nyttjare (blockuthyrning) Avstämningslistor, ändrade nyttjare (blockuthyrning) Uppsägning av hyresavtal, nyttjare (blockuthyrning) Andrahandsuthyrning, ansökan och tillstånd (lokaler) Avbetalningsplaner Kreditupplysningar Registreringsbevis Driftmötesprotokoll, felanmälan Entreprenörslista Fastighetslista, jouruppdrag Kontaktlista äldreboende Krysslista, ansvarsfördelning Portkoder Sammanställningar brandlarm Statistik, felanmälningar Telefonlistor, externt och internt Fasad HyrUt efter att andrahandsuthyrningen upphört 3 år efter upphörande Se bevarandeplan för bostadsbolagens fastighetssystem (bilaga 1), övriga uppgifter i systemet kan gallras efter arkivuttag/vid inaktualitet. Se bevarandeplan för bostadsbolagens fastighetssystem (bilaga 1), övriga uppgifter i systemet kan gallras efter arkivuttag/vid inaktualitet. Byggfunktionen Administrativa föreskrifter Adress- och distributionslistor Allmän information, broschyrer om byggmaterial mm Anmälan om avslutat arbete Anmälan om påbörjat arbete Á prislistor / betalningsplaner

3 SID 3 (9) Arbetsmiljöplaner Myndighetsbesiktningar och provningar Bygganmälan Byggfelsförsäkring Bygglovsritningar Byggmötesprotokoll Checklista projekteringsskede Dagboksblad/dagrapporter Fakturor - konsulter och övrigt Förgävesprojekteringsavtal Utlåtande från hyresgäst Slutbevis - utfärdat av Stadsbyggnadskontoret vid projektavslut Beslut från Länsarbetsnämnden Handlingar från Miljöförvaltningen Intyg från Yrkesinspektionen, Arbetstagarorganisationer Kalkyler, prognoser och lönsamhetsberäkningar Konsulters kvalitetsplaner Kontrollplan enligt PBL Korrespondens av vikt för byggärendet Interna kvalitetsplaner Projektbeställning efter garantitidens utgång.

4 SID 4 (9) Projektledarpärmar Protokoll - Erfarenhetsåterföringsmöte Protokoll - övergripande Protokoll - byggsamråd Protokoll för- och slutbesiktning Provintyg / -analyser Sakkunnigintyg Tillstånd från myndigheter, sprängning, bortschaktning mm Utlåtande från garantibesiktning Utlåtande från slutbesiktning Utredningar Minnesanteckningar Avdelningsmöten Kvalitet och miljö Kemlista produkter Miljöavvikelse - händelseblankett Miljöprogram för Micasa Fastigheter Minnesanteckningar Kemgruppen Minnesanteckningar Miljögruppen Radonmätning per fastighet - sammanställningar Treårsplan Miljöarbete 2år. Grunduppgifter bevaras i Reqs. Rutiner i miljöledningssystem Avvecklingslista Miljöprövade kemiska produkter Följesedlar Kopia kontrakt och vinnande anbud Korrespondens, rutinmässig, inte diarieförd i upphandlingsärenden

5 SID 5 (9) Förvaltningsfunktionen Arbetsorder / beställning Besiktningsprotokoll, periodiskt återkommande Bostadsanpassningar, när ny besiktning utförts under förutsättning att alla eventuella anmärkningar åtgärdats. efter kontraktets upphörande. Uppgifter om bostadsanpassning ligger kvar i FASAD så länge anpassningen kvarstår. Checklistor Arbetsmiljörond/ egenkontroll Driftkort och kopplingsscheman Effektrevideringar Fjärrvärme Felstatistik per månad Försäkringsärenden Handläggningsuppgifter - ytberäkningar Hyresgästmöten Intresseanmälningar, förhyrning av lokaler Kalkyler, Minnesanteckningar från Borådet bevaras. Minnesanteckningar Avdelningsmöten och andra interna möten Nyckellistor Planerat underhåll per fastighet Rekvisition - terminalglasögon Riskanalyser arbetsmiljö Statusbesiktningar (från entreprenör) Tillgänglighetsinventering Underhålls- och skötselinstruktioner Underhållsplaner, när avtalet upphör., när ny inventering utförts under förutsättning att alla eventuella anmärkningar åtgärdats. Övrig administration Bedömning för individuell lönesättning (löpande avstämning) Anläggningsregister - digitalt Användarmanualer ekonomiska system, pappersutskrift bevaras med bokslut.

6 SID 6 (9) Avstämningar - balanskonton Beslut på frivillig skattskyldighet från Skatteverket momsade lokaler Betalningsstatistik - staden Budgetprognoser, -rapporter och -underlag Delegations- och attestinstruktion Fastighetsskatt - underlag för fastighetsdeklaration Frangorapportering/koncernredovisning Internavstämningar till/från koncernen Likviditetsprognos Låneförteckningar Fakturahanteringssystem/Invoice Manager Ekonomisystemet/Visma control Uppgifter om lån och bidrag i Prolån Uppgifter från avier angående in/utbetalningar i Prolån Se bevarandeplan för ekonomisystemet (bilaga 2), övriga uppgifter i systemet kan gallras efter arkivuttag/vid inaktualitet. efter att lånet lösts/bidraget har upphört efter att lånet lösts/bidraget har upphört Björn Jordell Stadsarkivarie

7 SID 7 (9) Bevarandeplan för fastighetssystem Bilaga 1 Bolag/arkivbildare Organisationsnamn Organisationsnummer Fastighet Fastighets ID Fastighetsnummer Län Kommun Församling Stadsdel Byggnad Byggnads ID Adress Byggnadsår Ombyggnadsår Uppgång Adress Sektion Etage Antal bostadslägenheter Antal uthyrningsbara lokaler Objektsinformation Objektstyp Objektsnummer Adress Våningsplan Yta Antal rum Standardkoder/utrustning (ex badkar, kokvrå) Kontrakt bostäder Namn (en eller två personer) Personnummer (en eller två personer) Kontraktsnummer Objektsnummer Inflyttningsdatum Avflyttningsdatum Anvisningsform Kontrakt lokaler Namn Organisationsnummer Kontraktsnummer Objektsnummer Inflyttningsdatum Avflyttningsdatum Ändamål Andrahandsuthyrning Namn Personnummer Kontraktsnummer Objektsnummer Inflyttningsdatum Avflyttningsdatum Statistik Hyresnivåer

8 SID 8 (9) Bilaga 2 Bevarandeplan för ekonomisystem Huvudbok Kundreskontra Kundlista Leverantörsreskontra Kund-/Leverantörsnummer Bokföringsdatum Verifikationsserie Verifikationsnummer Belopp Fri text Ansvar Fastighet Verksamhet Projekt År Årets ingående balanser Årets utgående balanser Årets utfall Kundnamn Kundnummer Reskontratyp Reskontraserie Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum Verifikationsnummer Verifikationsserie Bokföringsdatum Belopp Kundnummer Kundnamn Leverantörsnamn Kundnummer Reskontratyp Reskontraserie Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum Verifikationsnummer Verifikationsserie Bokföringsdatum Belopp

9 SID 9 (9) Leverantörslista Kontoplan Organisationsnummer Leverantörsnummer Leverantörsnamn Kontokod Kontonamn