Informationshanteringsplan för tekniska nämnden

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1(1) Dnr: TN 2016/9 Tekniska nämnden Informationshanteringsplan för tekniska nämnden Förslag till beslut Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden godkänner informationshanteringsplan för tekniska nämnden. Ärendebeskrivning Kommunens arkiv har tagit fram mallar för informationshanteringsplaner för att få ett likartat utseende i hela kommunen. Informationshanteringsplanen kallades tidigare för dokumenthanteringsplan. Ändringen beror på att dagens handlingar kan ha annan form än pappersdokument. Hantering av tekniska nämndens handlingar behandlas även i en informationshanteringsplan som beslutas av kommunstyrelsen. Denna berör handlingar som är gemensamma för hela kommunen, till exempel protokoll, delegationsbeslut, diarielistor, avtal och kontrakt, systematiskt arbetsmiljöarbete, riskanalyser, personal- och ekonomihandlingar, dokument i upphandlingar. Beslutsunderlag Informationshanteringsplan för tekniska nämnden Miljö & Göran Sandberg, samhällsbyggnadschef AnnaKarin Johansson, nämndsekreterare Beslutet ska skickas till För kännedom Kommunarkivet Samhällsbyggnadschef VA-chef Gatuchef Fastighetschef Administrativ chef Nämndsekreterare Tekniska nämnden AnnaKarin Johansson AnnaKarin.Johansson@kavlinge.se Kävlinge kommun Kullagatan 2, Kävlinge kommunen@kavlinge.se

2 Tekniska nämnden Informationshanteringsplan för tekniska nämnden 1(11) Arkivbildare: Tekniska nämnden Antagen: Informationshanteringsplanens syfte är att ge en översikt över vilka handlingar, som hanteras inom tekniska nämndens olika verksamheter, vilka riktlinjer som gäller avseende diarieföring och gallring/bevarande. Dessutom anges var handlingarna återfinns. Uppgifter om förvaring är inte riktlinjer utan enbart en beskrivning av nuvarande förvaringsplats. Handlingar vars hantering är likartad oavsett förvaltningsdel till exempel nämndhandlingar och projektdokument, dokument som rör upphandling, bildoch informationsmaterial - är samlade i den kommunövergripande informationshanteringsplanen. Även planer med gallringsregler för ekonomi, personal och löner är kommunövergripande. Planen kommer att revideras vid behov. Kontakta administrativ chef på Miljö & i händelse av uppdateringsbehov. Innehåll Gata/Park/Avfall... 2 Mark och exploatering... 4 Fastighet... 6 VA... 9

3 2 (11) Gata/park/avfall Yttrande över ansökningar om polistillstånd för upplåtelse av allmän platsmark, Platina Ja Bevaras 4 år Ingår i diarieförda handlingar. Grävningstillstånd på Miljö & Vid inaktualitet Statskommunala vägar, övertagandehandlingar, Platina Ja Bevaras 4 år Ingår i diarieförda handlingar. Trafikräkning trafikansvarig Vid inaktualitet Avtal om skötsel av enskilda vägar Ja Bevaras 4 år Äldre avtal finns bara i pärm, nyare avtal finns även diarieförda. Flyttning/skrotning av fordon Närarkiv 10 år Felanmälan gatubelysning Lokala trafikföreskrifter Upphävda lokala trafikföreskrifter Digitalt på ljuspunkten.com, Platina Närarkiv, Miljö &, Platina Vid inaktualitet Ja Bevaras 4 år Ingår i diarieförda handlingar. Ja Bevaras 4 år Ingår i diarieförda handlingar. Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Kontakt Kävlinges arkiv 1 år efter upphörd giltighetstid Parkeringstillstånd, övriga Utforskaren 1 år efter upphörd giltighetstid Parkeringsanmärkningar Utforskaren 1 år Pappersanmärkningarna skannas till utforskaren och skickas sedan med brev till Transportstyrelsen.

4 3 (11) Transporttillstånd Trafikansvarigs rum Vid inaktualitet Trafikverket är oftast arkivmyndighet. För transporttillstånd enbart inom kommunen är gatuchef tillståndsgivare. Abonnentregister renhållning Databas Future Vid inaktualitet Anmälan om sophämtning Databas Future Vid inaktualitet Överflyttning av renhållningsabonnemang ekonomiavdelningen 10 år Abonnentregister inklusive byten och extra hämtning Future Vid inaktualitet All historik sparas i Future. Dispenser sophämtning Platina Ja 4 år Ingår i diarieförda handlingar. Dispenser skyddstransporter vid strejk Körjournal färdskrivare renhållning Platina Ja 4 år Databas Future Vid inaktualitet Snö- och halkbekämpning, dagbok Hos vinterberedskapen 2 år För att kunna hantera eventuella skadeståndskrav.

5 4 (11) Mark och exploatering Köpeavtal, köpebrev Markanvisningsavtal Exploateringsavtal Arrendeavtal Nyttjanderättsavtal Servitutsavtal Fastighetsrättsliga avtal, övriga Lantmäteriakter Närarkiv kommunstyrelsen, Platina Närarkiv kommunstyrelsen, Platina Närarkiv kommunstyrelsen, Platina, Accessdatabas, Utforskaren, Platina, Accessdatabas, Utforskaren, Platina, Accessdatabas, Utforskaren Ja Bevaras 4 år Köpeavtal som tecknats av tekniska nämnden före och efter bildandet av strategisk avdelning förvaras hos Miljö & Äldre handlingar finns inte diarieförda i Platina. Ja Bevaras 4 år Markanvisningsavtal som tecknats av tekniska nämnden före och efter bildandet av strategisk avdelning förvaras hos Miljö &. Äldre handlingar finns inte diarieförda i Platina. Ja Bevaras 4 år Exploateringsavtal som tecknats av tekniska nämnden före och efter bildandet av strategisk avdelning förvaras hos Miljö &. Äldre handlingar finns inte diarieförda i Platina. Ja Bevaras 4 år Historiskt förvaras arrendeavtal i Miljö & s närarkiv. Även nya arrendeavtal tecknade efter bildandet av strategisk avdelning förvaras här. Diarieföring främst i kommunstyrelsens diarium, dock ansvarar tekniska nämnden för vissa arrendeavtal. Äldre arrendeavtal finns dock inte diarieförda. Ja Bevaras 4 år Förvaring i Miljö & s närarkiv. Nyare nyttjanderättsavtal ingår i diarieförda handlingar. Vissa av nyttjanderättsavtalen tillhör kommunstyrelsen. Vid inaktualitet Servitutsavtal som tecknats av tekniska nämnden förvaras på Miljö &. Vissa servitutsavtal tillhör kommunstyrelsen. Vid inaktualitet Fastighetsrättsliga avtal som tecknas av tekniska nämnden förvaras på Miljö &. Vissa avtal tillhör kommunstyrelsen. Bevaras 10 år Äldre akter finns i et efter aktnummer.

6 5 (11) Fastighetsakter (ägda) Fastighetsakter (sålda) Ledningsrätter Vid inaktualitet Historiska akter från tiden före bildande av strategisk avdelning. Vid inaktualitet Historiska akter från tiden före bildande av strategisk avdelning. Vid inaktualitet

7 6 (11) Fastighetsavdelningen Arrendeavtal koloni- och odlingslotter 2 år efter upphört avtal Skadegörelse, polisanmälningar Hyresdebitering underlag 2 år 2 år Kopior Skrivelser, utgående från Bevaras efter rensning 10 år Skrivelser av rutinmässig karaktär som inte är diarieförda. Hyreskontrakt 2 år efter upphörande Gallring under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår. Energi- och driftstatistik Energiprogram E4 Bevaras Energi- och driftstatistik, underlag 1 år Nyckelförteckning Vid inaktualitet Nyckelkvittenser Vid inaktualitet

8 7 (11) Nyckelschema Vid inaktualitet Garantisedlar, vitvaror 1 år efter utgången garantitid Garantisedlar, garantibesiktningar 10 år efter utgången garantitid Garantisedlar, övriga 2 år efter utgången avtalstid Serviceavtal Ja 2 år efter utgången avtalstid Leveransavtal el, gas Ja Vid inaktualitet Handlingar avseende entreprenader projektpärm/dupärm på Bevaras efter rensning Rensning efter 10 år Upphandling av entreprenader, ej antagna anbud 2 år efter avslutad upphandling Utredningar, Besiktningsprotokoll, hissar på Bevaras 10 år Vid inaktualitet Gallring när ny besiktning har genomförts.

9 8 (11) Besiktningsprotokoll, tryckkärl Besiktningsprotokoll, panna Besiktningsprotokoll, kyla Serviceprotokoll, gaspannor Besiktningsprotokoll, oljetank Brandsyneprotokoll Sotningsprotokoll Ventilationsbesiktning (OVK) ID-kort Lekredskapsbesiktningar på på på på på på på på på på Vid inaktualitet Gallring när ny besiktning har genomförts. Vid inaktualitet Gallring när ny besiktning har genomförts. Vid inaktualitet Gallring när ny besiktning har genomförts. Vid inaktualitet Gallring när ny besiktning har genomförts. Vid inaktualitet Gallring när ny besiktning har genomförts. Vid inaktualitet Gallring när ny besiktning har genomförts. Vid inaktualitet Gallring när ny besiktning har genomförts. Vid inaktualitet Gallring när ny besiktning har genomförts. Vid inaktualitet Vid inaktualitet Gallring när ny besiktning har genomförts.

10 9 (11) VA-avdelningen Miljörapport avloppsreningsverk, original Utredningar, VA-avdelningen Projekthandlingar Utforskaren, rum på reningsverket, på VAavdelningen på kommunhuset eller reningsverket, Utforskaren på VAavdelningen på kommunhuset eller reningsverket, vissa i Utforskaren Ja Bevaras 10 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet Protokoll från revisionsbesiktning av elanläggningar på reningsverket Vid inaktualitet Gallring när ny besiktning har genomförts. Projekthandlingar, förfrågningsunderlag på VAavdelningen, Utforskaren, Platina Ja Bevaras 4 år (gäller diarieförda handlingar) Kan ingå i diarieförda handlingar. Anläggningsregister Future Vid inaktualitet Fastigheter anslutna till kommunens VA-nät. All historik sparas i Future. Abonnentregister Future Vid inaktualitet All historik sparas i Future. Självavläsningskort Future Efter överföring till Future All historik sparas i Future.

11 10 (11) Vattendom grundvattentäkter Centralarkivet, Utforskaren, Platina Eventuella nya vattendom ar diarieförs Bevaras Direkt, 4 år om diarieförd handling Eventuell ny vattendom diarieförs Villkor i tillstånd enligt miljöskyddslagen för utsläpp av avloppsvatten från avloppsreningsverket VA-plan Drift- och skötselinstruktioner Ledningskartor och brunnsregister, Platina, Platina, utforskaren Reningsverket, Utforskaren Digitalt VABAS, papper i närarkiv Ja Bevaras 4 år Utsläppsvillkor Ja Bevaras 4 år Ingår i diarieförda handlingar Vid inaktualitet Bevaras Vid behov Anvisning förbindelsepunkt VA Utforskaren Bevaras Vid behov När fastigheten är ansluten till VA-nätet. Servisanmälan (ansökan om anslutning till VA-nätet) Debiteringsuppgift anläggningsavgifter Tv-inspektion ledningsnätet, protokoll och film Utforskaren, rum på VA-avdelningen Utforskaren, rum på VA-avdelningen, Future på VAavdelningen, Utforskaren Bevaras Vid behov Beställning från kund. Vid inaktualitet Anteckning om erlagd avgift finns i Future. Vid inaktualitet Funktionsbeskrivning övervakningssystem Papper på ARV Vid inaktualitet

12 11 (11) Driftjournaler reningsverket Analysprotokoll (till exempel slam, kväve, fosfor, renvatten mm) Reningsverket, Aquaview Utforskaren, Webbsida AlControl, papper på reningsverket Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vattenmätarregister Future Vid inaktualitet Provtagningsprotokoll vattenmätare Papper ekonomiavdelningen, Future Efter tio år Klagomål dricksvatten Future Vid inaktualitet All historik sparas i Future.