G A L L R I N G S B E S L U T 2002:1. Beslutets huvudsakliga innehåll Handlingar vid Socialtjänstförvaltningens olika verksamheter

Transkript

1 ABCDE Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN GALLRINGSBESLUT 2002:1 SID 1 (1) Dnr / G A L L R I N G S B E S L U T 2002:1 Nämnd/Förvaltning Socialtjänstnämnden/Socialtjänstförvaltningen SSA dnr /01 Beslutets huvudsakliga innehåll Handlingar vid Socialtjänstförvaltningens olika verksamheter Övriga handlingar i ärendet Gallringsframställan från Socialtjänstförvaltningen Yttrande från Revisionskontoret Yttrande från Juridiska avdelningen Stadsarkivets promemoria Anm Beslutande samt datum för beslut Rolf Hagstedt stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 STOCKHOLMS STADSARKIV PROMEMORIA Dnr /01 Gallring av handlingar vid Socialtjänstnämnden/Socialtjänstförvaltningen ÄRENDET Socialtjänstnämnden bildades vid årsskiftet 1 januari 1999, då Resursnämnden för skola och socialtjänst upphörde. Socialtjänstförvaltningen tillkom sedan den 1 mars Förvaltningen arbetar främst med kommunövergripande verksamheter inom socialtjänsten, som exempelvis familjerådgivning samt jourverksamhet inom individ-, familje- äldre och handikappomsorg, som av olika skäl, ekonomiska, kompetensmässiga och praktiska, organiserats centralt. Förvaltningen säljer även kompletterande tjänster inom området, i första hand till stadsdelsförvaltningarna. Den 26 juni 2001 inkom Socialtjänstförvaltningen med en gallringsframställan till Stadsarkivet (Reviderad gallringsframställan för Socialtjänstförvaltningen), som omfattar verksamheterna vid Socialtjänstförvaltningens olika enheter. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har beretts tillfälle att yttra sig över gallringsframställan. Socialtjänstförvaltningen har, i enlighet med framlagda synpunkter, gjort vissa ändringar, såväl gällande formalia som gallringsfristernas längd. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Stadsarkivet har gått igenom gallringsframställan och föreslagit ändringar i samråd med Socialtjänstförvaltningen. Den del av gallringframställan som gällde Forsknings- och utvecklingsenheten (FoU) har tagits bort och skall behandlas i särskild framställan. Till underlag för framställan och beslut har Stadsdelsförvaltningarnas dokumenthanteringsplan, SSA 1998:4, samt RA-FS 1995:4 och 1997:8 använts. Framställan innehöll ursprungligen även redogörelser för visst bevarandematerial samt beskrivningar av enheternas olika verksamheter. Detta har varit värdefullt i Stadsarkivets bedömning av förslaget, men beslutet har därefter omarbetats till en kort framställning av de allmänna handlingar som ska gallras. Motiveringar och redogörelser har bilagts. Den reviderade framställan innehöll även ett fåtal icke allmänna handlingar exempelvis rörande den uppsökande verksamheten. Enligt Juridiska avdelningen är dessa mellanprodukter eller minnesanteckningar (som inte tas om hand för arkivering) och därför inte att betrakta som allmänna. Dessa handlingar har avförts då Stadsarkivets gallringsbeslut enbart berör allmänna handlingar. 1

3 I övrigt anser Stadsarkivet att gallring kan medges enligt Socialtjänstförvaltningen gallringsframställan utan att de ändamål som anges i arkivlagens 3 åsidosätts. FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges för handlingar hos Socialtjänstförvaltningen enligt bilaga till denna promemoria. Julia Åslund arkivarie 2

4 ABCDE Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN GALLRINGSBESLUT 2002:1 TILLÄGG SID 1 (1) Dnr / G A L L R I N G S B E S L U T 2002:1 Nämnd/Förvaltning Socialtjänstnämnden/socialtjänstförvaltningen SSA dnr /01 Beslutets huvudsakliga innehåll Handlingar rörande stöd till frivilliga organisationer Underlag till projektbidrag 2 år efter den tid bidraget avser har utgått Ekonomisk uppföljning, som ej föranleder åtgärd 1 år Underlag för verksamhetsbidrag 2 år efter den tid bidraget avser har utgått Register över föreningar som fått bidrag 2 år efter den tid bidraget avser har utgått Överenskommelser med föreningar som fått bidrag 2 år efter den tid bidraget avser har utgått Övriga handlingar i ärendet Gallringsframställan från socialtjänstförvaltningen Yttrande från revisionskontoret Yttrande från juridiska avdelningen Stadsarkivets promemoria Stadsarkivets promemoria, tillägg Anm Beslutande samt datum för beslut Rolf Hagstedt stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

5 STOCKHOLMS STADSARKIV PROMEMORIA - Tillägg Dnr /01 Gallring av handlingar vid socialtjänstnämnden/socialtjänstförvaltningen ÄRENDET Den 26 juni 2001 inkom socialtjänstförvaltningen med en gallringsframställan till stadsarkivet (Reviderad gallringsframställan för socialtjänstförvaltningen). Denna gallringsframställan utmynnade i gallringsbeslut, SSA 2002:1. I stadsarkivets handläggning av detta ärende föll emellertid av misstag en bilaga bort. Gallringsbeslut SSA 2002:1 kompletteras därför med detta tillägg för handlingar rörande stöd till frivilliga organisationer. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och revisionskontoret har beretts tillfälle att yttra sig över den fullständiga gallringsframställan. I den del av framställan som berörde stöd till frivilliga organisationer hade remissinstanserna inget att erinra. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Stadsarkivet bad under handläggningens gång socialtjänstförvaltningen om vissa förtydliganden av framställans kompletterande motiveringar. Vid dessa samtal framkom att projektbeskrivningar och projektbudgetar som ligger till underlag för projektbidrag och som föreslås till gallring, utgörs av kopior av handlingar som diarieförts och således bevaras i diariet. Dessutom framkom att i de fall överenskommelser bryts och ett bidrag bedöms kunna dras in eller återbetalas bevaras överenskommelsen. Ett nytt ärendet inleds (överenskommelsen diarieförs) i och med att en utredning initierats. Stadsarkivet anser att gallring kan medges enligt socialtjänstförvaltningens gallringsframställan utan att de ändamål som anges i arkivlagens 3 åsidosätts. FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges för handlingar hos socialtjänstförvaltningen enligt bilaga till denna promemoria. Julia Åslund arkivarie 1