BESLUT OM GALLRING AV INFORMATION HOS AB FAMILJEBOSTÄDER

Transkript

1 Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2016:16 DNR /2016 Sida 1 (5) BESLUT OM GALLRING AV INFORMATION HOS AB FAMILJEBOSTÄDER Bolag AB Familjebostäder Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 5 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) att handlingarna ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp i bilagan. Gallringsbeslut SSA 2003:14 och SSA 2008:08 upphör att gälla i och med detta beslut. Revidering av beslut den 6 juli 2016 med tillägg att beslutet gäller retroaktivt. Datum för beslut Stockholm den 6 juli 2016 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (5) Bilaga Hyresdebitering och inkasso 4.1 Debitera hyra Beräkna och förhandla hyror Administrera hyresdebitering Följa upp och hantera inkasso Uppgifter om hyresförändringar - permanenta Evakueringsutredningar, flyttersättning erbjudanden till hyresgäster mm. Bouppteckningar Bestridande av besiktningsfakturor vid avflyttning. 10 år 5 år 10 år 6 månader efter fakturan är betald eller avskriven. Bostadshyreskontrakt med bilagor 4.2 Hantera uthyrning 4.3 Hantera förändrade hyresförhållanden Processer Handlingstyper Gallringsfrist Hyra ut bostäder Hantera andrahandsuthyrning Hantera lägenhetsbyten Hantera överlåtelse av lägenhet och lokal Hantera kontraktsakten: Hyreskontrakt, (Familjebostäders original) Anvisningsdokumentation Kontrolldokumentation Godkännande från 10 år efter bostadskontraktets Undantag: Bostadshyreskontrakt med bilagor för AB Familjebostäders lägenheter i bostads-

3 Sida 3 (5) oriktiga hyresförhållanden Hantera störningar Hyra ut bostäder Hantera hyresgäststyrt underhåll och tillval Hantera lägenhetsbyten hyresgäster - Kopia på beslut från hyresnämnd/ hovrätt (original bevaras med diarieförda handlingar) Ansökan om lägenhetsbyte Ansökan om överlåtelse av lägenhet Nekade överlåtelser Andrahandsuthyrningshandling ar Uppsägningsdokumentation Borgensförbindelse Bostadsanpassning shandlingar Besiktningsprotokoll (vid avflyttning) Skrivelser rörande hyresinbetalningar, överenskommelser av vikt mm Tillvalskontrakt och tillvalshandlingar. (HLU hyresgäststyrt underhåll mm) Nekad ansökan om lägenhetsbyte. områden som är av riksintresse för kulturmiljövården. Vid inaktualitet (De två senaste besiktningsprotokoll en ska följa med till nästa hyresgäst). 10 år efter bostadskontraktets 10 år efter bostadskontraktets om tillvalsavtalet ej längre är giltigt. 2 år

4 Sida 4 (5) Hyreskontrakt för lokaler, parkeringsplatser och garage 4.2 Hantera uthyrning Hyra ut lokaler Hyra ut parkeringsplatser och garage Hyreskontraktsmapp med kontrakt och bilagor inklusive uppsägningsdokumentation rörande uthyrning av förråd mindre än 21 kvm. Hyreskontrakt för garage och p-platser 10 år efter kontraktets. 2 år efter kontraktets Hantera oriktiga hyresförhållanden Hantera oriktiga hyresförhållanden utredningsdokumentationen: Anmälan Kontaktbrev Korrespondens med hyresgäst Ifylld uppsägningsblankett Hänskjutande till hyresnämnd 5 år efter sista notering.

5 Sida 5 (5) Störningsärenden Hantera störningar störningsärenden/-akten: Störningsrapporter från störningsjouren Övriga anmälningar om störning Kontaktbrev Anmodan om att vidta rättelse (Rättelsebrev) Svar till anmälaren Grannbrev Störningsrapporter (som inte blir ärenden) 1 år efter sista notering i ärendet. 1 år Hantera vanvårdsärenden Hantera vanvårdsärenden ärende/akt om vanvård: Anmälan om vanvård Anmälan om misstanke om vanvård Tillträdesbrev Rättelsebrev Hänskjutande till hyresnämnden Korrespondens med sociala myndigheter m.fl. Minnesanteckningar i ärendet med motivering 1 år efter sista notering i ärendet.