BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR /12 SID 1 (8) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2012:04 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Stockholmshem Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Stockholmshem. Datum för beslut Stockholm den 21 februari 2012 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie Box Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6. Fax stadsarkivet@stockholm.se

2 SID 2 (8) KLASSIFICERINGSSTRUKTUR STOCKHOLMSHEM 1 STYRA VERKSAMHETEN Exempel på innehåll 1.1 Upprätta och hantera bolagsgrundande dokument Avser bolagshandlingar, såsom bolagsordning, registreringsbevis samt ägardirektiv för såväl AB Stockholmshem som dotterbolagen. 1.2 Hantera intern styrning och ledning Planera och administrera styrelse och årsstämma Ta fram underlag till styrelseärenden, kallelser, dagordningar, protokoll samt arvodeshantering. Avser både AB Stockholmshem och dotterbolagen Intern styrning Avser ledningsgrupp och möten på avdelningseller enhetsnivå. Övriga arbetsmöten inom bolaget redovisas i den process de hör hemma Planera, följa upp och redovisa verksamheten Upprätta och hantera internt styrande dokument Här ingår att hantera affärsplan, avdelningarnas verksamhetsplaner, tertialrapporter, årsredovisning samt att planera och utföra internkontroller av verksamheten. Även framtagande av verksamhetsstatistik ingår. Avser policys, riktlinjer, processer samt mallar och andra hjälpmedel, till exempel manualer och lathundar. Här ingår även att upprätta och hantera styrande dokument inom ramen för bolagets miljöledningssystem enligt ISO 14001, kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001:2008 samt Stockholmshems standard. 1.3 Besvara externa remisser Ta emot inkomna remisser, utse remissgrupp samt utarbeta och expediera bolagets remissvar. 1.4 Hantera externa revisioner och inspektioner Avser externa kontroller gällande god redovisningssed men även från exempelvis Stadsarkivet och andra tillsynsorgan. Fastighetsrelaterade kontroller redovisas i process Genomföra kontroller och besiktningar enligt myndighetskrav. 1.5 Genomföra utredningar och utvecklingsprojekt 1.6 Göra kundundersökningar och branschjämförelser Omfattar interna utredningar och bolagsgemensamma projekt, ex systemutveckling och processkartläggningar. Här ingår till exempel att samordna genomförandet, analysera och kommunicera resultatet av enkäter samt omvärldsbevakning.

3 SID 3 (8) 2 GE VERKSAMHETSSTÖD Exempel på innehåll 2.1 Hantera ekonomi Hantera löpande ekonomiadministration Redovisning av verifikationer ex kund- och leverantörsfakturor, omföringar, bokföringsorder, deklarationer samt projekthantering Hantera fastighetsrelaterad ekonomi Budget, bokslut och annan återkommande planering och rapportering hanteras i processen Planera, följa upp och redovisa verksamheten. Här ingår bland annat att hantera momsfrågor, fastighetsskatt, fastighetsdeklarationer samt lönsamhetsberäkningar. 2.2 Administrera personal Rekrytera Här redovisas processen från annons till avtalsskrivande. Det undertecknade anställningsavtalet hanteras i processen Administrera anställning Administrera anställning Avser hantering av pågående anställning, till exempel anställningsvillkor, utfärdande av intyg, arbetsrättsliga frågor, tjänstledigheter etc Hantera kompetensförsörjning Här ingår löne- och utvecklingssamtal, att arrangera och/eller medverka i interna utbildningar, seminarier och konferenser samt att hantera bolagets kompetensdatabas. 2.3 Arbetsmiljö Hantera arbetsmiljöfrågor Avser arbetsmiljöarbete i form av till exempel skyddsronder och hantering av avvikelser, rapportering av tillbud och olyckor, företagshälsovård samt fysisk säkerhet Hantera arbetsskador och rehabilitering Här ingår att hantera arbetsskadeanmälningar och rehabiliteringsärenden. 2.4 Administrera lön, pension och försäkringar Beräkna och betala ut lön Avser kontroll och registrering av löneunderlag, bland annat tidrapporter och reseräkningar samt andra uppgifter, exempelvis tjänstgöringsgrad. Här hanteras även

4 SID 4 (8) 2 GE VERKSAMHETSSTÖD Exempel på innehåll lönespecifikationer samt kontrolluppgifter till Skatteverket Hantera försäkringar och pensioner Omfattar hantering av kollektivavtalade försäkringar, pensionsuträkningar samt pensionsunderlag som skickas till SPP, KPA m fl. 2.5 Samverka med fackliga organisationer Här ingår till exempel MBL-förhandlingar och informationsmöten mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna. 2.6 Administrera gemensamma funktioner Förvalta IT-system och telefoni Avser drift av de IT-system som inte överförts till Volvo IT. Här ingår även möten med förvaltningsgrupper, systemdokumentation samt att hantera frågor rörande informationssäkerhet och behörighetshantering jämte telefonifrågor Hantera och redovisa allmänna handlingar IT-projekt, till exempel systemutveckling hanteras i processen 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Omfattar bland annat diarieföring, arkivhantering samt gallringsutredningar Hantera utlämnanden av allmänna handlingar Ge intern service Avser hantering av interna beställningar, exempelvis av resor eller till Volvo IT, interna felanmälningar, förbrukningsvaror samt inventarier. Här ingår även intern information till de anställda, till exempel på intranätet Vårda den grafiska profilen och varumärket Omfattar till exempel olika aktiviteter kring sponsring. 2.7 Upphandla och köpa in Genomföra offentlig upphandling Avser upphandling där värdet överstiger den tillåtna direktupphandlingsgränsen, från förfrågningsunderlag till avtalstecknande. Eventuella överprövningar hanteras här men blir ett eget ärende i diariet Genomföra direktupphandling Avser upphandling där värdet understiger den tillåtna direktupphandlingsgränsen

5 SID 5 (8) 2 GE VERKSAMHETSSTÖD Exempel på innehåll Beställa och köpa in Avser avrop och beställningar mot ramavtal, till exempel entreprenörer och konsulter Vårda avtal Avser regelbundna kontroller och uppföljningar av alla typer av befintliga avtal. 2.8 Hantera klagomål och synpunkter Avser allmänna klagomål och synpunkter rörande bolagets verksamhet. Felanmälningar hanteras i processen Hantera felanmälningar. 3 ÄGA, FÖRVALTA OCH UTVECKLA FASTIGHETER Exempel på innehåll 3.1 Förvärva, äga och sälja fastigheter Hantera fastighetsbildningsfrågor Avser lantmäterifrågor, fastighetsregleringar samt ändringar av fastighet Förvärva fastigheter Avser hantering av prospekt, köpehandlingar samt övriga handlingar som dokumenterar ägande Sälja fastigheter Avser hantering av ombildningsärenden, bland annat intresseanmälan, värderingar, erbjudanden samt köpekontrakt och tillträdeshandlingar samt hantering av övriga fastighetsförsäljningar. 3.2 Förvalta fastighetsbeståndet Planera och utföra underhåll Här ingår att kartlägga och analysera det samlade underhållsbehovet, utarbeta en övergripande underhållsstrategi och områdesplaner samt genomförande och uppföljning Genomföra internkontroller och ronderingar Omfattar löpande kontroller av fastigheterna, ex trapphus, källarförråd, soprum och övriga gemensamma utrymmen Genomföra kontroller och besiktningar enligt myndighetskrav Avser kontroller och åtgärder enligt lagkrav, till exempel OVK och radonmätningar Hantera försäkrings- och skadeståndsärenden Hantera felanmälningar

6 SID 6 (8) 3.3 Utveckla fastighetsbeståndet Hantera fastighetsutvecklingsfrågor Omfattar mark- och exploateringsfrågor, exempelvis ansökningar om markanvisning samt undersökningar av fastigheter som kan vara av intresse för bolaget att förvärva. 3 ÄGA, FÖRVALTA OCH UTVECKLA FASTIGHETER Exempel på innehåll Genomföra nyproduktionsprojekt Här ingår bland annat förstudie inför eventuell nyproduktion, upphandling, bygghandlingar, marknadsföring av projektet, information till hyresgäster, hyressättning samt besiktningar Genomföra ombyggnads- och upprustningsprojekt Avser ombyggnader med eller utan hyresgästgodkännande. Omfattar bland annat upphandling, bygghandlingar samt information till hyresgäster 4 HYRA UT Exempel på innehåll 4.1 Förhandla om hyror Avser förhandlingar med hyresgästföreningen samt med lokalhyresgäster vid ex ombyggnader. Fastställande av hyra vid nyproduktion eller upprustningar ingår som en del i dessa processer. 4.2 Samverka med hyresgäster, Stockholms stad och organisationer Omfattar till exempel hyresgästsinformation, hantera samfälligheter, trygghetsvandringar samt samarbetsprojekt knutna till specifika bostadsområden. 4.3 Debitera hyror Här ingår att sammanställa hyresunderlag, skapa och distribuera hyresavier samt bokföra inkomna betalningar. Inkassokrav och handräckningsärenden hanteras i 4.6 Hantera bristande betalningar och handräckningar. 4.4 Hyra ut bostadslägenheter och lokaler Hyra ut bostadslägenheter Omfattar att hantera intresseanmälningar från Bostadsförmedlingen samt underlag och uppgifter vid prövning av hyresgäst, avslag

7 SID 7 (8) 4 HYRA UT Exempel på innehåll eller avtalstecknande Hyra ut lokaler Omfattar bland annat intresseanmälan, underlag vid prövning av hyresgäst, avtalstecknande, omförhandling av kontraktsvillkor Hyra ut garage och p-platser Här ingår att hantera bokningar, turordningsfrågor samt avtalstecknande. 4.5 Hantera förändrade hyresförhållanden Hantera andrahandsuthyrningar Omfattar ansökan om uthyrning i andra hand, prövning, avslag på ansökan eller upprättande av andrahandskontrakt Hantera överlåtelser Här ingår att hantera ansökan, kontroll av inkomstuppgifter och transport av kontrakt till en ny hyresgäst Hantera byten Här ingår att hantera ansökan, kontroll av inkomstuppgifter och transport av kontrakt till en ny hyresgäst Hantera hyresgäststyrt underhåll och tillval Omfattar bland annat information till hyresgäster, beställningar samt beräkning av ny hyra. 4.6 Hantera bristande betalningar och handräckningar Hantera bristande betalningar Avser hantering av inkassoärenden. Här ingår bland annat avstämning av skuldlistor, varningsbrev, kontakter med berörd stadsdelsförvaltning och/eller hyresnämnd, tidsbegränsat prövoavtal eller avhysning Hantera handräckningar Avser hantering av ärenden som hänskjuts till Kronofogdemyndigheten för handläggning, omfattar skriftväxling, beslut samt slutligt beslut om avbetalningsplan eller avhysning. 4.7 Hantera oriktiga hyresförhållanden och störningar Hantera oriktiga hyresförhållanden Häri ingår ex utredning av olaga andrahandsuthyrning eller om en lägenhet används för permanent boende med uppsägning av hyresavtal eller ev prövning i

8 SID 8 (8) 4 HYRA UT Exempel på innehåll hyresnämnden Hantera störningar Omfattar hantering av inkomna störningsanmälningar, kontakter med hyresgäster och i vissa fall stadsdelsförvaltningen, information till grannar samt eventuell uppsägning.