BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Bolag AB Familjebostäder

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2012:01 DNR /12 SID 1 (6) AB Familjebostäder BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Bolag AB Familjebostäder Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för AB Familjebostäder. Datum för beslut Lennart loom Stadsarkivarie

2 SID 2 (6) Klassificeringsstruktur AB Familjebostäder VO 1 Leda verksamheten Exempel på innehåll 1.1 Dokumentera bolagets ägande Häri ingår även dotterbolagens ägandehandlingar. G 1.2 lanera, styra och följa upp Hantera styrelse och årsstämma Styrelsehandlingar inklusive dotterbolags styrelsehandlingar och planeringskommitténs arbete Hantera företagsledningens frågor Samverka med de fackliga organisationerna Hantera verksamhetsplanering, uppföljning och redovisning Upprätta och hantera internt styrande dokument 1.3 Genomföra interna utredningar och verksamhetsutveckling 1.4 Hantera extern revision, tillsyn och kontroll Avser företagsledningens möten. Eventuella förhandlingar kopplad till enskild anställd redovisas i processen Hantera anställningsförhållanden. Arbete med budget, årsredovisning, årsbokslut, rapportera koncernredovisning, planera och genomföra internkontroller, ta fram risk- och sårbarhetsanalys, VD-rapport. Även t.ex. avdelningarnas planering för att ta fram budget och prognoser. T.ex. Attestinstruktioner, arbetsordning, policy och riktlinjer. Avser olika verksamhets- och systemutvecklingsprojekt i syfte att förbättra verksamheten. Avser externa kontroller från t.ex. stadsarkivet och andra tillsynsorgan. 1.5 Hantera externa remisser Från Stadshus AB och andra bolag inom staden samt övriga myndighetsremisser. VO 2 Ge verksamhetsstöd Exempel på innehåll G 2.1 Administrera personal Rekrytera Hantera Gäller alla typer av anställning. anställningsförhållanden Kompetensutveckla Genomföra lön- och utvecklingssamtal, arrangera och/eller medverka i interna

3 SID 3 (6) VO 2 Ge verksamhetsstöd Exempel på innehåll utbildningar, seminarier och konferenser G 2.2 Arbetsmiljö Hantera arbetsmiljö Genomföra arbetsmiljöronder och brandskyddsfrågor. Även friskvårdsarbete samt övrigt förebyggande arbete för att minska risken för arbetsskador Hantera arbetsskada och Från anmälan till utredning och beslut. rehabilitering G 2.3 Administrera lön och pension Beräkna och betala ut lön Hela lönekedjan redovisas här. Även ledighet i olika former samt hantering av anställdas skattedeklarationer Hantera pension och försäkringar Specifika avtalsförsäkringar och pensionsuträkningar. G 2.4 Administrera ekonomi Betala leverantörer Avser fakturahanteringsprocessen Hantera löpande redovisning Avser redovisning och bearbetning av de ekonomiska transaktionerna. Bokslut, koncernredovisningar, budget och prognoser hanteras i processen lanera verksamheten, följa upp och redovisa Hantera fastighetsekonomi Avser hantering av fastighetsskatt, taxeringsvärden per fastighet, fastighetsdeklarationer, räntebidrag, fastighetsmoms samt ägandehandlingar: servitut, tomträttshandlingar, arrendeavtal G 2.5 Upphandla och avtala Hantera upphandling Avser öppen och förenklad upphandling såväl som direktupphandling. Även överprövningar hanteras här Beställa och köpa in Avser avrop mot ramavtal samt beställningar för både vara och tjänst Hantera avtal Avser regelbundna kontroller av alla

4 SID 4 (6) VO 2 Ge verksamhetsstöd Exempel på innehåll typer av befintliga avtal samt kvalitetsmöten med leverantör. G 2.6 Förvalta och redovisa information Förvalta IT-system Systemutveckling hanteras i processen 1.3. Genomföra interna utredningar och verksamhetsutveckling Förvalta och redovisa allmänna handlingar Hantera begäran om utlämnande av allmän handling G 2.7 Informera och kommunicera Genomföra undersökningar och enkäter Kommunicera verksamheten externt Kommunicera verksamheten och ledningsbeslut internt Ta fram publikationer, trycksaker och marknadsföringsmaterial 2.8 Hantera synpunkter och klagomål Avser hanteringen av arkiv och registratur t.ex. arkivredovisning. Här ingår nekat utlämnande samt överklagande. Avser t.ex. årliga hyresgästundersökningar och medarbetarenkäter. Underhålla externa webbplatsen med aktuell information. Kommunicera generell information om FB:s verksamhet eller aktuell information till hyresgäster som rör boendet, fastigheterna mm Underhålla intranätet med aktuell information för medarbetarna Kommunicera fokusfrågor och ledningsbeslut Avser produktion av hyresgästtidning, årsredovisning, informationsblad till hyresgäster. Inkommande från allmänhet och hyresgäster som inte rör felanmälan i lägenhet eller fastighet. VO 3 Äga och förvalta fastigheter 3.1 Samverka med myndighet, stadens bolag och förvaltningar och andra aktörer Exempel på innehåll Avser arbetsmöten, forum och nätverk inom staden samt t.ex. hyresgästförening, förvaltargrupper

5 SID 5 (6) VO 3 Äga och förvalta fastigheter Exempel på innehåll eller utvecklingsprojekt där FB ej äger frågan men FB representerar. Även bostadsmöten med hyresgäster ingår här boinflytande. G 3.2 Utveckla och förändra fastighetsbeståndet Köpa och sälja fastigheter Avser även ombildningsärenden Hantera markanvisningar Avser ansökningsprocessen till Stockholms stad Hantera nybyggnadsprojekt Hantera ombyggnadsprojekt Hantera temastyrd upprustning och fastighetsrelaterade utvecklingsprojekt G 3.3 Drift och underhåll lanera och genomföra underhåll Avser t.ex. stambyten och säkerhetspaketsprojekt och vissa utvecklingsprojekt som t.ex. energieffektivisering och avfallskvarnar samt även t.ex. samarbeten med KTH. Fastställande av årsplaner. Avrop/beställningen hanteras i process Hantera kontroll och besiktning Avser kontroller och åtgärdsarbete utifrån myndighetskrav som t.ex. miljöfarliga ämnen, OVK, hissar, brandskydd, tryckkärl såväl som internkontroll av fastigheters allmänna utrymmen Hantera felanmälan från hyresgäster 3.4 Hantera skadestånds- och försäkringsärenden Avser alla typer av skadestånds- och försäkringsärenden.

6 SID 6 (6) VO 4 Hyra ut Exempel på innehåll G 4.1 Debitera hyra Beräkna och förhandla hyror Avser generella hyresförhandlingar med hyresgästförening. Förhandla hyra efter ombyggnad tillhör byggprocessen och förhandling av lokalhyra ifall villkorsändring ej accepteras redovisas i process Hyra ut lokaler Administrera hyresdebitering Följa upp och hantera inkasso Hela flödet från ansökan till inkasso och eventuell avhysning. G 4.2 Hantera uthyrning Hyra ut bostäder Hantering från intresseanmälan från Bostadsförmedlingen till avflyttningsbesiktning Hyra ut lokaler Här ingår även villkorsändring i pågående hyresavtal samt ev. hyresförhandling Hyra ut parkeringsplatser och garage G 4.3 Hantera förändrade hyresförhållanden Hantera hyresgäststyrt underhåll och tillval Hantera inkomna bokningar, turordning, avtalstecknande. Även bostadsanpassning Hantera andrahandsuthyrning Ev. nekande hanteras här Hantera lägenhetsbyten Ev. nekande hanteras här Hantera överlåtelser av Ev. nekande hanteras här. lägenhet och lokal G 4.4 Utreda brister i hyresförhållandet Hantera oriktiga Ev. avhysning hanteras här. hyresförhållanden Hantera störningar Ev. avhysning hanteras här.