Brf Båtsmannen Större 3 org. nr

Transkript

1 GRÄNSDRAGNINGSLISTA A TEKNISKT ADMINISTRATIVA ARBETSUPPGIFTER Beställaren erhåller tjänster av SBC avseende tekniskt administrativa arbetsuppgifter (teknisk förvaltare) som rör fastighetens löpande drift och underhåll enligt nedanstående gränsdragningslista. Åtgärder som inte är kryssmarkerade i kolumnen " arvodet" utföres som extrabeställningar och debiteras separat. Förkortningar: B = Beställaren Brf Båtsmannen Större 3 org. nr A1 EKONOMI A1.3 Leverantörsfakturor A1.32 Leverans - och fakturakontroll av leverantörsfakturor SBC utför kontrollattest enligt rutin av teknikrelaterade fakturor och fakturor för vilka SBC har beställt arbetet. Betalningsattest utförs av B alt. av SBC om fullmakt finns tecknad mellan B och SBC. A2 BUDGETERING, UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING A2.1 Kostnads- och intäktsbudget A2.111 Upprättande av årsbudget SBCs förvaltare bistår med uppgifter avseende driftkostnader. Detta förutsätter att B har avtal om ekonomisk förvaltning. A3 SKATTER, AVGIFTER OCH UPPGIFTER TILL MYNDIGHETER A3.9 A3.92 Övriga uppgifter till myndigheter m fl Uppgifter till SCB SBC ska sammanställa aktuella uppgifter för förvaltningsobjekten och utföra alla uppgifter som är aktuella i samband med: - Energistatistik för flerbostadshus A4.3 Samhällssubventioner A4.31 Bevakning av samhällssubventioner SBC skall bevaka utbudet av samhällssubventioner och lämna förslag till åtgärder. A4.32 Administration i samband med samhällssubventioner SBC skall ombesörja den administration som erfordras för att erhålla samhällssubventioner till förvaltningsobjekten. Arbetsuppgifterna som ingår i det arvodet är samhällssubventioner som är kända vid avtalstecknandet. A5 A5.1 A5.113 HYRESGÄSTER/BOSTADSRÄTTSHAVARE Ut-, om- och inflyttningar Intresseanmälning och visning av hyreslägenhet/lokaler SBC skall under ordinarie arbetstid genomföra visning av hyreslägenheter och lokaler. A5.16 Utflyttning

2 A5.161 Utflyttningsbesiktning Hyreslägenheter/ - lokaler. SBC skall under ordinarie arbetstid genomföra utflyttningsbesiktning och upprätta protokoll enl. SBC-mall över besiktningsresultatet. A5.162 Fakturering för onormalt slitage SBC skall lämna underlag för fakturering till den utflyttande hyresgästen för onormalt slitage. Förutsätter att det finns protokoll fört vid inflyttningen. A5.2 A5.21 A A A5.212 Felanmälan utanför normal arbetstid SBC tillhandahåller aktuella uppgifter om vart hyresgästerna/bostadsrättsinnehavarna skall vända sig i akuta fall. A5.22 A Kontakter med hyresgäster/bostadsrättshavare Felanmälan Felanmälan under normal arbetstid SBC tillhandahåller bemannad felanmälan via underentreprenör, vardagar mellan och Övrig tid mottages felanmälan på telefonsvarare. Felanmälan under normal arbetstid SBC tillhandahåller bemannad felanmälan genom SBCs kundtjänst, vardagar mellan Övrig tid hänvisas till jourverksamhet (se A5.212). Information Information till boende/lokalhyresgäster SBC skall besvara frågor från hyresgäster/bostadsrättshavare och lämna erforderlig information i tekniska förvaltningsfrågor, I samband med förvaltningsentreprenadens inledning skall SBC informera hyresgäster/bostadsrättshavare om vem som är förvaltare genom ett informationsblad med uppgifter om vilka som i fortsättningen kommer att handha förvaltningen och fastighetsskötseln. A Information till föreningens styrelserepresentanter SBCs tekniske förvaltare skall per mail och telefon besvara frågor från styrelserepresentanter och lämna erforderlig information i tekniska förvaltningsfrågor. A5.231 Muntligt påpekande efter störning SBC ska ta kontakt med störande hyresgäster/bostadsrättshavare för påpekande enligt SBCs rutin. A5.232 Skriftlig rättelseanvisning SBC ska skriva ut och distribuera rättelseanmaning i rekommenderat brev till försumliga eller störande hyresgäster/bostadsrättshavare i enlighet med SBC rutiner. A6 A6.21 Nycklar- och kortregister SBC skall föra register över personer som utkvitterat nycklar och passerkort till A6.22 Nyckel- och passerkortsanskaffning SBC beställer nya nycklar åt entreprenörer/bostadsrättshavare/hyresgäster endast i de fall då B har utsett SBC till nyckelansvarig. A6.23 A6.231 Nyckelutlämning Nycklar/passerkort för drift och underhåll SBC skall under normal arbetstid lämna ut nycklar mot kvittens till personal som behöver tillträde till driftutrymmen o d och bevaka att de återlämnas. A7 ARKIV, NYCKLAR OCH FÖRVALTNINGSHANDLINGAR TEKNISK PLANERING, UPPHANDLING OCH GENOMFÖRANDE A7.1 A7.111 Drift Avrop av driftåtgärder SBC skall i första hand avropa tjänster för förvaltningsobjektets drift av sidoentreprenörer med vilka ramavtal har tecknats.

3 A7.112 Direktupphandling av driftåtgärder SBC skall i första hand direktupphandla (förenklad upphandling) tjänster för förvaltningsobjektets drift av sidoentreprenörer med vilka ramavtal har tecknats.. A7.113 Upphandling av försörjningsmedia SBC ska för B:s räkning upphandla leveranser av försörjningsmedia för A7.115 Upphandling av sidoentreprenörer för drift av SBC ska upphandla tjänster för förvaltningsobjektens drift av sidoentreprenörer. Upphandling skall ske i konkurrens och i första hand med vilka samarbetsavtal har tecknats. A7.116 Kontroll av leveranser och sidoentreprenörer. SBC skall genom sidoentreprenörens och leverantörers egenkontrollsystem kontrollera att tjänster och leveranser uppfyller ställda krav på kvalité, kvantitet och leveranstid. Avser enbart beställningar som SBC har utfört. A Samordning av sidoentreprenörer. Avser endast de fall då upphandlingen utförts av SBC. A7.12 A7.121 Driftstatistik, -rapporter Felstatistik SBC ska föra statistik över felanmälningar, redovisa statistiken för B och lämna eventuella förslag till åtgärder. A7.122 Mätaravläsning SBC skall genom underentreprenör avläsa huvudmätare för försörjningsmedia i anslutning till varje månadsskifte. I de fall avläsning kan ske elektroniskt kommer detta att tillämpas. A7.123 Bearbetning och redovisning av driftstatistik SBC redovisar statistiken kvartalsvis i siffror och grafer, baserat på mätaravläsningen av förbrukningsmedia. A7.124 Kommentarer och åtgärdsförslag SBC skall kommentera onormala förändringar i förbrukningen av försörjningsmedia och lämna förslag till åtgärder. A7.125 Driftjournaler SBC skall föra journal x gånger/år över temperaturer för värme och tappvarmvatten i huvudcentral. A7.126 Driftrapporter SBC skall lämna driftrapport 4 gånger per år till B, enligt SBCs rutin. A7.131 Övergripande tillsyn SBCs förvaltare skall 2 gånger per år genomföra en övergripande tillsyn av byggnader, mark och installationer i syfte att uppdaga och rapportera åtgärdsbehov, säkerhetsrisker o dyl. Rapport skall lämnas skriftligt senast 10 arbetsdagar efter genomförd tillsyn. A7.2 A7.21 A7.211 Underhåll Felavhjälpande underhåll Avrop av felavhjälpande underhåll SBCs förvaltare skall avropa felavhjälpande underhåll i första hand av sidoentreprenörer med vilka ramavtal har tecknats. A7.213 Utredning, projektering och förfrågningsunderlag för felavhjälpande underhåll SBC ska i samråd med B administrera erforderlig utredning, projektering och upprättande av förfrågningsunderlag för felavhjälpande underhåll. A7.212 Direktupphandling av felavhjälpande underhåll SBC skall direktupphandla (förenklad upphandling) felavhjälpande underhåll enligt SF 3.21 A7.214 Upphandling av felavhjälpande underhåll SBC ska infordra offerter och utvärdera dessa. Detta begränsas till max. 3 uppdrag /år. Offertförfrågan ska om möjligt lämnas till flera entreprenörer. Ytterligare uppdrag utöver dessa 3 debiteras separat.

4 A7.215 Byggledning och kontroll av felavhjälpande underhåll SBC ska via sidoentreprenörs egenkontrollsystem kontrollera att leveranser och tjänster uppfyller ställda krav på kvalité, kvantitet och leveranstid. Omfattas endast i de fall då upphandlingen utförts av SBC. A7.216 Besiktning av felavhjälpande underhåll Omfattas endast i de fall då upphandlingen utförts av SBC, enligt A A7.22 A7.221 Planerat underhåll Årlig statustillsyn SBC skall i samråd med B genomföra en årlig statustillsyn som underlag för underhållsplan och underhållsprogram. Resultatet skall dokumenteras av SBC och överlämnas till B senast 10 arbetsdagar efter tillsynstillfället. A7.223 Uppdatering av underhållsplan SBC ska i samråd med B uppdatera underhållsplanen inklusive kostnadskalkyler. Uppdateringen skall göras årligen. Förutsätter att underhållsplanen är upprättad enligt SBC s standard. A7.224 Årligt underhållsprogram SBCs förvaltare sammanställer underlag för de delar i budgeten som avser den tekniska driften och underhållet och tillställer SBCs ekonom detta. Detta förutsätter att B tecknat avtal med SBCs ekonomiska förvaltning. Den årliga statusbedömningen utgör underlag för budgetarbetet för nästkommande år. A7.231 Ramavtal B får tillgång till de ramavtalsupphandlingar som SBC har tecknat. Beställningar till förvaltningsobjektet skall i första hand ske ifrån dessa. A7.225 Genomförande planerat underhåll Genomförande av åtgärder inom planerat underhåll utföres mot beställning A7.3 A7.311 Jourtjänst, beredskap m.m. Jourtjänst SBC skall tillhandahålla beredskap som säkerställer att akut underhåll i förvaltningsobjektet kan utföras utanför normal arbetstid. Vid utryckning utgår ersättning. A7.4 A7.41 Myndighetsbesiktningar Avrop av myndighetsbesiktning SBC skall bevaka tidpunkter för de besiktningar som krävs enligt lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter. Förteckning över besiktningspliktiga installationer/verksamheter överlämnas av beställaren till SBC. Besiktningskostnaderna betalas av B. A7.42 Medverkan vid myndighetsbesiktning SBC medverkar vid besiktningar som krävs enligt lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter i den utsträckning som erfordras. A7.42 Tillhandahållande av underlag för myndighetsbesiktningar SBC skall tillhandahålla erforderliga underlag för myndighetsbesiktningar. A9 A9.1 A9.12 ÖVRIGT Sammanträden Sammanträden i bostadsrättsföreningar SBCs fastighetsförvaltare deltar vid x styrelsemöten, B är kallande. A9.121 Driftmöten SBCs fastighetsförvaltare deltar vid 4 st driftmöten, enligt rutin. Mötena förläggs dagtid ( ), max 2 tim/möte. Avropas av SBC. A9.2 Försäkringar

5 A9.22 Skadereglering SBC utför en första besiktning och upprättar besiktningsprotokoll enligt SBC s rutin. SBC inlämnar i samråd med B, en skadeanmälan till föreningens försäkringsbolag avseende fastighetsförsäkringen. Åtagandet omfattar antal skador per år motsvarande max. 5% av totala antalet lägenheter i föreningen. Övrig åtaganden utföres mot ersättning. A9.221 Reglering av skada materiell och ekonomisk SBC ska bistå B med reglering av ansvarsfördelning mellan förening och boende. SBC skall bistå B i kontakter med Bs försäkringsbolag och entreprenörer för reglering av försäkringsskador. A9.222 Reglering av skada materiell och ekonomisk som ej uppgår till fastighetsförsäkringens självrisk SBC ska bistå B med reglering av ansvarsfördelning mellan förening och boende.