Inköpsprocess: Söka artiklar och skapa beställning

Transkript

1 Avropsprocessen

2 Inköpsprocess: Söka artiklar och skapa Strategisk inköpare alt. inköpare Genomför: avrop med leveransavtal eller upphandling Ändra attesterare (ev. kostnadsställe) Fyll i nödvändiga adm. uppgifter i sformuläret rätt föreslagen? För över önskade produkt(er) till varukorgen Öppna sformulär Finns alla produkter i öppet standardsortiment? Skicka iväg till inköpet godkänt? Kontrollera riktlinjer för inköp för aktuell varugrupp Skicka fritext till inköpare Förändring av nöjd med förslaget? Komplettera en med uppgifter och skicka tillbaka till internbeställaren Sök produkt i utökat sortiment,i leverantörsprislista eller utanför ebeställ Sök efter bästa avtal/pris enligt regler Ge avslag på inköpsanmodan Finns bra avtal/pro dukter för behovet? Kontrollera status på beloppsgränser för direktupphandling Inled avrop med leveransavtal eller upphandling beställ upphandling i ebeställ Understiger inköpet 6 basbelopp? Beloppsgräns 2

3 Inköpsprocess: Attestera och göra Information om avslag till Avslå med kommentar Inköpssystemet Skicka iväg till Avgör rätt utifrån delegeringsregler behov budgetutrymme, och produktval OK? Godkänn/attestera Inköpssystemet Generera inköpsorder dokument Inköpssystemet Gör elektronisk ( , fax) Kanske ebeställ påminner Förfrågan till Lägg på produkt - Spara som utkast (ansvar övergår) Standard produkt? Eventuellt justera Förfrågan till Skapa fritextförfrågan till inköp 3

4 Inköpsprocess: Bevaka leverans och leveransgodkänna Leverantör Registrera orderbekräftelse med Avvikelser från önskade Vara eller tjänst? Tjänst Tjänst Beställare Leveransgodkänna tjänst Mottag orderbekräftelse med Avvikelser från önskade leverans uppgifter Godkänn orderbekräftelse mot leverantör eller ingen åtgärd Vara Varumottagare alt. internbeställare attestera vara vara (antal) Mottagningsattestera Reklamera tjänst mot leverantör instruktioner till inköpare om avbokning / Avboka hos Leverantör gör makulering/avbest äll godkännande till inköpare Varumottagare alt. Kontrollera vara Vara / Begär att få returnera förfrågan till internbeställare om är leverans uppgifter Ingen åtgärd 4

5 flöde (texter se separat Excel bilaga) Attestant (kan även vara Beställare) 3 Attest begärd 3:1 Påminnelse om attest Beställare (kan även vara ) 1 Utkast sparat/förändrat 3:2 Beställning attesterad och beställd 4 Beställning - uppdaterad 1:1 Beställning skapad 3:3 Påminnelse - Beställning är inte attesterad 4:1 Beställning uppdaterad (4) 1:2 Beställning skickad till inköpare 3:4 Nekad 2:1 Utkast sparat/förändrat (1) (7 Din har anlänt) ej!! 2:2 Beställning skapad (1:1) 8:1 Nekad avbest/makulering 8:2 Nekad retur 8:3 Godkänd retur (returföljesedel) Sparas för senare bearbetning Val av produkt/ tjänst Begär attest Skicka till inköpare Produkt/tjänst läggs på, till attest eller åter för granskning Attest Beställning Orderbekräftelse Förändring leveranstid Makulering/ av eller returbegäran (kan även vara Beställare) 2 Beställning för hantering Leverantör Intern Leverantör (t ex licenser, behörigheter, call center, internservice) 5 Beställning från Skatteverket/Kfm (orderformulär) 5:1 Makulering/av 5:2 Begäran om retur 6 Intern (orderformulär) 5:1 Makulering/av 5:2 Begäran om retur 5