Manual för återrapportering (tidsregistrering) i T9k, Tolkvyn

Transkript

1 1(5) Manual för återrapportering (tidsregistrering) i T9k, Tolkvyn Om du har frågor kring manualen eller hur man återrapporterar ett tolkuppdrag skall du vända dig till din chef. Dokumentet innehåller bilder och beskrivningar över hur man går tillväga för att återrapportera tolkuppdrag i T9k:s tolkvy. Dokumentet beskriver också hur man ska tänka kring t.ex. restiden, uppdragstiden ev. utlägg mm. Att återrapportera 1. För att återrapportera ett tolkuppdrag går man in på fliken Rapportera i Tolkvyn Figur 1 2. Alla uppdrag som inte är slutrapporterade är samlade här se figur 2 nedan. Man klickar på ett uppdrag och noterar alla ändringar/avvikelser och klickar på Spara (Steg 1). 3. Om du vill spara uppdraget som det är, klickar du direkt på Bekräfta (Steg 2) Figur 2 4. Om du ändrar tider för din rapportering får du välja en orsakskod som förklaring till ändringarna. Här kan även en förklaringstext skrivas in figur 3. Figur 3

2 2(5) 5. När du är nöjd med dina ändringar är det dags för nästa steg. Klicka på Bekräfta knappen. Figur 4 6. Knappen Avvikelse skall i nuläget ej användas. Avvikelser rapporteras enligt separat rutin. Beskrivning av tider 1. Tiden för tolkuppdraget 1.1. Om uppdraget tar slut efter utsatt tid skall detta vara godkänt av samordningen. Vid dessa fall rapporteras faktisk tid. Beställd tid 12:00 till 14:00, men uppdraget Tolktid: 12:00-14:20 slutar 14: Om uppdraget tar slut tidigare än beställd tid rapporteras faktisk tid. Beställd tid 12:00-13:00, men uppdraget tar Tolktid:12:00-12:30 slut 12: Rapportering av uppdrag som blivit inställda på plats (C) eller blivit sent avbokade (S) skall rapporteras med faktisk tid. Beställd tid 13:00 15:00, men inställt på plats. Förberedelse 45min Restid till tolkställe: 12:00-12:45 Inställelse på plats 12:45-13:00 Tolkanvändare ej på plats (väntar 30 min) Restid från tolkställe: 13:30-14:30 Tolktid: 13: Tid utanför uppdraget (förberedelse) 45 min Restid till tolkställe: 12:00-13:00 Restid från tolkställe: 13:30-14: T9k vet vem som rapporterat vad och kan därmed hitta rätt prislista för att ersättningen och ev. avrundningar ska bli rätt. Gäller primärt företag och arvoderade tolkar.

3 3(5) 2. Tid för resor 2.1. När du har utfört ett uppdrag gäller restid till + restid från. Den i grunden planerade restiden korrigeras till faktisk tid Om du har flera uppdrag i en serie planeras restiden enligt följande. A B C TC Restid från TC till uppdrag ett (A) och halva restiden till uppdrag två (B) registreras på uppdrag ett. Halva restiden till uppdrag två (B) och halva restiden från uppdrag två (B) registreras på uppdrag två. Halva restiden till uppdrag tre (C) och hela restiden från uppdrag tre (C) till TC registreras på uppdrag tre Om uppdraget tar slut tidigare än beställd tid, skall planerad restid förändras så att faktisk restid anges dvs. du reser hem på tolktid Om resan avbryts för en rast eller om annat tjänsteärende som inte har koppling till uppdraget utförs skall den tiden dras av från restiden. 3. Tid för förarbete/efterarbete 3.1. Tid för förarbete/efterarbete registreras i faktisk tid. Informationen följer inte med automatiskt vid fakturering. Detta gäller all typ av förberedelse dvs. om du fått ett rött streck skall även den tiden rapporteras Förarbete/efterarbete som medför att du inte är tillgänglig för andra uppgifter eller skall ersättas via lön skall vara godkänd av samordningen Har efterarbete skett under restiden rapporteras bara restid, ej restid och efterarbete (dubbelrapportering) 3.4. Om du kommer till ett uppdrag i god tid för att konkret förbereda uppdraget så bör denna tid också läggas in som förberedelsetid och inte rapporteras som restid Inställelsetid (att vara på plats före uppdraget) rapporteras in i restiden. Upp och nedkoppling för vuxendövtolk/skrivtolk rapporteras som restid (faktisk tid) Kommer du fram extra tidigt till ett uppdrag och väntar i bilen rapporteras den tiden som restid.

4 4(5) 1. Ingen förberedelsetid 2. Förberedelsetid innan uppdraget och efterarbete 3. Kilometer Kilometer skall i dagsläget inte rapporteras av anställd personal. Företag och arvoderad tolk rapporterar faktiskt antal kilometer avrundat i heltal enligt punkt 2.2 ovan. 4. Utlägg Alla ev. utlägg verksamheten/ tolken har haft skall registreras på uppdraget. Parkering, färdbiljett, inträden mm. Vid osäkerhet diskuteras detta med samordnare. Bensin kostnader skall inte registreras.

5 5(5) 5. Orsakskoder Avvikelser i samband med återrapportering av tid (kod 50 54). Vy för att ange avvikelsen kommer upp automatiskt när du korrigerat en tid. Efter att man angivit en kod finns möjligheten att komplettera med fritext. 50 Tolk - Drog över beställd tid, OK SAMO 51 Tolk - Drog över beställd tid. 52 Tolk - Faktisk restid 53 Tolk - Restid tidigare pga kortare uppdragstid 54 Tolk - Övrigt + alltid text i fritextrutan I framtiden kan fler koder komma att tas i bruk