1. Registrering av digitala Internfakturor. Innehållsförteckning. Redovisning - Ekonomisystem Internfakturor

Transkript

1 Redovisning - Ekonomisystem Internfakturor Innehållsförteckning 1. Registrering av digitala Internfakturor Registrering en Digital Internfaktura i Kostnadsfördelning Bifoga fil - Dokument Skicka = Infoga Mottagare Kontroll/uppföljning ej Klarmarkerade Internfakturor i workflow Skicka vidare Söka Digitala Internfakturor Sökning av Klarmarkerade(Betalade) Internfakturor Sökning av ej Klarmarkerade Internfakturor Makulering Registrering av digitala Internfakturor 1.1 Registrering en Digital Internfaktura i Kostnadsfördelning Välj Interndebitering/Säljare/Kostnadsfördelning/Registrering Registreringsbilden består av 2 delar: Kostnadskontering Intäktskontering.

2 2 I Kostnadskonteringen kan Du ange en förslagskontering eller lämna utan kontering. Klicka på Ny Registrera aktuella uppgifter. SäljID: Välj via Giltiga Värden Objekt och Underlag kan Ni hoppa över. Välj in Kund via Giltiga Värden Kund ska alltid finnas med Motpartskod skapas då med automatik. Ange ev en förslagskontering för Kostnaden eller lämna den utan kontering. Bokföringstext ska anges. Skriv INT.FAKTURA och förvaltningens förkortning Kontera Intäkten. NY Det är mycket viktigt att vara TYDLIG i Internfaktureringen: Antingen skall ett ordentligt underlag skannas in där alla uppgifter finns med eller Så ska en anteckning göras med ALL information. Det är bättre att vara övertydlig än att utelämna uppgifter som hör till verifikationen! I samband med Bokslut och Halvårsbokslut måste angivna tider för Internfaktureringen respekteras! 1.2 Bifoga fil - Dokument Eventuellt bifoga dokument. Du kan skanna in ett dokument som Du bifogar eller så kan Du bifoga en fil (Word, Excel eller PDF). Det dokument eller den fil som bifogas kommer att synas i Fakturasystemet ruta för Fakturor. Filnamnet får inte vara för långt (max 25 tecken) och inte innehålla andra tecken än bokstäver o siffror. Specialtecken så som,;:%&$ etc får inte förekomma i filnamnet. Filen kommer då inte att visas. Filen får inte vara för stor max 1Mb. För att Bifoga en fil Klicka i rutan Under Filnamn. För att bifoga en Anteckning klicka i rutan under Anteckning. Klicka på Bläddra och leta på filen. I Anteckningsfältet kan Ni skriva utförligt vad som fakturerats. Klicka OK

3 Att tänka på vid skanning av en bilaga är att Originalet är tydligt Skrivet på maskin/skrivare, med svart eller blå tusch/bläck. Skanning av kopior kan bli svåra att läsa för mottagaren! Tänk på hur Du själv skulle uppfatta bilagan! Skriv texten till Interndebiteringen eller bifoga ett dokument. klicka OK Skicka = Infoga Mottagare Infoga mottagare. Välj antingen Tidigare valda eller I min arbetsgrupp. Markera den person som ska ha internfakturan. Klicka på Infoga. Om Du ska skicka till en annan förvaltning Sänd alltid till en Fakturamottagare Se lista över fakturamottagare. OK Färdigstämpla aktuell verifikation.

4 4 Obs! Kontrollera att mottagare samt att aktuella dokument finns infogade: Systemet sätter Automatiskt ett Vernummer som syns i nedre bildkanten efter att Du tryckt på Färdigstämpla. Vernumret noteras på Reg.underlaget som ska arkiveras av förvaltningen: Avstämning Stäm av

5 5 Skriv ut Avstämningslista Kostnadsfördelning som Ekonomisystemet genererar Avstämningslistan skall arkiveras i vernummerordning. 2 Kontroll/uppföljning ej Klarmarkerade Internfakturor i workflow Via formulär Workflow sker kontroll och uppföljning av ej attesterade kostnadsfördelningar. Formuläret erhålls via nedanstående menyval: 1. Bokföringsposter för attest Nedanstående exempel redovisar att kostnads- och intäktsposten är föremål för elektronisk attest samt ingen attest är utförd. Genom att klicka på knappen Visa mottagare erhålls information om vilken/vilka användare som har erhållit aktuell post för elektronisk attest. Visa objekt redovisar aktuella elektroniska dokument. 2. Attesterade bokföringsposter Eventuell uppföljning sker via formulär Transaktionsöversikt

6 6 3. Skicka vidare Om en faktura skall skickas vidare till annan förvaltning så skall detta gå via Er Fakturamottagare på förvaltningen!! Tänk alltid på att även mottagaren behöver tid för egna kontroller och attestering, exempelvis vid bokslut. 4 Söka Digitala Internfakturor Sökningen av digitala internfakturor går inte att göra i Fakturasystemet, utan sökningen måste göras i Ekonomisystemet. Logga in i Ekonomisystemet. 4.1 Sökning av Klarmarkerade(Betalade) Internfakturor De klarmarkerade (Betalade) digitala Internfakturorna sökes upp i Ekonomisystmemet via Transaktionsöversikten. Ställ fråga (Klicka på?) Skriv in Bokföringsperiod År och månad (För hela 2007 skriver man 2007%) Skriv in vernummer t.ex 40210% för Internfakturor som skapats av Kommunstyrelsekontoret. Visa Svar (Klicka på =?) 4.2 Sökning av ej Klarmarkerade Internfakturor Sökning av fakturor som ej är klarmarkerade görs i Ekonomisystemet under menyn Avstämning/Workflow/Transaktioner eller Verifikationer. Här finns samtliga fakturor som inte är klara och inte bokförda i huvudboken. Inför bokslut (hel o halvår) skall förvaltningen följa upp att samtliga internfakturor är klara.

7 7 För att se detaljer så välj Transaktioner. För att se Samtliga Digitala Internfakturor =?) Ställ fråga (Klicka på?) och Visa Svar (Klicka på För att söka mer detaljerat : Ställ fråga (Klicka på?) Exempel på sökningar: Skriv in t.ex del av Vernummer 40210% för att se alla Internfakturor som skapats av KSK. Utyp 431 samt Kdeli (Motpart) Kan användas för sökning av obetalda internfakturor på förvaltningen. 5 Makulering Skall en internfaktura inte betalas utan makuleras skall den skickas med en Permanent anteckning till Fakturamottagaren på förvaltningen. Fakturan sedan skickas tillbaka till utställande Reg.enhet där Ekonom/Ekonomichef eller ansvarig för konteringen : debiterar samma kontering som intäktskonteringen. Klicka på Klar