Scanning. Lathund. Myndighet

Transkript

1 Scanning Lathund Myndighet

2 Innehållsförteckning Scanna in dokument... 4 Infoga scannat dokument till Combine... 6 Koppla dokument till en personakt... 9 Lägg till dokument i utredningsprocess... 13

3 Releasehantering Version Release Beskrivning Författare Datum Dokumentet upprättas Taina Sjöberg Petersson

4 Alla användare på VO har fått en katalog skapad där dokumenten lagras. Ett skript körs varje kväll klockan 22 som raderar mappens innehåll. Skanna in dokument 1. Gå till multiskrivaren. 2. Lägg dokumentet som ska skannas i mataren på skrivaren. 3. Logga in i skrivaren med kortet. 4. Klicka på LEX Scan, Combine scan eller ecopy (beroende på vilken skrivare man skannar från) 5. Klicka sedan på Pulsen Combine knappen 6. Dokumentet kommer nu åka in via mataren och skannas.

5 7. I nästa ruta är ditt användarnamn ifyllt. Denna ruta visas bara första gången du skannar. Fyll i ditt lösenord, samma som du använder till datorn. 8. Klicka på Next eller OK efter att ni har fyllt i ert namn och lösenord. Ni kommer nu till nästa ruta som ber er namnge dokumentet (se bild nedan). För att lättare hitta bland inskannade dokument är det bra att döpa dokumentet. 9. Klicka på OK vid sidan och klicka sedan på NEXT längst ner till höger. 10. Då är ni klara och displayen hoppar tillbaks och visar rutan nedan och ni kan logga ut. OBS! Mappen töms automatiskt varje natt, så hämtas inte dokumentet till Mina filer i Combine samma dag får ni skanna om nästa dag. Det tas ingen backup och ingen annan har behörighet till din mapp.

6 Infoga skannat dokument till Combine 1. Gå till arbetsöversikt och sedan till inkommet och Mina filer. 2. Klicka på Ladda upp fil. 3. Klicka på Välj fil 4. I rutan filnamn skriver man in: \\kba.local\app\bin\combinescanning\användarnamn

7 jpg, png, pdf, docx.rtf, txt, xls och xlsx De filer som kan läggas till i Combine är: 5. Markera dokumentet som ska bifogas till Combine och sedan öppna 6. Den valda filen syns nu i filnamnet Det finns även möjlighet att på nytt välja annan fil genom att klicka på Välj fil Möjligt att fyll i avsändare, mottagare och beskrivning och spara sen.

8 7. Den sparade filen presenteras nu i listan 8. Markerar du filen så presenteras en informationsruta av filen.

9 Förhandsgranska dokument Informationsrutan visas Möjligt att redigera namn på dokumentet mm Vidarebefordra fil till användare OBS! Om rutan är ikryssad skickas endast en kopia annars skickas originalfilen och raderas sedan från dina filer. Ta bort filen Koppla dokument till en personakt OBS! Detta stycke gäller endast myndighet 1. När man ska koppla filen till en personakt skapar man upp en ny initiering. 2. Välj Typ av initiering: Inkommen handling 3. Väj initieringen avser: Övrig handling 4. Välj initieringsdatum 5. Fyll i övriga uppgifter som vanligt. 6. Klicka sedan på Spara process!

10 7. Klicka sedan på Gula mappen (relaterade dokument). 8. Klicka på Lägg till från mina filer.

11 9. Välj det dokument som avses och klicka på Lägg till. Stäng sedan ner med krysset och återgå till initieringsprocessen 10. Här kan man fylla i mer info om man önskar 11. Gå till Åtgärd 12. Koppla till befintligt ärende. 13. Under vald åtgärd ska man välja Lägg till akt Detta för att filen ska läggas i personakten 14. Klicka sedan på slutför initieringen

12 15. Under personakt Handlingar Inkomna handlingar återfinns nu det inskannade dokumentet.

13 Lägg till dokument i utredningsprocess 1. Öppna upp process där skannat dokument ska bifogas. 2. Klicka på Gula mappen 3. Klicka på Lägg till från personakt. 4. Klicka på Lägg till, för att bifoga önskat dokument.

14 5. Under Tillagda handlingar återfinns nu dokumentet. Man kan titta på relaterade dokument från samma plats i respektive process som man kan lägga till ett relaterat dokument ifrån, alltså genom att klicka på symbolen för Gula mappen. Det man då ser är just det eller de dokument som knutits till den processen. En persons samtliga relaterade dokument från alla processer kan ses från dennes personakt, under rubriken Handlingar.