Skicka e-post direkt fra n W3D3 Diariet

Transkript

1 Sida 1 Skicka e-post direkt fra n W3D3 Diariet Manualen bör skrivas ut i färg, eftersom flera instruktioner hänvisar till bilder och symboler och knappar. Börja med att logga in dig i W3D3 diariet. Information om behörighet och W3D3 Logg In finns i Medarbetarportalen, Registrator Här beskrivs flera möjligheter att skicka e-post från diariet. Att skicka alla handlingar/valda handlingar ur ett ärende samt registrera e- postbrevet som en ny utgående handling. Öppna det ärende du vill skicka ifrån, stå i ärendekortet. - E-posta ärendet

2 Sida 2 Handlingar bifogas inte som bilagor med automatik. Måste göra eget aktivt val av vilka bilagor man vill ska med e-postbrevet genom att klicka på ikonen - Bifoga filer ur ärendet. Klicka på de bilagor du vill ha till ditt e-postbrev. Bilagorna försvinner, då kan man hålla rätt på vilka bilagor man tillfört sitt e-postbrev. När du är nöjd, ska du gå tillbaka till e-postbrevet genom att stänga rutan med att klicka på krysset i högra hörnet.

3 Sida 3 Nu finns även möjlighet att ändra utskicksadressen. I fältet Från: Blir det automatiskt din e-postadress, men kan ändras till en gemensam funktionsadress. Klicka på rullisten under MALL: och välj din adress. Kontakta registrator@uu.se för komplettering av funktionsadress.

4 Sida 4 Övriga uppgifter kan fylls i: Till, Kopia, Hemlig kopia, Meddelandetext osv. Möjlighet att registrera ditt utgående e-postbrev inklusive bilagor, som en ny handlingsrad i ärendet genom att klicka i rutan Registrera på ärendet, samt göra ett val av Handlingstyp. Sänd för att e-postbrevet ska skickas iväg. E-postbrevet kommer nu att registreras som en ny handlingsrad. Ny handlingsrad

5 Sida 5 Att skicka endast en handling ur ett ärende utan att registrera e- postbrevet som en ny utgående handling. Här är exempel på att skicka ut anslag. - E-posta handlingen i handlingsraden för det dokument som ska skickas iväg. Dokumentet måste vara inskannat och inladdat i handlingskortet.

6 Sida 6 Ställ markören i fältet Till: - Lägg till alla avsändare/mottagare i ärendet. Då läggs automatiskt alla avsändare/mottagare i ärendet till som mottagare av ditt e-postbrev. OBS! I detta exempel på att skicka anslag till samtliga sökande som inte har fått tjänsten, glöm då inte att ta bort den e-postadress till den person som erhållit tjänsten. Skriv även in en passande text i Meddelandefältet till mottagaren Tips! Lägg till dig själv i mottagarfältet, så får du brevet till sin e-postlåda, så har du koll på att det verkligen skickats ut och hur själva e-postbrevet ser ut. - Sänd E-postbrevet skickas iväg efter det att du klickat OK E-postbrevet kommer inte att registreras som en ny handlingsrad i ärendekortet.

7 Sida 7 Exempel på att skicka ut en handling ur ett ärende och registrera e- postbrevet som en ny utgående handling. - E-posta handlingen i handlingsraden för det dokument som ska skickas iväg.

8 Sida 8 Fyll i alla övriga uppgifter i meddelandet. För att registrera ditt utgående e-postbrev inklusive bilagor, som en ny handlingsrad i ärendet genom att klicka i rutan Registrera på ärendet. Välj även handlingstyp och riktning. Sänd för att e-postbrevet ska skickas iväg.

9 E-postbrevet registerar sig automatiskt som en ny handlingsrad. Sida 9

10 Sida 10 Skicka ut e-post genom en gemensam funktionsadress. Nu finns även möjlighet att ändra sin utskicksadress i fältet Från: till en gemensam funktionsadress. Klicka på rullisten under MALL: och välj din adress. Kontakta registrator@uu.se för hjälp med att lägga in din funktionsadress. Efter samtligta utskick, kommer även en bekräftelse i form av ett kvitto till den e-postadress från vilket man skickat ut från, som anger om meddelandet har gått fram eller inte. Övriga funderingar över ärende- och dokumenthanteringssystemet W3D3 Kontakta registrator@uu.se