Självbetjäning för arbetsgivare. Användarhandledning Arbetsgivartjänsten Lämna uppgifter

Transkript

1 Självbetjäning för arbetsgivare Användarhandledning Arbetsgivartjänsten Lämna uppgifter

2 Innehåll 1 DOKUMENTINFORMATION SYFTE AVGRÄNSNINGAR STÖD VID LÄSNING GENERELLA FUNKTIONER I TJÄNSTERNA DET HÄR INNEHÅLLER ARBETSGIVARTJÄNSTEN SAMMANFATTNING BEHÖRIGHET OCH INLOGGNING NAVIGERA PÅ STARTSIDAN SJUKFRÅNVARO ANMÄL SJUKFRÅNVARO VIA FORMULÄR ANMÄL SJUKFRÅNVARO VIA FILÖVERFÖRING VÅRD AV BARN ANMÄL VÅRD AV SJUKT BARN OCH VÅRD AV BARN I SAMBAND MED BARNS FÖDELSE ELLER ADOPTION VIA FILÖVERFÖRING LÄMNA SVAR PÅ INKOMSTFÖRFRÅGAN LÄMNA SVAR PÅ INKOMSTFÖRFRÅGAN LÄMNA SVAR PÅ FRÅNVAROFÖRFRÅGAN LÄMNA SVAR PÅ FRÅNVAROFÖRFRÅGAN MINA SIDOR KONTAKT Försäkringskassan Sid. 2 (29)

3 1 Dokumentinformation Denna användarhandledning vänder sig till dig som använder Arbetsgivartjänsten, som finns på Försäkringskassans webbplats, under fliken arbetsgivare. Dokumentet beskriver hur du använder de olika tjänsterna som finns i Arbetsgivartjänsten för att lämna uppgifter till Försäkringskassan. 1.1 Syfte Användarhandledningen ska underlätta för dig när du använder Arbetsgivartjänsten. 1.2 Avgränsningar Handledningen beskriver inte lagar eller regelverket. Information om lagar och regler kan du hitta på Försäkringskassans webbplats. 1.3 Stöd vid läsning För att du lättare ska förstå vad som ska göras markeras text som visas på skärmen, katalog- och filnamn med typsnittet Lucida Console, t.ex. Klicka på knappen Spara. Hänvisningar visas med kursiv text. Sist i dokumentet hittar du uppgifter om vart du vänder dig om du har frågor. Försäkringskassan Sid. 3 (29)

4 1.4 Generella funktioner i tjänsterna I beskrivningen av tjänsterna gäller följande: Fält markerade med asterisk (*) är obligatoriska. Du kan använda tabuleringstangenten för att navigera mellan fälten och knapparna. Alla knappar kan aktiveras med hjälp av kortkommandon. Kortkommandot för en knapp är Alt-tangenten och knappens första bokstav (t.ex. Alt+L för Lägg till). Observera att kortkommandot för Skriv ut sidan är Ctrl+P. För att lämna en tjänst kan du klicka på knappen Avbryt eller på en annan flik. Du kan stänga hela applikationen genom att klicka på ikonen Logga ut. Eventuella uppgifter som du inte sparat rensas när du klickar på Avbryt, byter flik eller loggar ut. I varje tjänst finns Informationsikoner som beskriver vad du kan göra, t.ex. hur du ska fylla i olika fält. Försäkringskassan Sid. 4 (29)

5 2 Det här innehåller Arbetsgivartjänsten Här kan du läsa en kort beskrivning om vad Arbetsgivartjänsten innehåller och hur den fungerar. 2.1 Sammanfattning Följande tjänster finns: Lämna anmälan om sjukfrånvaro. Här kan du som är behörig lämna anmälan om sjukfrånvaro för anställda. Anmälan lämnas via ett webbformulär eller filöverföring. Lämna anmälan om vård av barn. Anmälan om vård av sjukt barn eller vård av barn i samband med barns födelse eller adoption för dina anställda kan lämnas via fil av dig som är behörig. Lämna svar på inkomstförfrågan. Här kan du som är behörig lämna svar på inkomstförfrågan för anställda. Lämna svar på frånvaroförfrågan. När du fått en förfrågan om anställds frånvaro från Försäkringskassan kan du, som är behörig, lämna svar på den här. Förutom tjänsterna finns också: Mina sidor. Här kan du se din behörighet och ändra dina kontaktuppgifter. Administrera användare. Du som är behörighetsadministratör kan lägga till nya användare, ta bort användare och ändra uppgifter om användare. 2.2 Behörighet och inloggning För att kunna använda Arbetsgivartjänsten måste du vara behörig. Det är din arbetsgivare som bestämmer vilka som ska vara användare av tjänsterna. Inloggning sker antingen med e-legitimation eller med lösenord. Du kan läsa mer om behörighet och inloggning i användarhandledning som handlar specifikt om detta, Kom igång med Arbetsgivartjänsten Behörighetsadministration. 2.3 Navigera på startsidan När du loggat in kommer du till tjänstens startsida. Försäkringskassan Sid. 5 (29)

6 Tjänstens startsida som visas när du loggat in Under Rubriken Tjänster hittar du länkar till de tjänster som finns. I den övre delen av sidan finns även flikar där du hittar de olika tjänsterna. De flikar som finns är: Sjukfrånvaro Under fliken Sjukfrånvaro kan du lämna anmälan om sjukfrånvaro. Vård av barn Här kan du lämna anmälan för föräldrar som är hemma för vård av sjukt barn eller som tar ut vård av barn i samband med barns födelse eller adoption. Inkomstförfrågan Här kan du lämna svar på inkomstförfrågan. Frånvaroförfrågan Här kan du lämna svar på frånvaroförfrågan du fått från Försäkringskassan. Administrera användare Här kan du som är behörighetsadministratör lägga till, ta bort och ändra uppgifter om användare. Mer om hur detta går till kan du läsa om i Användarhandledning Kom igång med Arbetsgivartjänsten Behörighetsadministration Mina sidor Här kan du se dina kontaktuppgifter och vilken behörighet du har. Här kan du också ändra dina uppgifter. Försäkringskassan Sid. 6 (29)

7 Kontakt Här finns kontaktuppgifter till Kundcenter för partner. Dit kan du vända dig om du har frågor om särskild sjukförsäkringsavgift och annat som rör sjukskrivning eller sjukfrånvaro för dig som arbetsgivare. Kundcenter kan också hjälpa dig om du har frågor om Arbetsgivartjänsten (d.v.s. självbetjäning för arbetsgivare). När du navigerar i tjänsten kan du alltid gå tillbaka till startsidan genom att klicka på ikonen Startsida. Du kan alltid välja att logga ut genom att klicka på ikonen Logga ut. Du kommer då till en sida för utloggning där du måste bekräfta att du vill logga ut ur tjänsten. Försäkringskassan Sid. 7 (29)

8 3 Sjukfrånvaro I det här avsnittet kan du läsa om hur du lämnar anmälan för sjukfrånvaro. 3.1 Anmäl sjukfrånvaro via formulär För att anmäla sjukfrånvaro via formulär klickar du på Anmäl sjukfrånvaro via formulär under Tjänster eller på fliken Sjukfrånvaro. Anmäl sjukfrånvaro via formulär 1. I fältet Företag* visas företagets organisationsnummer och namn. Har du behörighet för flera organisationsnummer väljer du aktuellt organisationsnummer i en lista. 2. Ange CFAR-nummer/arbetsställenummer med högst 8 siffror. Klicka på för mer information. 3. Ange Personnummer* på den person du vill lämna anmälan för. Det anges i format ÅÅÅÅMMDD-NNNN. Försäkringskassan Sid. 8 (29)

9 4. Ange Sjukperiodens 1:a dag*. Det anges i format ÅÅÅÅ-MM-DD. Klicka på för mer information. 5. Vid delad sjuklöneperiod: ange sjukperiodens sista dag. Det anges i format ÅÅÅÅ-MM-DD. Klicka på information. för mer 6. Klicka på knappen Lägg till så flyttas anmälan till listan för Sjukanmälda. För att ta bort en person i listan för Sjukanmälda klickar du på ikonen med en papperskorg. För att lämna anmälan för fler personer börjar du om från steg Klicka på knappen Skicka när du registrerat de personer du vill lämna anmälan för. Listan med Sjukanmälda sparas hos Försäkringskassan. 8. En bekräftelse över anmälda personer visas. Du kan skriva ut bekräftelsen genom att klicka på knappen Skriv ut eller spara. 9. Genom att klicka på knappen Lämna fler sjukanmälningar kommer du tillbaka till första sidan. Bekräftelse på att anmälan om sjukfrånvaro tagits emot av Försäkringskassan Försäkringskassan Sid. 9 (29)

10 3.2 Anmäl sjukfrånvaro via filöverföring För att anmäla sjukfrånvaro via filöverföring klickar du på Anmäl sjukfrånvaro via fil under Tjänster eller på fliken Sjukfrånvaro. Anmäl sjukfrånvaro via fil 1. Klicka på knappen Bläddra för att välja vilken fil du vill skicka till Försäkringskassan. Knappen kan ha ett annat namn beroende på vilket operativsystem du har på din dator. Du kan också skriva in sökvägen till filen direkt i fältet för Filnamn*. 2. Välj den fil du vill lämna in. Sökvägen till filen visas i fältet för Filnamn*. 3. Klicka på knappen Skicka för att skicka filen till Försäkringskassan. 4. En bekräftelse över att anmälan tagits emot av Försäkringskassan visas. Du kan skriva ut bekräftelsen genom att klicka på knappen Skriv ut sidan. Klicka på knappen Stäng för att stänga bekräftelsen. Försäkringskassan Sid. 10 (29)

11 Bekräftelse på att anmälan om sjukfrånvaro tagits emot av Försäkringskassan Försäkringskassan Sid. 11 (29)

12 4 Vård av barn I det här avsnittet kan läsa om hur du lämnar anmälan om vård av sjukt barn och vård av barn i samband med barns födelse/adoption via filöverföring. 4.1 Anmäl vård av sjukt barn och vård av barn i samband med barns födelse eller adoption via filöverföring För att anmäla vård av sjukt barn och vård av barn i samband med barns födelse eller adoption klickar du på Anmäl vård av sjukt barn och vård av barn i samband med barns födelse eller adoption under Tjänster eller på fliken Vård av barn. Anmäl vård av sjukt barn och vård av barn i samband med barns födelse eller adoption 1. Klicka på knappen Bläddra för att välja vilken fil du vill skicka till Försäkringskassan. Knappen kan ha ett annat namn beroende på vilket operativsystem du har på din dator. Du kan också skriva in sökvägen till filen direkt i fältet för Filnamn*. 2. Välj fil i din dator. Sökvägen till filen visas i fältet för Filnamn*. 3. Klicka på knappen Skicka för att skicka filen till Försäkringskassan. 4. En bekräftelse över att anmälan tagits emot av Försäkringskassan visas. Du kan skriva ut bekräftelsen genom att klicka på knappen Skriv ut sidan. Klicka på knappen Stäng för att stänga bekräftelsen. Försäkringskassan Sid. 12 (29)

13 Bekräftelse på att anmälan om vård av sjukt barn och vård av barn i samband med barns födelse eller adoption tagits emot av Försäkringskassan Försäkringskassan Sid. 13 (29)

14 5 Lämna svar på inkomstförfrågan I det här avsnittet kan du läsa om hur du lämnar svar på inkomstförfrågan. 5.1 Lämna svar på inkomstförfrågan För att lämna svar på inkomstförfrågan klickar du på länken Lämna svar på inkomstförfrågan under Tjänster eller på fliken Inkomstförfrågan. Steg 1 1. I fältet Företag visas företagets organisationsnummer och namn. Har du behörighet för flera organisationsnummer väljer du aktuellt organisationsnummer i en lista. 2. Ange personnummer på den person inkomstförfrågan gäller. 3. Välj kod 5445 eller 5033 utifrån vad som står på den pappersblankett du har fått förfrågan på. 4. Välj vilken typ av anställning som är aktuell för den anställde: Tidsbegränsad anställning eller tillsvidareanställning. Tidsbegränsad anställning eller tillsvidareanställning där den anställde vid tiden för förfrågan är helt eller delvis tjänstledig. Timvikarie eller anställd vid behov. Försäkringskassan Sid. 14 (29)

15 Steg 1 i tjänsten för att lämna inkomstuppgift Steg 2 vid valt alternativ Tidsbegränsad/Tillsvidare 1. Under rubriken Anställning lämnar du uppgift om anställningen. Om du lämnar svar Ja vid frågan om tjänstledighet de senaste 12 månaderna så visas fält för att lämna uppgift om tjänstledigheten. 2. Under rubriken Årsinkomst ska du lämna detaljerad information om inkomsten. Ett fritextfält finns för att specificera vissa uppgifter. 3. Under rubriken Löneavtal och årsarbetstid fyller du i datum för från och med när lönen gäller och när löneavtalet undertecknades. Här lämnar du även uppgift om den anställdes årsarbetstid. 4. Slutligen finns ett fritextfält om du önskar förtydliga någon uppgift. Försäkringskassan Sid. 15 (29)

16 Steg 2 vid alternativ Tidsbegränsad/Tillsvidare Försäkringskassan Sid. 16 (29)

17 Steg 2 vid valt alternativ Tidsbegränsad/Tillsvidare nu helt eller delvis tjänstledig 1. Under rubriken Anställning lämnar du uppgift om anställningen. 2. Under rubriken Tjänstledighet skriver du in uppgifter om tjänstledigheten. Saknas slutdatum (t.o.m.-datum) för tjänstledigheten noterar du att det är så i fritextfältet under Övriga upplysningar. 3. Under Årsinkomst före tjänstledighet ska du lämna uppgifter om den anställdes årsinkomst som gällde före tjänstledigheten samt hur dessa uppgifter är vid tillfället för förfrågan. Ett fritextfält finns för att specificera vissa uppgifter. 4. Under rubriken Löneavtal och årsarbetstid fyller du i datum för från och med när lönen gäller och när löneavtalet undertecknades. Här lämnar du även uppgift om den anställdes årsarbetstid. 5. Slutligen finns ett fritextfält som du kan använda om du önskar förtydliga någon uppgift. Försäkringskassan Sid. 17 (29)

18 Steg 2 vid alternativ Tidsbegränsad/Tillsvidare nu helt eller delvis tjänstledig Försäkringskassan Sid. 18 (29)

19 Steg 2 vid valt alternativ Timvikarie/Anställd vid behov 1. Under rubriken Anställning anger du från och med när anställningen gäller 2. Under Lön och arbetade timmar de senaste tolv månaderna väljer du år och månad i de övre vänstra fälten så att de visar tidpunkt för när förfrågan gjordes från Försäkringskassan. Fälten kommer då att visa de föregående 11 månaderna och du fyller i uppgift om arbetade timmar och lön. 3. Slutligen finns ett fritextfält om du önskar förtydliga någon uppgift. Steg 2 vid alternativ Timvikarie/Anställd vid behov Försäkringskassan Sid. 19 (29)

20 Steg 3 Bekräftelse En bekräftelse över att uppgiften tagits emot av Försäkringskassan visas. Du kan skriva ut bekräftelsen genom att klicka på knappen Skriv ut eller spara. Genom att klicka på knappen Lämna fler inkomstuppgifter kommer du tillbaka till steg 1. Försäkringskassan Sid. 20 (29)

21 Bekräftelse på att Försäkringskassan tagit emot ditt svar på inkomstförfrågan Försäkringskassan Sid. 21 (29)

22 6 Lämna svar på frånvaroförfrågan I det här avsnittet kan du läsa om hur du lämnar svar på frånvaroförfrågan. 6.1 Lämna svar på frånvaroförfrågan För att lämna svar på frånvaroförfrågan klickar du på länken Lämna svar på frånvaroförfrågan under Tjänster eller på fliken Frånvaroförfrågan. Steg 1 1. I fältet Företag visas företagets organisationsnummer och namn. Har du behörighet för flera organisationsnummer väljer du aktuellt organisationsnummer i en lista. 2. Ange personnummer på den person frånvaroförfrågan gäller. 3. Välj kod 6803 eller 0257 utifrån vad som står på den pappersblankett du har fått förfrågan på. 4. Fyll i den period frånvaroförfrågan gäller för (perioden står på pappersblanketten). 5. Välj ja eller nej, om den anställde arbetar lör- och söndagar eller inte. 6. Välj ja eller nej, om den anställde har samma arbetstid varje dag eller inte. Väljer du Ja får du en följduppgift; Fyll i arbetstiden i timmar och minuter. Försäkringskassan Sid. 22 (29)

23 Steg 1, den anställde har samma arbetstid varje dag Steg 2 För varje dag som frågas om: 1. Välj frånvaroorsak i listan 2. Fyll i hur många timmar och minuter den anställde varit frånvarande den dagen. 3. Om den anställde inte har samma arbetstid varje dag fyller du även i den ordinarie arbetstiden för varje dag. Försäkringskassan Sid. 23 (29)

24 Steg 2, Samma arbetstid varje dag: fyll i frånvaroorsak och tid Har den anställde flera olika frånvaroorsaker på en dag klickar du på plustecknet efter frånvarotid. Steg 2, Fler frånvaroorsaker på en dag Försäkringskassan Sid. 24 (29)

25 Om den anställde varit närvarande hela perioden förfrågan omfattar kryssar du bara i Den anställde har inte varit frånvarande under perioden. Steg 2, Oregelbunden arbetstid: fyll i frånvaroorsak, -tid och ordinarie arbetstid Steg 2, Snabbifyllnad Om du ska fylla i samma uppgifter för flera dagar i rad kan du använda ifyllnadshjälpen Snabbifyllnad. 1. Klicka på den lilla pilen till vänster om rubriken Snabbifyllnad. 2. Granska och vid behov ändra datum för de dagar i följd som du vill fylla i samma uppgifter. 3. Välj frånvaroorsak i listan. 4. Fyll hur många timmar och minuter den anställde varit frånvarande per dag. 5. Klicka Fyll i så förs uppgifterna över ner i själva ifyllnadslistan. Om du vill kan du upprepa det här för fler perioder av dagar i rad. Försäkringskassan Sid. 25 (29)

26 Steg 2 Snabbifyllnad Steg 3 Nu är det dags att granska de uppgifter du lämnat. Ser allt rätt ut klickar du på den stora, gröna knappen Skicka in frånvarorapport. Är något fel klickar du på Tillbaka och ändrar uppgifterna. OBS: Om du lämnar svar på frånvaroförfrågan för en längre period, cirka ett år eller mer, kan det ta lång tid innan du får bekräftelsen på att allt är inskickat. Vi ber dig att ha tålamod, bara klicka en gång och vänta lite. Försäkringskassan Sid. 26 (29)

27 Steg 3, Granska uppgifterna Bekräftelse En bekräftelse över att din frånvarorapport tagits emot av Försäkringskassan visas. Du kan skriva ut den genom att klicka på knappen Skriv ut eller spara. Genom att klicka på knappen Lämna fler frånvarouppgifter kommer du tillbaka till steg 1. Bekräftelse på att Försäkringskassan tagit emot ditt svar på frånvaroförfrågan Försäkringskassan Sid. 27 (29)

28 7 Mina sidor För att se uppgifter om din behörighet och dina kontaktuppgifter klickar du på fliken Mina sidor. Mina sidor 1. Dina uppgifter visas. Har du behörighet för flera organisationsnummer väljer du aktuellt organisationsnummer i en lista och klickar på knappen Visa. Dina uppgifter för valt organisationsnummer visas då. 2. Lägg till eller ändra önskade uppgifter. Vill du ha löpande information om självbetjäningstjäning för arbetsgivare markerar du rutan för Utskick. När rutan är markerad visas det som en grön bock. Vill du ta bort bocken klickar du i rutan en gång till. 3. Klicka på knappen Spara, så sparas dina uppgifter. Försäkringskassan Sid. 28 (29)

29 8 Kontakt Har du frågor om din behörighet ska du i första hand vända dig till din behörighetsadministratör. Vid frågor om e-legitimation ska du i första hand vända dig till din utgivare av e-legitimation. För övriga frågor kan du vända dig till Kundcenter för partner. Telefon E-post arbetsgivare@forsakringskassan.se Fax Du hittar också information på: Försäkringskassan Sid. 29 (29)