Lathund och manual fo r registrering och hantering av informationsfo rteckning och informationsbeskrivning

Transkript

1 SLU ID: SLU.ua IÄ-5 Ledningskansliet/ Jurist- och dokumentationsenheten Lathund och manual fo r registrering och hantering av informationsfo rteckning och informationsbeskrivning Dokumentnamn: Lathund och manual, registrering och hantering av informationsförteckning och beskrivning, SLU KS 2013:1-1 Dokumentägare: LK/Dokumentationsenheten/ Karl Sjödin Fastställt av: Renata Arovelius Beteckning: SLU ID: SLU.ua IÄ-5 Version: 1.0 Datum: Ersätter: Ny Enligt 6 i arkivlagen (1990:782) ska SLU som myndighet upprätta en systematisk arkivförteckning (SLU= informationsförteckning) och en arkivbeskrivning (SLU= informationsbeskrivning) över verksamhetsinformation. För att på ett smidigt sätt hålla ordning och arbeta med de två dokumenten beskrivs nedan hur ni lägger upp dessa som filer i Public 360 och arbetar med dokumenten direkt från systemet. Dokumenten blir samtidigt registrerade med en egen unik SLU-ID (dokumentbeteckning). Identifikationen förblir densamma så länge arkivbildningen pågår och ändras först när den omstruktureras eller upphör. Informationsbeskrivningen kräver en synlig versionshantering. Det betyder att ändringar dokumenteras i dokumentet med datum och vem som lagt till/ändrat information (tidigare versioner sparas även digitalt i systemet). Informationsförteckningen däremot är ett levande dokument som bara behöver uppdateras med de förvaringsenheter (arkivboxar, system mm) och den information som arkivbildaren faktiskt har. Redan gallrad information ska finnas dokumenterad i ett gallringsprotokoll. Läsbehörighet: I IC visas hur man tilldelar Alla läsbehörighet. Detta görs för att alla på SLU ska ha möjlighet att söka i förteckningen. SLU, Box 7070, SE Uppsala, Sweden tel: +46 (0) Org.nr info@slu.se

2 Rutin för kvalitetssäkring: Som sista moment i denna manual demonstreras hur gå tillväga för att skicka dokumentet till dokumentationsenheten för granskning. Detta görs: * när årets uppdateringar i informationsförteckningen är klara - dvs. 1 gång om året och ** större ändringar i informationsbeskrivningen gjorts dvs. vid behov. Innehåll I. Registrera informationsförteckning/informations-beskrivning och tilldela rättigheter a) Registrera informationsförteckning/-beskrivning och lägg med fil... 3 b) Tilldela fullständiga rättigheter till kollega... 4 c) Tilldela läsbehörighet till Alla... 5 I. Arbeta med filen... 7 a) Redigera och spara fil... 7 b) Byta fil (helt ny version används exempelvis om du vill börja från början med en ny mall eller ersätta med en fil du arbetat med utanför public.) 8 c) Skicka för granskning (och konvertering) till dokumentationsenheten (11)

3 I. Registrera informationsförteckning/informationsbeskrivning och tilldela rättigheter. a) Registrera informationsförteckning/-beskrivning och lägg med fil Registrera informationsförteckn ing Registrera ett nytt ickeärendedokument enligt PUBLIC 360 MANUAL. Registrera icke ärendedokument i Public 360 med SLU KS 2013:1-1 Klassificera Ange process Välj handlingstyp och riktning Välj handlingstyp Informationsförteckning och riktningen Internt dokument utan uppföljning respektive handlingstyp Informationsbeskrivning och riktningen Internt dokument utan uppföljning 3(11)

4 Leta upp fil Välj fil Tryck på Bläddra och leta upp informationsförteckningen/ informationsbeskrivningen du vill registrera *** De finns att ladda ner som mallar från intranätet se till att spara dem på din dator som arbetsbok, format.xlsx respektive arbetsdokument.docx) Tryck på Öppna Lägg till fil Tryck på Lägg till. Filen ska då synas nedanför. Tryck OK och fortsätt registreringen Tryck på Ok. (Om du får upp ett felmeddelande kan det bero på att filen du lagt till fortfarande har ett mallformat. Kontrollera att filen har rätt format se ovan Leta upp fil ). Skriv titel Namnge icke-ärendedokumentet som Informationsförteckning med fullständigt namn på din enhet och förkortning inom parentes samt startår, t.ex. Informationsförteckning universitetsadministrationen (ua) respektive på samma sätt Slutför registrering Informationsbeskrivning Tryck på Slutför. b) Tilldela fullständiga rättigheter till kollega 4(11)

5 Gå till dokumentets Detaljvy Gå till Rättigheter När registreringen är slutförd öppnas dokumentet. Tryck på Flera detaljer om du står i översiktsvyn. Tryck på fliken (mappen) Rättigheter Lägg till rättighet Tryck på Ny rättighet Ge kollega fullständiga rättigheter Välj att ge behörighet till Användare. Skriv namn på kollega och verifiera. Välj behörighetsnivå Ändra. Välj samtliga hanteringsnivåer. Slutför Tryck på OK. Kontrollera rättigheten Kontrollera att det står rätt i listan över rättigheter. c) Tilldela läsbehörighet till Alla 5(11)

6 Gå till dokumentets Detaljvy Gå till Rättigheter När registreringen är slutförd öppnas dokumentet. Tryck på Flera detaljer om du står i översiktsvyn. Tryck på fliken (mappen) Rättigheter Lägg till rättighet Tryck på Ny rättighet Ge kollega fullständiga rättigheter Välj att ge behörighet till Grupp. Skriv Alla och verifiera. Välj behörighetsnivå Läs och bara att Se fil. Slutför Tryck på OK. 6(11)

7 Kontrollera rättigheten Kontrollera att det står rätt i listan över rättigheter. I. Arbeta med filen a) Redigera och spara fil Öppna filen för redigering Tryck på det lilla piltecknet vid filens namn den dyker upp när du för muspekaren över filens namn. Välj Redigera. Filen öppnas då i MS Excel. Arbeta med filen som vanligt. Spara efter ändringar i dokumentet. Tryck på fliken 360 längst till höger i Excel Välj Checka in i 360. Alla ändringar sparas då i filen i Public 360. Varje version av filen finns sedan automatiskt sparad bakåt i Public. Den vanliga Spara -funktionen i Word, Excel och Powerpoint används om du vill spara pågående arbete utan att spara in filen i Public 360. Exempelvis om du arbetar länge i en fil. 7(11)

8 Obs! Om du skulle glömma att checka in filen så får du en fråga om du inte vill checka in filen i Public 360 när du försöker stänga Excel. Tillgänglighet för andra Under tiden någon arbetar med filen kommer den i Public 360 vara låst vilket innebär att ingen annan samtidigt kan öppna och redigera den. b) Byta fil (helt ny version används exempelvis om du vill börja från början med en ny mall eller ersätta med en fil du arbetat med utanför Public 360.) Välj ny version Klicka på den lilla pilen som du får fram när du för muspekaren över namnet på filen. Välj ny version 8(11)

9 Leta upp ny fil Tryck på Bläddra. Leta upp den fil du vill ersätta den gamla med. Tryck på Öppna. Lägg till fil Välj variant Tryck på Lägg till. Filen syns då i fältet nedanför i ljusgrått. Välj variant produktionsformat. Slutför Tryck på OK. c) Skicka för granskning (och konvertering) till dokumentationsenheten Ta fram rullisten Tryck på den lilla pilen efter namnet på ditt ickeärendedokument 9(11)

10 Välj att skicka för granskning Tryck på Skicka för granskning Välj typ och mottagare Typ av arbetsflöde ska stå på Parallell. Lägg till som mottagareden person som ska granska och klicka på den lilla valideringsknappen till höger. Lägg till en till mottagare Lägg sedan till en annan person på samma sätt, om så behövs. Kontrollera att personerna är tillagda Så här ser det ut när mottagarna är tillagda. 10(11)

11 Skicka för granskning Tryck på Slutför. Se att det finns en pågående granskning Uppe till höger finns Senaste arbetsflöde. Där står nu Parallell granskning Öppen. Om du vill kontrollera granskningen trycker du på den. Kontrollera granskning Du får du upp följande bild. Där kan du se att uppgifterna stämmer. OBS! Dokumentationsenheten granskar och konverterar filen så att den finns i ett låst forma. Därefter avslutas granskningen. 11(11)