Generella funktioner Pulsen Combine utförarvy. Innehållsförteckning. Introduktion Process Personakter Journalanteckning...

Transkript

1 (6) KOMMUNLEDNINGSKONTORET IT-avdelningen Verksamhetsstöd Kristoffer Helgesson Generella funktioner Pulsen Combine utförarvy Innehållsförteckning Introduktion.... Process.... Vad är en process.... Funktionen Processer.... Personakter Söka i personakter Vyn Ärenden/processer Vyn Initieringar Journalanteckning Skapa journalanteckning Skapa journal via funktionen Processer Skapa journal via Personakter Skapa journal via verktygsfältet i öppnad processen Skapa journal via funktionen Läs journal.... Skriva journalanteckning..... Välj typ av journalanteckning..... Ställ in händelsedatum och tid..... Stavningskontroll..... Spara journal..... Signera journal Göra tillägg i journaler...

2 (6)..6 Göra rättelse Läsa samt skriva ut journaler Läsa journaler via verktygsfältet i processen Läsa journaler via Personakter Skriva ut journaler Infoga data från ett annat dokument Slutredigera och signera Skapa ett slutredigeringsdokument Välja formulär och döpa handlingen Skapa och signera handling Handlingar Hitta samt öppna handling Skriva ut handling Byta ansvarig personal över processer Via funktionen Processer Via processens kugghjul Återrapportera Återrapportera frånvaro Återrapportera hemtjänst Återrapportera hemtjänst Rätta till insatsrader Utförd Phoniro Lägga till manuell insats för återrapportering Återrapportera närvaro LSS utförare Fakturaunderlag Söka upp fakturaunderlag Godkänna eller avslå fakturaunderlag samt lägga till eget fakturanummer 9. Spara fakturaunderlag som PDF-dokument... 5 Introduktion Denna lathund kommer att demonstrera Pulsen Combines generella funktioner för utförarvyn. OBS! Bilderna i denna lathund är fiktiva fall. Du måste själv anpassa din registrering av information utifrån ditt unika ärende.

3 (6). Process. Vad är en process För att få en förståelse för vad en process är ska vi utgå från bilden nedan, som visar strukturen för en brukares ärende (akt). På bilden nedan ser vi att brukaren har två ärenden: - BBIC Placering (ett ärende som berör placering av barn) - LSS (ett ärende som berör LSS insatser) I t.ex. ärendet BBIC Placering finns två olika initieringar (beställningar) och de kan innehålla olika placeringsinsatser samt insatsplaneringar. I initieringarna har det inkommit två handlingar (digitala PDF-dokument) och det är beställningsdokumenten från ansvarig handläggare på myndigheten. Alla handlingar som upprättas kopplas till respektive initiering eller process som de skapas i. Alltså, svaret på vad en process är beror helt på vad det är för typ av process. Processen BBIC Placering är en beställning gällande placeringsinsatser för barn som mottagits. Processen LSS är också en beställning gällande LSS insatser som mottagits hos utföraren. Processerna kan vara pågående, under uppföljning och avslutade.

4 (6). Funktionen Processer Gör enligt följande för att hitta dina, en organisations, eller någon annan handläggares processer. Klicka på navigationsflik Arbetsöversikt.. Klicka på meny Pågående.. Klicka på undermeny Processer.. Välj om du vill söka processer hos dig själv, någon annan eller inom en organisation. 5. Klicka på Sök Bocka i den process du vill öppna (du kan även dubbelklicka på raden för att öppna processen). 7. Klicka på Öppna ikryssad. 6 7

5 5(6). Personakter. Söka i personakter För att söka i personakter gör enligt följande:. Klicka på navigationsflik Sök.. Klicka på undermeny Personakter.. Välj om du vill söka på brukarens namn eller personnummer.. Klicka på Sök. 5. Markera den brukares akt du vill titta närmre på (eller dubbelklicka för att öppna direkt). 6. Klicka på Öppna markerad. 6 5

6 6(6). Vyn Ärenden/processer När du är inne i en personakt kan du finna dess ärenden samt processer genom att göra följande:. Säkerställ att du är på navigationsfliken Personakter.. Klicka på meny Översikt.. Klicka på meny Ärenden/processer.. Välj ifall du vill endast vill se aktuella processer, eller om du vill se processer som fått processtatus avslutad. 5. Markera den process som du vill öppna (eller dubbelklicka för att öppna direkt) 6. Klicka på Öppna markerad. 6 5

7 7(6). Vyn Initieringar När du är inne i en personakt kan du finna dess initieringar genom att göra följande:. Säkerställ att du är på navigationsfliken Personakter.. Klicka på meny Översikt.. Klicka på meny Initieringar.. Markera den initiering som du vill öppna (eller dubbelklicka för att öppna direkt) 5. Klicka på Öppna markerad. 5

8 8(6). Journalanteckning. Skapa journalanteckning Det finns fyra olika sätt att navigera dig fram för att skapa en journalanteckning... Skapa journal via funktionen Processer Först behöver du söka dig fram till brukarens processer:. Klicka på navigationsflik Arbetsöversikt.. Klicka på meny Pågående.. Klicka på undermeny Processer.. Klicka på Sök. 5. Markera din process du vill skapa journalanteckning i. 6. Klicka på Ny anteckning. 5 6 För att skriva journalanteckningen följ avsnitt. på sida.

9 9(6).. Skapa journal via Personakter Du kan även skapa en journal när du är inne i en brukares personakt genom att först:. Säkerställ att du är på rätt navigationsflik Personakter.. Klicka på huvudmeny Översikt.. Klicka på undermeny Ärenden/Processer.. Markera den process du vill skapa journalanteckning i. 5. Klicka på Ny anteckning. 5 För att skriva journalanteckningen följ avsnitt. på sida.

10 0(6).. Skapa journal via verktygsfältet i öppnad processen När du har öppnat en process kan du även komma åt att skapa en journalanteckning genom att:. Klicka på Skapa journalanteckning i verktygsfältet.. Klicka på Lägg till ny.. Välj typ av journalanteckning.. Skriv en titel på din journalanteckning. 5. Klicka på Skapa. 5 För att skriva journalanteckningen följ avsnitt. på sida.

11 (6).. Skapa journal via funktionen Läs journal När du använder funktionen Läs journal kan du även komma åt att skapa en journalanteckning genom att först:. Säkerställ att du är på rätt navigationsflik Personakter.. Klicka på huvudmeny Journal.. Välj vilken typ av journal du kommer att skriva mellan undermenyerna HSLjournal, LSS-journal samt Social journal.. Klicka på Ny anteckning. 5. Välj sedan rätt process att skriva dina journaler i. 6. Välj sedan anteckningstyp. 7. Klicka på OK För att skriva journalanteckningen följ avsnitt. på sida.

12 (6). Skriva journalanteckning.. Välj typ av journalanteckning Innan du börjar skriva din journalanteckning ska du först:. välja bland huvudprocesstegen vilken typ av journalanteckning du ska skriva... Ställ in händelsedatum och tid Innan du börjar skriva din journalanteckning ska du dessutom ställa in händelsetid för journalerna du skriver:. Klicka på Detaljer för anteckning i verktygsfältet.

13 (6). Se över journalanteckningens titel.. Ställ in datum för händelsen.. Klicka på OK... Stavningskontroll För att utföra en stavningskontroll gör enligt följande:. Klicka på Språkkontrollera texten i dokumentet i verktygsfältet... Spara journal Du kan spara din journalanteckning, men observera att påbörjade journalanteckningar som är sparade signeras automatiskt över midnatt. För att spara din journalanteckning och möjliggöra redigering under samma dygn, gör enligt följande:. Klicka på Spara i verktygsfältet.

14 (6).. Signera journal OBS! Att signera din journalanteckning innebär att du inte kommer att kunna redigera dem i framtiden. För att signera din journal följ punkterna nedan:. Klicka på Signera allt i verktygsfältet.. Klicka på OK...5 Göra tillägg i journaler Ifall du signerat dina journaler och du behöver göra ett tillägg, gör enligt följande:. Klicka på Tillägg i verktygsfältet.

15 5(6). Skriv ditt tillägg i journalanteckningen.. Om du är klar med ditt tillägg, klicka på Signera allt i verktygsfältet.

16 6(6)..6 Göra rättelse Ifall din journal är signerad men är felaktig innehållsmässigt kan du göra en rättelse genom att:. Klicka på Rättelse i verktygsfältet.. Skriv din journal korrekt.. Om du är klar med din rättelse, klicka på Signera allt i verktygsfältet. OBS! När du skriver ut rättade journaler kommer även din tidigare felaktiga text att redovisas med överstruken text alternativt visa att du gjort en rättelse. Ifall du har skrivit journaler på fel brukare kontakta socsupport på anknytning

17 7(6). Läsa samt skriva ut journaler Det finns två olika sätt att navigera dig fram för att läsa journalanteckningar... Läsa journaler via verktygsfältet i processen När du är inne i en process kan du komma åt att läsa journalanteckningar genom att:. Klicka på Skapa journalanteckning i verktygsfältet.. Markera den journalanteckning du vill läsa.. Klicka på Öppna markerad.

18 8(6).. Läsa journaler via Personakter För att läsa journalanteckningar gör enligt följande:. Säkerställ att du är på rätt navigationsflik Personakter.. Klicka på huvudmeny Journal.. Välj bland undermenyerna vilken journaltyp som du vill hämta journaler från.. Ställ in tidsperioden som du vill hämta journaler ifrån. 5. Välj ifall du vill hämta journaler utifrån när de registrerades eller journalernas händelsedatum. 6. Välj om du vill ha med automatiska journaler eller inte, eller både och. 7. Öppna upp fliken Utskriftspresentation. 8. Välj hur du vill att journalerna ska sorteras. 9. Klicka på sök

19 9(6) 0. Markera de journaler du vill läsa.. Klicka på Läs ikryssade Skriva ut journaler Om du följt kapitlet tidigare. får du journalerna oftast redovisade i det externa programmet Adobe Reader. För att skriva ut journalerna på skrivare från programmet, gör enligt följande:. För muspekaren långt ner till mitten av fönstret så att verktygsfältet öppnas.. Klicka sedan på Skriv ut fil.

20 0(6). Infoga data från ett annat dokument För att hämta information från en tidigare upprättad handling gör enligt följande:. Klicka på Infoga data från ett annat dokument.. Markera den handling du vill hämta information ifrån.. Klicka på Nästa.. Markera de formulär du vill hämta information från. 5. Klicka på Spara. 5

21 (6) OBS! Nu får du frågan att om du redan påbörjat att skriva i formulären kommer de att ersättas med den nya informationen du hämtar in när du klickar på Ok. För att godkänna det gör enligt följande: 6. Klicka på Ok. 6

22 (6) 5. Slutredigera och signera 5. Skapa ett slutredigeringsdokument Detta avsnitt kommer att demonstrera hur du skapar ett slutredigeringsdokument. Detta innebär att all sparad text i alla formulär i ett underprocessteg inte längre går att redigera och ett PDF-dokument upprättas. Detta kan t.ex. vara en färdigskriven genomförandeplan eller måluppföljning.. Klicka på skapa slutredigeringsdokument i verktygsfältet. 5. Välja formulär och döpa handlingen. Nu ska du välja vilka formulär som du anser ska inkluderas i det färdiga dokumentet.. Skriv ett passande namn för det kommande PDF-dokumentet.. Klicka sedan på Skapa ny.

23 (6) Nu färdigställs dokumentet i ett redigerbart textläge (RTF-läge). OBS! Detta läge existerar för att utföra små layoutjusteringar som att t.ex. skapa tomt mellanrum mellan rader om man vill, eller ta bort rubriker som av misstag hamnat med. Det är mycket viktigt att inte ändra faktainnehållet i detta läge, eftersom alla faktaändringar inte kommer att uppdateras till Pulsen Combines formulär där du ursprungligen skrev dem. Detta skapar inte bara oklarheter om vilket underlag som räknas, utan får även konsekvenser när du ska hämta/kopiera en tidigare genomförandeplan eller måluppföljning. 5. Skapa och signera handling När du är klar följer du stegen nedan: 5. Klicka på Skapa och signera handling för att skapa PDF-dokumentet. (Har du gjort layoutändringar kommer systemet känna av det och du får en fråga ifall du vill fortsätta.) 5 6. Bocka i Handlingen är slutgiltig ifall du vill att all text i formulären ska bli låsta för vidare redigering (vilket du måste för att kunna avge en genomförandeplan eller måluppföljning). 7. Bocka i Publicera på den enskildes konto ifall du vill att handlingen ska vara synlig på brukarens e-konto via medborgarvyn. 8. Klicka på Spara Klicka på Signera och stäng. 9

24 (6) 6. Handlingar 6. Hitta samt öppna handling Navigera dig fram till brukarens process, förslagsvis via sökfunktionen (se separat avsnitt Personakter ) eller via Processer (se separat avsnitt Processer ).. Klicka på verktygsfältet Relaterade dokument.. Markera handlingen du vill öppna.. Klicka på Visa.

25 5(6) 6. Skriva ut handling Om du gjort föregående avsnitt kan du skriva ut handlingen genom att:. Klicka på Skriv ut till fil.

26 6(6) 7. Byta ansvarig personal över processer 7. Via funktionen Processer Först behöver du söka fram användarens processer som den är ansvarig över:. Klicka på navigationsflik Arbetsöversikt.. Klicka på huvudmeny Pågående.. Klicka på undermeny Processer.. Klicka i om du vill söka upp organisationens, dina eller någon annans processer. 5. Klicka på Alla. 5

27 7(6). Säkerställ att endast Ansvarig blir ibockad.. Klicka på Sök.. Markera de processer du vill byta ansvarig över.. Klicka på Byta kopplingar.

28 8(6) 5. Välj ny ansvarig. 6. Välj ifall bevakningar också skall flyttas över till den nye ansvarige. 7. Klicka på Spara

29 9(6) 7. Via processens kugghjul Navigera dig fram till den process som du vill byta ansvarig på, förslagsvis via processer, klicka då på:. Klicka på navigationsfliken Arbetsöversikt. Klicka på huvudmeny Pågående. Klicka på undermeny Processer. Dubbelklicka på den processen som du vill byta eller ändra personal på.

30 0(6). Klicka på kugghjulet. Klicka på personal. Klicka på lägg till ny

31 (6). Välj relation vilken relation användaren ska ha till processen 5. Välj användare 6. Välj period som nya användaren ska vara ansvarig 7. Klicka på lägg till Läs meddelandet. Klicka på ja ifall du vill fortsätta. 8

32 (6) 9. Klicka på spara. 0. Klicka på OK. 9 0

33 (6) 8. Återrapportera 8. Återrapportera frånvaro Frånvarorapportering utför ett fåtal utförare t.ex. äldreboenden. Övriga utförare återrapporterar närvaro (se kommande avsnitt 8. och 8.). Innan du kan återrapportera frånvaro krävs det att du grovplanerat eller avgett en genomförandeplan samt registrerat verkställighetsdatum (se separata avsnitt Grovplanera och registrera verkställighetsdatum eller Genomförandeplan ).. Klicka på navigationsflik Arbetsöversikt.. Klicka på huvudmeny Återrapportering.. Klicka på undermeny Frånvaro.. Klicka på Lägg till ny.

34 (6) 5. Skriv rätt brukare. 6. Välj rätt organisation. 7. Välj frånvaroorsak. 8. Välj frånvaroperiod. 9. Välj anmälningsdatum. 0. Kommentera frånvaron.. Klicka på Spara

35 5(6) 8. Återrapportera närvaro 8.. Återrapportering hemtjänst eller övriga SoL-insatser För att återrapportera på en brukare gör enligt följande:. Klicka på navigationsflik Arbetsöversikt.. Klicka på meny Återrapportering.. Klicka på undermeny Återrapportering av insatser.. Välj om du vill återrapportera för en specifik brukare eller hel organisation. 5. Välj ett tidsintervall som du vill återrapportera för. 6. Markera vad du vill få presenterat utifrån beställda-, extra beställda- samt planerade insatser. För Phoniro-användare passar det bäst att kryssa ur planerade insatser. 7. Välj Återrapportera per dag. 8. Markera vad du vill få presenterat utifrån signerad återrapportering, frånvaro samt avvikelsetyper. 9. Välj vilken insats du vill rapportera på. Ifall du inte väljer någon insats kommer alla era insatser på brukaren/brukarna visas för återrapportering. 0. Klicka på Sök

36 6(6) Du får nu upp en tabell på vad som är återrapporterat per brukare. Om det saknas brukare i tabellen behöver du antingen grovplanera klart i beställningsprocessen eller färdigställa och avge en genomförandeplan på brukaren (se separata avsnitt Grovplanera samt registrera verkställighetsdatum och Genomförandeplan ).. Klicka på Välj kolumner för att ställa in de kolumner du vill se.. I kolumnen Utförd omfattning ska du nu registrera omfattningen av arbetstiden som utförts hos brukaren. När du gjort det kommer textfärgen att ändras: Grön färg betyder att den återrapporterade tiden stämmer överens med den planerade insatstiden till 00 %. Röd färg innebär att den återrapporterade tiden understiger den planerade insatstiden. Blå färg innebär att den återrapporterade tiden överstiger den planerade insatstiden. Svart färg innebär att insatsen ännu inte är återrapporterad.. Undersök ifall du har fler sidor att registrera utförd arbetstid på.. När du är klar med all återrapportering bockar du i de rader på sidan som du vill ska gå vidare till signering. Om du har återrapporterat på fler sidor ska du säkerställa att du även bockat i raderna på de sidorna. Om du vill att samtliga rader ska bockas i ska du klicka på Kryssa i alla, och sedan ta ställning till ifall du vill bocka i alla rader på den befintliga sidan eller på samtliga sidor. 5. Klicka sedan på Massredigera ikryssade. 5

37 7(6) 6. Välj vem massredigering har utförts av (textrutan kan lämnas tom). 7. Bocka inte i denna ruta. 8. Bocka sedan i nästa ruta för att de markerade raderna ska gå vidare till signering. 9. Klicka på Ok Klicka på Spara tidrapport för att signera de återrapporterade insatserna samt skicka dem till granskning hos ansvarig handläggare på myndigheten På bilden nedan kan du se hur det ska se ut när en återrapporterad insats blivit signerad av utföraren. Om du inte kan se det har du förmodligen inte aktiverat kolumnerna Signerad samt Signerad av, följ då steg igen på föregående sida.

38 8(6) 8.. Rätta till insatsrader Utförd Phoniro Om du ser i insatsfälten att det står Utförd Phoniro betyder det att personal har startat ett arbetspass och besök hos en brukare samt avslutat passet i Phoniro appen utan att registrera någon insats under besökets gång. Detta innebär att ingen insats har blivit registrerad. För att åtgärda det gör enligt fölande:. Skapa en korrekt insatsrad och välj rätt insats som utfördes genom att följa avsnitt. nedan.. Radera sedan den felaktiga insatsen Utförd Phoniro genom att klicka i insatsen.. Klicka sedan på Radera ikryssade.. Klicka sedan på Ok. s 5. Lägg sedan till en ny rad genom att följa avsnittet nedan. 8.. Lägga till manuell insats för återrapportering För att kunna lägga till en ny insatsrad för återrapportering gör du enligt följande:. Klicka på Lägg till ny.

39 9(6). Välj ifall insatsen är beställd samt planerad.. Välj brukare.. Välj vilken beställningsprocess som insatsen avser. 5. Välj insats. 6. Välj när insatsen startades, avslutades, omfattningen samt ifall det var dubbelbemanning. 7. Välj vem som utfört insatsen. 8. Skriv kommentar för manuellt inlagd insats. 9. Klicka på Ok För att signera insatsen (följ från steg -0 på sidan 6-7).

40 0(6) 8. Återrapportera närvaro LSS utförare För att återrapportera på en brukare gör enligt följande:. Klicka på navigationsflik Arbetsöversikt.. Klicka på meny Återrapportering.. Klicka på undermeny Återrapportering av insatser.. Välj om du vill återrapportera för en specifik brukare eller hel organisation. 5. Välj ett tidsintervall som du vill återrapportera för. 6. Markera vad du vill få presenterat utifrån beställda-, extra beställda- samt planerade insatser. 7. Säkerställ att Återrapportera per dag är valt. 8. Markera vad du vill få presenterat utifrån signerad återrapportering, frånvaro samt avvikelsetyper. 9. Välj vilken insats du vill återrapportera. Ifall du inte väljer någon insats kommer alla era insatser på brukaren/brukarna visas för återrapportering. 0. Klicka på Sök

41 (6) Du får nu upp en tabell på vad som är återrapporterat per brukare. Om det saknas brukare i tabellen behöver du antingen grovplanera klart i beställningsprocessen eller färdigställa och avge en genomförandeplan på brukaren (se separata avsnitt Grovplanera samt registrera verkställighetsdatum och Genomförandeplan ).. Klicka på Välj kolumner för att ställa in de kolumner du vill se. Klicka även på vilken kolumn som du vill sortera raderna ifrån alfabetisk ordning t.ex. Kundens namn.. Nu ska du i kolumnen Utförd omfattning registrera omfattningen av arbetstiden som utförts på brukaren. När du gjort det kommer textfärgen att ändras och den färgen behöver inte spela så stor roll så länge brukarens planering av insatser inte är planerad med tillfällen i grovplaneringen eller i genomförandeplanen.. Undersök ifall du har fler sidor att registrera utförd arbetstid på.. Vid frånvarorapportering dag - ska närvaro återrapporteras ändå samt en insatsavvikelse ska registreras (se exempelbild nedan). 5. När du är klar med all återrapportering bockar du i de rader på sidan som du vill ska gå vidare till signering. Om du har återrapporterat på fler sidor ska du säkerställa att du även bockat i raderna på de sidorna. Om du vill att samtliga rader ska bockas i ska du klicka på Kryssa i alla, och sedan ta ställning till ifall du vill bocka i alla rader på den befintliga sidan eller på samtliga sidor. OBS! Bocka inte i tomma rader som inte är återrapporterade på. 6. Klicka sedan på Massredigera ikryssade

42 (6) 7. Välj vem massredigering har utförts av (textrutan kan lämnas tom). 8. Lämna denna ruta tom. 9. Bocka sedan i nästa ruta för att de markerade raderna ska gå vidare till signering. 0. Klicka på Ok Klicka på Spara tidrapport för att signera de återrapporterade insatserna samt skicka dem till granskning hos ansvarig handläggare på myndigheten.. På bilden nedan kan du se hur det ska se ut när en återrapporterad insats blivit signerad av utföraren. Om du inte kan se det har du förmodligen inte aktiverat kolumnerna Signerad samt Signerad av, följ då steg igen på föregående sida.

43 (6) 9. Fakturaunderlag 9. Söka upp fakturaunderlag För att ni som utförare ska kunna få ett fakturaunderlag krävs att ni återrapporterat på de insatser ni utför (se separata avsnitt Återrapportering av närvaro samt Återrapportering frånvaro ) samt att ansvarig handläggare på myndigheten har godkänt de återrapporterade insatserna.. Klicka på navigationsflik Arbetsöversikt.. Klicka på huvudmeny Återrapportering.. Klicka på undermeny Fakturaunderlag.. Ställ in vilken månad du vill söka fakturaunderlag för, eller sök direkt på fakturanumret. 5. Klicka på Sök. 6. Klicka på den faktura du vill öppna. 5 6

44 (6) 9. Godkänna eller avslå fakturaunderlag samt lägga till eget fakturanummer. Ifall ni vill lägga till ett eget fakturanummer fyll först i det i textrutan innan fakturan godkänns eller avslås.. Klicka på Visa rapport för att se detaljer samt ge möjlighet att skriva ut fakturaunderlag på skrivare eller spara till PDF-dokument (se nästa sida, avsnitt.).. Ifall fakturaunderlaget är felaktigt kontakta ansvarig handläggare på myndigheten och klicka sedan på Avslå fakturaunderlag, i annat fall klicka på Godkänn fakturaunderlag.

45 5(6) 9. Spara fakturaunderlag som PDF-dokument För att spara fakturaunderlaget som ett PDF-dokument behöver du först ha klickat på Visa rapport (se föregående sida). Gör sedan enligt följande:. Klicka på pilen som pekar ner i verktygsfältet.. Välj PDF-fil.. Gör val utifrån typ av upprättat PDF-dokument.. Klicka på Ok och fullfölj sedan resterande steg för att välja filnamn samt plats att spara filen på.

46 6(6) Releasehantering Version Beskrivning Författare Datum.0 Dokumentet upprättas Kristoffer Baehre. Utvecklat avsnitten gällande Kristoffer återrapportering Baehre