Lathund Excel Nytt utseende. Skapa Nytt. Flikar

Transkript

1 Lathund Excel 2010 Nytt utseende Programfönstret i Office 2010 har ett nytt utseende. Likt Office 2003 är Arkiv tillbaka. Under Arkiv hittar du de aktiviteter som i 2007 s version finns under Offic knappen (spara, spara som, nytt, skriv ut osv). Skapa Nytt Vi har ett antal mallar som används på Sodexo. För att använda en av dessa: 1. Klicka på Arkiv och välj Nytt 2. Välj mall och klicka på OK som du ser på bilden här bredvid. Arbetsbok är den vanligaste mallen. Flikar Flikarna gör att du snabbt kan hitta det du behöver för att utföra en uppgift. Kommandona är ordnade i logiska grupper, som är samlade i flikar. För att det inte ska bli rörigt på skärmen visas vissa flikar bara när de är aktuella.

2 Fliken Start Här hittar du allt du behöver för att formatera ett dokument, t ex ändra teckensnitt och teckenstorlek. Du hittar också de vanligaste kommandona, till exempel summatecknet för snabbsummering, sortering och sökning. För att summera siffrorna i en kolumn markerar du kolumnen och cellen där summan ska stå, sen klickar du på summatecknet i den högra delen av startfliken så räknas summan ut automatiskt. Teckenformat Under fliken Start finns gruppen Tecken som innehåller kommandon för att ändra teckenformat. Har du markerat en text och öppnar någon av listrutorna ser du direkt hur den markerade texten kommer att påverkas när du pekar på de olika alternativen. Tips! Snabbaste sättet att formatera en text är att markera texten, så syns (svagt) en formateringsruta strax ovanför den markerade texten. Om du går upp på rutan blir den tydligare och du kan där direkt göra dina val. Om du högerklickar på den markerade texten får du upp ännu fler alternativ. Fliken Infoga Under denna flik kan du infoga t ex en tabell, bild eller sidhuvud/sidfot. Om du infogar en bild kan du behöva redigera den, t ex minska eller beskära den. Bildredigering Klicka på Bild ikonen för att infoga en bild. För att beskära bilden, ändra bildens storlek eller lägga till en ram dubbelklickar du på bilden du infogat. När du dubbelklickat på bilden visas menyn Bildverktyg och du kan välja vilket verktyg du vill använda. 2 (5)

3 Fliken Sidlayout Under fliken Sidlayout hittar du verktyg för att ändra dokumentets utseende. Här hittar du bland annat teman för att snabbt ändra utseende på hela dokumentet, inom Sodexo så ska vi dock använda Sodexos egna mall med våra färger. Här kan du även ändra utskriftsformat, dokumentets marginaler och sidans bakgrund. Orientering För att välja om dokumentet ska vara liggande eller stående klickar du på knappen Orientering. Formler När du skapar enkla formler arbetar du på samma sätt som tidigare. De celler eller områden som ingår i formeln visas med en färgmarkering. Om Excel stöter på något som kan vara fel i en formel, visas en liten grön triangel i det övre vänstra hörnet på den cellen. Markera cellen och klicka på knappen Felkontroll för att visa en meny där du kan få hjälp med att åtgärda felet. Fliken Data Under fliken data hittar du bland annat knappar för att importera externa data till ditt dokument, sortera och använda filter. Du kan sortera data efter färg och sorteringsfunktioner. Omvandla text till kolumner Dela upp innehållet i en cell i separata kolumner. Du kan t.ex. dela upp en kolumn med namn i separata kolumner med för och efternamn. 3 (5)

4 Fliken Granska Här hittar du verktyg för språk och stavningskontroll. Du kan också spåra ändringar och skapa kommentarer när du delar dokument. Fliken Visa På fliken Visa väljer du visningsläge, t ex om du vill ha helskärmsvisning eller vill läsa dina dokument sida vid sida. Övrigt Snabbåtkomstfältet Verktygsfältet Snabbåtkomst ligger högst upp i programmen och du kan själv anpassa det till de funktioner du använder mest. Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst För att lägga till fler funktioner i snabbåtkomst klickar du på pilen och markerar de verktyg du vill lägga till. De verktyg du har i Snabbåtkomst är redan markerade med en bock i menyn. För att ta bort ett verktyg avmarkerar du på bocken. Fler kommandon Du kan också lägga till fler kommandon i verktygsfältet Snabbåtkomst. Det gör du genom att klicka på fler kommandon, markera de verktyg du vill ha och sedan klicka på lägg till. 4 (5)

5 Filformat En användare av en äldre Office-version kan inte öppna en fil som är skapad i Office 2007 eller 2010 (som har namnet.xlsx) utan ett extra tillägg. Inom Citrix finns en konverterare som gör att du kan öppna filer oavsett vilken Office version du har. Om du ska skicka eller dela dokument med personer som har äldre versioner av Office och inte arbetar inom Citrix kan du behöva spara i formatet xlsx. (Excel ). För att spara en arbetsbok som är skapad i Office 2010 till äldre versioner, gör så här: 1. Välj Arkiv 2. Klicka på Spara som 3. Välj Arbetsbok Avancerad villkorsstyrd formatering I Excel kan du använda villkorsstyrd formatering för att visuellt framhäva data så att du snabbt ska kunna upptäcka undantag och viktiga trender. Markera det cellintervall som ska formateras. Välj menyfliken Start och klicka på Villkorsstyrd formatering. Välj önskat alternativ och fyll i kriterierna i undermenyerna. Snabbmeny Markera något och högerklicka så visas en snabbmeny. Om du markerar en rad kan du til exempel formatera, infoga rader, ta bort rader. Om du markerar en kolumn kan du bland annat infoga fler kolumner. 5 (5)