Snabbkommandon och andra nyttigheter i Calc

Transkript

1 Snabbkommandon och andra nyttigheter i Calc Markera... en enstaka cell. Klicka på cellen eller använd Piltangenterna. ett cellområde. Klicka på den första (övre vänstra ) cellen i området och dra sedan till den sista eller håll Shift nere och tryck på lämplig Piltangent. ett stort cellområde. Klicka på den första (övre vänstra ) cellen i området, häll sedan ned Shift och klicka på den sista (nedre högra) cellen i området. en hel rad. Klicka på radrubriken (radnumret till vänster) eller ställ markören i en cell i raden och tryck Shift+Mellanslag. en hel kolumn. Klicka på kolumnrubriken (bokstaven överst) eller markera en cell i kolumnen och tryck Ctrl+Mellanslag. flera rader. Dra över radrubrikerna eller markera en rad, håll nere Shift och tryck på Upp- eller Nedpil. flera kolumner. Dra över kolumnrubrikerna eller markera en kolumn, håll nere Shift och tryck på Vänster- eller Högerpil. alla cellerna i tabellen. Klicka på knappen i hörnet överst till vänster i tabellen eller tryckt Ctrl+A. celler, rader eller kolumner som inte är bredvid varandra. Markera det första området, håll nere Ctrl och markera nästa cell eller område genom att klicka eller dra med musen. fram till nästa tomma cell. Klicka i den fyllda cell där markeringen ska börja. Håll sedan ner Ctrl+Shift och tryck på lämplig Piltangent. ett område med ifyllda celler. Markera en cell i området och tryck Ctrl+* 1 av 8

2 Inskrivning av text: Text som du skriven in i en cell vänsterjusteras automatiskt. Tal som skrivs in högerjusteras på samma sätt. Automatisk inskrivning. När du skriven in text i Calc, jämför programmet det du skriver in med text som redan finns i tabellen. Om det du skriver in börjar med samma bokstäver som något du skrivit in tidigare föreslår Calc den tidigare texten. Tryck Enter för att acceptera eller fortsätt att skriva om du inte accepterar förslaget. Ta bort cellinnehåll. Text eller tal som finns i en cell raderas automatiskt om du markerar cellen och börjar skriva. Markera en cell och tryck Backsteg om du vill radera innehåller. Om du trycker Delete får du istället upp en dialogruta (Radera innehåll) där du får välja hur du vill radera innehållet. Redigera inskrivning. Markera cellen och klicka sedan i formelraden, eller dubbelklicka i cellen. Flytta markören till det ställe där du vill redigera texten/talet och arbeta som i ordbehandling. Avsluta med att klicka Enter eller den gröna bocken. Ändra kolumnbredd. Om kolumnen är för smal för innehållet (röd pil skvallrar om det) eller för bred. Peka på kolumnrubrikens högra kant. (muspekaren blir en dubbelriktad pil) Tryck ner och dra till kolumnen är lagom bred. Eller dubbelklicka på samma ställe och kolumnen anpassar sig automatiskt till innehållet. 2 av 8

3 Redigera och formatera Infoga rad. Rader infogas alltid ovanför den rad i vilken en cell är markerad. Markera en cell och välj sedan Infoga/Rader eller högerklicka på ett radnummer och välj Infoga rader i snabbmenyn. Vill du infoga flera rader, markerar så många rader som du vill infoga och väljer sedan som ovan. Infoga kolumn. Kolumner infogas alltid till vänster om den kolumn i vilken en cell är markerad. Markera en cell och välj Infoga/Kolumner eller högerklicka på ett kolumnnamn (en bokstav) och välj Infoga kolumner från snabbmenyn. Vill du infoga flera kolumner, markerar så många kolumner som du vill infoga och väljer sedan som ovan. Ta bort Rader eller kolumner. Markera raden/kolumnen och välj Redigera/Radera celler eller använd höger musknapp och välj i snabbmenyn. Tabell. Markera den tabell du vill ta bort och välj Redigera Tabell > Radera eller högerklicka på tabellens namn och välj från snabbmenyn. Byt namn på tabell. Högerklicka på tabellen du vill byt namn på. och välj Format/Tabell > Byt namn... skriv det nya namnet och bekräfta med Enter, eller högerklicka på tabellnamnet och välj Byt namn på tabell i snabbmenyn. Cellformat Tal kan skrivas på flera olika sätt: inget format utan decimaler 12745,00 inget format men med decimaler med tusentalsavgränsare SEK valutaformat I verktygsfältet hittar du de vanligaste formaten men du kan också högerklicka i cellen och välja formatera celler och bestämma därifrån hur ditt talformat skall se ut. Om du skriven in 2- eller 3-siffriga tal åtskilda av bindestreck uppfattar Calc dessa som ett datum. Siffrorna måste dock vara rimliga går inte medan uppfattas som dvs 3 juni 2008 om det är 2008 när du skriver in siffrorna. Du kan själv bestämma vilket format din tidsangivelse skall ha genom att högerklicka på cellen och välja Formatera celler. 3 av 8

4 Två tal åtskilda av kolon uppfattas av Calc som tid. Formateringen görs på samma sätt som för datum. Texten i en cell kan justeras horisontellt eller vertikalt. Hur texten i en eller flera celler skall orienteras och/eller justeras bestämmer du i Format/Celler eller m.h.a. högerknappen på musen och Formatera celler > Justering. 4 av 8

5 Arbeta effektivt med Calc Autofyll med mus. Markera cellen med den formel du vill använda. Peka på fyllnadshandtaget i cellens nedre högra hörn. Markören blir nu ett plustecken. Dra över de intilliggande cellerna du vill kopiera formeln till. Samma innehåll. Markera cellen med den text du vill kopiera. Peka på fyllnadshandtaget i cellens nedre högra hörn. Markören blir nu ett plustecken. Dra över de intilliggande cellerna du vill kopiera texten till. Serier. Skriv det första talet i serien. Marker. Peka på fyllnadshandtaget och dra. Har du skrivit 1 så fyll de celler du drar över med talen 2, 3,4, 5 osv. Vill du fylla en serie med intervall skriver du tex. 2, 4 i de två första cellerna och markerar. Drar över, och serien kompletteras automatiskt med, 6, 8, 10 12, osv. Serier fungerar bra även med datum. Autosummering i flera celler. Markera de tomma celler där du vill ha summorna. Klicka på Autosummering en gång och det är klart. Inskrivning i markerat område. Om du vill styra inskrivningen av text till ett markerat område så markerar du ett område. Tryck Enter och markören flyttas till första cellen i området. Skriv och tryck Enter. Hela tiden förflyttas du inom det markerade området. Vill du fylla det markerade området med samma text, så markerar du lämpligt område, skriver in texten/talet och håller ner Alt-tangenten och trycker på Enter. Grupperar tabeller gör du när du vill fylla flera tabeller med samma grundinnehåll. Markera första tabellen, håll ner Shift och markera den sista tabellen. (ger inget synligt resultat på tabellflikarna) Skriv den text, de tal och formler som skall finnas i alla tabellerna. Håll ner Shift och klicka på den aktiva tabellen för att upphäva grupperingen. Listor. Det finns ett antal redan färdiga listor i Calc. tex må, ti, on, to, fr, lö, sö. Skriver du ofta listor med eget innehåll kan du skapa egna listor och på det viset sparar arbete. Gå till Verktyg/Alternativ... Calc-sorteringslistor. Välj Nytt. I rutan Poster skriver du in de element listan skall innehålla. Klicka på Lägg till om du vill skapa flera listor annars OK. När du nu skriver in något element i listan i en cell och Autofyller kommer resten av listan snabbt och elegant. 5 av 8

6 Lås rader eller kolumner. Arbetet med stora kalkyler underlättas om rad- och kolumnrubriker ligger fast på skärmen. Markera en cell och välj Fönster/Fixera. Raderna ovanför och kolumnerna till vänster om cellen ligger nu fast hur du än förflyttar dig i kalkylarket. Ta bort fixeringen genom att avmarkera Fönster/Fixera. Du som ofta formaterar om text och tal kan spara mängder av tid genom att skapa formatmallar. I dessa kan du spara teckensnitt, storlek, färg och talformat. Ta fram dialogrutan Formatmallar och formatering genom att tex trycka på F11 eller knappen längst till vänster i verktygsraden Formatering. Skriv in ett tal eller text och formatera det som du vill har det och markera det. Klicka på knappen Ny formatmall i dialogrutan och namnge formatmallen. Avsluta med OK. När du vill använda formatet markerar du ett område eller en cell och dubbelklickar på formatmallens namn i Formatmallar och formatering. Formatmallen finns endast tillgänglig i det aktuella dokumentet. 6 av 8

7 Formler och funktioner Relativa och absoluta cellreferenser: Med relativ cellreferens menas att referensen ändras då man kopierar formeln till en annan plats i tabellen. Den anpassar sig efter sin nya plats i tabellen. Ibland vill man att formeln hämtar sitt värde från en och samma cell var den än placeras. då måste man ta till absolut cellreferens. En absolut cellreferens utmärks av dollartecken $ framför rad- eller kolumnreferensen. C4 relativ cellreferens $C$4 absolut cellreferens $C4 absolut kolumnreferens och relativ radreferens C$4 relativ kolumnreferens och absolut radreferens Du kan också använd dig av Shift+F4 och då alternerar du mellan de olika lägena. 7 av 8

8 Utskrifter I Formatmenyn finns alternativet Sida. Här väljer du hur du vill att tabellen skall skrivas ut, med vilka marginaler mm mm. Fliken Inramning ger dig möjlighet att rama in tabellens kalkyler med en gemensam ram. Du kan också här lägga en skygga bakom inramningen om du vill. Denna inramning har inte något att göra med de linjer som omger varje cell. Tabellgittret. På fliken Bakgrund väljer du bakgrundsfärg till tabellinnehållet. Sidhuvud och Sidfot. Standard är här att sidhuvudet innehåller tabellens namn och sidfoten ett sidnummer. Detta ändrar du lätt genom att klicka på knappen Redigera. Om du överhuvudtaget inte vill ha sidhuvud och/eller sidfort bockar du av dessa alternativ på respektive flik. På fliken Tabell bestämmer du hur tabellen ska skrivas ut. Utskriftsområden Tabeller innehåller ibland många kalkyler och om du då endast vill skriva ut en av dem kan du markera den och välja Markering i dialogrutan Skriv ut. Om du ofta gör samma utskrift är det enklast att definiera ett utskiftsområde. Gör då så här: Markera det område du vill skriva ut och välj Format/Utskriftsområde > Definiera. När du vill skriva ut hela tabellen igen väljer du Format/Utskriftsområden >Ta bort Samma rad överst på alla sidor En flersidig tabell ha kanske en rubrikrad som ska finnas med på alla utskrivna sidor. Detta ordnar du på följande sätt. Välj Format/Utskriftsområden > Redigera... Klicka i fältet till höger om Upprepningsrad. Markera de celler vars innehåll ska upprepas överst på varje sida. 8 av 8