Microsoft Office Word, Grundkurs 1. Introduktion

Transkript

1 Dokumentation - Kursmaterial Innehåll Programfönster och arbetsyta Skriva och redigera text - OnePRO IT, Bengt Nordström

2 1.1 - Programfönster och Arbetsyta Programfamiljen i Microsoft Office har i version 2007 genomgått ett omfattande ansiktslyftning. Gränssnittet för oss användare är kraftigt förenklat främst därför att menyerna försvunnit och ersatts av mer omfattande verktygsfält där vi kan komma åt fler funktioner direkt jämfört med tidigare då vi via menykommandon och dialogrutor tvingades till många klickningar för att nå önskat resultat. Dessa dialogrutor finns kvar i programmen men nås i version 2007 direkt från de olika verktygsfälten. I Microsoft Word finns numer sju standardverktygsfält samt ytterligare ett valfritt verktygsfält Utvecklare för lite mer avancerade användare. Dessutom finns precis som tidigare ett antal specialverktyg för t.ex. infogade bilder, tabeller och sidhuvud/sidfot Förutom alla verktyg finns funktioner från den gamla arkivmenyn under Officeknappen med funktioner såsom Spara, Öppna, Skriv ut m.m. Ytterligare ett litet verktygsfält finns i programmets överkant med de viktiga funktionerna Spara och Ångra. Dessa knappar är därmed alltid tillgängliga. Själva arbetsytan i programmet har inte ändrats så mycket. Dom olika visningslägena har flyttats till programmets nedre högra hörn och där finns också nu ett reglage för att zooma dokumentet till en arbetsstorlek som optimerar detaljer eller överblick. - OnePRO IT, Bengt Nordström

3 Startverktygen Innehåller samlade verktyg för att arbeta med tecken- och styckeformat samt några av de mest förekommande redigeringsfunktionerna såsom markering, sök, klipp och klistra m.m. De olika knapparnas funktioner behandlas senare i dokumentationen för respektive funktion. Notera dock den lilla pil som finns i verktygsgruppernas nedre högra hörn. Detta är en direktväg till de dialogrutor som fanns i tidigare versioner av Word där inställningar gjordes för respektive format såsom tecken och stycke. Officeknappen I övre vänstra hörnet av programfönstret finns en rund cirkel med symbolen för Office Detta är officeknappen som ersätter den traditionella arkivmenyn i andra program. Med ett klick här så öppnas officemenyn men alla de vanliga funktionerna för att spara, skicka, öppna, skriva ut o.s.v. Menyn är tvådelad. D.v.s. - det vänstra fältet är statiskt med olika funktionsval. Den högra ytan startar med en lista på senast använda dokument. Denna yta kan ändras om användaren pekar på någon av de funktioner som har ett litet pilhuvud i kanten. Arbetslägen Microsoft Word har fem olika arbetslägen. Arbetslägena väljs på det fem snabbknapparna på programmets statuslist bredvid tidigare nämnt zoomn ingsreglage eller på verktygsfältet Visa. Utskriftslayout är standardläge och där visas dokumentet i sin helhet med både marginaler och sidhuvud/sidfot. Läsläget används för att med bra överblick läsa ett dokument. Webblayout visar dokumentet som det ser ut vid en publicering på webben. Dispositionsläget lämpar sig för längre dokument med många rubriker och olika rubriknivåer. Utkast är ett visningsläge som lämpar sig för snabb inmatning av textmassor när man inte behöver kontroll över marginaler m.m. - OnePRO IT, Bengt Nordström

4 1.2 Skriva och redigera text. Du skriver in texten som hamnar där den blinkande markören står. Det är alltså denna insättningspunkt du som wordanvändare måste hålla reda på när du sedan redigerar ditt dokument. Du behöver inte bry dig om radlängd utan det sköter programmet själv om. I själva verket är det en stor nackdel att bryta raderna med enterslag eftersom detta betyder nytt stycke i ett worddokumnet. Håll ner skifttangenten för enskilda versaler (stora bokstäver). Vill du bara skriva med versaler trycker du på tangenten CAPS LOCK som växlar bokstavstangentenrnas och skifttangentens funktion till den omvända. Flytta insättningspunkten Vill du flytta insättningpunkten för att ex skriva eller ändra i en annan del av dokumentet för du markören till den del i texten du vill ändra och klickar med höger musknapp. Sen kan du fortsätta att skriva. Du kan även använda piltangenterna på tangentbordet för att flytta insättningspunkten. Radera text Det finns två tangenter som raderar text i ditt dokument. Beroende på var insättningspunkten befinner sig används tangenten Delete (Del) för att radera tecken till höger om insättnings-punkter och tangenten backspace för att radera tecken till vänster om denna. Om mycket text skall raderas markeras först denna innan delete används (se markera text nedan) Formatera text Innan du kan ändra format på din text och dina bilder behöver du markera den del av dokumentet som du vill kunna ändra. Tabellen nedan visar olika alternativ för markering. Tänk dock på att inte göra någon inskrift när du markerat text då denna kommer att ersätta din markering. Markera text Om du vill markera Valfri textmängd Gör du så här Dra med pekaren över texten med vänster musknapp nedtryckt. Ett ord Dubbelklicka på ordet. En bild Klicka på bilden. En textrad Placera pekaren till vänster om raden så att en högerriktad pil visas. Klicka när du ser pilen. Flera textrader Placera pekaren till vänster om raden så att en högerriktad pil visas, och dra sedan uppåt eller nedåt. - OnePRO IT, Bengt Nordström

5 En mening Håll ned CTRL och klicka i meningen. Ett stycke Placera pekaren till vänster om stycket så att en högerriktad pil visas och dubbelklicka sedan. Du kan även välja att trippelklicka någonstans i stycket. Flera stycken Placera pekaren till vänster om styckena så att en högerriktad pil visas. Dubbelklicka och dra uppåt eller nedåt. Ett stort textblock Klicka i början av markeringen och rulla till slutet av markeringen. Håll sedan ned SHIFT och klicka. Hela dokumentet Placera pekaren till vänster om all dokumenttext så att en högerriktad pil visas och trippelklicka. Kortkommando CTRL+A Formatera text (storlek, stil, centrera mm.) Det finns två sätt att ändra stil, mm. på en text. Du kan ändra medan du skriver eller också ändra i efterhand. Om du vill förändra den text du har skrivit i efterhand finns det flera olika sätt. Du kan använda dig av programmets menyer eller av knapparna på verktygsfältet. Resultatet blir detsamma oavsett vilket sätt du använder men använder du menyerna finns det ofta lite mer funktioner att välja mellan. Ändra med "verktygsfältet" Klicka och gör de inställningar du vill göra genom att använda knapparna på verktygsfältet. Glöm inte att först markera den text som skall ändras. Ändra med dialogrutan tecken 1. Klicka på pilen i hörnen för verktygsgruppen tecken. Följande dialogruta visas. 2. Ange: Teckensnitt, Format, Storlek och Understrykning. Du kan även ändra textfärg och använda olika effekter. 3. Klicka på "OK" när du är nöjd med inställningrna. - OnePRO IT, Bengt Nordström

6 Flytta text Microsoft Office Word, Grundkurs 1. Introduktion Du kan flytta text på olika sätt. Ett sätt är att "klippa ut" texten och sedan "klistra in den" på den nya platsen. Markera den text du vill flytta. Välj "Klipp ut" från Redigera-menyn eller klicka på knappen "Klipp ut" på verktygsfältet. Placera insättningspunkten dit du vill flytta texten. Välj "Klistra in" från Redigera-menyn eller klicka på knappen "Klistra in" på verktygsfältet. Du kan även flytta text genom att dra den med musen. 1. Markera den text du vill flytta. 2. Sätt markören på den markerade texten och håll ner vänster musknapp samtidigt som du drar texten till önskad plats. Indrag och avstånd Med indrag menas indrag av texten från marginalen. Det finns olika sorters indrag. Om du vill framhäva ett helt stycke kan du göra ett helt indrag.. Hela texten kommer då att vara indraget. Detta kan du göra på flera sätt. Avstånd är mellanrum mellan stycken och används för att få god läsbarhet av textmassor. A. Dialogrutan stycke 1. Ställ markören i det stycke där indraget ska vara. 2. Välj pilen i hörnet på verktygsgruppen stycke. 3. Följande dialogruta visas. 4. Skriv in ett värde för indrag i någon av rutorna "Vänster", "Höger ". Klicka "OK" när du är nöjd. Avstånd ställs in före eller efter stycke i samma dialogruta. Inställningarna i denna dialogruta gäller för aktuellt stycke varför alla stycken som inställningarna skall gälla för måste markeras först. - OnePRO IT, Bengt Nordström

7 B. Linjalen 1. Ställ markören i det stycke där indraget ska vara alt. markera flera stycken. 2. Gör det indrag du vill ha genom att dra i indragsknapparna som finns på linjalen. Helt indrag 1 cm. Hängande indrag 1 cm. Förstaradsindrag 1 cm. Syns inte linjalen på så välj "Linjal" under Visaverktygen. OBS: Skilj på marginaler och indrag. Med marginaler anger du avståndet mellan texten och papperskanten. Med indrag anger du avståndet mellan texten och marginalerna. Textjustering Textens justering innebär hur texten skall löpa i förhållande till dokumentets marginaler. Det finns fyra olika justeringar att välja mellan. Vänsterjusterad text utgår från vänstermarginalen, högerjusterad från högermarginalen och centrerad från en exakt mittpunkt mellan höger och vänster marginal. Marginaljustering innebär att texten löper med utgångpunkt från bägge marginalerna och använder mellanrummet mellan orden för att anpassa texten. Ångra Om det inte blir riktigt som du tänkt dig kan du använda dig av "ångrafunktionen" som finns på verktygsfältet. Den blå svängda pilen ångrar din senaste redigering. Pilhuvudet bredvid öppnar en lista på alla händelser som gjorts sedan dokumentet öppnades. Du kan då ångra flera åtgärder. Väljer du knappen pilen som pekar åt andra hållet upprepar du det du gjorde senast. Dolda tecken Ett bra sätt att lösa problem i dokumentet och se exakt vilka tangenttryckningar som gjorts är att aktivera dolda tecken. Dolda tecken är alla tangenttryckningar som görs men som inte visas vid utskrift såsom mellanslag och retur. Tecknen finns ändå med i dokumentet och påverkar formateringen av detta. Klicka på knappen visa alla för att ta fram formateringskoderna i dokumentet. - OnePRO IT, Bengt Nordström