Microsoft Word. Lathund för. Innehåll. Autokorrigering. Autotext. Format

Transkript

1 Lathund för Microsoft Word Innehåll Autokorrigering Format På denna rullgardinsmeny väljer du om du vill skriva brödtext, rubriker osv. Mycket bra verktyg om du arbetar med formatmallar. 5 Teckensnitt Om du vill ha ett lite annorlunda utseende på din text, kan du på denna meny välja olika typer av fonter. 6 Punktstorlek Här bestämmer du storleken på texten i ditt dokument. Autotext Bilder Etiketter Format ClipArt bild Egna bilder Innehållsförteckningar Sidhuvud och sidfot Specialtecken 7 Fet, kursiv och understuken Ytterligare formatering av din text. Malmö högskolas mallar Skydda dokument Tabeller 8 Zoom Öka eller minska denna inställning för att se mindre eller mer av ditt dokument. Wordart 1 Arkivmenyn Här finner du alla alternativ för att spara, skriva ut och öppna dokument. 2 Infoga Från denna meny kan du infoga bilder, tabeller, andra dokument samt clipart och wordart. 3 Verktyg Om du vill hitta synonymer, kontrollera stavning och grammatik, finner du de verktygen under denna meny. 9 Hjälp När du klickar på denna knapp kommer assistenten fram. Skriv in din fråga och hoppas att du får ett bra svar..

2 Autokorrigering Denna funktion rättar dina felstavade ord. För att denna funktion ska fungera måste du ha lagt in både hur du brukar stava fel samt hur ordet ska skrivas rättstavat. 1.Klicka på menyn Verktyg och välj Autokorrigering 2. Klicka på fliken Autokorrigering. 2. I spalten till vänster väljer du kategori. 3. Markera aktuell bild och klicka på knappen Infoga. Du kan även dubbelklicka på den bild du vill infoga. 4. För att ändra storlek på bilden drar du i bildens hörnhandtag. 5. Du kan flytta bilden i ditt dokument genom att klicka och dra bilden. Vill du att bilden ska placeras där du infogade den ska du högerklicka på bilden. Välj Formatera bild, klicka på fliken Placering och avmarkera alternativet Sväva över text. Nu kan du inte längre flytta bilden. 3. Skriv ett namn i rutan Namnge autotextposten. Klicka på OK. 4. Nu har texten lagts till som en autotextpost. Egna bilder 1. Välj menyn Infoga/Bildobjekt, välj Från fil. 3. I rutan Ersätt skriver du in ditt felaktiga ord. I rutan Med skriver du in texten som ska ersätta det felaktiga ordet. Klicka på knappen Lägg till. Lägg in de ord du vill använda och klicka sedan på OK. Du kan även lägga till fraser eller långa ord. 5. Nästa gång du vill använda denna text skriver du namnet på autotexten och trycker på F3. Du kan även välja den från menyn Infoga/Autotext/Normal. Välj aktuell post genom att klicka på alternativet. Det finns redan autotextposter som du kan använda. Dessa följer med i installationen av Word. Bilder, infoga Du kan på ett enkelt sätt infoga bilder i ditt dokument. Du kan använda de bilder som finns i Word eller så kan du infoga egna bilder. 1. Microsoft Words bilder 2. Välj menyn Infoga/Bildobjekt, välj ClipArt. 2. Bläddra dig fram till den aktuella bild du vill infoga. 3. Markera aktuell fil och klicka på knappen Infoga. Du kan även dubbelklicka på den fil du vill infoga. 4. För att ändra storlek på bilden drar du i bildens hörnhandtag. 5. För att flytta bilden var du vill ska du högerklicka på bilden. Välj Formatera bild, klicka på fliken Placering och markera alternativet Sväva över text. Nu kan du flytta runt bilden i dokumentet. Autotext Om du vill använda en text många gånger kan du spara den som en autotext, t ex ditt namn och företag. 1. Skriv in texten som du vill att den ska se ut. 2. Välj Infoga/Autotext/Ny Autotext.

3 Etiketter Skapa etiketter från ett adressregister Word har en bra funktion när du vill skapa etiketter baserade på ett adressregister. För att du ska kunna skapa etiketter måste du ha ett väl fungerade adressregister. Det kan vara ett Word dokument med en tabell i. Denna tabell kommer nu att ligga till grund för dina etiketter. Detta dokument sparar du som ett vanligt dokument. Tänk på att inte ha tomma rader i slutet av tabellen. 1. Ta fram ett nytt dokument. 2. Klicka på menyn Verktyg och välj Koppla dokument. Nu startas en guide där du kommer att göra olika val för dina etiketter. 5. Nu är du tillbaka i guiden. Klicka på knappen Hämta data. Välj Öppna källdokument 6.Nu ska du leta upp ditt adressregister. Markera det och klicka på Öppna. 8.Nu visas rutan Etikettalternativ där du för inställningar för etiketterna. Välj vilken inmatning du vill ha i rutan Kassett. Du ska även välja vilken etikett du ska använda i rutan Produktnummer. Klicka på OK. 9. Nu visas rutan Skapa etiketter. När du klickar på knappen Infoga kopplingsinstruktion visas rubrikerna från ditt adressregister. Välj Företag, tryck Enter, välj Förnamn, tryck Mellanslag, välj Efternamn, tryck Enter, välj Gatuadress, tryck Enter osv. Klicka på OK när du infogat alla de kopplingar du vill ha med på din etikett. Klicka på OK. 3.Klicka på knappen Skapa och välj Etiketter i menyn som visas. 4. Nu visas en ny dialogruta där du ska klicka på knappen Aktivt dokument/fönster. 7.Klicka på knappen Ange huvuddokument som nu visas.

4 10. Klicka på knappen Koppla. 11. I dialogrutan Koppla dokument ska du se till att Nytt dokument är vald i rutan Koppla till. Klicka på knappen Koppla. Nu har du fått ett etikettdokument med de kopplingar du valde. Se till att din skrivare har etikettpapper innan du skriver ditt dokument. Du behöver inte spara detta dokument. Nästa gång du vill skapa etiketter har du kanske lagt till nya kontakter i ditt adressregister och då är inte dokumentet uppdaterat med den nya informationen. Du kan även stänga dokumentet med alla kopplingsfält. Skapa enstaka etiketter Du kan skriva ut enstaka etiketter. Du kan välja om du vill ha samma information på dem eller om du vill infoga olika adresser. 1. Klicka på menyn Verktyg och välj Kuvert och Etiketter. 2. Klicka på fliken Etiketter. 3. Klicka på knappen Alternativ för att välja vilken etikett du ska använda. Välj aktuell etikett i rutan Produktnummer. Se till att övriga inställningar stämmer. Klicka på OK. 4. Vill du ha olika adresser ska du klicka på Nytt dokument. Nu har du fått ett dokument där du själv kan skriva in adresser. Välj att skriva ut dokumentet när du är klar. 5.Vill du ha samma adresser på alla etiketterna skriver du adressen i rutan Adress och klickar på Nytt dokument. Nu har du fått ett nytt dokument med etiketter som du kan skriva ut. Formathämtning Om du vill kopiera ett format till flera platser kan du använda Hämta format. 1. Markera texten som har den formatering som du vill använda. 2. Klicka på knappen Hämta format. Nu får du en pensel med din markör. Denna pensel innebär att du kan måla, dvs. dra markören över en text så får denna text samma format. Om du vill kopiera den markerade formateringen till flera platser dubbelklickar du på knappen Hämta format. Klicka på knappen igen när du är klar. Formatmallar En formatmall är en mall som innehåller information om format. Vanlig text har formatmallen Normal. Det kan du se genom att det står Normal i rutan Formatmall. Klickar du på bläddringspilen ser du att det även finns olika alternativ för rubriker. En rubrik är ett bra exempel på när du ska använda dig av en formatmall. 1. Placera markören på en tom rad och välj Rubrik 1. Skriv in din rubrik och tryck på Enter. 2. Nu ser du att din rubrik fick ett visst format, tex. Arial, 14, fetstil. Detta är standardformat för alla dina Rubrik Texten under rubriken har formatmallen Normal, Times New Roman. Nu kan du skriva din brödtext. 4. Välj Rubrik 2 för att skapa en underrubrik till Rubrik 1, tryck Enter. 5. Skriv din brödtext v 6. En av fördelarna med att använda sig av formatmallar är att man på ett enkelt sätt kan skapa rubriker som har exakt samma format. Ändrar du format på formatmallarna ändras rubrikerna i dokumentet. Du måste använda formatmallarna för att skapa en innehållsförteckning, se Innehållsförteckning.

5 Innehållsförteckning Word har färdiga innehållsförteckningar som du kan använda sig av. Men för att denna funktion ska fungera fullt ut måste du använda dig av Words rubriker, se Formatmallar. 1. Klicka på menyn Infoga och välj Index och förteckningar. 2. Klicka på fliken Innehållsförteckningen. Sidhuvud och sidfot Information som du lägger i dokumentets sidhuvud eller sidfot kommer att visas på alla sidor. T ex kan du lägga sidnumrering eller dokumentets namn här. 1. Klicka på menyn Visa och välj Sidhuvud och Sidfot. 2. Nu har du hamnat i Sidhuvudet på dokumentet. Det visas även ett nytt verktygsfält. Vill du infoga information i sidfoten istället klickar du på knappen Växla mellan Sidhuvud och Sidfot. Med hjälp av denna knapp kan du hoppa mellan sidhuvud och sidfot. 3. I verktygfältet finns en knapp som heter Infoga Autotext. Klickar du på den visas en meny där du kan välja mellan olika alternativ. Klickar du på alternativet Sidan får du en sidnumrering. Välj Filnamn och sökväg för att infoga information om var dokumentet ligger. Prova gärna de andra alternativen. Du kan även skriva in egen text. 3. I rutan Lösenord ska du skriva in ditt lösenord. Klicka på OK. 4. Skriv samma lösenord i rutan Bekräfta lösenord och klicka därefter på OK. Specialtecken, infoga Ibland vill du kanske infoga speciella tecken som t ex alfa, beta eller omega. Dessa tecken finns under menyn Infoga. 1. Klicka på alternativet Symbol. 3. I rutan Format kan du välja vilket utseende du vill ha på förteckningen. Du kan även göra andra inställningar i kryssrutorna. Testa dig fram. I rutan Exempel kan du se hur det kommer att se ut. 4. Klicka på OK. Malmö högskolas mallar 1.Klicka på knappen. Om du inte har denna knapp, klicka här för att hämta dessa mallar. 2. I fliken Dokumenttyp ska du välja vilken typ av dokument du ska skriva. 3. Klicka på knappen Nästa. De följande flikarna ser olika ut beroende på vilken typ av dokument du valt. Fyll i information i resterade flikar. 4.När du fyllt i all information ska du klicka på knappen Slutför. Online-layoutläge Det finns olika arbetsläge i Word. Online läget är en av dem. Fördelen att arbeta med denna vy är för att du ser dina rubriker och underrubriker. Du kan även snabb hoppa till olika rubriker. Men för att denna funktion ska fungera fullt ut måste du använda dig av Words rubriker, se Formatmallar. Skydda dokument med lösenord Du kan skydda ditt dokument med ett lösenord om du vill att andra ska kunna läsa ditt dokument men inte göra några ändringar i det. Du kan även välja att ge ett lösenordet till vissa användare för att du vill att de ska kunna ändra i dokumentet. OBS! För att andra ska kunna läsa ditt dokument måste du spara filen på er gemensamma disk. 1. Välj menyn Verktyg och klicka på Alternativ. 2. Klicka på fliken Spara. 2. Markera ett alternativ och klicka på knappen Infoga. Klicka sedan på Stäng. 3. Nu är du tillbaka i ditt dokument För att få andra fonter klickar du på bläddringsknappen i rutan Teckensnitt.

6 Tabellhantering Du kan arbeta med tabeller på två olika sätt. Du kan infoga en standardtabell eller så kan du rita upp en tabell precis som du vill att den ska se ut. Du kan även lägga till eller ta bort rader. Standard tabell 1. Klicka på menyn Tabell och välj Infoga tabell. 1. Markera tabellen. Lägga till en kantlinje 2. Klicka på menyn Format och välj Kantlinjer och Fyllning. Verktygsfält, skapa ett eget Du kan skapa ett eget verktygsfält i Word. Här kan du själv välja vilka knappar du vill använda dig av. 1. Klicka på menyn Visa, välj Verktygsfält. I undermenyn som visas ska du välja Anpassa. 2. Välj antal kolumner och rader. Klicka på OK. 3. Nu har du fått en standardtabell Rita en tabell 1. Klicka på menyn Tabell och välj Rita tabell. 2. Nu har din markör ändrat utseende till en penna. 3. För att skapa tabellen ska du nu klicka och dra för att få en ruta. Sedan kan du fortsätta att rita din tabell. Infoga en ny rad i mitten av en tabell 1. Placera markören i den rad där du vill infoga en ny rad ovanför. 2. Klicka på menyn Tabell och välj Infoga rader. Infoga en ny rad i slutet av en tabell 1. Placera markören i den sista cellen. 2. Tryck på Tab tangenten. Ta bort en rad 1. Placera den rad du vill ta bort. 2. Klicka på menyn Tabell och välj Ta bort rader 3. Välj vilken linjetyp du vill ha samt inställning. 4. Klicka på OK. Vattenstämpel En vattenstämpel är en bild/ord som du kan lägga bakom din dokumenttext, ett exempel på ett vattenmärke är Konfidentiellt. Infoga vattenstämpel 1. Välj Sidhuvud och sidfot på Visa-menyn. 2. Infoga bilden eller ritobjektet, t ex ett WordArt objekt. 3. Editera/formatera ditt objekt. 4. Klicka på knappen Stäng i verktygsfältet Sidhuvud och sidfot. Om vattenmärket påverkar textens läsbarhet kan du göra objektet som du använde för att skapa vattenmärket ljusare. Ta bort vattenstämpel 1. Välj Sidhuvud och sidfot på Visa-menyn. 2. Markera bilden/objektet och tryck på Delete tangenten. 3. Klicka på knappen Stäng i verktygsfältet Sidhuvud och sidfot. 2. Klicka på knappen Nytt. 1. Skriv in ett passande namn i rutan Namn. Se till att Normal.dot är vald i rutan Tillgängligt för. Klicka på OK. 2. Nu ser du att du har fått ett nytt verktygsfält som är alldeles tomt. Nu ska du lägga till knappar till ditt verktygsfält. 3. Klicka på fliken Kommando.

7 6. I rutan Kategorier ser du de menyer som finns i Word. Välj en kategori, då ser du vilka alternativ som är tillgängliga i den rutan Kommando. 4. Nu har texten infogats som ett objekt i ditt dokument. 5. Dubbelklicka på objektet om du vill ändra i texten. 7. För att du ska få knappar till ditt verktygsfält ska du klicka på en knapp och dra den till ditt nya verktygsfält. När du gör detta ändras utseendet på din markör. 8. När du är nöjd med dina val ska du klicka du på knappen Stäng. 9. Om du vill flytta på ditt verktygsfält kan du klicka på den blå menyraden och dra det till önskad plats. WordArt Med WordArt kan du formatera din text på ett snitsigare sätt än med ordbehandlingsfunktionen. 1. Klicka på menyn Infoga och välj Bildobjekt. Klicka på WordArt i menyn som visas. 2. Välj ett av alternativen som visas och klicka på OK. 3. Skriv in din text. Du kan även ändra teckensnitt och storlek. Klicka på OK.