Skriva rapporter i Word

Transkript

1 SOLNA GYMNASIUMS BIBLIOTEK Skriva rapporter i Word En lathund

2 Göra en automatisk innehållsförteckning En innehållsförteckning i Word gör man när hela rapporten är klar. Formatinställning Börja med att se till att alla huvudrubriker och underrubriker har samma formatinställningar. Det är enklast om du anger egna format. Det gör du på följande sätt. 1. Välj typsnitt och storlek för huvudrubriken. Markera sedan rubriken, högerklicka och välj Format, Spara markering som nytt snabbformat. Döp formatet (ex. Rubrik1). 2. Gör nu på liknande sätt för underrubrikerna. Välj typsnitt och storlek, markera rubriken, högerklicka och välj Format, Spara markering som nytt snabbformat. Döp formatet (ex. Rubrik2, Rubrik 3). Osv. 3. Markera nu varje huvudrubrik, Välj format och Rubrik1 (eller det som du döpte formatet till). 4. Gör nu på liknande sätt för underrubrikerna. Spara. OBS! Vill du inte göra egna formatinställningar finns det förvalda i Word. Under Start-fliken finns rutor där det står Normal Inget avst ect. Där kan du också välja Rubrik 1 Rubrik 2 ect. (finns fler val om du klickar dig nedåt i listan) Gör då ifrån steg tre i guiden ovan.

3 Innehållsförteckningen. 1. Kontrollera att alla huvudrubriker har samma formatinställningar (Format, rubrik 1) 2. Kontrollera att alla underrubriker har samma formatinställningar (Format, rubrik 2 eller 3) 3. Skapa en innehållsförteckning genom att gå in på fliken Referenser, Innehållsförteckning, välj en i listan. 4. Välj Alternativ och kontrollera att respektive formatmall har rätt nivå angiven. (Rubrik 1- nivå 1, Rubrik2- nivå 2 osv. OBS, bara om du gjort egna formatmallar, annars är det förinställt) 6. Innehållsförteckningen ska nu innehålla dina rubriker samt sidhänvisning till varje kapitel. Tänk på: Att uppdatera innehållsförteckningen om du ändrat i texten efter att du infogat innehållsförteckningen (Högerklicka i innehållsförteckningen, välj uppdatera fält, uppdatera alla)

4 Göra sidnumrering Alla sidor i en rapport ska inte sidnumreras (förstasida, innehållsförteckning, sammanfattning, källförteckning och bilaga). För att styra vilka sidor som ska ha sidnumrering behöver man göra flera inställningar. Du börjar med att göra en avsnittsbrytning för att dela in rapporten i olika delar. Därefter är det dags att göra själva sidnumreringen. Avsnittsbrytning 1. Ställ markören i början på den sida som ska ha sidnumrering (Inledning). 2. Välj sidlayout, brytningar, avsnittsbrytningar, nästa sida. 3. Ställ markören i början på den sida där sidnumreringen ska upphöra (Källförteckning). 4. Välj sidlayout, brytningar, avsnittsbrytningar, nästa sida. Om du trycker på (finns under Start-fliken, se sista sidan) kan du kontrollera att avbrotten hamnat rätt.

5 Sidnumrering 1. Ställ markören på den första sidan som ska ha sidnumrering (Inledning). 2. Välj fliken Infoga, Sidnummer och välj var på sidan du vill ha siffran. 3. Du hamnar automatiskt i Design, Verktyg för sidhuvud sidfot. Avmarkera knappen "länka till föregående"

6 4. Ställ nu markören på den sida där sidnumreringen (i sidfoten där du har sidnumreringen) ska upphöra (Källförteckning). 5. Avmarkera knappen "länka till föregående". 6. Välj sidnummer, ta bort sidnummer. 7. Ställ markören på sida ett (i sidfoten) och gör om steg 6. Om du har gjort rätt ska det nu finnas sidnummer på alla sidor utom förstasida, innehållsförteckning, sammanfattning, källförteckning och bilaga.

7 Göra sidbryt Det vanligaste är att varje kapitel börjar på en ny sida (varje huvudrubrik) och dessutom ska framsida, abstract och innehåll vara på egna sidor. Det är ganska vanligt att helt enkelt trycka Enter tills markören hamnar på nästa sida. Problemet är att om mer text läggs till på den sidan så kommer alla andra sidor också att förskjutas. För att undvika det ska du göra sidbryt när ny sida ska påbörjas. Gör så här: 1. Ställ markören längst ner på sidan. 2. Tryck ner Ctrl och Enter samtidigt. 3. Markören hoppar till nästa sida och du har gjort ett sidbryt För att kontrollera att det blev rätt tyck på