Skapa en rapport med snygg formatering, rubriker, sidnummer och innehållsförteckning

Transkript

1 Skapa en rapport med snygg formatering, rubriker, sidnummer och sförteckning MS Office Word 2011 för Mac Precis som med målning och tapetsering blir jobbet med rapportskrivning både bra och roligt om man gjort ett bra förarbete. Jag har gjort en exempelrapport baserad på instruktionerna. Du hittar den här.

2 Innehåll Disposition Formatering Rubriker Brödtext Marginaler Referenslista Sid- och avsnittsbrytningar Sidnumrering Innehållsförteckning Flernivålista Figurförteckning Finlir Klicka på länkarna till vänster om du vill hoppa direkt till ett visst avsnitt. En del avsnitt består av flera sidor.

3 Dispositionen Börja med att ta reda på rapportens disposition. Den kan se lite olika ut beroende på vilken institution du studerar. Ett exempel: Titelblad Förord Sammanfattning Abstract Innehållsförteckning Inledning Teori Metod Utvärdering/resultat Diskussion Referenser Bilagor När du vet dispositionen och vad som ska in under rubrikerna skriver du in dem i ett ordbehandlingsprogram. Den här guiden visar hur du gör i MS Office Word 2011 men kan med lite klurighet överföras till andra program.

4 Dispositionen, forts. Fyll rapporten med text och allt annat som ska vara där. Bry dig inte om någon formatering i det här läget. Skriv texten löpande under varje rubrik. Enda gången du ska(får) använda ENTER är där du vill skapa ett nytt stycke! Och kanske skapa lite luft på sidorna när du väl formaterat klart. Den här rubriken ska ligga högst upp på nästa men det löser vi senare med att infoga en sidbrytning, INTE med ENTER.

5 Formatering Det är upp till dig när du vill börja formatera men mitt förslag är att skriva så mycket som möjligt från början. Eventuellt kan du formatera rubrikerna redan i början för att lättare hitta i dokumentet. Om du inte använder RefWorks har du nog redan gjort formateringar i dina referenser kursiverat boktitlar mm. Hur du gör för att bevara dessa kursiveringar ska vi titta på lite senare. OBS! Formateringarna som används här är bara exempel. Du ska använda de typsnitt, punktstorlekar mm som anges i studiehandledningen eller annat styrdokument. Jag har inte med något om titelbladet/första n.

6 Formatering, forts. Vad ska formateras? Brödtexten, dvs den löpande texten i styckena. Referenslistan, med kursiveringar och lätt att hitta i. Rubrikerna, eventuellt numrerade. Formateras dessa rätt går det sedan lätt att skapa och uppdatera en sförteckning. Med rubrikerna följer också sidbrytningar och styckesindelningar. Sidnumreringen, inte alla sidor ska numreras.

7 Vi börjar med rubrikerna Genom att formatera rubriker får vi inte bara ett snyggt dokument, vi skapar också förutsättningar för en automatisk* sförteckning. Tips! Gör en lista med dina rubriker och rubriknivåer. * Den skapas automatiskt men måste uppdateras manuellt! OBS! Förord, Sammanfattning och Abstract ska bara se ut som rubriknivå Rubrik 1. Dessa ska inte med i sförteckningen så därför ändrar vi dem manuellt. Det går att ge dem rubrikformat men då måste man komma ihåg att ta bort dem från sförteckningen.

8 Rubrikerna, forts Markera det som ska bli en rubrik. Klicka på önskat rubrikformat under Format. I det här fallet Rubrik 1. Gå igenom dokumentet och formatera alla rubriker. Det går alltid att lägga till, ta bort och ändra rubriknivå. Normalt är att begränsa antalet rubriknivåer till tre.

9 Rubrikerna, forts Rubrikformateringen är klar men de ser inte ut som vi tänkt oss. Markera någon rubrik med den rubriknivå som du vill ändra t ex Inledning som har rubriknivå 1. Här har jag t ex ändrat till Arial, fet, 16 punkter och svart text. Med rubriken fortfarande markerad högerklickar du på formatknappen och klickar på Update to Match Selection så att markeringen matchas. Nu ändras alla Rubrik 1-rubriker. Upprepa med de övriga rubriknivåerna.

10 Rubrikerna, forts Ett snabbt sätt att få koll på rubrikerna(och sid- och avsnittsbrytning som kommer senare) är att klicka på Outline under View-fliken. Här kan du mycket enkelt flytta stycken, ändra ordning och nivå.

11 Sedan brödtexten Under förutsättning att du skrivit all brödtext i samma format blir det lika enkelt som att byta rubrikformat. Men först ska vi rädda kursiveringen i referenserna*, om du redan gjort sådana, genom att klipp ut dem och klistra in dem i ett tom dokument. Vi ska hämta dem senare. Markera ett textstycke i dokumentet någonstans. Ändra till t ex Bembo, 12 punkter. Ska du också ändra radavstånd gör du det under fliken Stycke. Klicka på den lilla pilen nere till höger. Här har jag ändrat till radavstånd 1,5 rader. Klicka OK. * Gäller inte om du använder Refworks.

12 Brödtexten, forts Högerklicka på den markerade formatknappen och klicka på Update to Match Nu ska all brödtext ha fått det nya formatet. Med stor sannolikhet har nu kursiveringarna i referenslistan tagits bort men det löser vi på nästa. Formatera de första rubrikerna Nu kan du ändra rubrikerna(en och en) som ligger före Inledning till Arial, fet, 16 punkter och svart text fast den här gången ska du inte högerklicka och ändra på något format. Ändringen ska ju bara röra den markerade texten.

13 Marginalerna Klicka på Margins under Layout-fliken. Välj Normal, den ger en tums(2,54 cm) marginaler eller klicka på Custom Margins och skapa en egen med 2,5 cm runt om.

14 Och så referenslistan Använder du Refworks hoppar du över detta kapitel. Information om Refworks hittar du här Gå tillbaka till det tillfälliga dokumentet(som du skapade i avsnittet om brödtexten) med referenslistan och kopiera listan. Klistra tillbaka den i ditt dokument. Markera referenserna och ändra typsnitt till Bembo 12 punkter. Nu har referenserna rätt typsnitt och kursiveringen ligger kvar men det finns lite till som man kan göra med listan. Se nästa.

15 Referenslistan, forts. Markera referenserna och öppna Paragraph under Format. Genom att ändra radavståndet till Single, Avstånd före 0 pt och Avstånd efter till 6 pt får du en snygg lista som inte tar så mycket plats. Ännu snyggare, och lättare att hitta i listan, blir det genom att använda Hanging indentation. 2-3 mm brukar bli bra. Hur referenserna ska skrivas hittar du här!

16 Sid- och avsnittsbrytningar Sidbrytningar och avsnittsbrytningar används för att styra textflödet. Ett nytt kapitel ska starta längst upp på n och en tabell blir snyggare och mer lättläst om den ligger på en egen istället för att delas på två. För att få sidnumreringen att börja på n 1 efter sförteckningen använder du dig av avsnittsbrytning. Det gör du också om bilagorna ska vara utan sidnummer. I övrigt är det sidbrytning som gäller.

17 Sid- och avsnittsbrytningar, forts. Börja med avsnittsbrytning. Placera markören direkt framför rubriken som ska inleda avsnittet, i det här fallet är det Inledning. Välj Layout Break Section Breaks Next Page. Gör likadant med rubriken Bilagor.

18 Sid- och avsnittsbrytningar, forts. Fortsätt med sidbrytning. Placera markören direkt framför rubriken som ska inleda n, i det här fallet är det Sammanfattning. Välj Layout Page Breaks - Page. Infoga sidbrytningar i resten av dokumentet. Kom ihåg att Inledning och Bilagor redan har en brytning. Du kan se var brytningarna finns genom att klicka på Show-ikonen.

19 Sidnumrering Innan du infoga sidnumrering tar du bort länken mellan dina styckeindelningar Ställ markören på n där Inledning är. Under fliken View väljer du Header and Footer och klickar på fliken Header and Footer. Klicka på Go to Footer. Avmarkera Link to Previous. Upprepa på n Bilagor.

20 Sidnumrering, forts Ställ markören åter igen på n där Inledningen är. Den n ska bli 1. Under fliken Insert väljer du Page Numbers... och klickar på Format... Klicka på Start at: och 1.

21 Sidnumrering, forts Vill du numrera även de första sidorna upprepar du proceduren men ställer markören på t ex n med sammanfattningen. Välj ett annat format t ex romerska siffror. Infoga styckebrytning på n med sammanfattningen så slipper du sidnummer på första n.

22 Innehållsförteckning Tack vare rubrikformateringarna kan du nu infoga en automatisk sförteckning. Normalt ska den ligga direkt före Inledning. Har du redan gjort en rubrik för sförteckningen markerar du raden under den. Under Insert klickar du på Index and Tables och sedan på Table of Contents och väljer utseende.

23 Innehållsförteckning, forts Välj också hur många nivåer som ska visas. Normalt tre. Formatet Formal ger det här utseendet. Hur du uppdaterar sförteckningen hittar du i avsnittet om Flernivålista.

24 Flernivålista Ibland ska kapitlen numreras. Det görs bästa genom att införa en flernivålista. Numrerar du för hand blir det mycket extra jobb om du kommer på att du ska ändra ordning, lägga till eller ta bort. Flernivålistan håller reda på allt det åt dig. Placera markören på en rubrik. Klicka på Bullets and Numbering... under Format och välj Outline Numbered. Den här ger bäst resultat tycker jag. Den fixar också alla rubriknivåer på en gång.

25 Flernivålista, forts. Uppdatera sförteckningen. Detta sker inte automatiskt utan du måste göra detta manuellt. Viktigt att komma ihåg när du gjort alla förändringar och är klar med din rapport! Högerklicka på sförteckningen och välj Update Field. Markera Update entire table.

26 Figurförteckning Innehåller din rapport många bilder, tabeller, ekvationer etc kan det vara aktuellt med en figurförteckning. Placera den direkt efter sförteckningen. Programmet behöver veta vad som ska med i förteckningen. Det fixar du genom att infoga en beskrivning på dina figurer. Högerklicka på figuren, klicka på Insert Caption... Komplettera bildtexten. Med alla figurer beskrivna ställer du markören efter Innehållsförteckningen. Under Insert klickar du på Index and Tables och sedan på Table of Figures och väljer utseende.

27 Finlir Nu återstår bara att gå igenom rapporten och finjustera layouten. Titta efter Infogade bilder, diagram etc. Ligger de inom marginalerna? Några få textrader på en i övrigt tom? Högerklicka på stycket, välj Paragraph och ändra Line spacing till Exakt och prova dig fram så ryms kanske raderna på föregående. Om inte kan du minska radavståndet även på stycket framför.

28 Finlir, forts. Tabeller. Får de plats på en? Om inte lägger du tabellrubrikerna även på efterföljande /sidor för att höja läsbarheten. Ibland verkar det som att det gått troll i dokumentet. Trollen är ofta styckemarkeringar och andra dolda formateringar. Gör dem synliga med cmd+8 alternativt klicka på. Tryck en gång till för att göra dem osynliga igen. Kom ihåg att uppdatera din sförteckning när du är klar med finliret!

29 Hoppas att detta har varit till hjälp och gett dig en snygg rapport. Lycka till med ditt skrivande! Christer