Ett enkelt Kalkylexempel - Fruktaffären

Transkript

1 Ett enkelt Kalkylexempel - Fruktaffären Öppna en ny arbetsbok genom att gå upp i Arkivmenyn och där välja Nytt ange Arbetsbok. Eller klicka på knappen för ny arbetsbok. Du skall nu göra en kalkyl för ett Fruktföretag, kallat Fruits AB. De säljer frukter av olika slag, och vill ha lite beräkningar. Börja med att lägga in nedanstående: Lägga in vissa samband! Du skall nu lägga in vissa samband för hur man räknar ut Totalt. Kom ihåg att du måste stå i den cell, som formeln skall hamna i. Du skall summera försäljningen av bananer. Summeringen skall hamna i cellen E5. Ställ dig i cellen E5 där dubbelklickar du på Summeringsknappen Var uppmärksam på vad som markeras. Annars får du ändra markeringen! (Bör bli =summa(b5:d5) ) Ställ dig i cellen E6 där skriver du in formeln =Summa(b6:d6) Komplettera med lämpliga formler i E7 och E8. Använd dig av summeringsknappen, eller genom att skriva in formeln. Detta är två olika sätt att lägga in en summering i Excel. Fler finns, men det räcker nu. Givetvis kan du använda dig av plustecknet också. Nackdelen med plustecken är att du inte kan infoga rader och kolumner efteråt. Formeln måste då skrivas om. I normala fall behöver du endast skriva in formeln en gång. Sedan autofyller du resterande celler, genom att dra i den lilla fyrkanten längst ned till höger i cellen med formeln (Håll nere vänster musknapp och dra). Lägg in summeringar för månaderna Du skall nu lägga in summeringar för de tre olika månaderna. Använd dig av summeringsknappen. Kom dock ihåg att du måste ställa dig i den aktuella cellen (cellerna). I detta fallet B10, C10, D10 och E10. FRUITS AB- EXCEL NOV 08.DOC AXEL SIDAN 1

2 Som ledning skall du i cellen B10 lägga in formeln =Summa(B5:B8) Fundera sedan ut hur de andra formlerna skall se ut, eller om du kan autofylla dem! Ser det ut så här nu? Infoga en ny kolumn Om du nu kommer underfund med att du har glömt en månad, så kan du på ett enkelt sätt infoga den så här. Anta att du vill lägga till månaden maj också! (Det finns flera sätt att infoga på.) Markera kolumn E alltså på bokstaven E (i det grå fältet) Gå upp i Infogamenyn välj Kolumner Klart Lägg in data för den nya kolumnen! Lägg data enligt följande bild. Observera att du måste se till att göra om summeringarna i F-kolumnen. Dessa blir inte ändrade! Eftersom kolumnen du lade till kommer sist i summeringen! (Den ligger inte inuti!) Ser det ut så här nu? FRUITS AB- EXCEL NOV 08.DOC AXEL SIDAN 2

3 Lägga till en ny rad! Lika väl som det går att infoga en ny kolumn, så går det att infoga en ny rad också. Du skall lägga till en ny rad, för päron. Den skall hamna innan raden för äpplen. Alltså på rad 7. Gör nu så här: Klicka längst ut till vänster på 7.an alltså rad 7 (I det grå fältet). Gå upp i Infogamenyn välj rader Klart! Lägg in följande data för päronen! Du måste lägga till en summering för päronen. Lägg först in dessa data: Infoga fler rader eller kolumner på en gång! Om du vill infoga fler kolumner på en gång, så markerar du bara fler rader eller kolumner, innan du går upp i Infogamenyn. Snygga till rubrikerna Du kan ju högerställa rubrikerna för månaderna. Gör även månaderna och fruktsorterna i fet stil. Du kan ju även lägga till en kantlinje. FRUITS AB- EXCEL NOV 08.DOC AXEL SIDAN 3

4 Räkna ut procenten (Absolut referens) Eftersom du för att få andelen alltid skall dela med summan i cell F11, då kan man i Excel använda sig av en absolut referens. Det går inte att fylla nedåt på vanligt sätt. Prova gärna först genom att i cellen G5 skriva in formeln =F5/F11 Fyll sedan nedåt, du lär då få följande resultat (med felmeddelande) Klicka på en av cellerna som innehåller felmeddelandet, kontrollera vilken formel som finns där. Se upp i formelfältet. Precis, du delar med celler där det inte finns någonting, alltså med 0. Du måste då göra följande: Markera cell G5 igen Gå upp i formelfältet, klicka där på F11, alltså inte i själva kalkylen, utan i formelfältet Vänd! Tryck på tangent F4 Kom det upp två dollartecken? Bra! Nu är cellen låst (absolut referens)! Klicka på Gröna Bocken eller tryck på Enter Klart! Nu kan du fylla formeln nedåt, med ett riktigt resultat! Markera cellerna G5:G11, klicka på verktygsknappen för procent, för att få procentformat på cellerna! Markera cell G10 Tryck på deletetangenten (Detta värde behöver ju inte vara med) FRUITS AB- EXCEL NOV 08.DOC AXEL SIDAN 4

5 Tryck på Enter Formatera Cellerna Du kan gärna snygga upp kalkylen lite. Byt själv lite teckensnitt, storlekar, till fet stil, kantlinjer, färger osv. Det gör du lämpligen genom att markera cellerna, och välja Formatmenyn - Celler. Ett alternativ är att klicka med höger musknapp. Observera att du kanske måste ändra kolumnbredden i vissa fall mm. Prova gärna att markera allt i kalkylen, Välj Formatmenyn-Autoformat och välj ett format på kalkylen! Ett Diagram Det kan ju inte skada att lägga in ett diagram för att framhäva siffrorna. I Excel kan man göra på två sätt. Antingen lägga in det i kalkylbladet, eller lägga in det som ett eget blad. Du skall nu efter instruktionerna skapa ett diagram i kalkylbladet Med hjälp av diagramguiden. Ok, då sätter vi igång: Markera A5:A9 Håll nu nere Ctrl-tangenten tills du skall släppa den enligt instruktionen, efter nästa steg!! Markera F5:F9 (kallas diskontinuerlig markering) Släpp nu ctrltangenten! Klicka på knappen för diagramguiden Vänd! FRUITS AB- EXCEL NOV 08.DOC AXEL SIDAN 5

6 Inne i diagramguiden I denna meny väljer du typ av diagram Huvudtyp och undertyp. Tänk på att det du har markerat kanske bara passar med en viss typ av diagram. Välj ett stapeldiagram. Klicka på Nästa Då kommer denna meny upp: Här kommer ett exempel på hur ditt digram ser ut. Här kan du också ändra de siffror som skall vara med. (Ibland kan man bli tvungen att ändra serier från Rader till Kolumner och vice versa. Men det ser väl bra ut så Klicka på nästa FRUITS AB- EXCEL NOV 08.DOC AXEL SIDAN 6

7 Här kan du välja utseende på ditt diagram. Klicka gärna på flikarna upptill. Där finns det mycket man kan ändra. När du ändrar på något så ser du i exemplet vad som händer. Lägg till en rubrik samt Namn på X resp Y-axeln. Klicka på nästa I denna menyn anger du om du vill att ditt diagram skall hamna på ett eget blad. Eller ligga i samma blad som siffrorna. Nackdelen med att lägga det i samma blad som siffrorna är att det kan vara svårt att få det riktigt snyggt. Men det beror ju på hur du avser att använda ditt diagram Klicka på slutför. Nu kommer diagrammet! Eller hur! Fruits AB Kg Serie Bananer Apelsiner Päron Äpplen Vindruvor Sort Du kan ändra i diagrammet genom att klicka på något av objekten. Klicka t ex på en stapel så att den är markerad. Klicka sedan med höger FRUITS AB- EXCEL NOV 08.DOC AXEL SIDAN 7

8 musknapp, välj där Formatera Dataserier. Om du klickar ännu en gång med Vänster Musknapp på stapeln, och sedan med höger musknapp, så kan du istället välja Formatera Datapunkt. (Det kan vara lite bökigt att få klickningen att fungera, men efter lite testning sitter det där. Du kan även prova på att dubbelklicka!) Genom att markera diagrammet, och sedan välja Redigeramenyn Kopiera så kan du enkelt kopiera över det till ditt ordbehandlingsprogram. Åtgärda ev fula diagram så här: Fel proportioner Klicka på diagrammet, dra i någon av de svarta små punkterna. Storleken ändras då. Felmarkerat eller fel rader eller dylikt Markera diagrammet, klicka på knappen för snabbdiagram, du får nu upp 2 sidor av diagramguiden. I andra steget kan du lägga till och ta ifrån siffror. Kan dock vara lite bökigt. Många gånger kan det vara enklare att göra om diagrammet. Markera det och tryck på deletetangenten för att radera. Helt fel Markera diagrammet tryck på delete-tangenten och gör ett nytt! Ändra annat Klicka på diagrammet, gå upp i de olika menyerna. Plötsligt har de bytt utseende. Nu kan du byta det du vill, om du vet vad det är. Oftast är det enklast att klicka med höger musknapp på det du vill ändra. Eller så går du via verktygsfönstret Diagram där finns förklaringar. Byta typ Om du inte vill ha ett stapeldiagram, kan du på ett snabbt och enkelt sätt byta typ i diagramfönstret, som du kanske har märkt dykt upp. Klicka på pilen ned bredvid diagramtypen, och välj en annan typ. Observera att vissa diagramtyper kräver att du har markerat datan på ett visst sätt. T ex cirkeldiagram. Annars menyn Diagram och sedan diagramtyp Diagram på ett eget blad (stort) När du har markerat den data du vill ha med i diagrammet väljer du istället för att rita upp det i kalkylbladet att gå upp i Infogamenyn där väljer du diagram och som nytt blad. Fortsätt sedan med diagramguiden. FRUITS AB- EXCEL NOV 08.DOC AXEL SIDAN 8

9 Vanliga Fel man kan göra i Excel! Det finns några vanliga fel man gör. Det kan ibland vara lite svårt att veta hur man skall rätta dem. Fel Talformat, t ex tusental, decimaler, valuta etc Du har t ex fått tusentalsavgränsning på värdena som du inte vill ha. Markera den eller de felaktiga cellerna. Välj Formatmenyn-Celler-Tal. Välj talformatet standard. Eller klicka på höger musknapp, välj celler. Snyggaste lösningen är dock: Ställ markören på en cell med den formateringen du vill ha. Vanligen en tom cell lite längre ned i bladet Klicka på formathämtningsknappen Klicka på cellen du vill ändra Klart! Fel i Summeringen När du klickar på summaknappen, så summerar Excel det närmast ovanstående sammanhängande området. Om det är mellanrum mellan celler med tal, kommer inte alla med. Lösning: Ställ dig i cellen där summeringen skall vara Klicka en gång på summaknappen Klicka på den översta cellen som skall ingå i summeringen. Håll nere vänster musknapp och markera de andra cellerna som skall var med. Tryck på enter, eller klicka på gröna bocken. Ett brädupplag ######### Antingen räcker inte kolumnbredden till för att visa alla siffror, eller så har du lagt in en felaktig formel eller felaktigt format. Åtgärd: Ändra kolumnbredden eller byt format! Eller kontrollera formeln. Vanligt är att man delat med en tom cell =0. Då blir det fel. Värdefel Kolla igenom så att du inte har tagit med någon cell som innehåller text i dina formler. Det märks genom att siffrorna är vänsterställda. Ett annat vanligt fel är att du har använt punkt istället för komma när du har skrivit in ett decimaltal Använd gärna formathämtningen för att lösa detta! Cirkelreferens Du har tagit med cellen där formeln finns i beräkningen. Till exempel i cellen F3 har du lagt in en formel som ser ut så här =F3+F4 För att få det att fungera bör du alltså skriva om formeln. Någonstans har du tänkt fel. FRUITS AB- EXCEL NOV 08.DOC AXEL SIDAN 9