Kort sammanfattning av de funktioner som används för att Skapa en smart Dashboard!

Transkript

1 Funktioner Kort sammanfattning av de funktioner som används för att Skapa en smart Dashboard! Infoga kalkylbladsfunktioner genom att; Markera cellen där du vill att resultatet ska hamna Aktivera funktionsguiden till vänster om formelraden. Markera aktuell kategori eller välj kategorin Alla och bläddra ned i den alfabetiska förteckningen alternativt skriv in funktione n s namn och klicka på Kör Funktioner - Steg för steg a) Markera en funktion och bekräfta med OK Tips! Tryck på Hjälp om funktionen för att närmare se några enkla exempel. b) Skriv in värden för de argument funktionen behöver, kan vara både siffror och cellhänvisningar eller i vissa fall andra funktioner c) Notera att du redan här kan se det resultat som du kommer att få i den aktuella cellen d) Välj OK för att bekräfta Tips! Du får också snabbt till din egna 10 i topp-lista genom att de visas som Senast använda!

2 LETARAD() - (VLOOKUP) En väldigt användbar funktion för att komplettera inläst data med ytterligare information och är även användbart för t ex avstämningar genom att du kan jämföra information mellan flera tabeller. Används av mig framförallt för att komplettera strukturer med masterdata ett sätt att koppla på pedagogiken och ge en möjlighet att skära och gruppera informationen på önskade sätt. Funktionen behöver följande argument; Letauppvärde Det värde som ska letas upp i tabellens första kolumn (den längst till vänster). Tabell Ett område med information, en eller flera kolumner. I exemplet med Dashboard tabeller på fliken Masterdata Kolumnindex Numret på den kolumn som innehåller den information du vill hämta (1=första kolumnen, 2= andra kolumnen osv) men du kan också ange en cellhänvisning där du kan förbereda kolumnnr i direkt anslutning till masterdatatabellen och nyttja relativa referenser vid kopiering att snabbt hämta in från flera kolumner där grundstrukturen är lika. Ungefärlig Ska i princip alltid vara FALSKT, om du inte är ute efter att hitta t ex priser inom ett prisintervall. Tips! Vanliga fallgropar om du inte lyckas få träff är att; - det värde du söker upp på (Letauppvärde) har ett annat format än i den tabell du söker - dolda mellanslag i början eller slutet av den information som är inläst - du inte säkrat att letauppvärdet ligger i den första kolumnen (längst till vänster) i det område du markerat som tabellmatris

3 SUMMA.OMF() - (SUMIFS) Adderar celler enligt ett eller flera angivna villkor. Kan vara ett alternativ till "snåriga" OM-funktioner och en förutsättning för att kunna definiera upp en Dashboard på det enkla sätt du lärt dig! Funktionen behöver följande argument; Summaområde De celler som innehåller informationen som du vill summera. Om du har stora mängder data så kan du med fördel markera upp hela kolumner. Villkorsområde 1 De celler som innehåller informationen som du vill ställa ditt första villkor för (Villkor 1) Villkor 1 Villkoret för vilka celler som ska ingå i summan utifrån den information du markerat i Villkorsområde 1 Villkorsområde 1 och tillhörande Villkor 1 kallas för ett sökpar. Villkorsområde 2 De celler som innehåller informationen som du vill ställa ditt andra villkor för Villkor 2 Villkoret för vilka celler som ska ingå i summan utifrån den information du markerat i Villkorsområde 2. osv Max antal sökpar är i Excel stycken! I exemplet för en dashboard så utgör de listrutor som användaren kan välja villkor 1 och 2 (Mått, Distrikt) och villkor 3 resp. 4 motsvaras av tabellens rader resp. kolumner (Varumärken resp. Perioder). Tips! Vid stora datamängder så kan du med fördel ange hela kolumner som områden för att underlätta uppdatering av nytt data. $ referenser definierade med eftertanke gör det enkelt att kopiera ut resultatet från en cell till en hel matris!

4 OMFEL() (IFERROR) Användbar funktion för att slippa visa felvärden, t ex när det du vill dividera med saknas eller är noll. Exempel på felmeddelande som du kan hantera med stöd av OMFEL() är #SAKNAS!, #VÄRDEFEL!, #REFERENS!, #DIVISION/0! Funktionen behöver följande argument; Värde Den formel du vill utföra Värde_om_fel Det värde du vill visa om din formel ger ett fel-meddelande TREND() (TREND) Gör det enkelt att beräkna framtida värden utifrån befintliga. Returnerar tal i en linjär trend som matchar kända datapunkter genom att använda minsta kvadrat-metoden. Y=mx+b I exemplet med Dashboard så beräknas framtida värden för tre år baserat på utfallet för de senaste tre årens utfall. Funktionen behöver följande argument; Kända_y Kända_x Nya_x Konst Värden som är kända, t ex utfall de senaste tre åren Kategorier som är kända, t ex år för vilka utfallet är känt Kategorier som inte är kända, t ex framtida tre år behöver inte anges om du vill beräkna enligt på normalt sätt

5 & eller SAMMANFOGA() (CONCATENATE) Ett utmärkt sätt att skapa upp flexibla rubriker och slutsatser genom möjligheten att bygga en formel där du kan kombinera egen inlagd text (skrivs in inom citat-tecken abc ) med hänvisningar till celler. Delarna binds samman med stöd av & alternativt kan du nyttja funktionen SAMMANFOGA som gör motsvarande via en dialogruta. Snabbformler Ett effektivt sätt att lägga in enklare formler när du vill ha det för ett helt område, du gör två steg i ett! Du gör det enkelt med stöd av CTRL-tangenten; a) Markera upp hela området där du vill att din formel ska beräknas b) Bygg formeln som den ska gälla i den översta av cellerna c) Håll ned CTRL innan du trycker Enter d) Vips! Så har du fått in formeln relativt för hela det område du markerat!

6 Exempel absolutreferenser En hänvisning/referens till en annan cell är i utgångsläget RELATIV Excel bygger formler utifrån vilken cell du är i t ex en rad upp, två kolumner till höger Då du kopierar en referens till en annan cell förändrar Excel hänvisningen beroende på; Om du kopierar i sidled -> ändras kolumn Om du kopierar i höjdled -> ändras rad Hänvisningen kan ändras så att den blir ABSOLUT, dvs att referensen blir fast oavsett vart du kopierar den. TIPS! F4 (alt. Kommando+T för Mac) växlar mellan relativ, absolut eller blandad. $A$1 (absolut kolumn och absolut rad) A$1 (relativ kolumn och absolut rad) $A1 (absolut kolumn och relativ rad) A1 (relativ kolumn och relativ rad)

7 Exempel på formel med låsta cellreferenser Du har i kolumn B matat in en helårsbudget per kostnadsställe och vill därefter fördela ut denna per kvartal. Fördelningen framgår i cellerna C2, D2, E2 resp. F2. För att beräkna budgeten i kronor för Kvartal 1 och Kst 1010 skapar du i cellen C3 en formel som lyder =B3*C2. I cellen C4 vill du ha en ny formel som lyder =B4*C2, dvs B3 ska förändras relativt till B4 medan C2 ska förbli C2, dvs vara konstant. Med hjälp av kopiering eller autofyll kan du enkelt utnyttja en formel från en cell till andra men i grunden blir kopiorna alltid relativa, dvs B3 skulle bli B4 och C2 skulle bli C3. För att undvika detta kan du låsa den cellreferens du vill ska förbli konstant och därefter kopiera för att uppnå önskat resultat. I ovanstående exempel kan tekniken utnyttjas på ett elegant sätt, dvs en formel i C3 med rätt låsning kan utnyttjas för alla resterande beräkningar i modellen. Formel i C3 lyder =$B3*C$2 a) B låses för att alltid hänvisa till helårsbudgeten även när du kopierar i sidled till kvartalen 2, 3 och 4 b) 3 låses inte för att kunna kopiera nedåt, från Kst 1010 till Kst 1020 etc. c) C låses inte för att när du kopierar i sidled vill du hänvisa till det aktuella kvartalets procentsats d) 2 låses för att när du kopierar nedåt vill du hänvisa till samma procentsats.